Intranät – inte för alla? En undersökning om Älmhults kommuns medarbetares användning och behov av intranätet.

Mål och syfte Mål Syfte Målet är att få kunskap om hur internkommunikations-behovet ser ut generellt, för att senare kunna se vilka behov intranätet kan tillgodose. Syftet med projektet är att ta fram ett användarbaserat underlag för att möjliggöra en förbättring av Älmhults kommuns intranät.

Frågeställningar Vilka behov har användarna av internkommunikationen och vilka kan tillgodoses av intranätet? Vilka skillnader finns i användningen av intranätet beroende på vilken roll man har i organisationen? Vilka behov har cheferna i organisationen av intranätet? Vilket syfte vill de att intranätet ska ha? Hur och i vilken omfattning använder de intranätet idag? Vilka är intranätets möjligheter och förbättringspunkter?

Personas Anders, 45 år. Tekniska förvaltningen. Anna, 42 år. Socialförvaltningen. Eva, 47 år. Chef med personalansvar. Sara, 46 år. Administrativ tjänst.

Vad tycker användarna om intranätet? Svårt att hitta på intranätet Dåligt strukturerat Sökmotorn fungerar dåligt Innehållet är hyfsat lättförståeligt Det finns många inaktuella dokument Inloggningen är ett störningsmoment Utseendet är varken otrevligt eller trevligt

Vilken är din främsta källa till interninformation?

Hur vill du främst få interninformation?

Informationsbehov utifrån personas Anders (medarbetare gatuavd) Vill få information via sin närmsta chef Ineffektiva arbetsplatsträffar Saknar information från ledningen Ingen tid till att sitta vid datorn

Informationsbehov utifrån personas Anna (medarbetare äldreomsorg) Vill få information via sin närmsta chef, alternativt sina medarbetare Fungerande men ibland otydlig kommunikation Eget ansvar att söka information

Informationsbehov utifrån personas Eva (chef placerad i kommunhuset) Vill få information via intranätet, därefter e-post Tror att kommunikationen fungerar skiftande Informationsöverflöd Önskar att mer kunde gå via intranätet

Informationsbehov utifrån personas Sara (medarbetare placerad i kommunhuset) Vill främst få information via närmsta chefen eller e-post Arbetsplatsträffarna tillför ibland inget Inga hinder för att få information

Hur viktigt är intranätet för dig i ditt dagliga arbete?  

Hur ofta använder medarbetarna intranätet?

Användande av intranät utifrån personas Anders Förstår inte nyttan Behöver inte ett intranät för arbetets skull Nyheter och mina program

Användande av intranät utifrån personas Anna Ganska viktigt Använder det varje vecka men inte dagligen Tillhör arbetsuppgiften Utbyter erfarenheter med andra Nyheter och mina program

Användande av intranät utifrån personas Eva Ganska viktigt Vill ha en helhetslösning Informationsöverflöd Prioriterar inte intranätet Nyheter, personalfrågor och dokument

Användande av intranät utifrån personas Sara Ganska viktigt Använder det nästan dagligen Göra det mer användarfokuserat Nyheter och mina program

Vad tycker cheferna? Gemensam bild Arbetsyta Individuell anpassad Helhetslösning för kommunikation Prioriteringsfråga - vet ej hur man tar första steget

Hinder 34 procent anser att det inte finns några hinder för dem att få den information de behöver i det dagliga arbetet 24 procent nämner tidsbrist 9 procent anser att de är för många personer som delar dator 10 procent hittar inte på intranätet

Påverkar tillgång till dator hur ofta man använder intranätet? 99 procent har tillgång till dator Små skillnader i det faktiska användandet av intranätet mellan anställda som har tillgång till en personlig dator vs de som delar med andra medarbetare.

Innehåll och användande Det finns en tydligt korrelation mellan innehåll och användande – de förvaltningar som har mer eget innehåll på intranätet har också de flitigaste användarna, och även de som är mest nöjda med intranätet.

Hur gör vi intranätet till en del av Älmhults kommun? Nyttigt verktyg som förenklar de anställdas arbetsprocesser. Pedagogisk process. Involverade i utvecklingen. “Och då måste vi, var och en som chefer, bidra genom att både ha folk som deltar i det och vi måste själva bidra aktivt”.

Intranätet är i behov av en nystart