Inköp och upphandling Johan Alexon, tf inköpschef Agneta Sjöfors, projektledare Bättre inköp Johan inleder och presenterar oss.

Innehåll Hur göra inköp Nya regler Bättre inköp Nu kör vi! Johan

Avropa eller upphandla? Finns ramavtal för efterfrågad produkt (vara/tjänst)? Ja Nej Använd befintligt ramavtal Beräknat kontraktsvärde? <287’ SEK >287’ SEK Johan Samtliga inköp ska ske via ramavtal och om sådant inte finns, via upphandling. Detta gäller såväl varor som tjänster. Direktupphandling Kontakta Inköp och Upphandling

Lättare hitta avtal Bättre information om avtal: på god väg Avtalsmodul i Lupin: under uppbyggnad och test Integration Avtalsdatabasen – Lupin: våren 2011 Agneta En mycket viktig del i det förbättrade stöd som vi håller på att bygga är en förbättrad avtalsinformation. Arbetet är på god väg och nu finns goda förhoppningar om att alla pusselbitar ska falla på plats under de kommande månaderna så att vi kan implementera en mer användarvänlig lösning för hur man hittar och arbetar med avtalsinformation under våren 2011. (I väntan på integrationen har vi gjort en ny engångsöverläsning av information, som vi delvis uppdaterar halvt manuellt. Saknas just nu t ex länkar som fungerar och att en del beskrivningstext inte kommit med. Vissa kopplingar till e-beställning fungerar inte fullt ut ännu.)

Nya regler i lagstiftningen Trädde i kraft 2010-07-15 Upphandlingsskadeavgift Ogiltigförklarande av avtal Vad är en otillåten direktupphandling? Johan Möjligt för förvaltningsdomstol att döma ut upphandlingsskadeavgift (böter) för den upphandlande enhet eller myndighet som gjort en otillåten direktupphandling. Upphandlingsskadeavgiften är lägst 10 000 kronor och högst 10 miljoner kronor, eller högst 10 procent av kontraktsvärdet. En förvaltningsdomstol kan ogiltigförklara ett avtal som ingåtts genom otillåten direktupphandling. Otillåten direktupphandling Se nästa bild

Otillåten direktupphandling Avtal som inte har föregåtts av något annonserat upphandlingsförfarande enligt LOU, trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett sådant förfarande. Exempel: Renodlat direktköp trots att det borde annonserats Uppdelning av inköp Förlängning, tilläggsleveranser etc utan option Felaktigt åberopande av undantag Johan Otillåten direktupphandling Enligt Konkurrensverket (tillsynsmyndighet i upphandlingsfrågor): Ingen definition i lagtexten Avtal som inte har föregåtts av något annonserat upphandlingsförfarande enligt LOU, trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett sådant förfarande  Exempel: Uppdelning av inköp i flera mindre delar Förlängning, utvidgning, partsbyte, tilläggsleveranser eller andra väsentliga förändringar av ett upphandlat avtal som saknar sådan möjlighet Avrop från ett ramavtal som myndighet inte ursprungligen varit part i Avrop av varor eller tjänster som inte ingår i det ramavtal som avropet sker ifrån Felaktigt åberopande av att avtalet inte omfattas av upphandlingslagstiftningen Felaktigt åberopande av någon undantagsbestämmelse i LOU Hur man enligt Konkurrensverket undviker upphandlingsskadeavgift: Planera inköpen i god tid (investeringsplan, budget/verksamhetsplanering….!) Gå igenom befintliga kontrakt med leverantörer och intern ”direktupphandlingspraxis” för att se om något behöver rättas till Chansa inte vid osäkerhet om det föreligger undantag från annonseringsplikten Teckna aldrig kontrakt innan alla tidsfrister och förbud mot att ingå avtal har löpt ut

Inköpspolicy (beslutad av US 17/9 2010) Våra inköp ska vara affärsmässiga, effektiva och lagenliga.  Beakta behov och mål  Helhetssyn  Professionalitet  Samverkan på alla nivåer  Samordning Agneta Förhållningssätt för HUR vi ska agera. Principer. Normerande. Ger de vägledande principerna. Inköp av de varor och tjänster som behövs för att bedriva Lunds universitets verksamhet ska ske på ett lagenligt, affärsmässigt och effektivt sätt: 1 Såväl universitetets generella behov som de för ärendet specifika behoven och målen ska beaktas i inköpsprocessen. 2 Inköp ska ske till rätt kvalitet, totalkostnad och övriga villkor som långsiktigt är mest fördelaktiga. 3 Universitetets företrädare ska uppträda opartiskt och affärsetiskt korrekt och utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns. 4 Universitetets inköpsorganisation ska samverka på alla nivåer för att kunna arbeta effektivt såväl strategiskt och taktiskt som operativt. 5 Inköp ska samordnas då det är möjligt och då det ger ett mervärde för verksamheten som helhet.

Föreskrifter för inköp (beslutad av Rektor 30/9 2010) Informationskrav vid direktupphandling >100 tkr Upphandlingar (f n >287 tkr) ska handläggas av upphandlare Krav på godkännande av inköpschefen Avsteg från gällande avtal Undantag från LOU Kostnader p g a fel – princip: bäras av den som gjort fel Samverkan i taktiska och strategiska frågor Tydliga roller och ansvar: Agneta Regler för HUR vi ska agera. Sätter exakta gränser för vårt handlande. Obs! Även uppdaterad attestordning (f d delegationsordning). Gamla generella krav på dokumenterat anskaffningsbeslut har tagits bort. Dokumenterat beslut krävs dock när handläggning av upphandlingen ska beställas hos sektionen Ekonomi. Främsta anledningen till detta är sektionen inte gärna kan dra igång handläggning av en upphandling utan att ha ett godkännande från ansvarig person på institutionen. Därtill kommer att finnas ett krav på lämnande av information avseende direktupphandling över 100 tkr. Ändrad handläggning över direktupphandlingsgränsen Överlämningsplan förenklade upphandlingar: avvaktar nya inköpschefen; vad tycker och tänker ni om hur/när överlämningen bör ske? Exempel då avsteg kan beviljas: För att säkerställa reproducerbarheten i forskningen krävs i sällsynta fall att en speciell kvalitet på en substans måste användas genom hela studien. Ett kommersiellt tillgängligt protein, till exempel, är sällan helt rent och föroreningarna kan skifta mellan olika leverantörer. Om aktuell produkt från en avtalsleverantör inte fungerar på grund av närvaron av störande föroreningar kan alltså inköp från icke-avtalsleverantör vara nödvändigt, för att säkerställa att produkt med rätt kvalitet erhålls. Problemet kan även uppstå då gästforskare ska fortsätta med forskningsserier som påbörjats i annan regi och med andra leverantörer. Krav från LU att institutionerna måste organisera sina inköpsrutiner så att reglerna följs. Skadestånd, böter o dyl kommer att betalas av den/de som förorsakat kostnaden. Samverkan: Produktkategoriteam Inköpsråd för att bl.a. kunna stämma av övergripande inköpsstrategier mot andra universitetsövergripande strategier.

Föreskrifter för inköp Tydliga roller och ansvar Prefekterna leder och fördelar inköpsarbetet och ser till att de som arbetar med inköp har nödvändig kompetens Ekonomisektionen ser till att det finns nödvändiga utbildningar och ett bra stöd Inköpssamordnarna utgör kontakt mellan nivåerna och sprider information Inköpschefen driver det inköpsstrategiska arbetet m fl Agneta Framhäva hur viktigt det är med inköpssamordnare som utgör en kontaktväg mellan nivåerna – info åt båda hållen. Mer (vid behov) Prefekten är ansvarig för hela institutionens ekonomiska situation och interna kontroll och är den som leder och fördelar arbetet inom institutionen. Detta måste gälla avseende institutionens inköpshantering likaväl som för allt annat. I förslaget till föreskrifter för inköp pekas därför på institutionsnivån förutom prefekten endast ut en ganska smal inköpssamordnarroll, som i grova drag innebör att vara kontaktperson, sprida information samt ha grundläggande inköpskunskaper. Prefekten bestämmer vilka arbetsuppgifter och vilket ansvar som fördelas till vilka personer. En prefekt kan t ex välja att lägga uppföljningen av inköpsverksamheten på en ekonomiadministratör, inköpsutvecklingen på en administrativ chef och inköpssamordningen och informationsspridningen på en inköpare som då utses till inköpssamordnare. Eller, om det passar bättre, samla allt på en person - eller samarbeta med andra institutioner om den inköpskompetens som behövs. På en stor institution med stor inköpsverksamhet kan prefekten välja att utse flera inköpssamordnare, medan på en mindre institution med små inköpsbehov kanske prefekten väljer att själv ha rollen som inköpssamordnare. Olika lösningar är möjliga och den som passar bäst för den egna verksamheten väljs . Huvudsaken är att det finns minst en person per institution registrerad som inköpssamordnare i Lucat. I övrigt gäller det för prefekten att se till att ha en effektiv inköpsorganisation där de som arbetar med inköp – inköpare, attestanter etc – har nödvändiga kunskaper för att kunna sköta sina respektive uppdrag väl. Att inköpschefen driver de inköpsstrategiska frågorna innebär inte en generell beslutsbefogenhet avseende dessa frågor utan att inköpschefen har att driva en utveckling, ta fram förslag etc. Beslut om övergripande riktlinjer och gemensamma inköpsmål kommer att beslutas av universitetsledningen i enlighet med besluts- och delegationsordningen. Beslut i de mer operativa delarna av det inköpsstrategiska arbetet, såsom upphandlingsstrategi och strategisk avtalsförvaltning, fattas av inköpschefen inom de ramar som det interna regelverket ger.

Projekt Bättre inköp Syfte: Arbeta fram en organisation och verktyg och rutiner som möjliggör för universitetet att följa lagar och regler inom inköpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt. Tydliga roller och ansvar en effektiv inköpsorganisation Stöd det ska vara lätt att göra rätt Samverkan samarbete ger bättre affärer Uppföljning belysa - skapa tryck – prioritera Agneta Siktet mot målet är inställt. En stor del i detta är tillkomsten av projektet Bättre inköp som har som syfte att bygga en grund som ska skapa förutsättningar för Lunds universitet att nå målen vi precis pratat om. Detta arbete med att bygga en grund vilar på fyra ben: TYDLIGA ROLLER OCH ANSVAR – vem gör vad och vem ansvarar för vad? Behövs en effektivare inköpsorganisation på alla nivåer.  STÖD – ”lätt att göra rätt” (lättare hitta avtalsinformation, bättre information och kommunikation i inköpsfrågor, inköpshandbok/dyl etc) Viss förbättring möjlig på kort sikt, annan på lång sikt  SAMVERKAN – tillsammans gör vi bättre affärer (produktgruppsteam, nätverk, inköpsråd etc)  UPPFÖLJNING – belysa, skapa förändringstryck, prioritera (använda resurserna där de gör störst nytta)

Tidplan Bättre inköp Ht 2009 2010 2011 2012 Här är vi nu Förbättringar: avtalsinfo, system, rutiner, kommunikation, stöd, uppföljning Analys: nuläge, behov, krav… Etablera börläge Bestämma krav Förändringsarbete: organisation, metoder, samverkan Agneta Löpande under hela projektet görs ett antal förbättringar: - avtalsinfo: Bättre information om avtal på god väg, Avtalsmodul i Lupin under uppbyggnad och test, Integration Avtalsdatabasen – Lupin våren 2011 förbättringar i stödsystemen är på gång – kommer att märkas i kommande releaser har börjat planera för hur uppföljningsarbetet ska gå till planering inför kommande utbildningar pågår, dagens övning är en del av det. likaså finns planer för hur förändringsarbetet ska understödjas Nuläge, behov och krav har sammanfattats i en inköpsplan som fanns med som underlag när inköpspolicy och föreskrifter gick ut på remiss i våras. Inköpspolicy och Föreskrifter för inköp är nu beslutade Nu: Förändringsarbetet Utbildningar Fortsatt förbättringsarbete Utbildning Här är vi nu

Nu går vi vidare – gemensamt! Ungefärlig tidplan: dec 2010 Information till alla prefekter dec 2010-ca feb 2011 Alla institutioner gör en översyn av sin inköpsorganisation, utser inköpare etc dec 2010-mars 2011 Utbildningar och stödmaterial byggs april/maj 2011 Pilotutbildningar maj/sept 2011 -> Utbildningar ges kontinuerligt: Implementering av institutionernas inköpsplaner, diverse förbättringsåtgärder etc Agneta Detta är ett gemensamt arbete där förbättringar, utveckling etc behövs på alla nivåer. Vissa saker kommer att kunna gå snabbt, annat kommer att ta tid. Vi kommer att kunna gå i olika takt och olika långt. Viktigast att vi drar åt samma håll och att det hela tiden sker en förbättring. Tydligt är att Lunds universitets inköp ska vara affärsmässiga, effektiva och lagenliga. Ramarna för arbetet ges av lagar och regler, d v s LOU, inköpspolicy, föreskrifter för inköp etc och de roller och ansvar som nu pekats ut i föreskrifterna ska förhoppningsvis vara tillräckligt tydliga för att arbetet ska kunna ta fart.

Detta ska vi klara! Ökad lagenlighet Bättre affärer grundar för bättre avtal, undvika böter… Bättre affärer mer för pengarna, bättre koll på leverantörerna… Ökad inre effektivitet hur vi jobbar, frigöra tid… Johan Vi kan bättre. Vi behöver göra bättre. Ledord: Bra affärer: proffsigare inköpare, bättre konkurrensutsättning etc => vi får mer för pengarna (tecknar bättre avtal, avropar bättre, har bättre koll på att leverantörerna följer avtal o s v) Effektiv hantering: jobba smartare och frigöra tid till annat (forskning, utbildning, bättre stöd…) Göra rätt: att göra rätt från början sparar tid; avtalstrohet ger bättre avtal; undvika överprövningar, skadestånd, böter….