BEST - upphandling - Hur man effektivt och uppfinningsrikt handlar upp 90 ramavtal 2007-09-13 v4

AGENDA Inledning, bakgrund, premisser för upphandlingen Strategier Funktionella och affärsmässiga avtal Optimerat upphandlingsarbete Ökad tillämpning och nytta av avtalen Våra slutsatser

BEST- avtal 2007 Inledning Vad är BEST?

Varför fokus på BEST-området? BEST- avtal 2007 Inledning Varför fokus på BEST-området? Vi beställer externa BEST-tjänster för stora värden varje år Villkoren i avtalen med våra leverantörer har tidigare varit olika vilket gjort det svårt att hitta och värdera de bästa alternativen En uppstyrning av villkoren i avtalen ger en snabb och bestående effekt på våra inköpskostnader vilket har direkt påverkan på BVP´s resultat.

Premisser för upphandlingen BEST- avtal 2007 Inledning Premisser för upphandlingen Stort antal anbudsgivare och avtal Varierande grad av administrativ förmåga hos anbudsgivarna Ett stort antal personalkategorier – viktigt med tydliga kompetenskrav Stor mängd information ska kunna hanteras och presenteras Många användare av avtalen långt ut i organisationen Enkelt att återupprepa upphandlingen

BEST-upphandlingen i siffror BEST- avtal 2007 Inledning BEST-upphandlingen i siffror Volymvärde 2006: 260 Mkr Förväntat antal anbudsgivare: 130 st Antal avtal: 90 st Antal rangordnade pers.kat: 39 st Antal dataceller i utvärderingen: 16 000 st Totalt antal inlästa dataceller: 75 000 st

1. STRATEGI – Funktionella och affärsmässiga avtal BEST- avtal 2007 1. STRATEGI – Funktionella och affärsmässiga avtal Bra avtal där kraven från våra affärer är styrande och som underlättar och snabbar upp anbuds- och projektarbete Tydliga krav på utbildningar och kompetenser, vad som ska ingå i priser, hur kommunikation vid beställning ska gå till etc. Tydliga och lika regler för arbetstider, förläggning av arbetstid, övertidsersättning, milersättning, restid, traktamenten, ersättning vid etableringar. Alla entreprenörer ska ha lika avtal. Det är endast timpriserna för personalen som skiljer sig!! Prisfokus – Möjlighet till uppdragsspecifika priser, rangordning per personalkategori.

2. STRATEGI – Optimerat upphandlingsarbete BEST- avtal 2007 Optimerat upphandlingsarbete 2. STRATEGI – Optimerat upphandlingsarbete ”Jobba smart…..” Låt anbudsgivarna mata in all information Minimera eget extraarbete genom en enkel och tydlig kommunikation Återanvänd information Utnyttja de MS-program och funktioner som vi har tillgång till

Dokumentstruktur Tips: Engagera SPRÅKVÅRDARE! BEST- avtal 2007 Optimerat upphandlingsarbete Dokumentstruktur Tips: Engagera SPRÅKVÅRDARE! Anbudsmall Förutsättningar för ramavtal Anbudsinfordran Pris och kompetensbilaga Huvudavtal

Datahantering EXCEL Anbudsmall Händelselogg Inläsning Makro BEST- avtal 2007 Optimerat upphandlingsarbete Datahantering Anbudsmall Händelselogg Inläsning Makro Upphandlingsprotokoll EXCEL Prisanalys Listor Utvärdering Pärmregister Utv. princip Databas för koppling av dokument ATO-lista Massbrev Generering av avtal

3. STRATEGI – Ökad tillämpning och nytta av avtalen BEST- avtal 2007 Ökad tillämpning och nytta av avtalen 3. STRATEGI – Ökad tillämpning och nytta av avtalen Process och regelverk för andra konkurrensutsättning Slagkraftig publicering av färdiga avtal – enkelt att hitta rätt personalkategori

Andra konkurrensutsättning - PPK BEST- avtal 2007 Ökad tillämpning och nytta av avtalen Andra konkurrensutsättning - PPK

BEST- avtal 2007 Ökad tillämpning och nytta av avtalen Publicering av avtal

BEST- avtal 2007 Sammanfattning Våra slutsatser Viktigt att formulera strategier som grund för upphandlingen (nya grepp etc). Utgå från leverantörernas förmåga och motivation när det gäller anbudsarbete Utgå från verksamhetens faktiska behov Använd kvantitativa kriterier så lång som möjligt Identifiera de moment som kan missförstås därmed orsaka merarbete Använd ett enkelt och tydligt språk – engagera språkvårdare Testa FU och anbudsmallar ordentligt innan de används Viktigt att upphandlare har färdigheter i xls…