Projekt MLH Resumé dag 9

Kommunikationsprocesser MLH Kursmål. Att förstå hur man strukturerar och styr ett projekt. Att genomföra ett projekt

Kommunikationsprocesser MLH Projekt Ett uppdrag, som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat

Kommunikationsprocesser MLH Nio steg från start till avslut Definiera uppdraget Avgränsningar Fastställ berörda funktioner Utse nyckelpersoner Projektorganisation Upprätta tidsplan Projektmöten Protokoll Överlämnande

Kommunikationsprocesser MLH Steg 1. Definiera uppdraget Vad ska utföras Färdig tid Budget

Kommunikationsprocesser MLH Steg 2. Avgränsningar: Ombyggnad av Hymolokalen Bestyckning av kollektionsställ

Kommunikationsprocesser MLH Steg 3. Fastställ vilka funktioner, som berörs Byggnad Produktion Logistik IT Inköp Personal Försäljning

Kommunikationsprocesser MLH Steg 4. Utse nyckelpersoner inom resp. funktion Byggnad – Björn Berg Produktion – Lars Åberg Logistik – Christer Stenqvist IT – Margareta Ek Inköp – Erik Larsson Personal – Ingalill Björk Försäljning – Ylva Bergenhed

Kommunikationsprocesser MLH Steg 5. Projektorganisation Besluts- grupp Projektled- ning Referens- grupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp

Kommunikationsprocesser MLH Steg 5

Kommunikationsprocesser MLH Steg 6. Upprätta en tidsplan Exempelvis Gantt-schema Projekttidplan.xls

Kommunikationsprocesser MLH Steg 7. Håll kontinuerliga projektmöten

Kommunikationsprocesser Projekt- deltagare Protokoll Projekt- ledare Status Arbets- grupp Mottagare Arbets- grupp Återkoppling

Kommunikationsprocesser MLH Steg 8. Upprätta protokoll över öppna frågor enligt: Frågeställningen Område Ägare till frågan Färdigtid Status ..\Projekt\Projektsammanfattning\Projektsammanfattning v.6.doc

Kommunikationsprocesser MLH Steg 9. Överlämnande Avslut Rapport Besiktning

Kommunikationsprocesser MLH Projektledarens egenskaper. Ledarbegåvning Strukturerad Analytisk ”Konfliktbenägen” Kunna prioritera

Kommunikationsprocesser MLH Vanliga misstag. Förberedelsearbetet Projektledaren är ”problemlösare ej koordinator” Lösningar innan problem definition

Projekt MLH Kursens mål Att ha god kännedom hur en förstudierapport tas fram Att ha god kännedom hur en projektrapport tas fram

Projekt Grupparbete 1 Vad är en förstudie? Varför görs en förstudie? MLH Grupparbete 1 Vad är en förstudie? Varför görs en förstudie?

Projekt Förstudie Frågor som bör ses över Är problemställningen riktig MLH Förstudie Frågor som bör ses över Är problemställningen riktig Vilken effekt projektet kommer att ge Om de rätta förutsättningarna finns

Projekt Förstudierapport MLH Förstudierapport Beskrivning av hur projektet kommer att drivas Stora delar kommer att ingå i slutrapporten Ska distribueras till alla berörda En fördel är att alla begrepp måste definieras En beskrivning av hur uppdraget uppfattas Normal omfattning 15 – 20 sidor

Projekt Förstudierapport Bakgrund MLH Förstudierapport Bakgrund Fokuserar på företagets/projektets bakgrund Varför har man valt att genomföra projektet Referenskapitel, som sätter in läsaren i området

Projekt Förstudierapport 2. Verksamhet 2.1. Berörd verksamhet MLH Förstudierapport 2. Verksamhet 2.1. Berörd verksamhet Beskriv företaget och den specifika organisation och funktion som berörs av projektet Beskrivningen bör även göras ur ett ekonomiskt perspektiv

Projekt Förstudierapport 2.2. Verksamhetsmål MLH Förstudierapport 2.2. Verksamhetsmål Beskriv nuvarande och framtida målsättning för verksamheten Kvantifiera till exempel de resultat eller servicenivåer som man vill uppnå

Projekt Förstudierapport 3. Syfte MLH Förstudierapport 3. Syfte Beskriv klart och tydligt projektets syfte/effekt

Projekt Förstudierapport 4. Problemet 4.1. Problemformulering MLH Förstudierapport 4. Problemet 4.1. Problemformulering vad är kärnproblemet? finns det följdproblem? I så fall vilket/vilka? varför uppstår problemet? hänger problemet/problemen ihop med andra problem och i så fall hur? är det ett återkommande problem? hur komplext är problemet?

Projekt Förstudierapport 4.2. Problemanalys MLH Förstudierapport 4.2. Problemanalys Förenar problemformulering, teori och data Använd gärna ”varför frågor” Dokumentera ert resonemang Ha en tydlig röd tråd. Det, som berörs ska kunna placeras in i sammanhanget

Projekt Förstudierapport 5. Projektet 5.1 Tidsplan 5.2 Resurser MLH Förstudierapport 5. Projektet 5.1 Tidsplan GANTT schema 5.2 Resurser Beskrivning av de resurser, som behövs. Personal, utrusting, lokaler, etc… 5.3. Organisation Projektledare Funktionsanavariga/arbetsgrupper 5.4. Ansvar och befogenheter

Projekt Förstudierapport Projektet 5.5. Informationsplan MLH Förstudierapport Projektet 5.5. Informationsplan Beskrivning av informationsvägarna inom projektet GANTT schema

Projekt Förstudierapport 6. Avgränsningar Motivera varför! MLH Förstudierapport 6. Avgränsningar Motivera varför! Skilj på avgränsningar och direktiv Visa tydligt vad som är vad

Projekt 7.1. Sammanställning av informationskällor Förstudierapport MLH Förstudierapport 7. Metod 7.1. Sammanställning av informationskällor 7.2. Modelldiskussion 7.3. Metoddiskussion undersökningsmetoder, till exempel primärdata (som ni samlar in själva) och sekundärdata (redan befintligt material som ni ska studera) ansats (vad ska ni belysa med den insamlade informationen?) metoder för datainsamling och resultatredovisning (fallstudier, personliga intervjuer, enkät, öppna eller slutna svarsalternativ med mera) frågeställningar (se till att de överensstämmer med syftet) eventuell beskrivning av population, urval, bortfall, felkällor etcetera, om det rör sig om insamling av data i större omfattning

Projekt Projektredovisning Allmänna råd MLH Projektredovisning Allmänna råd Planera redovisningen redan vid projektets start Skriftlig och muntlig rapport Bestäm målgrupp

Projekt Språket ska vara klart MLH Språket ska vara klart Ha följande nyckelord i minnet: Kort, Lättläst, Aktivt, Rätt, Tydligt. De första bokstäverna i dessa ord bildar tillsammans ordet Klart

Projekt Rapportmall Titelsida organisation projektdeltagare datum MLH Rapportmall Titelsida organisation projektdeltagare datum titel på projektet

Projekt Rapportmall Sammanfattning (objektiv resumé) bakgrund Syfte MLH Rapportmall Sammanfattning (objektiv resumé) bakgrund Syfte Mål problemformulering/problemanalys avgränsning metod resultat slutsats

Projekt Rapportmall Innehållsförteckning Bakgrund Syfte MLH Rapportmall Innehållsförteckning Bakgrund Syfte Mål – SMART teorin Specifikt Mätbart Avgränsat Realistiskt Tidsatt

Projekt Rapportmall Problem Problemformulering vad är kärnproblemet MLH Rapportmall Problem Problemformulering vad är kärnproblemet finns det följdproblem? I så fall vilket/vilka? hänger problemen ihop med andra problem och i så fall hur? är det återkommande problem?

Projekt Rapportmall Problem Problemanalys MLH Rapportmall Problem Problemanalys vad i problemet är oklart? (problemformulering) vilka antaganden bygger resonemanget på? (teori) vad behöver ni veta för att styrka era antaganden? (data)

Projekt Rapportmall Avgränsning Metod MLH Rapportmall Avgränsning Metod Sammanställning av informationskällor Modelldiskussion Metoddiskussion undersökningsmetoder, t ex primärdata och sekundärdata ansats (vad ska ni belysa med den insamlade informationen) metoder för datainsamling och resultatredovisning (fallstudier, personliga intervjuer, enkät etcetera) frågeställningar (se till att de överensstämmer med syftet)

Projekt MLH Rapportmall Avhandling (ordet ”avhandling” skrivs inte ut, här skriver ni egna rubriker beroende på projektets inriktning). Strukturerad Lättläst

Projekt Rapportmall Resultat Analys/Diskussion Slutsats MLH Rapportmall Resultat Analys/Diskussion Slutsats Källhänvisningar Författar årtalprincipen (i löptext görs en parentes med författarens efternamn, utgivningsår) Notsystem (en notsiffra sätts ut, vilken förklaras i sidfot) Enkel källhänvisning, där man med egna ord talar om att ”någon har sagt något”.

Projekt Rapportmall Källförteckning MLH Rapportmall Källförteckning information om vad som ligger till grund för projektarbetet möjlighet att lätt kontrollera fakta möjlighet att söka mer fakta Bilagor