En hållbar stad – öppen för världen Klicka på go: för att öppna presentationen med en film om Göteborg! (via länk från YouTube) Filmen är 2 min och 27 sek. När filmen är slut, stänger du ner filmen och du är tillbaka på denna sida. Mata fram nästa bild. EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Mobilt arbetssätt Standardiserad mobil arbetsplats Del 1 – Utvecklingskoncept/arbetsmetod Göteborgs Stad

2018-09-18 Syfte och mål Syfte Att stödja processer inom välfärdsområdet med standardiserade tjänster för mobilt arbetssätt. Mål Mobila lösningar ska underlätta verksamhetens arbete. Standardiserade mobila tjänster ska förenkla verksamhetens arbete. Med tillgång till mobila lösningar underlättas verksamhetens arbete och brukaren tillförs kvalitet i vården: Dokumentationens kvalitet höjs då den kan utföras i direktanslutning till utfört arbete Tillgång till att läsa dokumentation mobilt ökar tryggheten både för personal och brukare Kravsättningen förenklas vid utvecklingsarbete och vid upphandlingar då IT-stödens mobila gränssnitt kan beskrivas Med standardiserade mobila tjänster förenklas verksamhetens arbete: Beställningsförfarandet på operativ verksamhetsnivå förenklas Kostnaderna blir tydliga och kan överblickas av ansvarig chef Minskad risk för felbeställningar. Detta innebär en kvalitetssäkring av hårdvaran genom att medarbetaren får tillgång till relevant IT-utrustning anpassad till arbetssituationen. EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Primära målgrupper för tjänsten Användare av tjänsten: Legitimerad personal inom hemsjukvården i Göteborgs stad Sjuksköterskor Fysioterapeut Arbetsterapeut Beställare av tjänsten: Av stadsdelen utsedda och registrerade beställare Projektet skall arbeta utifrån ett medborgarperspektiv, även om medborgarna inte är den primära målgruppen för de lösningar som skall tas fram. I Göteborgs Stad är den huvudsakliga målgruppen användare av de kommungemensamma tjänsterna inom Välfärdsområdet. Behöriga beställare är en målgrupp utifrån enklare beställningsförfarande EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Förutsättningar Utgå från medarbetarens alla behov 2018-09-18 Förutsättningar Utgå från medarbetarens alla behov Det skall räcka med en mobil enhet för allt Informationssäkerheten måste uppfyllas Stegvis införande Börja med lågt hängande frukter Utgå från det som finns i möjligaste mån Inga förändringar i befintliga verksamhetssystem EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Arbetsmetod Process Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag 2018-09-18 Process Arbetsmetod Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag Praktisk utvärdering Analys Tjänste-framtagning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

2018-09-18 Processkartläggning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Arbetsmetod Process Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag 2018-09-18 Process Arbetsmetod Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag Praktisk utvärdering Analys Tjänste-framtagning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

2018-09-18 Scenario Situation En tydlig, målande beskrivning av en viss situation i medarbetarens vardag, lätt att ta till sig för alla oavsett bakgrund. På det sättet blir texten ett gemensamt språk mellan utförare, IT och beslutsfattare. Behov En lista i punktform av de verkliga mobila behoven som medarbetaren upplever skulle tillföra nytta i verksamheten. Notera att det handlar om behov, inte tekniska krav, lösningen måste få komma senare. Verksamhetsnytta En lista i punktform av den verksamhetsnytta som en bra mobil lösning kan ge. Notera att nyttan kan uppkomma på olika ställen i verksamheten och upplevas ur olika perspektiv. EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Arbetsmetod Process Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag 2018-09-18 Process Arbetsmetod Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag Praktisk utvärdering Analys Tjänste-framtagning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Säkerhetsklassning av informationen 2018-09-18 Säkerhetsklassning av informationen Informationshantering med höga säkerhetskrav Informationshantering med grundläggande säkerhetskrav Klassningen uppfylls gentemot perspektiven konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Konfidentialitet: Information åtkomlig endast för behöriga Riktighet: Information förändras kontrollerat Tillgänglighet: Information åtkomlig vid behov Säkerhetkrav – nivå 2 Stark autentisering Granulerad åtkomstkontroll Granulerad säkerhetsmonitorering Kryptering Signering Disaster Recovery EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Arbetsmetod Process Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag 2018-09-18 Process Arbetsmetod Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag Praktisk utvärdering Analys Tjänste-framtagning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

2018-09-18 Varför tar det sån tid innan vi får prylarna så vi kan börja jobba mobilt? EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Förvaltning, leverans och support Nätverk Hårdvara Säkerhet Verksamhetsperspektivet är viktigt men för att etablera ett mobilt arbetssätt krävs fler perspektiv. Det är en mängd faktorer som spelar in i val av lösning, delar av dessa fångas i de beskrivna användarkraven och andra beror på tekniska eller förvaltningsmässiga förutsättningar. Konceptet har grupperat faktorerna i 8 huvudkategorier: Applikationsutbudet Identitetshantering Förvaltning, leverans och support Nätverk Hårdvara Säkerhet Integration Användarbehov EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Exempel, hemsjukvården AD-konto SITHS-kort Klara SVPL Medidoc Pascal Nationella register … Förvaltning Leverans Support Stabil VPN Snabb uppkoppling Mycket textinmatning 3G/4G WiFi IT-infrastruktur Grundsäkerhetsnivå för informationsklass 1 Förhöjd säkerhetsnivå för informationsklass 2 Lång batterilivslängd Låg vikt Inga lösa delar EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

3G 4G Windows 8 är idag den plattform som bäst möter upp de behov som identifierats utifrån de de olika perspektiven. Etablera en ny teknisk plattform som klarar hårdvarukraven och centraliserad administration Införande av Windows 8 för snabbare uppstart, bättre batteriutnyttjade och stöd för touchbaserade applikationer. (till skillnad från win 7) Stöd för SIHTS-kort och andra identitetslösningar. Inbyggt stöd för mobilt nätverk och fjärråtkomst. EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Arbetsmetod Process Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag 2018-09-18 Process Arbetsmetod Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag Praktisk utvärdering Analys Tjänste-framtagning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Praktiska utvärderingar 2018-09-18 Praktiska utvärderingar Hemtjänsten i Norra Hisingen Personliga Assistenter i Centrum Hemsjukvården i AFH Rehab i Majorna-Linné EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Arbetsmetod Process Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag 2018-09-18 Process Arbetsmetod Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag Praktisk utvärdering Analys Tjänste-framtagning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

2018-09-18 Erfarenheter På många ställen i staden finns stora problem med trådlös uppkoppling Befintliga verksamhetssystem är dåligt anpassade till ett mobilt arbetssätt Beställningsverktyg och beställningsprocess behöver förenklas och anpassas till verksamhetens behov Verksamhetsnyttan behöver värderas och ställas i relation till kostnaden Motivation och utbildningsbehov skiljer mellan olika grupper av användare Ett bra mobilt nätverk kräver både täckning och kapacitet. Vi har sett tendens till konflikt, WiFi – 3G/4G Mycket textinmatning i gamla verksamhetssystem, inget stöd för pekskärm, appar saknas, öppna gränssnitt saknas Utformningen av befintligt beställningsverktyg har i alltför hög utrustning styrts av förvaltningsorganisationens behov. Kostnader hos verksamheten är osynliga hos IT-folket. Det finns en tradition av att bara fixa sin del. EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Hemsjukvården Askim-Frölunda-Högsbo & Majorna-Linné 2018-09-18 Hemsjukvården Askim-Frölunda-Högsbo & Majorna-Linné Om du tar datorn ifrån mig skulle jag gråta Nu kan man göra färdigt innan man åker vidare Det sparar tid, blir bättre jobb & mindre stress Nu slipper jag åka extra in till kontoret för att läsa mejl och se akuta ärenden Dödtid är inte dödtid längre Nu ligger jag inte längre efter med dokumentationen EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Hemsjukvården är först ut 2018-09-18 Hemsjukvården är först ut Relativt begränsat antal användare Motiverad personal God kännedom om lagkrav Datorvana Ofta bilburna Lätt att se nyttan Inga förändringar krävs i verksamhetssystemen EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Arbetsmetod Process Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag 2018-09-18 Process Arbetsmetod Scenario Säkerhets-klassning Lösnings-förslag Praktisk utvärdering Analys Tjänste-framtagning EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Tjänstens ingående delar Inbyggd läsare för SITHS-kort Förinstallerade verksamhetssystem Samlad leverans klar att användas Beställningsformulär Uppkoppling mot Internet via inbyggt mobilt bredband Samlad beställning Enkelt att välja utrustning Utrustningen som erbjuds är anpassad för den specifika målgruppen All utrustning levereras tillsammans, klar att användas Enkel att använda ”Alltid-på-VPN” Krypterad hårddisk Säkerhet - Rekommendationer - Exempel Utrustning Dokumentation EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Verksamhetsnytta Kvalité – Personal – Patient - Miljö – Tid Ökad trygghet, Patient – Personal Minskad stress Ökad yrkesstolthet Minskat dubbelarbete Möjligt att utnyttja väntetid Minskad tid för resor Ökad delaktighet Minskad materialkostnad Minskad tid för beställning av mobil arbetsplats Vid intervjuer med sjuksköterskor inom hemsjukvården i samband med att PoC:en avslutades nämndes så mycket som upp till en timma sparad tid per arbetspass. EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

2018-09-18 Fortsatt arbete En tjänst för mobilt arbetssätt inom hemsjukvården lanseras i Göteborg Q1 2015 Ett administrationsverktyg för mobil utrustning (så kallat MDM), som hanterar även andra typer av mobila enheter finns och skall nu anpassas för behoven inom välfärden för att möjliggöra säker hantering av plattor och smart-telefoner Ytterligare tjänster för andra verksamheter inom välfärden är planerade under 2015-2016 EN HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Mobilt arbetssätt Standardiserad mobil arbetsplats Del 2 – Erfarenheter från utvecklingsarbetet Göteborgs Stad

Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttovärdering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Teknik --- Verksamhet --- Behov --- Förväntningar --- Förändring Mobila Arbetssätt Teknik --- Verksamhet --- Behov --- Förväntningar --- Förändring

Vi vill leverera korrekt information vid rätt tillfälle och till rätt person! Brukaruppgifter Schema Rutinbeskrivningar Journaler Tidsrapportering Geografisk data Epost

Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Verksamhets-PoC:ar i Välfärden 2018-09-18 Hemtjänst-PC i Norra Hisingen Scenario 6 – Skriva genomförandeplan Hemtjänst-app i Norra Hisingen Scenario 6 – Läsa/skriva dokumentation Handläggare i Västra Hisingen Scenario 33 – Myndighetsutövning IntraPhone i Östra Gbg Scenario 2 – Dokumentation vid hembesök Hemsjukvården i AFH Scenario 1 – KLARA SVPL Olika roller har olika behov Erfarenheter Nyttor Personliga Assistenter i Centrum Scenario 7 – Personliga Assistenter Rehab i Majorna-Linné Scenario 28 – Legitimerad personal

Ett axplock från djupintervjuer med projektdeltagarna i Norra Hisingen ’’Ett lyft, tycker telefonen är helt fantastisk, det blir ännu tydligare och lättare att dokumentera’’” ’’Ett mobilt arbetssätt är ett steg i rätt riktning” ’’Vi måste våga arbeta med förnyelse och ta hjälp av tekniken” ’’Verkligen tidssparande och kvalitetssäkrande’’” HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

91% vill fortsätta med ett mobilt arbetssätt Enkätresultat 91% vill fortsätta med ett mobilt arbetssätt

Enkätresultat 87% av projektdeltagarna anser att projektet bidragit till ökad kvalitet för omsorgstagarna 96% av projektdeltagarna anser att man har tillräckligt med aktuell information om omsorgstagarna med sig vid besöket 95% av projektdeltagarna anser att den egna tryggheten inför mötet med omsorgstagaren ökat 61% av projektdeltagarna anser att stressen i arbetet minskat

Fördelarna med mobilt arbetssätt Snabbt skriva korta anteckningar vilket minskar stressen Kunna skriva anteckning i anslutning till händelsen Effektiviserar och underlättar arbetet Att få snabb/direkt information när man behöver den Tillgång till information och uppgifter om omsorgstagare hela arbetspasset Du får snabb och säker åtkomst till aktuell information var du än befinner dig under ditt arbetspass. Nu behöver du inte längre vänta på en ledig PC för att t.ex. föra in uppgifter om en vårdtagaren – du kan göra det direkt om du är på en vårdinrättning eller hemma hos vårdtagaren har ingen betydelse. Det dagliga arbetet effektiviseras, du sparar viktig tid och kan öka kvaliteten i vården och relationen till vårdtagare. Vårdtagaren kan vara mer delaktighet då behandling kan förklaras med hjälp av mobiltelefonen/surfplattan. Beslut tas gemensamt och med full förståelse för vad vårdpersonalen gör och vill åstadkomma.

Mobila tjänster (2014-) Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Alla arbetsuppgifter för en viss roll skall kunna utföras på en och samma mobila enhet Hinder: Appar görs ofta för Apple, Android eller Windows Ofta löses säkerheten genom att utrustningen låses till att endast användas till en funktion 18 september 2018

Varje tjänst byggs upp av dessa delar: Hårdvara Valbara tillbehör ”Hårda” delar Nätåtkomst Infrastruktur, IT Programpaket ”Mjuka” delar Informationsmaterial/Utbildning Support

Innehåll i tjänsten Exempel Mobil arbetsplats för hemtjänsten: Verksamheten kan beställa en färdigpaketerad ”mobil arbetsplats” som leasas via IT-avdelningen Telefonen är förberedd för SITHS-kort. Kortet får köpas separat Enheten Tactivoskal Licens SITHS-mobil Apple-id Konfiguration MDM licens Drift och förvaltning Support E-post & kalender 9840 personer har utbildats för arbete i Treserva genomförandewebb En mobil plattform har tagits fram En paketering av tjänsten har gjorts Ett verktyg finns för att hantera den enskilda utrustningen De juridiska frågorna har utretts Apparna har förbättrats för att ytterligare förenkla för personalen Telefon och surf abonnemang Återtag Kostnad per år & enhet 7000 kr / År Kostnad per månad & enhet 600 kr / månad

Nyttorealisering (2015-) Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Nyttovärdering - hur gjorde vi? Workshops med representanter från verksamheterna Identifierat och värderat nyttoeffekter Fångat hinder och risker samt hemtagning av nyttorna Flera roller: undersköterskor, enhetschef, områdeschef, sektorschef, verksamhetsutvecklare och verksamhetsekonom. Workshopledarna sammanställde material. Dialog med stadsledningskontoret kring bakgrundsdata, utgår från befintliga mätetal.

Kostnads-/nyttokalkyler E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Kostnads-/nyttokalkyler Kronor Realiseringsperiod (+) Nytta Utveckling Förvaltning (-) Genomförandeperiod Perioden för förändringsinsatsen 46

Förändringsledning – en förutsättning Flera samtidiga satsningar riktade till vård och omsorg - samordning och resurser krävs Stort behov av förändringsledning för att stödja nytt arbetssätt kopplat till den mobila lösningen Kommunikation på alla nivåer en framgångsfaktor Utbildningsinsatsen bedöms som liten, men beror på datormognad och hur långt implementering av processen kommit (digital dokumentation) Timanställda måste omfattas av lösningen för att uppnå full nytta – de har inte tillgång till system idag Engagerat ledarskap på alla nivåer Behov av fortbildning för personalen – för att realisera nyttorna Hindersanalys gjord. Identifierade hinder kring mogenhet hos medarbetare och organisation, språkförbistring, Bristande engagemang, att timvikarier ej har tillgång till system och mobil, ökade eller oklara kostnader, kommunikationsbrister,

Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) Innehåll Bakgrund Praktiska utvärderingar - PoC:ar (2013-2015) Mobila tjänster (2014-) Nyttorealisering (2015-) Mobilt Arbetssätt inom hemtjänsten (2016-) HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Införande – mobilt arbetssätt för 10 000 användare i Göteborgs stad

Fortsättning följer … Nu planeras införandet i hemtjänsten Förstudie App-leverans Piloter i 2 SDF Utrullning –övriga SDF Hemtagning av nytta Stor potential när det gäller nyttor och hemtagning men kräver en genomarbetad och förankrad förstudie och införandeplan Stora möjligheter till en kvalitetssäkrad och tillgänglig dokumentation och därmed en högre måluppfyllelse för stadsdelarna Förstudien pågår mars-juni 2016 Införandet startar augusti 2016 Uppföljning av realiserade nyttor görs hösten 2018 Uppföljning 2016 2017 2018

Förutsättningar på plats… 9840 personer har utbildats för arbete i Treserva genomförandewebb En mobil plattform har tagits fram En paketering av tjänsten har gjorts Ett verktyg finns för att hantera den enskilda utrustningen De juridiska frågorna har utretts Apparna har förbättrats för att ytterligare förenkla för personalen Att apparna blir ”Native iOS” innebär: Stöd för offline-funktionalitet Stöd för push-notiser Kartkoppling Diktering Enkel uppringning HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Nya versioner av apparna tas fram Arbete pågår hos leverantören att skriva om apparna för att de ska bli ”native iOS”. Detta möjliggör följande funktioner: Stöd för offline-arbete – möjliggör arbete utanför mobiltäckning Stöd för pushnotiser – nya meddelanden Kartkoppling – kunna markera en adress och få upp den i iOS-enhetens standardkarta Diktering – kunna tala in information som omvandlas till skriven text Ringa – klicka på telefonnummer för att ringa HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Förväntade erfarenheter Lokal förändringsledning kommer att krävas Samordning måste göras mellan olika projekt med samma målgrupp Kommunikationen måste vara tydlig Förutsättningar måste finnas för att ta snabba beslut Supportkedjan måste fungera HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN