PärVju utbildning 12 oktober 2011

Dagordning Historik/bakgrund Beskrivning av PärVju – del 1 Modus operandi avstämning Modus operandi ”ny post” Modus operandi ”Bokslut” Kända fel/avvikelser Frustration Vad vill vi och vad kan utvecklas?

Historik/bakgrund Skapades 2006 i syfte att enkelt kunna fylla i/skapa boksluts underlag för periodiserade projekt

Historik/bakgrund Drivkraften var att minska det manuella arbetet med PDF dokument, excel sammanställningar och avtalskopiering

Historik/bakgrund Vinsten med databashantering, i detta fall PärVju, kan vara svår att värdera.

Vinsten är av tre slag (tror jag): Historik/bakgrund Vinsten är av tre slag (tror jag): Licenskostnad/konsultkostnad är obefintlig Sparat mycket tid med mauellt arbete En databas med värden som kan användas till mycket annat

Beskrivning av PärVju – del 1 En databas byggd i access 2003. Principen är en statisk tabell matchas mot en dynamisk tabell

Beskrivning av PärVju – del 1 Den statiska tabellen innehåller de obligatoriska konteringskoderna: Område Kostnadsställe Aktivitet Objekt Finansiär

Beskrivning av PärVju – del 1 Den statiska tabellen ska även innehålla: Projektledare Projekttid (start och slutdatum) Totalbelopp Diarienummer

Beskrivning av PärVju – del 1 Den dynamiska tabellen är en saldorapport från Raindance. För att matchningen ska fungera måste de obligatoriska delarna i PärVju stämma övernens med koderna i Raindance.

Beskrivning av PärVju – del 1

Beskrivning av PärVju – del 2 inloggning

Beskrivning av PärVju – del 2 Projekt som avslutas

Beskrivning av PärVju – del 2 Huvudsida

Beskrivning av PärVju – del 2 Kontraktstabell

Skapa ny post

Skapa ny post

Skapa ny post

Kontraktspost – första sidan

Kontraktspost

Kontraktspost

Kontraktspost

Kontraktspost

Kontraktspost

Kontraktspost

Kontraktspost

Kontraktspost

Sammanställningar konton på berörda områden

Sammanställning per konto/aktivitet_objekt

Försättsblad som ska föregå kontrakt och RD-utdrag

Sammanställning per bokslutsdatum

Ögonblicksbild för periodierisringsfil

Övriga rapporter

Övriga rapporter – avvikelser RD - PärVju

Övriga rapporter – avvikelser PärVju - RD

Övriga rapporter – dubbletter

Modus operandi avstämning Utgå från ögonblicksbild och jämför med periodiseringsfil (excel). Ta ut kontosammanställning och jämför konto per konto med RD. Gå till övriga rapporter och öppna avvikelserappport 1 och rapport om dubbletter. OBS Fel som beror på avslut och ”A” syns inte här Ta ut excelfil och jämför kontering för kontering.

Modus operandi ”ny post” del 1 Redan vid kalkylering kan post läggas upp Under kontraktstabell: Knapp nytt Välj ”Ja” Välj koddelar (begränsade till ditt område) Kryssa ansökan (om kalkyl) Avsluta (dörr uppe till vänster)

Modus operandi ”ny post” del 2 I kontraktstabell/objekturval tryck ”tratt” Scrolla eller filtrera till du hittar den nya posten Dubbelklicka på posten eller välj ”Öppna” Fortsätt fyll i önskad data, bifoga filer. Skanna in kontraktet och lägg under: N:/ADM/STAFF/Ekonomi/40 (exempel på områdes mapp). Namnet ska vara aktivitetskode eller aktivitetskoden_objektskoden (123456_654321) Nu kan kontraktet hittas under ”avtal”.

Modus operandi ”Bokslut” Börja med att skriva ut alla försättsblad Skriv ut ”Sammanställning per Konto/Aktivitet” Om ändringar behövs får/kan ni välja ett enskilt under urval

Kända fel/avvikelser Posten är inte upplagd Finansiären stämmer inte (Periodiseringsfilen – excel – väljer bara en finansiärskod vilket alltid är den högsta siffran) Fel på verksamhetskod Finns flera objekt på aktiviteten, alla objekt måste vara med Kostnadsstället är bytt Dubblett med summa av kontering <>1 Viktig i sammanhanget: konteringskoden ska vara identisk

Frustration Kan ej lägga till post Beror på att för många vill lägga till nya poster samtidigt Lösningen är att ni arbetar med PärVju dagligen Kan inte skriva ut hela bilden Beror på att format ”letter” är vald Lösningen är att andra på format i alternativ i ”välj skrivare” och eventuellt ändra på mariginaler till 25 mm Hittar inte koden i urvalslista Kontakta förvaltare för uppdatering av listor Delade projekt måste kodas om

Fel i utskrift – text delas: ändra format i skrivaregenskaper

Fel i utskrift – text delas: ändra marginaler

Frustration Finns poster jag inte vill ha. Kontakt förvaltare om att post raderas Makroinställningar Gå in i Alternativ/Säkerhetsinställningar/Makro alla

Frustration Postinställningar – Dialogrutor som stör Gå in i alternativ/avancerat och bocka av: Poständringar Borttagna dokumet Redigeringsfrågor

Vad vill vi och vad kan utvecklas? Projektledare, totalbelopp, projekttid ska vara obligatoriskt Samfinansiering Förlustanalys Budget/Kalkyl Fler forskare Projekttitel Inkomna medel per år och förbrukade medel per år Sila/Palasso