Projektet KLASSA -så hittar du din information Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014-05-20

ITSAM – ett kommunalförbund Bildas 2008 6 kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband, upphandling, drift och support av IT-system ITSAM Arkiv 2012-07-01 ITSAM Arkivs uppgifter Tillsyn Stöd och råd Utbildning Utveckling Strategiskt arbete E-arkiv m.m, m.m.

Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter information som är ”försvunnen”. Stora delar av den information vi producerar är oåtkomlig för andra.

Målet Målet för varje myndighet bör (eller ska?) vara att rätt person ska kunna komma åt rätt information vid rätt tillfälle. För att uppnå det behöver all information som myndigheten hanterar vara klassificerad och försedd med rätt attribut för återsökning och behörighet.

Klassificering

Vad är klassificering? Klassificering är ett sätt att skapa struktur och sammanhang, lättare kunna förstå hur olika saker hänger samman och vilka beröringspunkter de har. Genom att kartlägga vad en verksamhet arbetar med (dess processer) kan man skapa en klassificeringsstruktur som består av en eller flera huvudnivåer, var och en med sina tillhörande undernivåer.

Klassificering - ett sätt att spegla verksamheten Strukturen kan visa verksamhetsområden, processer och aktiviteter, d v s vad en verksamhet/myndighet arbetar med och hur den är organiserad. Schemat kan även vara organisationsoberoende, d v s helt utan koppling till myndighetens organisering. Denna får då tydliggöras genom särskilda organisationsbeskrivningar.

Nivåer Nivåerna i en klassificering går från det övergripande till det specifika. Nivåstrukturen presenteras i form av en punktnotation, ju fler siffror desto längre ner i undernivåerna, d v s mer och mer specifikt. Hur många nivåer man väljer att bryta ner klassificeringen i beror på hur komplex processen är, men även vad klassificeringen ska användas till.

KLASSA SKL:s uppdrag att utarbeta ett förslag till nationell klassificeringsstruktur (ny diarieplan) för kommuner, landsting och regioner. Projektet har hanterats via Kommunala samrådsgruppen för arkivfrågor. Arkivkonsult Tom Sahlén har ansvarat för sammanställningen. Referenspersoner/-grupper har fått lämna synpunkter. Remiss/testperioden har avslutats och sammanställning/ justering av klassificeringsschemat har genomförts. Förslaget till klassificeringsschema har publicerats under våren 2014.

Nedbrytningschema (nivåer) 1 Verksamhetstyp 1.1 Verksamhetsområde 1.1.1 Processgrupp 1.1.1.1 Process Aktivitet Handling

Tre verksamhetstyper Ledning Verksamhetsstöd Kärnverksamhet Utövas av alla tre verksamhetstyperna Kräver verksamhetsstöd på alla nivåer Verksamhetsstöd Krävs i alla verksamhetstyper Kräver ledning på alla nivåer Kärnverksamhet Är alltid unik Kräver ledning och verksamhetsstöd på alla nivåer

VT 1. Ledning Kommunledning, landstingsledning, regionledning och nämnder/styrelser Den centrala gemensamma ledningsfunktionen samt förtroendevalda och deras organ. Ledning, styrning och organisering ligger som olika verksamhetsområden under denna verksamhetstyp.

VT 1. Ledning VO 1.1 -1.4 ”0. Leda styra och organisera” handlar om varför och hur verksamheten bedrivs (styrdokument och verksamhetsbeskrivningar/ funktionsbeskrivningar). Om man identifierar och klassificerar styrningsfunktionen så kan styrdokumenten återsökas där de hör hemma, d v s vid sitt verksamhetsområde eller process. Övriga verksamhetsområden med underliggande processer beskriver vad som produceras eller levereras.

VT 2. Verksamhetsstöd Verksamhetsnära stöd Verksamhetens intellektuella och strukturella kapital Hanterar verksamhetens innehåll och struktur Kan inte lösgöras från verksamheten Följer med organisationen vid omorganisationer eller flytt till annan organisation Administrativt stöd Hanterar verksamhetens resurser Bygger det organisatoriska skalet Kvarlämnas vid flytt till annan organisation

VT 3. Kärnverksamhet Övergripande KLASSA tar utgångspunkt från SKL:s och SCB:s verksamhetsindelning för kommuner landsting och regioner. Schemat innefattar nio verksamhetsområden varav fem är landsting och regioner.

KLASSA Mer information och SKL:s förslag på klassificeringsschema (KLASSA) finns publicerat på Samrådsgruppens hemsida http://www.samradsgruppen.se

Andra praktiska exempel KLASSA är ett av flera förslag på klassificeringsschema. Förslag har utarbetats eller är under utarbetande hos enskilda kommuner eller via olika samverkansprojekt. Inriktningen på projekten är ofta: Gemensam processkartläggning Gemensam klassificeringsstruktur Gemensam dokumenthanteringsplan Hur förhåller sig dessa exempel och förslag till KLASSA?

Fördelar med klassificerad information

Fokus på verksamheten Handlingar redovisas i det sammanhang där de skapas: Handlingarnas samband blir tydligare Bättre struktur Ökad sökbarhet Klassificeringen gäller alla typer av verksamheter och system som producerar allmänna handlingar Nästan alla medarbetare kommer på ett eller annat sätt att omfattas av den nya arkivredovisningen – oavsett om de vill det eller ej.

Vad kan en klassificeringsstruktur användas till?

Registrering/diarieföring Kraven på en snabb och enkel återsökning av myndighetens information ökar hela tiden, och då krävs systematik. Klassificeringen omfattar och speglar all verksamhet, inte bara den verksamhetsinformation som ska registreras i det centrala dokument- och ärendesystemet eller diariet. Klassificeringen kan ersätta den nuvarande diarieplanen när handlingar/information ska registreras i myndighetens samtliga verksamhetssystem. Genom att systematisera och klassificera alla former av information i alla myndighetens verksamhetssystem skapas goda förutsättningar för återsökning av information utifrån ämnesområden, på samma sätt som med dagens diarieplan.

Dokumenthantering och informationsklassning Till klassificeringsstrukturen kan man även koppla de handlingar som uppstår inom respektive process och förse dessa med olika hanteringsanvisningar och/eller gallringsbeslut. Då skapas en arkiveringsplan, gallringsplan eller dokumenthanteringsplan.

Arkivering/förtecknande De informationsmängder som idag hanteras inom en myndighet kräver ordning och bra sökbegrepp, särskilt om arkivet är digitalt. Idag klassificeras den mesta informationen som ska slutarkiveras enligt det allmänna arkivschemat utan någon tydlig koppling till verksamhetens arbetssätt eller var i processen handlingen uppstått. Genom en processbaserad klassificering som följer informationen under hela dess livscykel skapas en kontinuitet och ett sammanhang.

Återsökning och forskning Med dagens digitala teknik finns fantastiska möjligheter att göra sammanställningar utifrån olika sökbegrepp. Vid forskningsarbete fokuserar man ofta på ett begränsat område och om registreringen utförts på rätt sätt utifrån klassificeringen så skapas bra förutsättningar för att hitta det man söker.

Långsiktig hållbarhet Om myndigheternas information klassificeras på rätt sätt skapas förutsättningar för en väl fungerande informationshantering med bra möjlighet till återsökning och återanvändning av myndighetens samlade information. Detta är ännu viktigare om informationen hanteras digitalt i system för verksamhetsinformation eller i system för långsiktigt bevarande. Informationen finns då inte i någon fysisk form. Det kräver en väl utarbetad struktur och genomtänkta sökparametrar.

Upphandling av verksamhetssystem När ett verksamhetssystem ska upphandlas är det bra att veta vad man ska ha det till och vilken information som ska registreras i det nya systemet, eller föras över från ett tidigare system. Här kan klassificeringsstrukturer och processkartor vara till god hjälp. Utifrån dem kan myndigheten skapa en tydlig och genomarbetad kravspecifikation inför upphandlingen och sedan använda dessa underlag som kontrollinstrument för att säkerställa att leverantören uppfyller kraven och levererat den produkt och de funktioner som verksamheten begärt.

Verksamhetsbaserad arkivredovisning – en hel kedja

Arkivredovisning Vägledande för arkivredovisningen är de föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4) som Riksarkivet meddelar för statliga myndigheter, samt aktuell lagstiftning på området.

Arkivredovisningens delar Diarieplanen, kodplanen eller annat klassificeringsschema vid registrering Dokumenthanteringsplanen som styr ansvar och hur handlingarna ska hanteras. Arkivförteckningen som är arkivets inventarieförteckning. Arkivbeskrivningen som ger förklarande information om arkivbildaren.

Klassificeringsstrukturen länkar samman dokumenthanteringsplanen (”arbetande information”) och arkivförteckningen (”vilande information”) Arkivfunktion ute i verksamhet Central arkivfunktion Klassificerings-struktur Dokument- hanteringsplan. Diarieplan/ klassificerings- struktur i ärende- och dokument- hanteringssystem eller verksamhets- system. Arkiv- förteckning Arkiv-beskrivning Lagrings-hierarki

Processkartläggning och klassificering i praktiken

”VERKSAM” inom ITSAM

Vad vill vi uppnå? Gemensam diarieplan (klassificering) Gemensam dokumenthanteringsplan Följa handlingen ”från vaggan till graven” Organisations-oberoende redovisning och återsökning av information Samordna informationshanteringen – oavsett verksamhetssystem Lägga grunden för e-arkiv och ett långsiktigt digitalt bevarande

Strategiska beslut Aktuellt arkivreglemente Politiska mål och strategier Uttalat och fastställt stöd från kommunledningen Samverkan mellan olika funktioner Klargörande av roller och ansvar för verksamheternas information

Praktiskt arbete Samordna sex kommuner – glöm organisationskartan! Dokumentation av relationen mellan verksamheten och dess handlingar Utbilda och förbättra kunskapen/förståelsen inom verksamheterna Synliggöra informationens betydelse för verksamheterna Klargöra att de digitala handlingarna också ingår i arkivredovisningen

Processkartläggning Identifiera Definiera Avgränsa Namnge Justera Kontrollera Korrigera OBS! Var noga med att dokumentera processen som den ser ut idag – inte hur du vill att den ska se ut! Förändringar av processer/arbetssätt kommer i ett senare skede, men bygger på den grundläggande kartläggningen.

Klassificering Identifiera verksamhetsområden Identifiera huvudprocesser Identifiera och avgränsa underprocesser Besluta vilken nivå som man ska stanna på Numrera nivåer och tillhörande undernivåer

”Koppla på” handlingar Identifiera styrdokument Identifiera stödfunktioner Identifiera handlingar Bedöm status Namnge Besluta om bevarande- och gallringsfrister Besluta om hantering och förvaring

Hjälpmedel Styrdokument (reglementen, delegationsordningar m.m.) Redovisande dokument Tidigare kartläggningar Register/förteckningar Diariet/diarieplaner/kodplaner

Några avslutande ord……

Fallgropar och problem som kan uppstå under resans gång Otydligt uppdrag – vilka ambitioner och mandat har vi? Ointresse/ovilja från ledning och/eller medarbetare Otillräckliga resurser i form av tid och personal Dåliga kunskaper om dokumenthantering och/eller processkartläggning hos verksamheter och ledning Eldsjälar – slutar de faller hela arbetet Projekt – ingen kontinuitet

Tips på arbetssätt Samverka internt och externt. Utbilda så att alla pratar samma språk – gemensamma begrepp Försök hitta kompetenser inom organisationen. Finns den inte – ta hjälp utifrån. Arbeta i lagom stora grupper – alla tänker olika och ser saker på olika sätt. Låt alla komma till tals. Planera - bestäm vem som ska göra vad. Tänk övergripande – strukturen ska tåla omorganisationer och förändrade arbetssätt. Tänk om flera gånger – angrip uppgiften från olika håll och med olika ingångar. Förenkla och återanvänd – varje verksamhet tror att den är unik men ofta finns det mycket som är gemensamt.

Önskat resultat lagens, allmänhetens och verksamhetens krav En organisation som uppfyller lagens, allmänhetens och verksamhetens krav på äkta och relevant information.

Frågor? Anki Heimonen 1:e Arkivarie Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36, 590 36 KISA Växel: 0494-197 00 Direkt: 0494-197 34 Mobil: 070 240 69 22 e-post: ann-christine.heimonen@itsam.se