Avvikelsehantering våren 2013 av företagen som erhållit avvikelser Erhållna avvikelser vid revision skall besvaras på erhållen Iakttagelseapport på följande 4 punkter: Grundorsak (obligatorisk) Här anges orsaken till att avvikelsen inträffade. Korrigering Redogör för vad som gjorts för att rätta till avvikelsen. Plan för korrigerande åtgärd (obl.) Här redogörs för vad som gjorts eller vad som planeras att göra för att samma avvikelse inte skall inträffa igen. Plan för att verifiera åtgärdernas verkan (obl.) Redogör för hur ni har följt upp att åtgärderna har fungerat. 2013-04-04

Avvikelsehantering våren 2013 Samtliga företag inom intressegruppen skall gå igenom de 9 avvikelser vi fick vid vårens revisioner och se om de också gäller det egna företaget. - Åtgärda eventuella avvikelsen som om ni hade fått den vid en revision. Avvikelse – objektiv bevis Åtgärd Avvikelse 1 och 8 : Det är inte säkerställt att företaget anlitar de leverantörer, som på bästa sätt kan bidra i kvalitets-, arbetsmiljö- och miljöarbetet Objektiva bevis: Leverantörsregistret omfattar inte samtliga leverantörer, som är viktiga för att kvalitets, arbetsmiljö- och miljöpolicyn ska kunna efterlevas och inköpsrutinen anger inte heller vilka krav/kriterier, som ska ställas på ”viktiga” leverantörer, tex av ekonomisk revisor, fordonleverantör, avfallsentreprenör, etc. Gör leverantörsbedömning på alla kvalitets-, miljö- och arbetsmiljökritiska leverantörer, dvs. inte bara på alla stora grossister. Exempelvis: Avfallsentreprenör (miljö) Uthyrare av maskiner (arbetsmiljö) It-datatjänster (kvalité) 2013-04-04

Leverantörsregister uppdaterad feb. 2012 Tips! Register och bedömning i en fil. 2013-04-04

Avvikelse – objektiv bevis Åtgärd Avvikelse 2: Det är inte säkerställt att företaget förebygger negativ miljöpåverkan i tillräcklig omfattning. Objektiva bevis: I kemikalieregistret saknas uppgift om hur man kan förebygga miljörisker och negativ miljöpåverkan. Komplettera kemikalieregistret med riskbedömning och riskförebyggande åtgärder även avseende miljörisker. Blanketten kommer att uppdateras så att det tydligt framgår att även miljörisker skall beaktas. TIPS: ”för riskreducering för människan och miljön” – fokusera på följande punkter i säkerhetsdatabladet: Punkt 4 – Åtgärd vid första hjälpen Punkt 5 – Åtgärd vid brand Punkt 6 – Åtgärd vid oavsiktliga utsläpp Punkt 8 – Begränsning av exponering/ personligt skydd. Punkt 13 - Avfallshantering 2013-04-04

Uppdatering av kemikalieförteckning Tips! Preliminär utgåva finns på www.eio-q.se under EIO Q dagen Kompletterad med åtgärdstrappa och miljöhänsyn. Radnumrering – Använd kemikalieförteckningen som innehållsförteckning! 2013-04-04

Avvikelse – objektiv bevis Åtgärd Avvikelse 3: Det är inte säkerställt att företaget omhändertar noterade arbetsmiljörisker och –brister inom rimlig tid. Objektiva bevis: Åtgärder som beslutats vid senaste skyddskommittén i augusti 2012 har inte omhändertagits inom föreskriven tid. Se över rutinen för hur beslutade åtgärder verkligen genomförs i tid. Åtgärdsplan i ”protokoll” blir lätt glömd. Registrera åtgärderna i C2 för genomförande och uppföljning och se till att tidplanen hålls Avvikelse 4: Det är inte säkerställt att medarbetarna har den kompetens, som krävs för sina uppgifter- ”Strategisk kompetensanalys” är inte uppdaterad och komplett (ex saknas Säkert vatten) och det saknas register över vilka kompetenskrav, som ställs på de olika medarbetarna. Detta skall framgå av kompetenskartan och om så inte är fallet, så uppdatera kompetenskartan 2013-04-04

Avvikelse – objektiv bevis Åtgärd Avvikelse 5: Det är inte säkerställt att verksamheten genomför de olika momenten i projekt enligt den fastställda rutinen i Sitecon och Projektpärm. Objektiva bevis: Det förekommer Checklistor i Projekt- och Arbetsmiljöpärmen, som inte är uppdaterade med datum och signaturer för de obligatoriska moment, ex Objekt Jakob större. Gå igenom rutinen med alla berörda och tillämpa rutinen om den gäller. Om rutinen inte gäller och behöver ändras, så gör detta samt informera alla berörda och följ upp att rutinen följs. Avvikelse 6: Det är inte säkerställt att företaget på ett systematiskt sätt förebygger kvalitetsrisker. Årlig Intern riskanalys har inte genomförts på samtliga bolag. Genomför Intern riskanalys om det inte gjorts. 2013-04-04

Avvikelse – objektiv bevis Åtgärd Avvikelse 7: Det är inte säkerställt att företaget i tillräcklig omfattning förebygger att tillbud och olyckor ska ske igen. Objektiva bevis: Hanteringen för att tillbud och olyckor inte ska ske igen är inte dokumenterade i rapporterna Ta fram en rutin som innebär att : samtliga tillbud och olyckor skall gås igenom orsaken tas fram och dokumenteras erforderliga förebyggande åtgärder tas för att samma tillbud/olycka inte skall ske igen. 2013-04-04

Avvikelse – objektiv bevis Åtgärd Avvikelse 9: Det är inte säkerställt att resultat från korrigerande åtgärder följs upp för att kontrollera dess effekt. Objektiva bevis: Då det varit svårt att få montörerna att göra riskbedömning på papper har företaget infört en app i mobilen, ingen uppföljning av detta finns planerad. Man bör göra en övergripande uppföljning av åtgärder som angetts på enskilda service order för att eliminera risker . Detta i syfte att fånga upp återkommande arbetsmiljörisker. Eller se till att ta upp punkten till diskussion under medarbetarträffar. 2013-04-04