Omdaning av Försvarslogistiken Vad händer sen? Arbetstagarkonsultrapport 2012-06-19 Per Tengblad

Regeringen föreslår nu i propositionen att delar av försvarsmaktens logistík förs över till Försvarets Materielverk för att effektiviseras….. De medel, som frigörs genom effektiviseringen av försvarets logistikverksamhet är av avgörande vikt för Försvarsmaktens nya organisation…. 2011/12 FöU9…….

INNEHÅLL Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

Uppdraget Bakgrunden och några inledande reflektioner Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

Granska och genomlysa förutsättningarna för och effektivisering av försvarslogistiken - möjlig rationaliseringspotential och föreslagna besparingar - nytt system för ledning och beställning - de administrativa stödfunktionerna - verkstadsorganisationen/markverkstäderna - behovet av åtgärder inom FMV Förtydliganden - Utgångspunkter i det lagda förslaget och de tre förändringsstegen - Fokus mot långsiktiga effekter - Omdaningen ett rörligt mål – myndighetsarbete, politisk process - IO14/FMORG 13 under uppbyggnad - Fokus mot FMV och relationer Försvarsmakten/FMV Arbetets genomförande - Avstämning mot styrgrupp från förbunden - Intervjuer med ledning och fackliga företrädare vid de två myndigheterna - Genomgång av utredningar och myndighetsarbete

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

Ett utrett område med olika perspektiv – insatsrationalitet kontra fredsrationalitet Försvarslogistiken – från traditionell logistik till materielförsörjning å ena sidan och stödfunktioner å andra sidan Kärnverksamhet i värdekedjor – inte för en gång givet Stödresurser; logistikorganisation - basorganisation - insatsorganisation

Idén om beställare och utförare; lång- och kortsiktiga relationer, behov av beställarkompetens Vem driver renodling och outsourcing: självständiga myndigheter kontra förvaltningspolitikens inriktning Ett rationellt resursutnyttjande; roller och renodling kan ger förutsättningar, processer och kompetens ger resultat

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

En utdragen politisk beredningsprocess och sedan ett snabbt genomförande Positiva faktorer: - en bred politisk uppgörelse (men riskerar tidsplan) - ett myndighetsgemensamt arbete - stegvis genomförande (men i fel ordning) - gediget förberedelsearbete - samverkan med de fackliga organisationerna - parallellitet med IO14/FMORG 13

Att säkra verksamhet och kompetens i det korta perspektivet; behov av kommunikation Behovet av en långsiktig kompetensförsörjning; övertalighet/omställning, nya roller och relationer, rationaliseringar Riskbedömning och uppföljning; verksamhet, ekonomi och arbetsmiljö Oberoende utvärdering

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

Avsaknad av konkret information och målbilder för den nya organisationen Spelet mellan myndigheterna; makt och inflytande, olika synsätt på t ex outsourcing Ömsesidiga förväntningar och kulturmöten FMV-FMLOG Tveksamhet till rationaliseringspotential och besparingsbeting

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

BESPARINGSBETINGET 130 MSEK i en effektivare process och rollfördelning v g ledning och beställning (fördelningen mellan FM och FMV än så länge oklar) 30 MSEK genom en samordnad inköpsprocess (FMV) 300 MSEK i rationaliseringsåtgärder (varav 215 på FMV och 85 på FM) 300 MSEK för effektivare/billigare inköp via nya arbetssätt enl det s k UEFA-projektet

Organisation/funktion Årsarbeten FMV/ FSV Årsarbeten FMLOG(ny) FMV MSEK FM MSEK Besparing Totalt Inköp 46 30 Service 63 34 41 22 Systemförvaltning 3 15 2 10 12 Försvarslogistik 175 93 114 61 Konsulter   20 50 Summa 334 173 217 113 330

Besparingar och övertalighet 25% inom service/administration 15% inom försvarslogistiken Naturlig avgång räcker inte Risk för dubblade omställningskostnader; uppemot 500 MSEK (Jfrt med 200-230)

Rationaliseringspotential Mindre strukturvinster än beräknat Flera rationaliseringar ligger i röret – men är de övervärderade? Rationaliseringspotentialen mindre än besparingsbetinget Stora möjligheter i steg 3 – minskade materielkostnader Fortsatt gemensam OPS-prövning, vidareutvecklad metodik Pröva bolagiseringens effektiviseringsmöjligheter

SLUTSATSER Besparingskraven kommer inte att lösas med naturlig avgång Omställningskostnaden kommer att överstiga de beräknade –personalkostnaderna (övertalighet, kompetensutveckling) inte medräknade Rationaliseringspotentialen i steg 1 är alltför optimistiskt beräknad - risk för försämrad leveranskvalitet och/eller försämrad arbetsmiljö De stora besparingsmöjligheterna ligger i steg 3; minskade materielkostnader i ett effektivare system för ledning och beställning Utkontraktering och OPS bör prövas samlat av myndigheterna baserat på en utveckling av OPS-metodiken Bolagisering av hela eller delar av FSV bör utredas med fokus mot effektiviseringsmöjligheter

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

Ett nytt system för ledning och beställning bygger på beställningar på ”högre systemnivåer” och ett livscykelperspektiv innebär en integrering av anskaffning och logistik Innefattar tre olika processer: ny materiel, vidmakthållande och stöd ger långsiktigare planering, påverkar anslagsstruktur och styrning från regering och riksdag

Effekter och konsekvenser Tydligare relation mellan beställare och utförare Annan uppgiftsfördelning FM/FMV påverkar FMV SML/AK, HKV/FMLOG/TeKMaK Resursöverföring till FMV framförallt, samtidigt med rationalisering (130 MSEK/212 årsarb) Organisationsförändringar inom såväl FM (Högkvarteret) som FMV – sannolikt 2014 Förändrade kompetenskrav och arbetssätt

Problem i processen Steg 2 borde egentligen kommit före Steg 1 –påverkar hela Logistikorganisationen Underlag till regeringen till hösten, men fortfarande en trög process Risk för en utdragen politisk process (partipolitisk och departemental ) Ambitioner om en ny process i tillämpning 2014

SLUTSATSER Arbetet med en ny modell pågår. Många frågor återstår men myndigheterna är kommittade till att hitta en ny modell och en ny rollfördelning Utredningsarbetet bedrivs (denna gång) i rätt ordning: modell först och resursfördelning sedan Det väsentliga i ett nytt system är att hitta effektiva processer och samspel mellan de olika kompetenserna utifrån tydliga roller Myndigheterna är fortfarande inne på att kunna ta hem de samordningsvinster som har bedömts föreligga. Viktigt att säkra i en framtida dimensionering; en kompetent beställar-organisation och att inte underdimensionera organisationen när man ska arbeta på ett nytt sätt

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

Stödfunktioner inom FMV och FMLOG Arbetsplatsnära och arbetsplatsoberoende FMSek som försvarets ”shared service center” Typiska områden för outsourcing

Förändringen 25% besparingskrav Dubblerade funktioner (reseadministration/ redovisning) Pågående OPS-arbete (reseadministration)? Löneadministrationen? Statens Servicecenter? Risk för omlokalisering Stödfunktioner i basorganisationen? Effekter av VIDAR-projektet

SLUTSATSER Besparingskraven kommer inte att lösas med rationalisering för att kunna leverera på samma nivå med samma arbetsbelastning Service och administration är naturliga att diskutera för samordning och/eller outsourcing Frågan om outsourcing till extern utförare eller statens service center kommer att behöva utredas vidare, samlat för FMV och FSV Även om man definierat en insatsnära service och administration ur FMLOG kan det finnas anledning att se över stödfunktioner i basorganisationen och dess tillhörighet OPS-lösningar inom området bör prövas för såväl FMV som för FM

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

Utmaningar från GSS, leverantörer och konkurrenter Osäkra framtida behov Stark position En konkurrenskraftig prisbild Över 80% av tid på arbetsorder En bred och djup kompetens Flexibilitet gentemot en uppdragsgivare med skiftande krav Möjligheter att använda utlägg på lego för att öka en jämn beläggning Neutral verkstad gentemot olika leverantörer Förbättringsmöjligheter Reservdelshanteringen Minskad overhead Lego (annan balans?) Ökad beläggningsgrad? (lokaler el personal?)

Möjligheter och risker i FMV - samspelet underhåll/anskaffning - förbandsrelationer/FUSen - kompetensflykt? - tuffa rationaliseringskrav Utkontraktering och OPS - bättre och billigare? - leverantörerna? - hela eller delar? Bolagisering – en finlandssvensk modell?

SLUTSATSER Verkstadsorganisationen har en utsatt position framöver med GSS, leverantörsintressen och privata konkurrenter Markverkstäderna har en bra konkurrenssituation och är effektiva i dagsläget, vilket gör att rationaliseringspotentialen inte är stor Möjliga förbättringar kan göras i en minskad overhead, bättre reservdelshantering, legoarbeten och lokalutnyttjande Övergången till FMV är i stort positiv och skapar nya samband Utkontraktering som en billigare lösning, vid sidan av underhållsåtaganden från leverantör, är tveksam Bolagisering enligt finsk modell skulle kunna prövas

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

FMV på väg att bli en ny myndighet – inte bara i storlek Tre förändringar i ett - den pågående HP 12 - övertagandet av FMLOG - effekter av en ny sammanhållen försvarslogistik (nya former för ledning och beställning) Nya relationer med kunden 24/7 och beredskapskrav

FSV nu och framöver En hel del olösta frågor: avsaknad av målbild, osäkerhet kring rationaliseringar och besparingsmöjligheter Integrering av inköpsfunktionen Integrering av de administrativa stödfunktionerna Utkontraktering nu eller senare?

Fortsatt utveckling Effekterna av de nya formerna för ledning och beställning - nya kompetenser En ny organisation 2014? Hantera de två kulturella utmaningarna Hantera besparingskraven Hantera övertalighet

SLUTSATSER FMV en helt ny myndighet med tungt ansvar för försvarslogistiken Många viktiga frågor i etableringen av FSV återstår, inte minst en målbild och rationaliseringsplan 2013/14 - stor utmaning att integrera FSV i FMV, organisatoriskt, praktiskt, kulturellt Samverkan mellan inköpsorganisationerna bör påbörjas så snart som möjligt Nya lednings- och beställningsformer kommer att påverka hela FMV Viktigt att hitta ett balanserat utvecklingsarbete - en helt ny organisation behöver sannolikt vara på plats till 2014 Kulturfrågorna måste hanteras – dels i integreringen av FSV dels i det nya systemet med ledning och beställning Besparingskraven behöver riskbedömas och följas upp - övertalighetshantering planeras

Uppdraget Bakgrunden och utgångspunkter Omdaningen som förändringsprocess – några generella synpunkter Synen på omdaningen från ledning och fackliga företrädare vid myndigheterna Möjligheter till rationalisering och hemtagning av besparingar Former för ledning och beställning Rationalisering av administration och arbetsplatsservice En framtida verkstadsorganisation Ett framtida FMV – Myndigheten för Materiel- och Förnödenhetsförsörjning Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

1. De största besparingarna i omdaningen ligger i det tredje steget med en effektivare process och rollfördelning för ledning och beställning - risk för suboptimering med kortsiktiga besparingskrav i Steg 1   2. Den nya strukturen rimlig, men ger inte samma samordningsvinster som FSU. Beredskap för en framtida förändring av uppgiftsfördelning. För att undvika nya ”stuprör” med nya roller och uppgiftsfördelningar måste kommunikationsytor (”hängrör”) skapas mellan ingående aktörer på olika nivåer. 3. Besparingskraven under steg 1 överstiger rationaliseringspotentialen vilket leder till att åtgärder behöver vidtas i form av uppgiftsreducering, ambitionssänkningar mm. 4. Åtgärder för att hantera övertalighet och omställning behöver planeras inom ramen för en strategisk kompetensförsörjning, inom och mellan myndigheterna 5. Arbete med kultur, kompetens och organisation inom FMV- dels integrering av FSV dels effekten av nya system för ledning och beställning

6. Både FMV och FM (HKV) behöver se över sina organisationer i ljuset av de nya rollerna med sikte mot 2014   7. En ny modell för OPS-hantering bör tas fram mellan de bägge myndigheterna. Bolagisering av delar av FSV bör utredas noga. 8. Risk- och konsekvensanalyser bör göras – verksamhet, ekonomi och arbetsmiljö. I dessa ska finnas åtgärder som löpande ska följas upp 9. De fackliga organisationerna bör etablera en gemensam samverkan på förbundsnivå och kontaktyta mot det myndighets gemensamma arbetet samt inom och mellan respektive lokala fack inom FMV. 10. Samverkan mellan fack och myndigheter bör systematiseras dels i det myndighetsgemensamma arbetet, dels på respektive myndighet. Särskilt FSV och det nya FMLOG kräver nya lösningar.

Det är väl inte så här…

”People don´t resist change, they resist being changed” Peter M Senge

Verklig förändring sker när medarbetarna är med på noterna ATK Helsingborgs Symfoniorkester