Gallring i Stockholms stad 2017-04-03 Gallring i Stockholms stad Av Martin Ståhl, Stockholms stadsarkiv

Några termer… En myndighets information består av handlingar som antingen är allmänna eller inte allmänna. Det är de allmänna handlingarna som gallras, de som inte är det rensas. Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i lag, förordning eller beslut av arkivmyndigheten. 2017-04-03

Vad fyller arkiven för funktion? Arkivlagen: ”Arkivbildningen och dess syften (3 §) ”Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov.” Eller, litet annorlunda uttryckt… 2017-04-03

Därför ska rätt information finnas kvar Information sparas av flera anledningar: Informationen är en resurs för den egna verksamheten vid förvaltningen, men även för staden som helhet. Den gör att arbetet kan bedrivas på ett ordnat, effektivt och ansvarsfullt sätt. Allmänheten har rätt att ta del av förvaltningarnas handlingar. Det finns juridiska och administrativa behov. Forskningen behöver kunskap om vår tid. 2017-04-03

Utgångspunkten är bevarande av allmänna handlingar, men: I Arkivlagen föreskrivs rätten att gallra: ”10 § Allmänna handlingar får gallras. Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket.” 2017-04-03

Därför gallras information Gallringen blir snarare en nödvändighet för att kunna hantera arkiven: De tre viktigaste skälen till att information gallras är följande: • Hålla ned kostnader. Kostnader för t.ex. arkivlokaler och olika bevarandeinsatser måste vägas mot den nytta vi har av informationen. • Skapa överblick. Ett arkiv där handlingar med lågt informationsvärde inte har gallrats kan bli svåröverskådligt med tiden, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart. • Skydda den personliga integriteten. Vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom sekretesslagen, men i några fall har riksdagen beslutat att uppgifter som kan skada människors integritet ska gallras. 2017-04-03

När kan gallring inträffa? - informationsförlust, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter eller - förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. 2017-04-03

Gallringsföreskrifterna/-besluten Staten: RA-FS:ar/RA-MS:ar Staden: Generella resp. myndighetsspecifika beslut Lokala gallringsbeslut (i båda sektorer) 2017-04-03

Rationell och kostnadseffektiv dokumenthantering ställer krav på… Att man värderar informationen Och att man faktiskt utför gallringen! 2017-04-03

Hur gör man en gallringsutredning? 2017-04-03

De olika stegen i en informationsvärdering Värdera informationen → Föreslå gallringsfrist → Sammanställ i en gallringsframställan → Eventuell internremiss → Skicka gallringsframställan på remiss till revisionskontoret och SLK:s juridiska avdelning → När remissvaren kommit från revisionskontoret och juridiska avdelningen: eventuell omarbetning av gallringsframställan → Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet → När Stadsarkivets gallringsbeslut kommit: informera berörd personal → Uppdatera hanteringsanvisningar och ändra rutiner → Tillämpa beslutet! 2017-04-03

Hur ska en gallringsframställan se ut? 1. En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhetsområden som informationen representerar. 2. Den eller de processer som informationen har skapats i. 3. Sammanställningar/bearbetningar för digital information eller handlingstyper för analog information som processerna huvudsakligen har genererat. 4. Motiveringar till varför informationen kan gallras. 5. Övriga ställningstaganden. 6. Den eller de gallringsfrister som föreslås. 7. Remissinstansernas svar samt förvaltningens ställningstagande till dessa. 2017-04-03

Kärnfrågorna i en gallringsframställan VAD? NÄR? VARFÖR? 2017-04-03

Vilka ställningstaganden behöver man göra? Verksamhetsområden informationsvärderingen avser ● Vilket verksamhetsområde avser värderingen? 2. Processer informationen har skapats i ● Vilka processer, inom detta verksamhetsområde, förekommer informationen i? 2017-04-03

3. Sammanställningar/bearbetningar en process huvudsakligen genererar ● Vilka sammanställningar/bearbetningar genererar processen huvudsakligen (endast för digital information)? ● Vilken tidsperiod spänner informationen över? ● Styrs användningen av informationen av särskilda lagar, förordningar eller föreskrifter? ● Har information av betydelse för processen av misstag gallrats? 2017-04-03

4. Informationens betydelse för den egna verksamheten ● Behövs informationen för att styrka verksamhetens rättigheter i en bevissituation? ● Behövs informationen för någon kontroll i verksamheten? ● Är informationen nödvändig för att annan information ska kunna hittas eller förstås? Fungerar informationen exempelvis som sökregister eller komplement till analog information? 2017-04-03

● Har informationen legat till grund för beslut? ● Har informationen betydelse för en medborgares rättssäkerhet? ● Är informationen nödvändig för att medborgare som berörs av förvaltningens/bolagets verksamhet ska kunna tillvarata sina intressen? ● Skulle gallring innebära att medborgarnas insyn i verksamheten begränsas avsevärt? 2017-04-03

5. Övriga ställningstaganden ● Kan den för gallring föreslagna informationen återfinnas på annat håll (antingen i staden eller på statlig myndighet)? ● Finns det redan gallringsbeslut för liknande handlingar eller beslut som gäller myndigheter med liknande verksamhetsområden som kan underlätta bedömningen? ● Har Riksarkivets allmänna råd för kommuner och landsting och Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy ”Bevarandet av nutiden” beaktats i gallringsframställan? 2017-04-03

● Vad ska bevaras (kan påverka bedömningen av det som ska gallras)? ● Vilken funktion har de handlingstyper som föreslås för gallring (anges om handlingarnas namn inte är självförklarande)? ● Hur ska informationen som är avsedd att bevaras hanteras (endast för digital information)? ● Finns behov att ändra äldre gallringsbeslut som utfärdats för myndigheten? 2017-04-03

6. Gallringsfrister för den information som kan gallras ● Hur länge behövs informationen i verksamheten? ● Hur länge behövs informationen för revision eller annan kontroll? ● Finns det preskriptionstider att ta hänsyn till? ● Kommer sekretesstiden (om sekretess föreligger) att ha löpt ut innan den föreslagna gallringen genomförs? 2017-04-03

● Hur länge kan medborgare ha ett direkt intresse av informationen? ● Hur länge behövs informationen för att styrka rättigheter eller skyldigheter? ● Finns det andra rättsliga aspekter att ta hänsyn till, exempelvis beslut i lagar, förordningar eller föreskrifter om ”kortaste bevarandetid”? ● Hur länge kan medborgare ha ett direkt intresse av informationen? ● Förslag till gallringsfrister ● Ska gallringsfristerna gälla retroaktivt? 2017-04-03