Valutareservs- förvaltningen – verkställande av de restriktioner som gäller Fullmäktiges revisionsenhet (REV) Håkan Skyllberg, BDO PROTOKOLLSBILAGA B Fullmäktiges protokoll , § 6 Riksbankens diarienummer STA

Valutareservsförvaltning – projekt avseende verkställande av de restriktioner som gäller. Vi har granskat processer, rutiner och aktiviteter som genomförs av banken för att säkerställa att beslutade restriktioner tillämpas i verksamheten och systemstödet (Dimension). Vi har följt hanteringkedjan från beslut till verifiering och bedömt den interna kontrollen i berörda moment: Utifrån fastställd finansiell riskpolicy samt fastställda investerings- och förvaltningspolicy har vi granskat: 1)Kommunikation av beslutade restriktioner till berörd personal 2)Rutiner och åtgärder vid implementation av restriktionerna i systemstöd (Dimension) 3)Bankens testning och verifiering av tillämpade restriktioner, inklusive avstämningar och uppföljning som görs av Riskenheten Granskningen har genomförts genom intervjuer med KAP ledning, Middle Office och Riskenheten samt inläsning av relevant dokumentation. Inför granskningen har även kontakt tagits med internrevisionen.

Valutareservsförvaltning – projekt avseende verkställande av de restriktioner som gäller. Bakgrund: Uppgifter och mandat rörande limiter Förslag till restriktioner avseende valutareservsförvaltningen utarbetas av Riskenheten (Finansiell Riskpolicy) och Avdelningen för kapitalförvaltningen (Investerings- resp. Förvaltningspolicy). Även Avdelningen för penningpolitik (APP) utarbetar förslag till limiter i samband med verksamhetens aktiva valutapositioner. Förslag till temporära avsteg utarbetas i förekommande fall inom respektive ansvarsområde. Direktionen fastställer dessa policys och eventuella temporära avsteg. Middle Office (MO) inom KAP har som arbetsuppgift bland annat att utforma metoder för beräkning av limiter samt implementering i Dimension, uppföljning och utvärdering av dessa limiter. Riskenheten beslutar om metoder för beräkning, fastställande och tillämpning av limiter för den finansiella tillgångsförvaltningen, samt kontrollerar tillämpningen av dessa. För närvarande finns cirka 300 aktiva limiter i Dimension som är beslutade av Direktionen.

Valutareservsförvaltning – projekt avseende verkställande av de restriktioner som gäller. Iakttagelser 1. Kommunikation av beslutade restriktioner till berörd personal Vid utarbetande av förslag till restriktioner avseende valutareservsförvaltningen i samband med uppdateringar av policys eller vid temporära avsteg, förs en nära dialog mellan berörda parter, främst KAP, Middle Office och Riskenheten. Förslag till förändringar av limiter, eller förslag att kvarstå vid befintliga limiter, diskuteras i stor omfattning i arbetsmöten med en betydande förankringsprocess där även Direktionen medverkar innan det formella beslutet tas. Nuvarande arbetssätt ger en god spridning av information och kommunikation mellan berörda enheter och personal. Vår uppfattning är att kommunikation av beslutade restriktioner är tillfredsställande.

Valutareservsförvaltning – projekt avseende verkställande av de restriktioner som gäller. Iakttagelser 2. Rutiner och åtgärder vid implementation av restriktionerna i systemstöd (Dimension) a)När direktionen har fattat beslut om limiter fördelar chefen för Middle Office arbetsuppgiften att uppdatera Dimensions testmiljö med nya eller ändrade limiter till en person i systemförvaltningsgruppen. Ingen särskilt utsedd individ är utsedd då alla i gruppen ska kunna genomföra dessa typer av ändringar. b)Efter godkända tester och simuleringar läggs de nya/ändrade limiterna in i produktionsmiljön. c)En annan individ i gruppen verifierar att limiterna har lagts in på rätt sätt. d)Ändringarna dokumenteras genom utskrifter av faktiska skärmbilder som sedan signeras av de individer som genomfört ändringarna respektive stämt av dessa. e)Dokumentationen arkiveras i systemförvaltningsgruppens verifikationslista. f)Temporära avsteg från beslutade limiter bevakas manuellt och personalen lägger in och får påminnelse från en elektronisk kalender när det är dags att ändra tillbaka det temporära avsteget. I samband med granskningen framkom att ovanstående rutiner inte är formellt dokumenterade då aktiviteterna upplevs som självklara delar i Middle Office normala arbetsuppgifter och som personalen känner till väl. Utöver ovanstående genomför Middle Office en månatlig översyn av underliggande data till limitnivåer och då primärt fokuserad på motparter och ratinguppgifter. Denna rutin finns dokumenterad.

Valutareservsförvaltning – projekt avseende verkställande av de restriktioner som gäller. Iakttagelser 3. Bankens testning och verifiering av tillämpade restriktioner, inklusive avstämningar och uppföljningar som görs av Riskenheten a)I praktiken genomförs test av nya restriktioner av Middle Office i Dimensions testmiljö med tillämpning av god fördelning av arbetsuppgifter mellan två individer. Efter driftsättning av de nya eller ändrade limiterna i Dimensions produktionsmiljö verifierar en annan individ inom Middle Office att limiterna är korrekt inlagda. Såväl ändringar som avstämningar dokumenteras och arkiveras utöver den loggning av befintliga och tidigare inställningar som med automatik görs i Dimension. b)I samband med driftsättning kontrollerar Riskenheten att de ändrade restriktionerna har implementerats på korrekt sätt genom en dialog med Middle Office. Denna rutin är ej dokumenterad och ej heller resultatet av kontrollen.

Valutareservsförvaltning – projekt avseende verkställande av de restriktioner som gäller. Rekommendationer 1. Kommunikation av beslutade restriktioner till berörd personal Inga rekommendationer från REV. 2. Rutiner och åtgärder vid implementation av restriktionerna i systemstöd (Dimension) Här ger REV två rekommendationer: a)Rutiner för Middle Office implementation och uppföljning av limiter i Dimension bör formellt dokumenteras på en övergripande nivå så att tydigheten i ansvar och genomförande av åtgärder ökar. b)Vi rekommenderar att Middle Office dokumenterar sin uppföljning av befintliga/oförändrade limiter och de nya/förändrade i samband med Direktionens beslut om restriktioner i Risk- eller Investeringspolicy. 3. Bankens testning och verifiering av tillämpade restriktioner, inklusive avstämningar och uppföljningar som görs av Riskenheten Även här ger REV två rekommendationer: a)Även om ansvarsfördelningen mellan Middle Office och Riskenheten, i fråga om hantering av limiter, finns tydligt uttalad rekommenderar vi att Riskenhetens åtgärder och rutiner för kontroll av restriktionernas tillämpning formellt dokumenteras. b)Riskenhetens kontrollåtgärder bör även omfatta att regelbundet verifiera de i Dimension inlagda värdena för samtliga limiter. Lämpligen kan detta göras genom att köra ett script (litet program) som hämtar ut limitdata från Dimension för att sedan jämföras med beslutade värden. Liknande script används idag av Riskenheten för kontroll av limitöverträdelser.