Indikatorer – mäta för vem? Avdelningen för Drift- och Underhållsteknik Indikatorer – mäta för vem? Thomas Åhrén Doktorand vid avd. för Drift- och underhållsteknik Luleå tekniska universitet

Disposition Inledning Mätningens problematik Indikatorer – vad är det? Indikatorer som beslutsunderlag Backspegelns problematik Verksamhetsstyrning Processorienterade och resultatrelaterade Exempel Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer CO2-halt och miljömål Kan man mäta diffusa processer ingenjörsmässigt Avslutning

Mätandets problematik Kan vi mäta det vi vill mäta Mäter vi det vi ska mäta (validitet) Hur bra är mätningarna (reliabilitet) Hur förhålla sig till mätdata som beslutsunderlag

Ett exempel Tänk på en termometer som visar -10o C Du planerar en utomhusaktivitet Vilka slutsatser drar du? Tänk nu på en termometer som visar +10o C Vilka slutsatser drar du nu? Vilka slutsatser skulle du dra utan termometer?

Exempel 2 Bilens hastighetsmätare visar 110 km/h Tillåten hastighet är 90 km/h Du närmar dig vägverkets hastighetskamera Hur kommer du att reagera? Vad skulle hända om bilens hastighetsmätare är ur funktion?

Relevanta frågor Är det tillräckligt att veta temperaturen för att få en trevlig utomhusvistelse? Är det tillräckligt att veta bilens hastighet för att få en säker bilkörning? Vad vill hända om informationen är felaktig?

Indikatorer – vad är det?

Vad är indikatorer (nyckeltal)? ”Just an indicator of performance” (Wireman, 1998), “Performance indicator is a measure capable of generating a quantified value to indicate the level of performance taking into account single or multiple aspects” (Liyanage et al., 2001)

Kärt barn har många namn… Indikatorer Index Nyckeltal KPI (Key performance indicators)

Varför indikatorer? En önskan att kunna påverka ett fastställt mål, genom att följa upp och mäta de påverkansfaktorer som målet är beroende utav.  Väljs rätt indikatorer kan målvärdet påverkas i önskad riktning under resans gång

Indikatorer En möjlig definition Hur indikatorer fungerar Signallikhet Komprimerad information levererad som ett tal Hur indikatorer fungerar Identifierar behov av handling, alarmbeslut Identifierar vad som bör göras, diagnostik Signallikhet Beslutslikhet Samband signal  beslut Processmått (Performance driver) Resultatmått

Indikatorernas egenskaper Uttryckt som ett tal Ger information om: fysiska förhållanden eller processtatus mål- eller strategiorienterad enstaka objekt/uppgift eller grupper av objekt/uppgifter Skalbar lokal, regional och global

Typer av indikatorer Förutspående eller kvitterande Standard eller skräddarsydd Lång- eller kortsiktig Snabb eller långsam Redundans Kompromiss (Trade-off)

Indikatorer jmf målvärde Målvärdet mätbart Indikator mätbar här Tid Leading eller förutspående indikator  performance driver Lagging eller kvitterande outcome measurments  indikator = målvärde Coincident eller just-nu förändras parallellt med målvärdet  indikator kan vara målvärde

Signal- eller beslutslikhet Signallikhet (motorinformation) Oljetryck Tankmätare Vattentemp. Hinder/fara Poliskontroll Trötthet Beslutslikhet Beslutslikhet Stanna nu Planera stopp

Skapande av indikatorer Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpliga indikatorer

Indikatorer som beslutsunderlag

Uppföljning och kontroll – en tillbakablick 1880 – ingenjörsmässiga uppföljningssystem behov av resurskontroll 1920 – ekonomirelaterade förvaltningssystem offentlig ekonomisk kontroll 1960 – behov av kompletterande ingenjörsmässiga aspekter ekonomi, utrustning och organisatoriska perspektiv 1990 – behov av kompletterande företagsmässiga aspekter säkerhet, hälsa och miljömässiga perspektiv

Backspegelns problematik Traditionell verksamhetsstyrning via resultatmått ekonomirelaterad reflekterar gårdagens aktiviteter ”kör bil genom att titta i backspegeln” Vad händer om bilen är en ”supertanker” lång tid mellan beslut och kursändring vissa kursändringar ej mätbara inom normal planeringshorisont Vad händer om bilen är ”börsen” kursändringar sker så snabbt att inga beslut hinner fattas

Verksamhetsstyrning Resursförvaltning Företags- övergripande mål Resursförvaltning Hantering av oväntad input/output Strategiskt fokus Stödja övergripande företagsmål Länka verksamheten mot företagsövergripande mål Mäta verksamhetens effektivitet Infrastruktur- integritet Relationer Processer Kompetens SHM ROI (Åhrén och Kumar, 2004)

Indikatorer som beslutsunderlag Organisatorisk kontroll Kvantifiera organisationens effektivitet Grad av organisatorisk måluppfyllelse Identifiering av starka och svaga områden Förbättra organisationens prestation

Indikatorer kan utgöra en bas för: Resursallokering och kontroll Identifiera problemområden Bidrag till övergripande företagsmål Benchmarking Trender

Indikatorers användning Historia Trender “Gör inget” + Mål - “Agera” Positiv Mål Negativ “Avvakta” “Agera” Benchmarking Tid Konkurrent Positiv Mål Negativ Typ of indikator Avstävmning Övervakas Styrande Behov Tid Visualisering Visualiserings nivå Röd – Otillfredsställande Gul – Behöver förbättras Vit – Tillfredsställande Grön – Utmärkt Överallt Strategiskt Operativ

Länk och effektmodellens uppbyggnad Företags- övergripande mål SHM ROI Strategiska indikatorer (System) Taktiska indikatorer (Delsystem) Operationella indikatorer (Komponent) Infrastruktur- integritet Infrastruktur- integritet Relationer Kompetens Processer

Styrning och uppföljning ROI HSE SHM Infrastruktur- integritet Kompetens Processer Relationer Effektivitet Produktivitet Ekonomi Arbetsmiljö Innovation Kvalitet

Två olika typer av prestanda B C Process Input/Output Processens prestationsförmåga Beslut baserat på relevant information

Reducerad processkontroll Process- relaterade indikatorer Dolda processer utan insyn Program Program Planering Planning Mål & Strategier Genomförande Execution Analys Analysis & & Feedback Feedback Resultat- orienterade indikatorer

Banverkets strategiska plan: från resultatmått till indikatorer Ett exempel på hur indikatorer kan skapas

Banverkets strategiska plan Strategisk styrning Vision, värderingar och policyer Transportpolitiska delmål Målredovisning Prioritering Återrapporteringskrav

Strategisk planuppbyggnad Totalt 222 resultatmått

Ett potentiellt problemområde Styrning / ledning 42 strategiska delmål 222 resultatmått Prioriteringar Trade-offs

Hur lösa problematiken 222 resultatmått Reduktion av antalet mått Övergripande målperspektiv Prioriterade mål Återrapporteringsfrekvens Indikatoregenskaper Människans minneskapacitet Resan eller resmålet 5 - 8 indikatorer för respektive målperspektiv

Indikatorer – en lösning Ett tal Process eller fysiskt relaterad Strategi- eller målinformation Ofta jämförelse av “är-bör”-värde Skalbar Psykologin säger – max 5-8 st Signallikhet Beslutslikhet Samband signal  beslut BÖR ÄR

Analyskriterier för indikatorer Max 5-8 parallella indikatorer Presenterbar som ett tal Larmande eller diagnostiserande larmsignal eller peka på nödvändiga beslut Kopplas mot organisationens övergripande mål reflektera det som går att påverka Skalbara lokala, regionala eller globala Icke-redundanta behövs ej flera mått som beskriver samma sak

Utdrag ur måttbilagan… Måttbilagans rubrik 3.1.1 - Tillgänglighet Så här ser det ut! Information av typen inventarielista Vad signalerar detta? Vilket beslut följer?

Mera utdrag ur måttbilagan… 3.1.2 Turtäthet och kapacitet ska öka + Rubrik 3.1.3 – 3.1.5  Konsumerad kapacitet per…

Valda indikatorer Egen verksamhet, förmåga & utveckling Medarbetarsamtal Individuell utvecklingsplan Antal ändringsmeddelanden avseende PSB Antal marknadsföringsåtgärder Underhållskostnad per… Antal tågförseningar pga överskridet A-arbete Andel beviljade tåglägen Andel körda tåg enligt plan Kunder, uppdragsgivare & samhällsintressenter Konsumerad kapacitet per… Punktlighet totalt / för/ per …. Antal tågförseningstimmar totalt / för/ per …. Nöjdhet med Banverkets trafikantinformation Hastighetsnedsättning Tågstörande fel Antal döda och allvarligt skadade Antal olyckor

Sammanfattning av studien Antalet resultatmått kan reduceras Resultatmått  skalbara indikatorer Prioriteringar viktiga Återrapporteringsfrekvens vägledande Avse både process och slutmål

CO2-halt och miljömål Ett exempel

CO2-halt och miljömål Ökningen av CO2-halten måste stoppas Relativt eniga om att problemet existerar Relativt enkelt att mäta Förändrad CO2-halt tar lång tid Måste förlita sig på förändrade beteenden hos människan Förändring övervakas enbart med processkontroll

Kan man mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt En möjligt lösning

Kan man mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt Systematiskt tillvägagångssätt krävs Betrakta processen som diffus Identifiera liknande problemsituationer CO2-halt och miljömål Skapa processindikatorer Fokusera på resan

Generella processer Mål och strategier Program Planera Analysis/continuos improvement Genomföra

Oklara delprocesser Klara orsak-verkan samband saknas ”Gör vi så här förväntar vi oss att detta ska hända” Länk och effektmodellens grundtanke kan användas Process- relaterade indikatorer Dolda processer utan insyn Program Program Planning Planering Mål & Strategier Genomförande Execution Analys Analysis & & Feedback Feedback Resultat- orienterade indikatorer

Välj lämpliga indikatorer Skapa indikatorerna… Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpliga indikatorer … och fokusera på resan BÖR ÄR

Sammanfattning Inledning Mätningens problematik Indikatorer – vad är det? Indikatorer som beslutsunderlag Backspegelns problematik Verksamhetsstyrning Processorienterade och resultatrelaterade Exempel Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer CO2-halt och miljömål Kan man mäta diffusa processer ingenjörsmässigt Avslutning

Tack för visat intresse Frågor?