Från förstudie till sammanslaget system hos Preem Frank Severinsson Anneli Dolff Anders Jansson Maximo användarmöte Kista 2009-11-04 - 05
Innehåll Bakgrund och lite Preem historia Förstudie Koncerngemensamt Maximo Erfarenheter Diskussion / Frågor 10:30 Start 11:20 kort paus och därefter diskussion/workshop 12:00 Lunch Ver 0.2
”FRAMSTEG – för bättre beslut, bättre beslut ger Framsteg” Framsteg AB ”Framsteg AB levererar lösningar inom beslutsstöd och verksamhetsutveckling.” ”FRAMSTEG – för bättre beslut, bättre beslut ger Framsteg”
Företagsfakta Grundat 2002 Lönsamt sen starten Omsättning 27 MSEK Högst rating av UC Störst på QlikView! Om Framsteg AB QlikTech AB Pervasive Software IBM Path A/S FSV IT Våra partners Kundnöjdhet: 5,0 Kundfordringar : 0 kr > 60d Supportärende < 30d Tillväxt: 50 % Faktureringsgrad: 81 % Våra nyckeltal Våra kunder Preem Eka Chemicals McNeil Vägverket Öresundsbron Sandvik Ecophon Denna sida skall visa föregående års siffror samt måste modifieras lite beroende på vilken forum den skall presenteras i.
Lite om Preem PREEM AB (publ) är Sveriges största drivmedelsföretag. Två helägda raffinaderier i Göteborg och Lysekil. Preem har ca 1300 anställda. Rikstäckande servicenät med 480 Preemstationer och 215 TruckStops/Tankställen 3400 medarbetare som möter kunderna under Preems varumärke. Specialiserade på att producera högkvalitativa miljöanpassade bränslen. Tillsammans med personal hos återförsäljare och partners är det 3400 medarbetare som möter kunderna under Preems varumärke. Ver 0.2
Lite om Preem Omsättning 95,8 miljarder SEK Ett av Sveriges största exportföretag Produktionskapacitet på 18 miljoner ton Över 65 procent av produktionen exporteras. Svarar för 80 % av den svenska raffinerings-kapaciteten och 30 % av den nordiska. Levererar energi och drivmedel i Sverige motsvarande 15 % av Sveriges totala energiförbrukning. Cirka 50 % av alla raffinerade produkter som säljs i Sverige produceras av Preem. Cirka 25 % säljs under eget varumärke. Produktionskapacitet på 18 miljoner ton vilket är mer än hela Sveriges behov. Ver 0.2
Bakgrund Lite historia 1996. OK Petroleum byter namn till ”Preem Petroleum AB”. Raffinaderiets namn blir ”Preem Raffinaderi AB 2007. De bägge raffinaderierna fusioneras med moderbolaget och blir ett affärsområde i Preem. Raffinaderiet invigdes 1967, BP Raffinaderi AB 1991 Raffinaderiet fick nytt namn OK Raffinaderi AB 1994 köptes OKP av Mohammed Al-Amoudi. GOR 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010 LYR 2005,bytte raffinaderiet namn till Preemraff Lysekil. 1975 invigdes och startade raffinaderiet som fick namnet Scanraff. 1984 startades den Katalytiska Krackeranläggningen. Ver 0.2
Bakgrund Maximo Roadmap hos Preem GOR Teroman 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010 LYR Rubin Maximo 3 - 1996 Maximo 4 - 1999 Maximo 6 - 2007 Ver 0.2
Bakgrund Koncerngemensamt Maximo Gemensamt arbetssätt i den nya raffinaderiorganisationen Integration av raffinaderierna i ett Maximo Idag version 6 i Lysekil och version 4 i Göteborg Göteborg får arbetssättet från inköpsprojektet ”Beställning till betalning” Ver 0.2
Förstudie - Nuläge 2008 Maximo LYR Rain- dance Smar- Team P3 GOR Ritn. liggare 2 olika Maximo med olika uppsättningar; Integrationslösningarna såg olika ut Man kunde mata in information.. Men det var svårt att få ut något.. Dåligt med analysmöjligheter och beslutsunderlag.. Svårt att få hjälp av systemen i vardagen Detta gör att man får springa fortare.. Och i värsta fall bli man ”överkörd” Användarna blir irriterade på systemen.. Dålig motivation Hittar inte i systemet.. Ingen ordning på reservdelar mm I nulägesbedömningen så blev betyget bara medel Ver 0.2
Tidplan för förstudien Styr grp möte Styr.grp möte Färdigst. Rapport Present. rapport Uppstart med UH-seminarium Arb.grp möte Arb.grp möte Styr grp möte Arb.grp möte Vecka 5 Vecka 6 Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12 Vecka 13 Vecka 14 Vecka 15 Vecka 16 Vecka 17 Mellan de fastställda mötestiderna, så pågick fullt arbete på såväl kundsidan som leverantörssidan med dokumentation och framtagning av de olika delarna i slutrapporten. Ver 0.2
Målsättning med KGM Gemensamt Maximo Rain- dance Smar- Team P3 Qlick- View Gemensamma processer 1. Ett gemensamt Maximo med tillgång till all information från alla siter. Bättre möjligheter att utveckla sitt underhåll. Kopplat till QlikView. Enhetligare integrationer till Maximo. 2. Vi får nu ut förädlad information ger som ger oss större möjligheter att utvecka verksamheten 3. Gemensamt arbetssätt 4. Vinnande team.. Vi kommer längre upp i underhållstrappan.. Arbetar smartare och snabbare 5. Vi tjänar mer pengar På sikt även få in mer mobilitet Om 3 år ligger Preem i framkant när det gäller UH Ver 0.2
Förstudie - Processarbete Processmodellering och framtagning av rutinbeskrivningar Beslutstöd Konstruktion/Anläggning Materialförsörjning Projekt Arbetsorder FU Resurs Ver 0.2
Förstudie - Nulägesanalys Beslutstödsprocessen Anläggnings-/Konstruktionsprocessen Materialförsörjningsprocessen Projektprocessen Arbetsorderprocessen FU-processen Resurshanteringsprocessen Organisation Användandet av Maximo idag Baserat på detta kunde vi lämna en rekommendation Ver 0.2
Erfarenheter från Förstudien En bra genomgång av verksamheten där vi tog pulsen och temperaturen på verksamheten och datasystem. När man sitter i den egna verksamheten är det ibland svårt att se möjligheter. Då är det bra med nya ögon. Ofta fokuserar man på det som är närmast sin egen verksamhet och det är bra att få en samlad bild över hela organisationen och det som påverkar. Framsteg har färdiga arbetsprocesser tillgängliga om man saknar detta, behöver inte uppfinna hjulet på nytt. Preem hade dock sina processer. Gav oss en korrekt bild och rätt förutsättningar för en sammanslagning… Ver 0.2
Erfarenheter från Förstudien Förstudien tydliggör sambanden och behovet av grunddata till ett användbart beslutstöd. Definiera datakvalitet för att mäta och uppnå förbättringar för verksamheten, och vilken data som behövs för göra det mätbart. Bedömning av arbetssätt samt datasystem (workflow, resurshantering etc.) för att uppnå den bästa lösningen för verksamheten. Tydliggör den ekonomiska betydelsen som underhåll har, för verksamheten och ledning. Ver 0.2
Erfarenheter från Förstudien Vi kunde spenderat mer tid i verksamheten för att få en ännu bättre inblick i Preems arbetssätt och rutiner. Det positiva var naturligtvis engagemanget bland Preems medarbetare. Beslutstödet kommer självklart att ge möjlighet att göra bättre och mer relevanta uppföljningar av verksamheten på avdelning, site nivå och hela företaget. Ver 0.2
Beställning Till Betalning Maximo inköpssystem för hela Preem (Lysekil, Stockholm och senare Göteborg) Startade 2007 Produktionssatt i september 2009 Tydligt arbetsflöde från beställning till betalning Ny integration Maximo och Ekonomisystem samt ny fakturaportal Ny hårdvarustruktur och Maximouppgradering Ver 0.2
SmarTeam Ny och bättre integration mellan SmarTeam och Maximo Startade 2008 Produktionssättning i februari 2010. Placeringar och Inventarier från SmarTeam till Maximo. Arbetsorder och uppgifter med tillhörande materialplan från SmarTeam till Maximo. Arbetsordrar och Företag från Maximo till SmarTeam Ver 0.2
Koncerngemensamt Maximo 2008 2009 2010 Datum aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr Definition/Designfas Konfigurering/Systemfas 2009-08-24 – 2009-11-13 Tester LYR 2009-10-26 – 2009-11-24 Utbildning LYR 2009-11-16 – 2010-01-22 Driftstart KGM Lysekil 2010-01-22 – 2010-01-24 Tester GOR 2010-01-04 – 2010-01-29 Utbildning GOR 2009-11-30 – 2010-02-27 Driftstart KGM Göteborg 2010-02-27 – 2010-03-01
Designfasen 22 Workshops genomförda med verksamheten Ver 0.2 Beslutsstöds program System kartläggning Grindvakt Personal kategorier AO-prioritet Arbetsorder typer Styra & Följa upp resurser Multisite AO-status Workflow Anläggnings status och data Anläggnings prioritet Kontosträng Artikelnummer Saldokontroll och ABC-hantering Felklass struktur Rapporter FU samt uppföljnings AO Verksamhets genomgång Produktion Inspektion och Certifikat AO process/ flödec Verktyg Ver 0.2
Resultat från Definition/Design Workshop protokoll och flödesscheman Utbyte av erfarenheter samt kunnande Ta med det bästa från varje raff in i KGM Aktivitetslista Vissa aktiviteter kunde påbörjas av Preem direkt när det gällde Nuvarande systemmiljö Organisation Systemspecifikation Applikation, Integrationer och databas Rapporter inkl. QlikView Ver 0.2
Konfigurering/Systemarbete Korta avstämningsmöte varannan dag tillsammans med Preem Vi reder snabbt ut frågetecken tillsammans med Preem och tar beslut för att komma vidare Löpande genomgångar av färdig funktionalitet Det har vi igen senare i testfasen Ver 0.2
Konfigurering/Systemarbete Applikation Konfigurering sker per modul/applikation Rapporter Städarbete Vissa rapporter kunde ersättas med QlikView Databas Synkronisera databasmodellerna (GOR <-> LYR) Konvertering till gemensamma koder Uppgradering av GOR databas samt Migrering av GOR data till KGM Integration Översyn och mindre justeringar Ver 0.2
Tester En samlad testgrupp Tydlig indelning vem som ska testa vad Återanvända testfall från BtB + nya som tas fram Dagliga avstämningar Rättningar genomförs direkt och kan snabbt testas om Ver 0.2
Tester Systemtester Integrationstester Acceptanstester Ver 0.2
Utbildning Delmoment Ver 0.2 Basutbildning GOR Repetitionsutbildning LYR underhåll Områdesansvariga och ambassadörsgenomgång Allmänt Planering Resurser, personer Arbetsorder, inriktning underhåll, samt beställardelen Arbetsorder, inriktning projekt Beställardelen Förråd Inköp Avtal Förebyggande underhåll Inspektionsmodul Självbetjäning Inventarier, Anläggning Ver 0.2
Utbildning Lärarledd utbildning eLearning Lathundar Instruktioner Utbildning av lärare Användarutbildning internt Preem eLearning Använda den utbildningsportal som redan finns Lathundar Instruktioner Ver 0.2
Införande Införande av KGM i Lysekil I januari 2010 Innebär mindre förändringar för användarna Införande av KGM i Göteborg I februari 2010 Ett större steg från Maximo 4 till 6 Mycket större utbildningsinsats Stöd/Support den första tiden Ver 0.2
Förvaltningsorganisation Preem har byggt upp en Maximo förvaltningsorganisation bestående av Roll Göteborg Lysekil Stockholm Systemadministratör 2 Områdesansvariga 7 6 1 Ambassadörer 9 15 4 Antal användare 300 600 300 (Inköp) Ver 0.2
Erfarenheter från KGM Samordning mellan projekten Beställning till Betalning Koncerngemensamt Maximo Patchning av Maximo Uppgradering av Raindance SmarTeam Resursutnyttjande mellan dessa projekt Utbilda en kärntrupp hos den site som har äldre version i samband med projektstart Ver 0.2
Diskussion/Workshop Vad har ni för erfarenheter från liknande projekt / aktiviteter? Vilka svårigheter ser ni med denna typ av sammanslagning? Har ni några förslag/kommentarer på vad vi kunde gjort annorlunda/kan göra annorlunda? Frågor? Ver 0.2