Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem

Agenda Metoder för införande Metoder för förvaltning Lärande i implementeringen och användningen av affärssystem Affärssystemet som en aktör i organisationen

Vad handlar det om? Hur vi får organisation, människor och teknik att fungera ihop? Med en stabil, genomtänkt organisation eller processer en justerbar, övergripande och strukturerad teknik Förändringsvilliga och effektiva människor Med hjälp av planering och metoder

Införande i sitt sammanhang VFS-modellen – Välja och Förvalta Standardsystem (A G Nilsson 1998)

Arbetsmodell VFS Strategi Förstudie Utveckling Förvaltning När det gäller införande är det framförallt utveckling och projektarbete som är aktuella Utveckling Förvaltning Projektarbete (Nilsson 1998)

SIV-metoden Standardsystem I företagets Verksamhet (A G Nilsson 1991) Val Anpassning Införande

Val, införande, användning valtning Förvaltningsstudie Genomförande Val Anpassning Införande Användning Drift Efterstudie Uppföljning Utveckling, anskaffning (fritt efter Nilsson 1998)

Varför metod? Affärssystemen underutnyttjas eller rent av förstör verksamheten Leverantörsberoendet ökar vilket leder till omfattande merarbete Ständiga anpassningar äger rum i såväl verksamheten som systemet (Nilsson, 2000)

Framgångsfaktorer I Förmåga till särpräglad kompetens Vägval av lämpligt IT-system Täckningsgrad av verksamhetsområden Verksamhetsstrategi Systematik och inspiration Kravspecifikationens roll

Framgångsfaktorer II Leverantörens betydelse Förankring hos aktörerna Juridisk kompetens Situationsberoende lösningar (Nilsson, 2000)

Anpassning I, Logisk Utgå från kritiska faktorerna Demo/test Fördjupad jämförelse Grov anpassningsplan Slutförhandling Detaljerad anpassningsplanering

Anpassning II, Fysisk Uppbyggnad av tabeller Tester Egen utveckling Verksamhetsförändringar Gränssnitt till andra system Sammanställning

Anpassning Verksamhet Affärssystem

Införande I, Installation Teknisk samordning Leveranskontroll Driftsdokumentation Omläggning från gammalt till nytt system Idriftsättande av systemet

Införande II, Förankring Organisatorisk samordning Studiebesök hos referensföretag Användarhandböcker Informationsspridning och kompetensutveckling Aktivering av personalen

Efterstudie Av projektet, genomförandet bra? Av systemet, målen uppfyllda? Av förändringsprocessen, realiserad? Ett lärande för kommande projekt! Brandt, Carlsson och Nilsson (1998)

Riskfaktorer I Organizational fit Failure to redesign business processes to fit the software Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration

Riskfaktorer II Skill mix Insufficient training and reskilling Insufficient internal expertise, use of consultants Lack of business analysts, both technical and business knowledge Failure to mix internal and external personnel Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers

Riskfaktorer III Management structure and strategy Lack of senior management support Lack of proper management structure, one central structure Lack of a champion, great project leader Ineffective communications

Riskfaktorer IV Software systems design Insufficient discipline and standardisation Lack of integration User involvement and training I Insufficient training of end-users Ineffective communications Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities

Riskfaktorer V User involvement and training II Technology planning Lack of full-time commitment Failure to emphasise reporting, including custom report development Technology planning Inability to avoid technological bottlenecks Attempting to build bridges to legacy applications (Summer, M., 2000)

Förvaltning För- valtning Utveckling, anskaffning Förvaltningsstudie Genomförande Val Anpassning Införande Användning Drift Efterstudie Uppföljning Utveckling, anskaffning (fritt efter Nilsson 1998)

Förvaltning Affärsmässighet Ordning och reda Kundupplevd nytta

Projektifiera förvaltningen Inte bara en ”happening” Tidsbegränsad Bestämda mål Tydliga ansvarsroller Verksamhetsplaner och budget Kompetens viktigare än linjetillhörighet

Förvalta IS IS inte enbart datorbaserade IS är inget självändamål manuella rutiner Informations användning IS är inget självändamål IS är inte bara burkar

Systemmodell Informationsanvändning Manuell databehandling Tillämpningsprogram Generella stödsystem Systemprogram datorutrustning 1 2 3 4 5 6

Klargöra ansvarsroller Ett ”projekt” per IS Verksamhet IS Strategi VD IT-chef Budget Systemägare Systemsområdesansvarig Beslut Systemansvarig IS-ansvarig Operativ användare tekniker

Skapa affärsmässighet ”I alla goda affärer är både köpare och säljare nöjda” Verksamhet och IT-avd. att jobba ihop Kund och säljare Avtal Affärsplaner

Positionera förvaltningen Akuta Små Större Vidare utv. kundstöd rättningar Anpassningar förbättringar saneringar administration drift

Bygg rutiner Gör att det fungerar Ändringshanteringsrutin Styrrutin

Framgångsfaktorerna Beskrivna Förstådda Accepterade

Kontakter med leverantör Pågående verksamhet Driftstöd IS-support, mjukvarustöd med eller utan uppgraderingar (rättning av buggar, hjälpa användare) Projektverksamhet Anpassning, kundspecifik Utveckling av standardversion

Mycket att planera! Strategier och framtiden Påverkan på organisationen och kulturen Ta fram de konkreta behoven Göra bra val, teknik, leverantör, införande Förbereda tekniken Förändra processer i detalj, tex inköpsorder Utbilda användare och tekniker Fortsätta att förvalta, förvaltningsorganisation

Problem ändå? Oförutsedda sociala och organisatoriska effekter Motstånd hos de anställda Konflikter mellan grupper som konkurrerar om resurser, status, makt Teknikentusiaster som står bakom onödiga satsningar Soltesz, 1997

Not just a technical challenge “An enterprise system, by its very nature, imposes its own logic on a company´s strategy, organisation, and culture” “The biggest problem are business problems” (Davenport, 1998, pp. 122)

Förändring! Införande av affärssystem innebär en organisationsförändring Förändringar som enbart ses som ett planeringsproblem är inte effektiva All kunskap i organisationen är inte känd för alla eller för någon Visst är det viktigt att lära av andra och erfarenheter men Att ta tillvara en bred kunskapsbas och engagemang är framgång

Vad handlar det om? Hur vi får organisation, människor och teknik att fungera ihop? en föränderlig organisation en komplex teknik olika människor med skilda viljor och kompetens Genom en interaktiv process skapas en ömsesidig anpassning mellan organisation, teknik och människor

Förändringsstrategier Inlärningsstrategi Visionsdriven Strategisk affärsdialog Bred problemdefinition Programmatisk strategi Imitationsdriven Importerade metoder Söker jämviktsläge Norrgren et al

Förändringsstrategier Inlärningsstrategi Top-down-bottom-up Empowerment Många engagerade Successiv breddning Programmatisk strategi Top-down, formella representanter Expertprojekt Planeringstungt Avgränsat Varför Hur Vad Varför Vad Hur Norrgren et al

Implementering Improvisations modell för implementering Implementering innebär en förändring Förändringar Planerade Uppdykande Möjlighets Iterativ modell mellan dessa förändringar Orlikowski (1995)

Improvisations modell

En studie av Implementering Forskning fokuserat på framgångsfaktorer eller effekter Liknande resultat som vid traditionell forskning på projektledning Förespråkar då en processperspektiv 13 st fall av affärssystem Främst telefonintervjuer med uppdragsgivaren, projektledaren och en utanför projektet. Letade efter krafter som motiverade ett inköp, svårigheter, motverkande krafter, händelseförloppet och resultatet

Resultatet Motiverande till valet Effekter 2000 problematiken Process förbättringar Gammalt systemsstöd Effekter + Bättre flöde, uppstrukturering - datanoggrannhet, motstånd från personalen, kunder och förlorade kompetenta medarbetare

Implementeringen Fann inga politiska krafter Kunskapsbarriärer Konfigureringen Förändringen av arbetsprocesser Olika implementeringsstrategier Bara ett teknikbyte Organisationsförändring med teknikbyte Inkrementell förändring Olika förändringsstrategier Formell utbildning (minimal till omfattande) Kulturförändring (Robey et al, 2000)

Lärandeperspektiv Vi tänker olika, ser olika saker i samma ting. En implementering av ett affärssystem är en lärande process som aldrig avstannar, där alla som är med lär mera om verksamheten och om det nya affärssystemet. Lärande kring användning av ett affärssystem fokuserar på hur användare förstår hur det kan användas för att bäst hjälpa den enskilda situationen samt även organisationen som helhet.

Lärandeprocessen Fundamental för lärande perspektivet Aktivitet Reflektion Aktivitet Reflektion