Västra Götalandsregionen INKÖPSPROCESSEN i Västra Götalandsregionen Bild INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

INKÖPEN I VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Totala inköpskostnaden 14 miljarder kronor per år Av dessa utgör ca 7 miljarder kronor kostnader för varor och tjänster. (alltså ej köpt vård eller läkemedel) Regionen har ca 13 000 leverantörer INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet 2011-01-10

MÅLSÄTTNINGAR I INKÖPSPROCESSEN Regiongemensamma upphandlingar med starkt verksamhetsinflytande har som mål att Minska totalkostnaderna Minska miljöbelastningen Standardisera sortimentet Sociala och etiska krav Färre leverantörer Minska fakturaflödet INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet 2011-01-10

AKTÖRER I INKÖPSPROCESSEN Inköpsråd Styrgrupper Projektgrupper Inköpscontroller Materialkonsulenter Projektledare/inköpare Inköpschef INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet 2011-01-10

INKÖPSOMRÅDEN Inköpen är indelade i 23 inköpsområden Ger en regiongemensam struktur Är kopplade till respektive verksamhet Styrgrupper ansvarar för hela upphandlingsprocessen Inköpsområden Som ett resultat av den inköpsanalys som gjrot inom ramen för det tidigare inköpsprojektet har Västra Götalandsregionens inköp har delats in i ca 25 inköpsområden. På så vis har regionens samlade inköp givits en gemensam struktur. Inköp i vissa av inköpsområdena har stark koppling till verksamhetens utförande. Ett exempel på detta är inköp av hjärtklaffar. I detta fall behöver verksamheten ha ett starkt inflytande på vad som köps genom en styrgrupp för inköpet. Andra inköpsområden har en svagare och bredare koppling till verksamheten. Ett exempel är inköp av operationstextilier. Även här behövs en styrgrupp med en helhetssyn på regionens behov inom inköpsområdet. Det finns också inköpsområden som inte har någon direkt koppling till verksamheten, till exempel drivmedel. Här behövs ingen styrgrupp, men inköparen är kopplad till någon specialfunktion i regionen. På detta sätt har regionens inköp kopplats till verksamheten.   INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

INKÖPSOMRÅDEN INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

BEHOVET I verksamheten uppstår ett behov Behovet anmäls till styrgrupp som bedömer inköpsstrategi Projektgrupp utses av styrgrupp Projektledare utses av område inköp INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Leverantörs-samverkan INKÖPSPROCESSEN Policy Analys Regelverk LOU, EU förordningar mm Beställning Portal EH-system Upphandling Organisation Processorg Roller & ansvar Inköpsorganisation Miljö & sociala hänsyn Avtalsvård Leverantörs-samverkan INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Behovs- och totalkostnads analys Leverantörs- marknadsanalys INKÖPSPROCESS I TRE STEG Analys Bestämmer inköpsstrategi Upphandling Enligt lagar Avtalsvård Förlänger värdet Anbuds utvärdering Behovs- och totalkostnads analys Leverantörs- marknadsanalys Strategi Anbuds-infordran Förhandling & Avtal Order hantering Leverans-hantering Uppföljning INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

ANALYS Leverantörs- Behovs- och Strategi totalkostnadsanalys marknadsanalys Strategi Gjorda köp Analys av marknad Nya sortimentet Vårdens behov Leverantörsanalys Volymer Totalkostnad Nya behov Inköpsstrategi INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

BESPARINGAR I ANALYSFASEN Alternativa produkter/tjänster & lösningar Omdefiniering av behov Potentiell besparing Utveckla leverantörsmarknaden Standardisering, samordning av volymer 10 % Konkurrensutsätta befintliga leverantörer Den konceptuella fasen- ett nytt inledande steg i inköpsprocessen Bedömningen är att den stora besparingspotentialen finns i den konceptuella fasen Den konceptuella fasen innebär bland annat att identifiera vilka behov som finns i verksamheterna, att se över alternativa produkter och lösningar. Resultatet av den konceptuella fasen är en inköpsstrategi som utgör grunden för förfrågningsunderlaget vid upphandling. För att få ut full effekt av arbetet i den konceptuella fasen är det viktigt att utnyttja regionens samlade styrka och att verksamhetens företrädare samarbetar med inköpare på ett optimalt sätt. Fasen ger stora möjligheter att uppnå ett alltmer standardiserat sortiment. Den konceptuella fasen förutsätter tvärfunktionellt samarbete och leder till inköpsstrategin som visar: Behovs- och totalkostnads analys Omdefiniering av behov inkluderande krav på kvalitet och leverans Leverantörsmarknadsanalys och utveckling av leverantörsmarknaden. Standardiseringsmöjligheter Upphandlingsdelen fungerar väl e – beställningar, rabatter 5 % Analys Inköp Avrop Tvärfunktionellt samarbete Totalkostnader Inköparens kompetens Pris Automatisering Transaktions-kostnader INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

UPPHANDLING Anbuds- Anbudsinfordran utvärdering Avtal Produktkrav Sammanställning Upprätta avtal Kommersiella krav Utvärdering Förankra avtal Anbudsunderlag Förslag tilldelning Tilldelning INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

AVTALSVÅRD Leverans- Uppföljning Orderhantering hantering Uppdatera register Avvikelser Avtalsuppföljning Kundbeställning Inleverera Produktuppföljning Statistik Leverantörsutveckling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

AVTALSVÅRD BEHÅLLER VÄRDET I UPPHANDLINGEN Fördjupat samarbete med leverantörer Inköp tillför värde Grundläggande avtalsvård Utan avtalsvård kan 75% av besparingarna försvinna på 18 månader Avtalsvård – den tredje steget i inköpsprocessen Avtalsvården gör det möjligt att identifiera och korrigera problem och brister, vilket i sin tur leder till besparingar. De positiva erfarenheterna från det tidigare inköpsprojektet innebar att avtalsvård blivit ett kontinuerligt steg i inköpsprocessen. När inköpet är avslutat fortsätter därför styr- och projektgruppen med att bedriva avtalsvård vilket innebär att aktivt vårda avtalen under avtalstiden. Det sker t ex genom kontinuerliga kontakter med verksamheterna för att få information om hur nöjd man är med en produkt eller tjänst , eller om andra behov har uppstått. Kontakter med leverantörerna ger möjlighet att följa upp valutaklausuler, rabattavta och leveranser. Avtalsvården syftar också till att öka avtalstroheten i verksamheterna. Sett över en hel cykel –upphandling och avtalstid – tillför inköp väsentligt värde. Om inget görs riskerar värdet att försvinna snabbt. Det är därför angeläget att bedriva aktiv avtalsvård. Inget görs Analys- och upphandlingsfasen Avtalsperioden Tid INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

INKÖPSRÅDETS UPPGIFT Leda utvecklingen av inköpsprocessen Införa inköpsprocessens arbetssätt Utse representanter och ordförande till styrgrupper Fastställa nya områden för upphandling och mål Uppdrag från Regiondirektören Rapportera till INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

STYRGRUPPENS ANSVAR Fastställa målen för upphandlingarna inom sitt inköpsområde Tillsätta erforderliga projektgrupper Initiera och följa upp arbetet i projektgrupperna Fastställa inköps- och kommunikationsstrategi för varje upphandling Vid behov medverka i analysfasen Svara för att följa upp avtalstroheten Uppdragshandlingen för resp. upphandling utarbetas av Inköp och beslutas av styrgruppen Styrgruppen svarar även för att, om tveksamhet råder eller avsteg behöver göras från den fastställda inköpsprocessen, föra frågan till inköpsrådet INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet 2011-01-10

PROJEKTGRUPPENS ANSVAR Gör de mesta av det praktiskt arbete i de tre stegen i inköpsprocessen Skall med sin bakgrund och kompetens aktivt arbeta för att minska totalkostnaderna, minska sortimentsbredden och antalet leverantörer i enlighet med uppdraget från sin styrgrupp INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

PROJEKTGRUPPER - organisation Styrgruppen tillsätter projektgrupperna Projektgrupperna arbetar utifrån fastställt uppdrag i styrgruppen Projektledare utses av Inköps ledning Projektledaren är ordförande och leder arbetet i projektgruppen. Rapporterar både till styrgruppens ordförande och till Inköps ledning Projektdeltagarnas ansvar innebär att ha ett regionalt synsätt i upphandlingsarbetet Respektive förvaltning svarar själv för insatserna i upphandlingsarbetet Projektgrupperna är permanenta under hela avtalstiden INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

PROJEKTLEDARENS ANSVAR Projektleda hela upphandlings-processen Ta fram projekt-, tid– och aktivitetsplan, stämma av med Inköps ledning Rapportera fortlöpande till Inköps ledning Leda dialogen med leverantörerna Statistiska bearbetningar, faktain- samling Göra totalkostnadsanalyser Föreslå inköps– och kommunikationsstrategi för styrgruppen Ta fram förfrågningsunderlag Genomföra upphandling Planera införandet Planera/genomföra uppföljning/ avtalsvård Skriva del- och slutrapport

AKTIVITER - styrgruppen tillser att projektgruppen genomför Följa upp och utvärdera nuvarande avtal Undersöka gemensamma behov Göra behovsanalys Utreda frågan om olika avtals- tider för olika varor och tjänster Genomföra leverantörsdialoger Sträva efter att upphandlade varor går via regionens depåer Utarbeta en inköpsstrategi Genomföra upphandlingen Ta fram modell för att mäta resultat och tillämpning av upphandlingen Utveckla beställnings-, fakturerings- och logistikrutiner Ta fram strategi för att kommunicera resultatet av upphandlingen INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

INKÖPSCONTROLLER områdeschefen för Inköp Inköpscontroller ingår i ett nätverk tillsammans med områdeschefen för Inköp Uppdraget är att bidra till samverkan mellan verksamheterna, sprida information och utveckla den egna verksamheten Inköpscontrollern svarar för en stor del i uppföljningen av avtalstroheten  INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

VIKTIGA UPPGIFTER FÖR INKÖPSCONTROLLER Mäta och följa upp resultat, formulera förslag till mål för det samlade inköpsarbetet i den egna verksamheten Slå larm vid avvikelser Ta initiativ till förbättringsprojekt Samarbeta med kundservice inom Inköp för faktainsamling Analysera inköpskontrakt som berör den egna verksamheten Följa upp avtalstroheten i den egna verksamheten Se till att det är ordning och reda i den egna beställnings-verksamheten INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet