Samordning och effektivisering av administrativa stödfunktioner Delprojekt 6 inom Fronesis

Bakgrund Ny högskolelag och högskoleförordning 2011 Fronesis* projektet inom Lunds universitet Arbetsordning = ”universitetets grundlag” Delprojekt 6: Administration *Ordet Fronesis kommer från grekiskans Phrónesis som betyder praktisk och erfarenhetsbaserad klokskap, förnuft, omdömesförmåga. Den 1 januari 2011 trädde en förändrad högskolelag och en förändrad högskoleförordning i kraft som innebär att universitet och högskolor har fått större möjlighet att besluta om universitetets organisation, roller, ansvarsfördelning och ledarskap inom organisationen. Inom Lunds universitet arbetar projektet Fronesis med att ta fram en ny arbetsordning för Lunds universitet, där principerna för universitetets styrning och organisation ska läggas fast. En arbetsordning kan enkelt beskrivas som ”universitetets grundlag”. Det är den som avgör vem eller vilket organ som har vilka befogenheter och hur organisationen ska styras. Arbetsordningen ska helst ha en lång livslängd och innehåller därför inte detaljer som kan behöva förändras alltför ofta. Arbetet har delats upp på olika delprojekt som har i uppdrag att titta närmare på specifika delar av arbetsordningen (anställningsordning, studentinflytande, utbildning, forskning, administration) och leverera sina förslag till delprojekt 1 som arbetar med det övergripande innehållet i Lunds universitets arbetsordning. Delprojekt 6 ska se över vad som ska stå om administration i arbetsordningen.

Delprojektet ska lämna förslag på: Delprojekt 6 Samordning och effektivisering av administrativa stödfunktioner Delprojektet ska lämna förslag på: Principer kring administration till Arbetsordningen Samordnad och effektiv administration Besparingar inom stödverksamheten (på alla nivåer) Förutom principerna kring administration till universitetets arbetsordning, har delprojekt 6 i uppdrag att föreslå hur universitetet kan rationalisera och effektivisera de administrativa stödprocesserna genom att samordna och förenkla stödverksamhetens uppgifter och organisation. Delprojektet ska även lämna förslag till hur universitetsstyrelsens uppdrag om besparingar inom den samlade stödverksamheten kan infrias. Varför besparingar? Inför 2010 identifierades stora kostnader som inte var täckta tidigare, såsom lokaler vid Campus Helsingborg och datanäten i våra hus. Dessa kostnader måste i efterhand fördelas på verksamheten. För att inte verksamheten skulle drabbas för hårt infördes en subvention som nu ska minskas enligt följande: 6 miljoner 2010 12 miljoner 2011 12 miljoner 2012 Hur ska besparingarna göras? Det vet vi inte ännu. Delprojekt 6 har sammanställt en lista över pågående projekt samt en lista över kostnader för universitetsgemensamma verksamheter och BAS-IT för ledningen att ta beslut utifrån. Motsvarande underlag ska tas fram på områdesnivå samt exempel på kostnader som uppstår på institutionsnivå t ex i form av nedsättning i tjänst hos lärare och forskare för arbete med administrativa frågor och universitetsgemensamma projekt. Utifrån detta underlag förväntas universitetets ledning att prioritera och ta beslut kring vilka besparingar man vill göra. Delprojektet kommer även beräkna ekonomiska konsekvenser i de scenarier som ska tas fram.

Varför? Jämn kvalitet Minskad stress Minskad sårbarhet Kompetensutveckling för administrativ personal Kostnadsbesparingar Målsättningen är att hitta en lösning som säkerställer en jämn kvalitet och en samordnad verksamhet som är effektiv och ger hög verksamhetsnytta, minskar stress och sårbarhet, möjliggör kompetensutveckling för administrativ personal och ger kostnadsbesparingar.

Hur? Förstudie HR och Ekonomi Kartläggning: Intervjuer, utvärdera processer, befintligt material Omfattning, vad fungerar väl, vad kan förbättras och hur ser det ut mellan olika nivåer? Benchmark Stöd av Capgemini En del i detta arbete kommer att ske genom en förstudie, där vi tittar på två administrativa områden - HR och Ekonomi. Intervjuer kommer att genomföras med forskare, lärare och övriga brukare runt om i organisationen. Befintligt material från tidigare kartläggningar kommer att tas i beaktande och man kommer även att utvärdera processer och identifiera goda exempel i organisationen. Under arbetets gång kommer flera medarbetare inom HR och Ekonomi på flera nivåer i organisationen att involveras. Stöd i arbetet ges från Capgemini Consulting, som har stor vana att arbeta med liknande förstudier i stora organisationer.

Tidplan för förstudie v13 v14 v15 v16 v17 v18 v19 v20 v21 v22 v23 v24 Nuläge Data-insamling Intervjuer med Ekonomi och HR personal Intervjuer med mottagare av Ekonomi och HR stöd Datainsamling Varför? För att förstå hur omfattande ekonomi- och HR-hanteringen är, vilket är en kritisk faktor för att kunna ta fram förslag på framtida scenarier för ekonomi och HR hanteringen Hur? Genom inhämtning av data från all administrativ personal som spenderar tid på ekonomi- och/eller personalprocesserna via datainsamlingsmallar i Excel alla chefer rörande hur mycket tid de spenderar på ekonomi- och personalprocesserna via ett webverktyg centrala system avseende volymer och kostnader per process för respektive institution Intervjuer med Ekonomi och HR personal Varför? För att få en förståelse för hur ekonomi- och HR-arbetet bedrivs idag, vad som fungerar väl och vad som skulle kunna förbättras och hur ansvarsgränssnittet ser ut mellan central-, fakultets- och institutionsnivå Hur? Genom fokusintervjuer med utvalda chefer och medarbetare inom Ekonomi och HR. Urvalet av intervjupersoner har skett med hjälp av kanslicheferna. Intervjuer med mottagare av Ekonomi och HR stöd Varför? För att få en förståelse för mottagarna syn på det stöd de mottager av Ekonomi och HR idag centralt respektive på fakultets- och institutionsnivå - vad som fungerar väl och vad som skulle kunna förbättras Hur? Genom fokusintervjuer med utvalda mottagare av Ekonomi och HR stöd. Urvalet av intervjupersoner har skett med hjälp av kanslicheferna. Förslag på framtida läge Efter nulägesanalysen kommer projektet att definiera ett antal olika framtida scenarier för Ekonomi och HR. Scenarierna kommer att utvärderas utifrån ett antal styrande principer för att slutligen resultera i ett rekommenderat framtida läge. Hur? Analys av insamlad kvantitativ och kvalitativ data Extern och intern benchmark och good practice Utvärdering och rekommendation baserat på kriterier definierade av projektets uppdragsgivare Nyläge Förslag på framtida läge (Framtagande och utvärdering av ca 3 scenarier) Slutpresentation till Styrgrupp

Resultat av förstudien Två – tre scenarier Konkreta och möjliga att jämföra Underlag för diskussion och för eventuellt framtida beslut Förslagen klara sommaren 2011 Förstudien kommer att presentera två-tre scenarier för hur vi inom LU ska kunna tillgodose de behov som finns av stöd inom personal- och ekonomiområdet. Ett förslag kan vara väldigt likt det vi har idag och ett annat kan innebära större förändringar. Tanken är att man ska få något konkret att jämföra mellan. Scenarierna ligger sedan till grund för en vidare diskussion och ett ställningstagande till om och hur man vill gå vidare. Förstudien beräknas vara klar till sommaren 2011. Efter genomförd förstudie kommer förslagen att diskuteras. Kommer man fram till att man vill gå vidare med något av förslagen, ligger förstudien till grund för det beslutet.

Vanliga frågor och svar Kommer HR och ekonomi att centraliseras? Tanken är inte att administrativa funktioner ska centraliseras, utan att vi ska få en ökad samverkan inom LU. Innebär ökad samverkan att alla inom dessa funktioner ska sitta tillsammans? Närheten till den verksamhet man stödjer är viktig, så det är inte troligt.

Vilka arbetar i projektet? Marianne Granfelt, projektledare Per Göran Nilsson, biträdande projektledare Sofie Magnusson, biträdande projektledare Karin Ekborg-Persson, projektkoordinator Under förstudie HR och Ekonomi: Lise Bröndum, Ekonomidirektör Sonja Mejby, Personalchef LTH Nils Hellman, Personalchef LU

Vilka sitter i styrgruppen för delprojektet? Christina Moëll, dekan Juridiska fakulteten Lynn Åkesson, dekan område HT Susanne Iwarsson prodekanus Medicinska fakulteten Sanimir Resic prefekt Språk- och litteraturcentrum HT Allan T Malm, rektor EHL Per Eriksson, rektor LU Fackliga organisationer LUS

Var kan man få mer information? På projektets webbsida: www.lu.se/fronesis - under delprojekt 6 Skicka gärna frågor, synpunkter och idéer till fronesis.delprojekt6@lu.se.