FHS Årsredovisning 2013 Uppstartsmöte 4 september

Agenda Om årsredovisningar Roller och arbetsätt i årsredovisningsarbetet Verifikat och dokumentation

För vem skrivs årsredovisningen? Utbildningsdepartementet Riksrevisionen Försvars-departementet Styrelsen FHS ÅR Kunder: FM, MSB… Intern-revisionen Anställda Studenter

ÅR ska bestå av (FÅB 2 kap 3§): Resultatredovisning Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Noter Sammanställning av väsentliga uppgifter Information om andra förhållanden av väsentlig betydelse för regeringens uppföljning…

Styrande för årsredovisningen FÅB (2000:605), Förordning om årsredovisning och budgetunderlag Regleringsbrev från U Universitet och högskolor Försvarshögskolan Högskolelagen FHS förordning Regleringsbrev från Fö anslag 1.7 Riksrevisionen: Ev. rapport Funna fel Styrelsens krav på återrapportering Tidigare årsredovisningar FHS lednings krav på återrapportering

FÅB (2000:605) 1 kap §4 …all verksamhet som myndigheten ansvarar för… …ge en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. 3 kap §1 … verksamhetens resultat i förhållande till de uppgifter som framgår av myndighetens instruktion… regleringsbrev… …främst hur verksamhetens prestationer har utvecklats med avseende på volym och kostnader. ESV:s före-skrifter …vara baserad på dokumenterade data och mätmetoder. Eventuella osäkerheter i data och mätmetoder ska kommenteras.

Regleringsbrevet för universitet och högskolor (Studieavgifter för tredjelandstudenter: Redovisa den studieavgiftsfinansierade verksamhetens omfattning och ev påverkan…) Utbildningsutbud: Redovisa vilka bedömningar, prioriteringar och behovsanalyser som ligger till grund för beslut om utbildningsutbud…Redovisa hur lärosätet bemöter det omgivande samhällets behov av utbildning Studenter som inte tar poäng: Redovisa antalet HST som varit registrerade på kurser under ht-12 och som inte tagit poäng ht-12 och vt-13. I ÅR ska omfattning och förändring av oförbrukade bidragen och hur de inbetalade forskningsbidragen utvecklats, redovisas och kommenteras. (Upplåtande av bostadslägenhet)

Regleringsbrevet för Förvarshögskolan Under 2013 bör minst 80 nybörjarstudenter ha påbörjat grundutbildning på officersprogrammet. Försvarshögskolan ska redovisa antalet helårsstudenter och helårsprestationer inom utbildningen. Redovisningen ska vara såväl samlad som könsuppdelad. Högre officersutbildning: Redovisa hur utbildningsuppdragen har genomförts. Övergripande analys av måluppfyllelse och väsentliga avvikelser mellan planerad och genomförs verksamhet ska anges och kommenteras Under 2012-2015 ska minst 37 procent av de professorer som anställs vara kvinnor. Befordrade och gästprofessorer inkluderas, men ej adjungerade.

Roller och arbetssätt

Erfarenheter från tidigare år Utvärdering efter ÅR 2011: Större framförhållning Tydliggöra roller Mall för verifikat och beskrivning av datafångst Slutlig remiss för faktagranskning för kontaktpersoner Frågebatteriet ersätts av en ”ÅR-struktur” Årsredovisningen bör bli kortare och mer balanserad Infördes för arbetet med ÅR 2012 Huvudsakligen samma arbetssätt för ÅR 2013, men... Fortsatt förbättring i verifikathantering Framflyttat styrelsedatum ger något utökad tidsram

Roller Ansvar Rektor Dokumentägare. Beslutar om det slutliga dokumentet. Prorektor Rektors stf, med särskilt ansvar för texter om FHS kvalitetssystem. Områdes-ansvariga Informationsägare för en del av årsredovisningen. Granskar och godkänner texter och tabeller i ett helhetsperspektiv inom området. PLAN Samordnar arbetet med årsredovisningen och sammanhåller och redigerar slutligt dokumentet. Områdes- handläggare Sammanställer en del av årsredovisningen baserat på underlag från kontaktpersoner. Bildar tillsammans med PLAN en redaktionsgrupp. Kontakt-personer Tar fram förslag till texter, underlag till tabeller, verifikat och beskrivning av metod för datafångst. Uppgifts-lämnare Levererar underlag till kontaktpersoner

Principiellt arbetssätt Remiss Områdes- ansvariga Tar fram utkast till struktur för ÅR Avstämning tabeller Tar fram remissversion av ÅR Remisshantering. Samman-ställer, redigerar, kvalitets-säkrar ÅR till slutlig version PLAN Gör inledande bearbetning av texter från 2012 Sammanställer och redigerar områdets kapitel Remisshantering. Kvalitetssäkrar texter och verifikat Områdes- handläggare Tar fram texter, lämnar synpunkter på bearbetade texter Färdigställer verifikat till påståenden i text Kontakt- personer Bidrar med fakta, synpunkter och texter Tar fram data till tabeller samt verifikat Uppgifts- lämnare Bokslut september oktober november december januari februari

Verifikat och dokumentation

Vad är ett verifikat? Definitioner enligt SAOL: Verifiera: fastställa riktigheten av, bestyrka, intyga med bilagda handlingar. Verifikat: Bestyrkande handling el. bilaga, kvitto Alla påståenden i årsredovisningen ska kunna bestyrkas med ett verifikat

Exempel på verifikat Utsökningar från system med sökkriterier (Agresso, Ladok, Diva) Handlingar i W3D3, tex beslut, rapporter… Fakturor, kvitton, kontoutdrag, bokföringsorder Mötesprotokoll, deltagarlistor Upprättad handling som intygar att… Verifikaten sammanställs i en eller flera verifikatpärmar

Dokumenterade data och mätmetoder Av verifikat ska framgår hur en uppgift tagits fram eller beräknats, tex Källsystem och utsökningskriterier Genomförda beräkningar och avrundningar Ev osäkerheter i data och mätmetoder ska anges och kommenteras. Utnyttjas en gradskala, t ex: god måluppfyllelse, mycket god måluppfyllelse ska kriterier för respektive skalsteg finnas beskrivna. Syfte: Säkerställa jämförbarhet mellan åren Möjlighet till kontroll

Vad händer nu? Områdesansvariga bearbetar texter. Utskick till kontaktpersoner för texter till ÅR den 25 okt Innan dess finns möjlighet att lämna synpunkter till PLAN på årsredovisningens struktur. ”Nya” kontaktpersoner tar kontakt med PLAN för utbildningstillfälle om verifikat.