PA-möte LTH 26 april 2019

Agenda Välkomna! Bemanning personalavdelningen Nya rutiner SSC Primula FIKA Semesterregler Företrädesrätt/nya rutiner/Trygghetsstiftelsen Ny lathund antagning/anställning av ”tredjelandsmedborgare” (doktorand) Jobbskuggning Info nya rekryteringssidor

Förankring och implementering av nya rutiner i SSC Primula Förslag på nya rutiner i SSC utarbetas, vem som gör vad 27/3 avstämning HR-möte hur förankra och implementera 2/4 genomgång nya förslagen för personalavdelningen 5/4 referensgrupp från institutioner titta på förslaget 12/4 maila ut de nya rutinerna till personaladmin. 26/4 presentera nya arbetssättet på personaladmin mötet 6/5 införa det nya arbetssättet

Arbetsuppgifter till fakultet Ledigheter - granskning Kompetensregistrering (docent, etapplyft, dr examen) - källrapportering Nyanställning – källrapportering, granskning, expediering Nyanställning TA, forskare, doktorand Nyanställning postdok, adjunkt Nyanställning LFN R Förändring av anställning – källrapportering Ny lön, ändrad org placering, befordran, docent Förlängning av anställning (BUL och postdoktor) - källrapportering Förlängning postdoktor BUL

Rutin när tidsbegränsad anställning upphör Kristina Fors 2019-04-26

Rutin när tidsbegränsad anställning upphör Nya blanketter och nya rutiner för företrädesrätt. Trygghetsstiftelsen

Lämna besked- varsel Arbetsgivarens ansvar: Skriftligt besked (underrättelse) till den anställde om att tidsbegränsad anställning kommer upphöra. Besked ska lämnas minst en månad före anställningstidens utgång (LAS 15§). Varsel till berörd fackförening om att tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta. Besked minst en månad före anställningstidens utgång ( LAS 30a§). Besked och varsel ska även lämnas vid anställning enligt Högskoleförordning kap 4 (lärare) samt till postdoktor och doktorand Reglerna om besked och varsel enligt lagen om anställningsskydd ska även tillämpas på läraranställningar som tidsbegränsats enligt 4 kapitlet i Högskoleförordningen. Vid Lunds universitet lämnas normalt även besked till anställd som har haft mer än ett års anställning med tidsbegränsningsgrund i kollektivavtal eller förordning, till exempel doktorandanställning.

Anspråk på företrädesrätt Om företrädesrätt ska även ”Information gällande anmälan om anspråk på företrädesrätt till återanställning” bifogas beskedet. OBS! Ny rutin och nya blanketter from februari 2019. Använd ej tidigare versioner! Den anställdes ansvar: Skriftligt anspråk om företrädesrätt till återanställning inlämnas digitalt via Varbi (LAS 16§). https://www.medarbetarwebben.lu.se/anstallning/att-vara-anstalld/att-vara-statligt-anstalld Reglerna om besked och varsel enligt lagen om anställningsskydd ska även tillämpas på läraranställningar som tidsbegränsats enligt 4 kapitlet i Högskoleförordningen. Vid Lunds universitet lämnas normalt även besked till anställd som har haft mer än ett års anställning med tidsbegränsningsgrund i kollektivavtal eller förordning, till exempel doktorandanställning.

Villkor företrädesrätt till återanställning När tidsbegränsad anställning enligt 5§ LAS har upphört (eller uppsagd p g a arbetsbrist ) Sammanlagt >12 månaders anställning de senaste tre åren. Observera att arbetstagaren får tillgodoräkna sig all anställningstid inom staten under de senaste tre åren Anmälan/begäran att få bli återanställd (kan göras när som helst under tiden då återanställningsrätten gäller) Tillräckliga kvalifikationer för den nya anställningen

”Specialare” Den som fyllt 67 år har inte återanställningsrätt (enligt 33 § LAS) Vid tidsbegränsad anställning med stöd av annan författning (ex HF) eller kollektivavtal (ex postdoktor) föreligger inte företrädesrätt till återanställning, men obs att varsel och besked ska skickas ändå. Observera att vid en efterföljande anställning enligt LAS räknas dessa anställningar in i den sammanlagda anställningstiden. Ur Nyhetsbrev från sektion Personal 3/2016: Inför att en anställning upphör, som har tidsbegränsats enligt 5§ LAS, ska en anställd få ett skriftligt besked om detta minst en månad före anställningstidens utgång. En förutsättning för rätt till ett sådant besked är att den anställde har varit anställd inom staten mer än tolv månader under de senaste tre åren. Samtidigt som beskedet lämnas till den anställde ska arbetsgivaren även varsla den lokala arbetstagarorganisation som den anställde tillhör. Arbetsdomstolen har nu konstaterat att reglerna om besked och varsel enligt lagen om anställningsskydd även ska tillämpas på läraranställningar som tidsbegränsats enligt 4 kapitlet i högskoleförordningen. Lunds universitet har sedan många år en praxis att lämna besked i enlighet med vad LAS föreskriver även när tidsbegränsningsgrunden finns i kollektivavtal eller förordning, till exempel vid postdoktor- och doktorandanställningar. Arbetsdomstolens konstaterande förändrar därmed inte praxis och våra rutiner, men fastställer skyldigheten att lämna besked på det sätt som anges i 15 § anställningsskyddslagen, samt varsla den anställdes lokala arbetstagarorganisation på det sätt som anges i 30 a i LAS även vid tidsbegränsade läraranställningar. Om vi inte gör detta, blir vi skadeståndsskyldiga på det sätt som anges i 38 § LAS.

Företrädesrättens innebörd Företrädesrätt till ledig anställning gäller från den tidpunkt uppsägning sker, respektive då besked enligt 15 § 1 st lämnas till tidsbegränsat anställd och nio månader efter den dag då anställningen upphörde Företrädesberättigad ska ses som sökande till lediga anställningar som omfattas av anmälan (..men gärna egen ansökan) Grundlagens krav på saklig grund (förtjänst och skicklighet) gäller framför återanställningsrätten. Den företrädesberättigade arbetstagaren får därmed i första hand konkurrera med sina meriter.

Trygghetsstiftelsen - avtal om omställning Kvalifikationstiden för tidsbegränsade anställda minst två års anställning i följd hos en och samma statliga arbetsgivare (kortare anställningsavbrott om högst åtta arbetsdagar får förekomma). En anställd som uppnår minst två, tre eller sex års kvalifikationstid får delvis olika stöd enligt avtalet.

Anmälan Trygghetsstiftelsen - avtal om omställning Anmälan av arbetstagare till avtal om omställning görs via Trygghetsstiftelsens webbplats. Anmälan ska göras senast i samband med att anställningen upphör. Underskriftsblanketten till Avtal om omställning ska skrivas under av både chef och anställd och bifogas anmälan. Den anställde ska få information om sina rättigheter och skyldigheter enligt avtal om omställning.

Förmåner Trygghetsstiftelsen - avtal om omställning Anställd minst två år -Planeringssamtal -Uppföljningssamtal -Individuella omställningsåtgärder Anställd minst tre år, även -Ekonomisk förstärkning (a-kasseförstärkning 44 dagar) -Efterskydd, viss Anställd sex år, även -Ekonomisk förstärkning (utökad)

Rutin när tidsbegränsad anställning upphör

Länktips HR-webben LU: https://www.hr-webben.lu.se/anstallningsvillkor/anstallningens-upphorande-och- foretradesratt/avsluta-tidsbegransad-anstallning https://www.hr-webben.lu.se/anstallningsvillkor/anstallningens-upphorande-och- foretradesratt/foretradesratt-till-ateranstallning https://www.hr-webben.lu.se/sites/hr-webben.lu.se/files/tidsbegr_anst_upphorflode-jan2019.pdf Anmälan om anspråk på företrädesrätt till återanställning: https://www.medarbetarwebben.lu.se/anstallning/att-vara-anstalld/att-vara-statligt-anstalld Trygghetsstiftelsen/omställning: https://www.tsn.se/f-r-arbetsgivare-och-fackliga-representanter

Ny lathund antagning/anställning av ”tredjelandsmedborgare” (doktorand) Jessica Knutsmark 2019-04-26

Ny lathund/checklista Viktigt att ansökan är korrekt ifylld. Tips! Använd LUs relocationtjänster, mer info här. 3 mallar som ska bifogas vid ansökan: Antagningsbeslut Studieintyg Anställningsintyg Mallarna hittar ni här Ny checklista är framtagen – kommer att skickas ut. Tydliggjort vem som är ansvarig och en kolumn för ”Klar”. LU relocation, kostand ca 6500 kr. Migrationsverkets handläggningstider för uppehållstillstånd 3-6 månader. Spara ej mallarna, de uppdateras allteftersom Migrationsverket förändrar rutinerna.

Processen i korta drag Inför antagning: Administratör bifogar signerad individuell studieplan och informerar att det är en tredjelandsmedborgare. Obs. Rimligt antagningsdatum. Antagningsbeslut: Mall, fyll i samtliga uppgifter Underskriven av prefekt Beslutsdatum = ett datum före antagningen i Ladok är registrerad Bifogas i Varbi Obs. Erinranstiden måste ha löpt ut.

Forts. Antagning sker. Administratör skriver intygen: Studieintyg och Anställningsintyg. Obs. Intygen får ej skrivas före antagningen är klar Mallar, fyll i samtliga uppgifter Underskrivna av prefekt Anställningsintyg ska kontaktperson anges, förslag skriv administratör på institution Bifogas i Varbi. Expediera intygen i original till den blivande doktoranden som nu kan söka uppehållstillstånd. (Ev hjälp av relocationföretag). För antagning: PS som meddelar utbildningskoordinatorn som i sin tur meddelar när antagningen är gjord.

Forts. Migrationsverket: originalbeslut skickas till den blivande doktoranden. Kopia skickas till institution. Administratör bifogar beslutet i Varbi och meddelar PS. Administratör ansöker om personnummer/samordningsnummer. Meddelar PS när det finns. Administratör anmäler doktoranden till Skatteverket. PS expedierar beslut och skickar för attest i Primula. Skatteverket: Arbetsgivare har skyldighet att underrätta Skatteverket när en medborgare från ett land som inte är medlem i EU, EES-stat eller Schweiz (tredjelandsmedborgare) anställs eller sänds hit för att arbeta.

Årshjul för personaladministratör Referensgrupp, vid intresse kontakta Jessica: Jessica.knutsmark@lth.lu.se