Introduktion till projektarbete Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet micke@informatik.umu.se

Institutionen för informatik Umeå universitet Dagens agenda • Några praktiska saker • Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Projektplan, lägesrapport & slutrapport • Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Praktiskt projektarbete; personlighetstyper Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet

Institutionen för informatik Umeå universitet Några praktiska saker • Glöm inte att logga in i Redmine - https://redmine.informatik.umu.se/stud/ • Några schemaändringar Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet

Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Projektmodell - Ofta ett slags ramverk för hur org. hanterar projekt - Typexempel (Lööw); Projektinitiering (idé + förstudie) -> Projektplan -> Genomförande -> Avslut - Ger lite vägledning i hur ett projekt faktiskt ska/kan genomföras - Visar främst vilka dokument som ska produceras - Viktig för att skapa enhetlighet i en organisation • Metod - Ofta mer konkret orienterad än modellen - En noggrannare beskrivning av hur ett projekt ska genomföras - Exempelvis Scrum (som utan större problem kan användas inom ramen för Lööws modell) Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet

Modeller, metoder, tekniker & verktyg - Används vanligtvis för att utföra en konkret uppgift i ett projekt - Exempel: Ganttschema (tidsplanering), milstolpeplan (delleveranser), pertdiagram (tidsplanering), olika typer av kalkyler (t.ex. Pengmodellen) - Tekniker är ofta planeringsverktyg som täcker en väldigt specifik del av projektarbetet • Verktyg - Används oftast för att beteckna olika typer av IT-baserade hjälpmedel - Exempel: Redmine (versionshantering) Microsoft Project (Projektledning), Projectplace.se (projektplanering, dokumenthantering, onlinemöten, etc.), Google docs - Till verktyg räknas även olika typer av kommunikations-hjälpmedel (e-post, videokonferens, Skype, etc.) Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet

Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Modeller, metoder, tekniker och verktyg är mest en hjälp för att planera och dokumentera ett projekt • De hjälper inte speciellt mycket när det gäller att komma fram till ett resultat, att generera idéer! Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet

Modeller, metoder, tekniker & verktyg Idégenerering görs ibland i form av så kallad brainstorming Utgångspunkter för brainstorming Lägg bedömning och utvärdering åt sidan Släpp loss fantasin och bjud på dig själv Tänk på så många idéer som möjligt Leta efter (oväntade) kombinationer och förbättringar Utveckla alla idéer så långt som möjligt

Modeller, metoder, tekniker & verktyg Brainstormingtekniker Öppen brainstorming Säg det (stimulera varandra) Skriv ned det (för senare utvärdering) Kategorisera idéerna Klassificera idéerna Prioritera Tyst brainstorming (NGT Nominal Group Technique) Verbal B kan hämma andra som tystnar och lyssnar istället Arbeta individuellt med idéer Rapportera sedan en i taget till gruppen Gruppdiskussion Ranka förslagen individuellt

Projektplan, lägesrapport och slutrapport • Den dokumentation ni ska framställa i ert projektarbete är - Projektplan – Visar hur projektet ursprungligen planerades. Projektets gemensamma utgångspunkt!!! - Lägesrapport – Utgör statusrapporter under arbetets gång. Görs ofta för uppdragsgivaren! - Slutrapport – Visar hur projektet förbrukat sina resurser och vad som levererats. Innebär normalt att resultatet överlämnas till linjeorganisationen • Ni gör era lägesrapporter i samband med handledningsträffarna. Normalt görs de för projektets styrgrupp eller uppdragsgivaren Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet

Projektplan, lägesrapport och slutrapport Inte tillämpbart i ert projektarbete Projektinitiering Projekt- Plan Genom- förande Projekt- ide För- studie Avslut Besluts- punkter Förslag till projekt- direktiv Förstudie-rapport invester-ingsbeslut Direktiv fastställt Projektplan godkänd Slutrapport klar Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Transactional processes Hur vi inom gruppen ”kommunicerar med varandra” Kommunikation; förmedlar budskap om arbete, vår syn på medarbetare och projektgruppen Kommunikationen består av Verbala uttryck Icke-verbala uttryck

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Verbala Uttryck Uttal Tonläge Volym/styrka Hastighet och flöde Kvalitet (sluddrigt/tydligt uttal) Dialektala uttryck

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Verbala Uttryck Språkbeteenden Bypassing Personer som pratar bredvid varandra Inference making Att vi drar egna slutsatser Polarisation Att vi går till ytterligheter i diskussioner Signal reactions Killer och igniter phrases

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Killer phrases That’s ridiculous, We tried that before, that’s crazy, it’s not practical, it’s impossible, let’s get back to reality, you’re absolute wrong Igniter phrases I agree, that’s good, I made a mistake I’m sorry, that’s a great idea, I know it will work, I never thought of that, I like that...

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Icke-verbala uttryck Grupper spenderar mer tid på icke-verbal kommunikation än på verbal kommunikation Människor ”går” ofta på icke-verbala signaler (cues), och tror gärna på dem Studier visar att ungefär 93% av våra känslor förmedlas av icke-verbala signaler Icke-verbala signaler är i allmänhet mer tvetydiga än verbala signaler

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Icke-verbala uttryck Kroppsrörelser och gester Emblems Rörelser/gester som ersätter tal Illustrators Beteenden som kompletterar/förstärker verbalt uttryck Affect displays Känslouttryck (leenden, grimaser) Regulators Beteende som kontrollerar flödet av interaktion mellan människor t ex räcka upp handen, ögonkontakt Adaptors Rörelser som tillfredsställer personliga behov Exempelvis gäspningar, klia sig, justera glasögon

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Icke-verbala uttryck Ögonkontakt 30-60% av tiden tittar medarbetarna på varandra. Ögonkontaktens funktion är bland annat Cognitive function Hur ögonen opererar i samband med tankeprocessen Monitoring function Det sätt du söker feedback från andra när du talar till dem Regularity function Hur ögonkontakt styr turtagning Expressive function Området kring ögat förmedlar känslouttryck

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Icke-verbala uttryck Ansiktsuttryck Avger åtminstone sex typer av känslor Lycka Sorg Ilska Överraskning Avsky Rädsla

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Icke-verbala uttryck ”Group members nonverbal behaviour changes from one group meeting to the next. Groups do not develop a static way of behaving nonverbally.”

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Konflikter och konflikthantering Myter I grupparbete ska konflikter undvikas till alla kostnader Alla konflikter uppstår för att människor inte förstår varandra Alla konflikter kan lösas Typer av konflikter Pseudo konflikter (ofta missförstånd) Enkla konflikter (kommer inte överens) Ego Konflikter (olika personlighetstyper)

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt Exempel på metod för konflikthantering – Principled Negotiation (Fisher/Ertel-95) Separera människorna från problemet Fokusera på delade intressen, inte på olika positioner Skapa möjligheter till situationer som alla tjänar på Försök hitta kriterier alla är överens om som kan lösa problemet (t.ex. om två personer har varsitt lösningsförslag)

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) En utveckling av Jungs teorier om psykologiska typer Det mest spridda av de instrument som används för att förstå normala personlighetsskillnader Används bland annat för: – Självutveckling – Karriärutveckling – Organisationsutveckling – Utformning av arbetsgrupper – Kurser i management och ledarskap – Familjeterapi

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper Vad är personlighetstyper? En personlighetsteori som utvecklades av Jung Förklarar normala skillnader mellan friska människor Grundidé; beteendeskillnader är ett resultat av olika individers medfödda tendenser att använda sina mentala resurser på olika sätt De fyra grundläggande mentala processerna – Perception: sinnesförnimmelse – intuition – Bedömning: tanke – känsla Energiriktningar – Extraversion; energi hämtas från den yttre världen – Introversion; energi hämtas från den inre världen

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper MBTI typerna En vidareutveckling av Jungs teorier till att omfatta 16 personlighetstyper; ISTJ, ISFJ, ESTP, ESFP, INTJ, INFJ, ENTP, ENFP, ISTP, INTP, ESTJ, ENTJ, ISFP, INFP, ESFJ, ENFJ Vad fokuserar du din uppmärksamhet på? E-I – I (introversion); fokuserar sin inre värld av idéer och upplevelser – E (extraversion); fokuserar på den yttre världen av människor och aktiviteter Hur föredrar du att ta in information? S-N – S (sensing); tar in information som är verklig och går att ta på, observanta och uppfattar detaljer – N (intuition); tar in information genom att se till helheten, vill hitta mönster och är bra på att se nya möjligheter

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper MBTI typerna Hur fattar du beslut? T-F F (feeling); vill helst ta hänsyn till vad som är viktig för dem själva och andra inblandade T (thinking); fokuserar helst på de logiska konsekvenserna av ett val eller en handling • Hur förhåller du dig till den yttre världen? J-P – P (perceiving); använder perceptionsprocesser, tycker om att leva flexibelt och spontant – J (judging); använder bedömningsprocesser, tycker om att leva på ett planerat och ordnat sätt

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper Ett MBTI test resulterar i ett resultat i form av en personlighetstyp (en fyrbokstavskombination) Inget psykologisk instrument är felfritt, se ditt resultat som en kvalificerad gissning om din psykologiska typ Psykologiska typer förklarar inte allt om en person! MBTI baseras dessutom på Jungs teorier vilka inte på något sätt är oomstridda En förenklad version av MBTI-testet finns på: http://kisa.ca/personality/ När du kommer till sidan med ditt resultat, klicka på länken för din personlighetstyp