Intraservice Erfarenheter från arbete med mobilt arbetssätt i välfärden 2016-05-12

Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttovärdering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Teknik --- Verksamhet --- Behov --- Förväntningar --- Förändring Mobila Arbetssätt Teknik --- Verksamhet --- Behov --- Förväntningar --- Förändring

Vi vill leverera korrekt information vid rätt tillfälle och till rätt person! Brukaruppgifter Schema Rutinbeskrivningar Journaler Tidsrapportering Geografisk data Epost

Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Verksamhets-PoC:ar i Välfärden 2018-09-18 Hemtjänst-PC i Norra Hisingen Scenario 6 – Skriva genomförandeplan Hemtjänst-app i Norra Hisingen Scenario 6 – Läsa/skriva dokumentation Handläggare i Västra Hisingen Scenario 33 – Myndighetsutövning IntraPhone i Östra Gbg Scenario 2 – Dokumentation vid hembesök Hemsjukvården i AFH Scenario 1 – KLARA SVPL Olika roller har olika behov Erfarenheter Nyttor Personliga Assistenter i Centrum Scenario 7 – Personliga Assistenter Rehab i Majorna-Linné Scenario 28 – Legitimerad personal

Ett axplock från djupintervjuer med projektdeltagarna i Norra Hisingen ’’Ett lyft, tycker telefonen är helt fantastisk, det blir ännu tydligare och lättare att dokumentera’’” ’’Ett mobilt arbetssätt är ett steg i rätt riktning” ’’Vi måste våga arbeta med förnyelse och ta hjälp av tekniken” ’’Verkligen tidssparande och kvalitetssäkrande’’” HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

91% vill fortsätta med ett mobilt arbetssätt Enkätresultat 91% vill fortsätta med ett mobilt arbetssätt

Enkätresultat 87% av projektdeltagarna anser att projektet bidragit till ökad kvalitet för omsorgstagarna 96% av projektdeltagarna anser att man har tillräckligt med aktuell information om omsorgstagarna med sig vid besöket 95% av projektdeltagarna anser att den egna tryggheten inför mötet med omsorgstagaren ökat 61% av projektdeltagarna anser att stressen i arbetet minskat

Fördelarna med mobilt arbetssätt Snabbt skriva korta anteckningar vilket minskar stressen Kunna skriva anteckning i anslutning till händelsen Effektiviserar och underlättar arbetet Att få snabb/direkt information när man behöver den Tillgång till information och uppgifter om omsorgstagare hela arbetspasset Du får snabb och säker åtkomst till aktuell information var du än befinner dig under ditt arbetspass. Nu behöver du inte längre vänta på en ledig PC för att t.ex. föra in uppgifter om en vårdtagaren – du kan göra det direkt om du är på en vårdinrättning eller hemma hos vårdtagaren har ingen betydelse. Det dagliga arbetet effektiviseras, du sparar viktig tid och kan öka kvaliteten i vården och relationen till vårdtagare. Vårdtagaren kan vara mer delaktighet då behandling kan förklaras med hjälp av mobiltelefonen/surfplattan. Beslut tas gemensamt och med full förståelse för vad vårdpersonalen gör och vill åstadkomma.

Innehåll Mobila tjänster (2014-) Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Alla arbetsuppgifter för en viss roll skall kunna utföras på en och samma mobila enhet Hinder: Appar görs ofta för Apple, Android eller Windows Ofta löses säkerheten genom att utrustningen låses till att endast användas till en funktion 18 september 2018

Varje tjänst byggs upp av dessa delar: Hårdvara Valbara tillbehör ”Hårda” delar Nätåtkomst Infrastruktur, IT Programpaket ”Mjuka” delar Informationsmaterial/Utbildning Support

Varför tar det sån tid innan vi får prylarna så vi kan börja jobba mobilt? 18 september 2018

Verksamhetsperspektivet är viktigt men för att etablera ett mobilt arbetssätt krävs fler perspektiv. Det är en mängd faktorer som spelar in i val av lösning, delar av dessa fångas i de beskrivna användarkraven och andra beror på tekniska eller förvaltningsmässiga förutsättningar. Konceptet har grupperat faktorerna i 8 huvudkategorier: Applikationsutbudet Identitetshantering Förvaltning, leverans och support Nätverk Hårdvara Säkerhet Integration Användarbehov

Innehåll i tjänsten Mobil arbetsplats för hemtjänsten: Verksamheten kan beställa en färdigpaketerad ”mobil arbetsplats” som leasas via IT- avdelningen Telefonen är förberedd för SITHS-kort. Kortet får köpas separat Enheten Tactivoskal Licens SITHS-mobil Apple-id Konfiguration MDM licens Drift och förvaltning Support E-post & kalender 9840 personer har utbildats för arbete i Treserva genomförandewebb En mobil plattform har tagits fram En paketering av tjänsten har gjorts Ett verktyg finns för att hantera den enskilda utrustningen De juridiska frågorna har utretts Apparna har förbättrats för att ytterligare förenkla för personalen Telefon och surf abonnemang Återtag Kostnad per år & enhet 7000 kr / År Kostnad per månad & enhet 600 kr / månad

Erfarenhet Göteborg lanserade 2015 en mobil arbetsplats-tjänst för hemsjukvården. Nyttovärderingen visade på 3,7mkr i nyttor per stadsdel och år – men tjänsten används ändå inte. Varför? Ovana att förvalta en tjänst som spänner över flera delar i organisationen Bristande kommunikation Ingen lokal förändringsledning Ingen utsedd ansvarig för effekthemtagning i verksamheten…. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Innehåll Nyttorealisering (2015-) Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Analys av App för Mobilitet Treserva Utförardokumentation: Läsa, skriva daganteckningar Läsa, skriva genomförandeplan Läsa och skriva genomförandejournal Personuppgifter Meddelande-funktion Signeringslista Läkemedel Insatser Analysgruppen behandlar enbart appen kring utförardokumentation. Breddinförande under 2016 och 2017 för Göteborgs stads verksamheter Analysen behandlar enbart appen kring utförardokumentation för hemtjänstpersonalen som arbetar med personer över 65 år.

Nyttovärdering - hur gjorde vi? Workshops med representanter från verksamheterna Identifierat och värderat nyttoeffekter Fångat hinder och risker samt hemtagning av nyttorna Flera roller: undersköterskor, enhetschef, områdeschef, sektorschef, verksamhetsutvecklare och verksamhetsekonom. Workshopledarna sammanställde material. Dialog med stadsledningskontoret kring bakgrundsdata, utgår från befintliga mätetal.

Resultatet: De fem viktigaste nyttorna BRUKARNYTTA Mindre ej utförd tid av beviljad tid (Ska minska 5 procent) VERKSAMHETSNYTTA Ökad frisknärvaro (minskad sjukfrånvaro) (En minskning från 8 till 7 procents frånvaro) Minskad inläsning (Tidsbesparing på 11 minuter per pass och USK) Minskad dubbeldokumentation (Tidsbesparing på 12 minuter per pass och USK) Mindre kötid till datorer (Tidsbesparing på 10 minuter per pass och USK) Ökad trygghet – uppdaterad information med sig och informera och göra rätt saker – vet om dom är hemma eller inte. Har hon ramlat –rapportera detta Minskad stress – friskare Minska inläsning – innan besöken – block i fickan i dag för anteckningar och kanske hinner skriva in på dator på em. Minskad dubbeldokumentation syna vilka kostnader som finns Mindre kötid till datorer – kort tid att göra mycket alla inne samtidigt - Inte bedömt samhällsnyttan som stor i detta läge

Resultat per stadsdel Verksamhetsnytta Direkt nytta ca 4,2 mkr per stadsdel och år Potentiell nytta ca 1,3 mkr per stadsdel och år Brukarnytta Potentiell nytta ca 2,6 mkr per stadsdel och år Kostnad för verksamheten ca 1,1 mkr per stadsdel och år Kostnads-/nyttoanalysen har gjorts baserat på PENG:s ramverk och metodsteg. Nyttoträdet – samband mellan nyttoeffekterna

Total nytta för hela Göteborgs Stad t. o. m Total nytta för hela Göteborgs Stad t.o.m. Q3-2018 dvs hela nyttoperioden 100 mkr Ytterligare potentiell nytta Nytta 50 mkr Frigjord tid timmar omvandlade till kronor och ören - direkt effektiviseringar Minskade sjuktal, inte tar in timvikarier, inläsningtiden, Inga nyttor eller pengar att hämta utan förändringsledning Proportionerna stämmer Grön 71 miljoner, potential med åtgärder 42 miljoner svår 0,5 miljoner Kostnader 27 miljoner Kostnad

Kostnads-/nyttokalkyler E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Kostnads-/nyttokalkyler Kronor Realiseringsperiod (+) Nytta Utveckling Förvaltning (-) Genomförandeperiod Perioden för förändringsinsatsen 24

Förändringsledning – en förutsättning Flera samtidiga satsningar riktade till hemtjänstverksamheten - samordning och resurser krävs Stort behov av förändringsledning för att stödja nytt arbetssätt kopplat till den mobila lösningen Kommunikation på alla nivåer en framgångsfaktor Utbildningsinsatsen bedöms som liten, men beror på datormognad och hur långt implementering av processen kommit (digital dokumentation) Timanställda måste omfattas av lösningen för att uppnå full nytta – de har inte tillgång till system idag Engagerat ledarskap på alla nivåer Behov av fortbildning för personalen – för att realisera nyttorna Hindersanalys gjord. Identifierade hinder kring mogenhet hos medarbetare och organisation, språkförbistring, Bristande engagemang, att timvikarier ej har tillgång till system och mobil, ökade eller oklara kostnader, kommunikationsbrister,

Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Införande – mobilt arbetssätt för 10 000 användare i Göteborgs stad

Fortsättning följer … Nu planeras införandet i hemtjänsten Förstudie App-leverans Piloter i 2 SDF Utrullning –övriga SDF Hemtagning av nytta Stor potential när det gäller nyttor och hemtagning men kräver en genomarbetad och förankrad förstudie och införandeplan Stora möjligheter till en kvalitetssäkrad och tillgänglig dokumentation och därmed en högre måluppfyllelse för stadsdelarna Förstudien pågår mars-juni 2016 Införandet startar augusti 2016 Uppföljning av realiserade nyttor görs hösten 2018 Uppföljning 2016 2017 2018

Förutsättningar på plats… 9840 personer har utbildats för arbete i Treserva genomförandewebb En mobil plattform har tagits fram En paketering av tjänsten har gjorts Ett verktyg finns för att hantera den enskilda utrustningen De juridiska frågorna har utretts Apparna har förbättrats för att ytterligare förenkla för personalen Att apparna blir ”Native iOS” innebär: Stöd för offline-funktionalitet Stöd för push-notiser Kartkoppling Diktering Enkel uppringning HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Nya versioner av apparna tas fram Arbete pågår hos leverantören att skriva om apparna för att de ska bli ”native iOS”. Detta möjliggör följande funktioner: Stöd för offline-arbete – möjliggör arbete utanför mobiltäckning Stöd för pushnotiser – nya meddelanden Kartkoppling – kunna markera en adress och få upp den i iOS- enhetens standardkarta Diktering – kunna tala in information som omvandlas till skriven text Ringa – klicka på telefonnummer för att ringa HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Förväntade erfarenheter Lokal förändringsledning kommer att krävas Samordning måste göras mellan olika projekt med samma målgrupp Kommunikationen måste vara tydlig Förutsättningar måste finnas för att ta snabba beslut Supportkedjan måste fungera HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Frågor? 18 september 201818 september 2018 Agneta Nilsson, Tel. +46 706 742990, Epost: agneta.nilsson@intraservice.goteborg.se 18 september 201818 september 2018

Så når du oss… Kontakt telefon: 031-365 00 00 webb: www.goteborg.se/intraservice Support telefon: 031-368 68 00 e-post: support.intraservice@intraservice.goteborg.se webb: http://intranat.goteborg.se/serviceportalen Foto: Klas Eriksson, Leif Eriksson, Anna Jolfors, Matilda Karlsson, Kristina Rapp