Problemformulering Vad är problemet eller behovet– gapen i våra resultat? Vad: Vad påverkas? Är det specifikt? Innehåller det ett implicit förslag till lösning? Står det “Vad” och inte varför? När: Går det att kvantifiera problemet – när det uppstår? Är datum och tid specifika? När upptäcktes problemet? Var: Var uppstod problemet? Ange plats eller vid en speciell tidpunkt i processen! Vem: Vem upptäckte eller är berörd av problemet? Använd titel eller funktion (inte namn). Hur ofta/många: Går det att kvantifiera detta? Hur (metod): Hur ser processen ut? Konsekvenser: Vilka är de verkliga eller möjliga konsekvenserna om inte problemet löses? (Påverkan på kvalitet, kostnader, kunder, arbetsmoral, osv. . .) We start with an initial idea of what the problem might be. As we learn more about the background and current situation you will move from a vague problem definition to one that is more clear. These questions can help guide you. (4W’s. 2H’s, consequences) Requires multiples revisions. As you learn, you will need to change the problem statement. Answers can be shown in charts, graphs, etc. 1

Titel/Tema: Vilka förändringar eller förbättringar pratar du om? Ägare: Datum: Projektnr: Titel/Tema: Vilka förändringar eller förbättringar pratar du om? Bakgrund: Vad pratar vi om och varför? Rekommendationer: Vilka förändringar föreslås och varför dessa? Syfte: Vad är verksamhetens anledning att välja denna fråga? Övergripande situation: Vilka är de strategiska, operativa, historiska och/eller organisatoriska sammanhangen? Vilka är alternativen för att åtgärda gapen och förbättra resultaten? Hur jämförs effektivitet, genomförbarhet och potentiella effekter mellan olika alternativ? Vilka är deras relativa kostnader och fördelarna? Vilken rekommenderas och varför? Visa hur föreslagna åtgärder kommer att angripa orsakerna till bristerna eller hindren. Nuvarande situation: Hur ser det ut nu? Vad är det för problem eller vad är behovet-gapet? Vad händer nu kontra vad behöver hända eller vad vill vi ska hända? Hur ser omständigheterna ut som visar på fakta, på att detta är ett problem eller behov, var och hur mycket? Visa fakta visuellt med tabeller, diagram, kartor! Hur kan mer fakta samlas från ”golvet” Plan: Hur kommer förbättringar genomföras? Vem, Var, När, Hur Vad blir de viktigaste åtgärderna & resultaten i genom-förandet och i vilken ordning ska det göras? Vilka stöd och resurser kommer att krävas? Vem kommer att ansvara för vad, när & hur? När kommer framsteg & effekter visas och på vilket sätt? Använd ett Gant-schema för att visa åtgärder, steg, resultat, tidslinjer och roller. Mål: Vilka konkreta resultat krävs? Vilka är de specifika förbättringarna i utförande som behöver göras för att minska gapet? Visa visuellt: hur mycket, tills när, med vilket resultat Do quick review of the A3. Key points: Follows PDSA Left hand side is the P (Plan) Right hand side is DSA (Do Study Act) This balance reflects the emphasis on understanding the situation. (Share quote: “If I have an hour to solve a problem, give me 59 minutes to define the problem and one minute to solve it”) So our focus today will be on the background and problem statement. Analys: Varför finns det problem eller behov? Uppföljning: Hur ska pågående PGSA säkras? Hur ser detaljerna ut i arbetsprocesser (plats, mönster, trender, faktorer)? Ange skillnaderna mellan resultat och/eller de behov som finns? Vilka faktorer hindrar från att uppnå målen? Använd enkla verktyg för problemanalys för att förklara varför, såsom fiskbens-diagram för att visa orsak-verkan, 5S, 7 QC-verktyg, trädanalys, Paretodiagram eller sofistikerade verktyg som SPC eller andra som behövs. När och hur kommer det att synas att planerna har följts och de åtgärder som har haft effekt vidtagits? Vilka frågor eller oavsiktliga konsekvenser kan förutses? Vilka processer kommer att användas för att starta, hålla igång och bibehålla gjorda framsteg?

Bakgrund: Vad pratar du om och varför? Ägare: Datum: Projektnr: Titel / Tema: Bakgrund: Vad pratar du om och varför? Rekommendationer: Vilka förändringar föreslås och varför dessa? . Nuvarande situation: hur ser det ut nu? . . Plan: Hur kommer förbättringar genomföras? 4WS, 1H Mål: Vilka konkreta resultat? . Analys: Varför finns det problem eller behov? Do quick review of the A3. Key points: Follows PDSA Left hand side is the P (Plan) Right hand side is DSA (Do Study Act) This balance reflects the emphasis on understanding the situation. (Share quote: “If I have an hour to solve a problem, give me 59 minutes to define the problem and one minute to solve it”) So our focus today will be on the background and problem statement. Uppföljning: Hur ska pågående PDSA säkras? .