Erfarenheter av dynamiskt Inköpssystem Evelina Emanuelsson Upphandlingskonsult, AffärsConcept (Tidigare upphandlare på SKL Kommentus Inköpscentral)

Agenda Vad är ett dynamiskt inköpssystem (DIS) SKL Kommentus Inköpscentrals (SKI) DIS-projekt Summering Framtid Kundstöd

Dynamiskt inköpssystem (DIS) Helt elektronisk process för upphandling (selektivt förfarande) Får användas för återkommande anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden All kommunikation ska vara elektronisk, muntlig kommunikation får uttryckligen inte användas. Öppet för samtliga leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven (gäller under hela giltighetstiden)

Dynamiskt inköpssystem (DIS) Ansökningar från leverantörer Specifika upphandlingar Utvärdering Beslut Utvärdering Tilldelning kontrakt

Bränslepellets 2016 - Pilot Annons 2 mars 2017 11 leverantörer i systemet Stora delar av branschen är med (80 %) 27 genomförda specifika upphandlingar 1-4 anbud per specifik upphandling Annonsen innehöll: Samtliga krav (även de som gällde upphandlingsföremålet) Samtliga bilagor (även de som förekom i steg 2) Specifika upphandlingar Krav förekom i strukturerade dokument

Erfarenheter Administrativt krävande Behovet vässas – Önskemål blir krav Muntlig kommunikation – leverantörer vill gärna prata Frågor & Svar Lägre priser (14 % lägre) Bättre konkurrens Speciella behov Behöver inte upphandlas om vart 4:e år Långa kontrakt

Ny! Elenergi 2017 Annons 21 juni 2018 6 leverantörer i systemet 8 Specifika upphandlingar (10 på gång) Giltighetstid 10 år Annonsen innehöll: Endast kvalificeringskrav för steg 1 Specifika upphandlingar: Krav i separata dokument

Skillnader från Bränslepellets TendSign endast annonseringsverktyg Ingen info om steg 2 vid annonseringen Inga krav i strukturerade dokument Mallar och information på hemsidan

Framgångsfaktorer Innan annonsering Efter annonsering Genomarbetat underlag Planera administrationen Ta fram malldokument Förankra med branschen Förankra i organisationen Efter annonsering Lyhörd gentemot leverantörer (krav) Annonseringstid vid specifik upphandling Uppdatera mallar

Summering Ingen inlåsningseffekt (Ramavtal) Mer konkurrens Kan löpa under lång tid Snabb process Flexibelt med nya kunder Varor och tjänster som är ”allmänt tillgängliga på marknaden” Kunskaper om marknaden och behovet Inget krav på att lämna anbud

Kunder och leverantörernas erfarenheter Positiva från båda parter Relativt låg svarsfrekvens hos leverantörerna Fördelar: Tidsbesparingar, enkelt och smidigt, att man får hjälp av erfarna upphandlare och löpande anslutning av leverantörer, gärna lokala. Nackdelar: Pedagogisk utmaning i att göra verksamheten trygg i att den upphandlande myndighetens krav tillgodoses fullt ut. Förslag på kommande DIS-områden: lokala transporter, bio-olja och el.

Framtid SKI har inga nya inplanerade DIS-projekt DIS-möjligheter undersöks i varje förstudie Systemstöd är en stor fråga

SKL Kommentus kundfunktioner Kundstöd / Regionalt inköpsstöd Regionalt stöd ute i landet Berättar om Kommentus utbud Kan vägleda vid användande av avtal Fångar upp nationella behov och erfarenheter till Kommentus SKL Kommentus Inköpscentral - Inköpsservice Kundsupport Besvarar frågor gällande SKIs ramavtal, tidplaner eller ramavtalsvillkor. Inköpare (fortfarande under utveckling) Hjälper till att genomföra specifika upphandlingar (DIS) Vägleder vid FKU eller avrop på SKIs ramavtal

AffärsConcept - Konsultverksamhet Ingår i SKL Kommentus-koncernen Består av ca 40 konsulter med olika kompetenser och erfarenheter och kan bemöta de flesta önskemål som våra kunder har Erbjuder tjänster inom områdena: Upphandling Utbildning Upphandlingsrätt Utveckling och analys Uppföljning