Presentera EFFSO och användbar hemsida

Syfte och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall en första insikt och förståelse för hur inköp är organiserat och fungerar generellt. Påbörja en upphandling av transporter enligt instruktioner i Fallet KoS. Skillnad mellan Inköp och Logistik?

6R Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet 6R Rätt produkt/tjänst Rätt tid Rätt pris Rätt kvalité Rätt plats Rätt mängd genom att välja rätt leverantör

Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet – specialisering Fokus på kärnverksamhet – outsourcing Andel inköpt värde i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion Ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Att pressa enskilda leverantörer och spela ut dem mot varandra för att uppnå lägre priser har varit den förhärskande filosofin Viktiga trender Ökad teknisk komplexitet tex bilen. Från tillverkare av alla delar till att köpa in från systemleverantörer. Vissa kallar det outsourcing. Globalisering. Internet. Gör processer mindre beroende av plats. Handelsavtal, EU, NAFTA etc. => Minskar Handelshinder Kundorderstyrd produktion Se ovan Konsekvenser av förändring Ökat fokus på inköpsverksamhet Ökat fokus på leverantörsbas – konkurrensfördel

Professionella inköpare Högre utbildade (handelshögskola, master) Ansvariga för mer pengar Oftare kvinnor Förhandlar oftare fram långtidsavtal Inblandade i outsourcingbeslut Tar den globala marknaden i beaktning Minskar kostnader och antal leverantörer Jämfört med tio år sedan är professionella inköpare:

Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A. J Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter leverans hantering Leve- rantör Sourcing Supply Operativt inköp har den dagliga kontakten med leverantörerna. Operativt inköp är ofta en decentraliserad funktion. Följande aktiviteter är vanliga inom operativt inköp:   • Orderläggning • Leveransbevakning • Problemhantering avseende fakturor, fel och brister • Bevakning av leverans- och leverantörsutfall Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen genom att välja produkter och leverantörer och lägga upp logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat som decentraliserat, men oftast centraliserat. Följande ansvar brukar ligga inom taktiskt inköp: • Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis • Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering • Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra leveranskvaliteten • Program för minskning av leverantörsbasen • Program för leverantörsutveckling Beskriva avgränsning av operativt inköp. Fokus och gränssnitt Inköp och upphandling relativt Strategiskt inköp och Leverantörs utveckling. Buying Procurement

Varför starta en upphandlingsprocess? Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare ledtider eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer

Marknad Lokal marknad Regional marknad Global marknad

Att välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kulturer

Marknadsundersökning Macro-economic research Meso-economic research Micro-economic research BASF Ford Europe Steel Chrysler Shell Bayer GM Automotive industry e.g. Chemical industry Chemical industry Makroekonomi Ekonomisk situation för landet som kan påverka tillgång och efterfrågesituationen i landet. Exempel är arbetslöshetssiffror eller brist på arbetskraft, löneutveckling , inflation, prisutveckling, efterfrågesituation och tillväxt. Mesoekonomi Fokuserar på en viss brancsh/sektor av industrin. Information kan ofta fås från t.ex. branschföreningar som presenterar uppgifter om branschens tekniska utveckling, arbetskraftkostnader, direkta eller indirekta kostnader, kapacitetsutnyttjande, orderläge, miljöpåverkan etc. (t.ex. fick elektronikproducenterna problem I Polen på grund av brist på arbetskraft i produktionen) Microekonomi Fokuserar påstyrka/svagheter hos enskilda leverantörer eller produkter som t.ex. audits, kostnadsanalyser av leverantörer, för att förstå leverantörens kapacitet och långsiktiga marknadsposition. US US Japan adapted from Faes and de Weerd, 1983

Request For Information (RFI) Bred förfrågan som ofta går ut till ett antal leverantörer för att möjliggöra ett första urval.

(RFI) Förfrågan – Innehåll Non Disclosure Agreement (NDA) Syfte med förfrågan Omfattning Information om företaget Information om produkter Hur svaret skall se ut Kontaktpersoner Tidsplan Villkor vid en eventuell RFQ Målet med en RFI är att få information om möjliga lösningar inom ett eller flera områden, för att eventuellt ta fram ett komplett förfrågningsunderlag. Vid en RFI får du möjlighet att lämna information om dina produkter. Vi har inte någon skyldighet att genomföra en upphandling i anslutning till eller efter en RFI. Du får inte någon ekonomisk ersättning för att du deltar i en RFI. Ofta bifogas mycket material typ årsredovisningar och produktinformation. I detta caset hoppar vi över RFI proceduren men den är bra att känna till.  

Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer Presumtiva lev – Leverantörs marknad

Upphandlingsprocess 1. Projekt-mobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköps-strategi 4. Välj leverantörer för offert förfrågan 5. Besluta specifikation och urvals-kriterier 6. Val av leverantör och avtal 7. Operationell implemen-tering 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kick-off möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknads-konkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörs-marknads-undersökning Välj leverantörer för offert-förfrågan Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlings-strategi och förhandla Genomför lverantörsbedömning enl. ISO Välj leverantör och teckna avtal Ta fram organisation och plan för implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörs-marknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmarknaden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskraftiga villkor Leverantörsutveckling

Code of conduct All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering. De vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara: Uppförandekoden används gentemot leverantörerna för att styra dessa mot sociala och etiska regler som anses särskilt viktiga. Ofta skrivs också in i avtal att de ska följa uppförandekoden, exempelvis genom ett så kallat leverantörskvalificeringsavtal. Man bör även ta in i vilken utsträckning detta gäller i 2, 3 el 4 nivåns underleverantörer

CSR OMFATTAR vår egen verksamhet vår relation till våra anställda vår relation till samhället vår relation med våra partners vår relation med våra kunder vår relation med våra leverantörer CSR omfattar hela vår verksamhet

CSR länktips www.csrsweden.se CSR - EU,  http://ec.europa.eu/enterprise/csr/index_en.htm http://ec.europa.eu/employment_social/soc-dial/csr/index.htm http://ec.europa.eu/enterprise/csr/policy.htm European Multi Stakeholder Forum on CSR http://circa.europa.eu/irc/empl/csr_eu_multi_stakeholder_forum/info/data/en/csr%20ems%20forum.htm Svenska Jobs and Society, www.jobs-society.se Nyföretagarcentrum, www.nyforetagarcentrum.se CSR-blogg, http://www.csrmedia.blogspot.com/ en till CSR-blogg, www.csripraktiken.se Amnesty Business Group, www.amnestybusinessgroup.se Mallen Baker, www.mallenbaker.net Global Compact, www.globalcompact.com ILO, www.ilo.org OECDs riktlinjer, www.oecd.org David Grayson, www.davidgrayson.net Charity Rating, www.charityrating.se We are what we do, www.wearewhatwedo.org Globe Forum, www.globeforum.com Swedwatch, www.swedwatch.org Fair Trade Center, www.fairtradecenter.se Sverige 2000-institutet, www.sverige2000.se Bidra.nu, www.bidra.nu Camino Magasine, www.caminomagasin.se CSR Wire, www.csrswire.com måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild

Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och ”lika” offerter underlättar jämförbarhet Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) Sena ändringar är ofta dyra ändringar

Olika typer av produkter Måste hanteras olika Har olika datastöd Har olika sakägare Har olika beslutsprocesser Har olika leverantörsmarknadstyper Har olika betydelse Har påverkan på olika ställen på DuPont

Vad skall köpas in Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Logistisk specifikation Ekonomisk specifikation ”Politisk” specifikation (informell spec)

Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Attraktivitet i kundkontot Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

Inköp av produkt eller tjänst Sju typfall av inköp Förfrågan Utrustning Komponenter Råvaror och material Förnödenheter Tjänster Utveckling Trading/Vidareförsäljning Komplex, alt önskas Enkel (Tydlig) Enkel (Adm-uppl) Från Enkel till Komplex Komplex Hur inköps fungerar är ej enbart beroende av vad som köps, utan även en mängd andra faktorer. Från Gadde/Håkansson ”Professionellt inköp” Utrustningar Används ofta under lång tid. Ofta en relativt betydande investering. Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor. Organiseras ofta i projektform Kan upphandlas i form av kapacitet. => Investering ger möjligheter men innebär ett vägval och en begränsning. Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc. Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion – std / icke std etc. Råvaror eller material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier. Barrskog till pappersmassabruk. Och pappersmassa till pappersbruk. Stora volymer, som i kubikmeter, Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden. Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter. På en internationell marknad kan valuta vara ett problem. Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc. Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet. Viktigast att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp. Tjänster Kan vara rese-, försäkring- konsult eller reklam tjänster. Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.

(RFQ) Förfrågan – Innehåll Produktbeskrivning med specifikation Kvantitet / Volymer Ritningar eller beskrivningar Kvalitets nivåer Leverans instruktioner Kontraktsinformation Villkor och konditioner Andra krav eller villkor Kontraktsförslag Personnel skills or competencies Part descriptions/specifications or numbers Quantities/Volumes Description or drawings Quality levels Delivery requirements Term of contract Terms and conditions Other value added requirements or terms Draft contract

Vem/vilka skall få en offertförfrågan? Initial assessment Offert förfrågan Möjliga leverantörer Första urval Kontrakt eller Order Val av leverantör(er) Val / Urval av leverantör sker i flera steg med basis i den specifikation som finns. Process kan vara väldigt formaliserad och väldigt informell. Beror på värdet och påverkan av inköp. Var kan man hitta leverantörer? Mässor, kontaktnät, intresseorganisationer, handelskammare, Internet, etc Första urval kan ske mot minimikrav ställda på leverantör (jmf Patriks digitala leverantörskrav) eller med basis av ett första besök (assessment) som visdade att leverantören lever upp till de krav företaget ställer. 1. Sökning i öppna leverantörsdatabaser, kataloger, branschtidningar etc 2. Upprättande av lista över potentiella leverantörer (s.k. 'long list') 3. Utskick av intresseförfrågan, inhämtande av företags- och produktinformation 4. Sammanställning (och eventuell prekvalificering av leverantörer). 5. Fördjupad leverantörsbedömning 6. Prekvalificering och beslut om vilka leverantörer som får anbudsförfrågan (s.k. 'short list') 7. Utskick av anbudsförfrågan 8. Kvalificering och val av leverantör(er)

Skillnader i kvalificering för standardiserade komplexa leveranser Leverantörer som mottagit RFQ Leverantörer som mottagit RFQ Anbud Anbud Leverantör ’short’- listade till förhandling Budgivning Standardiserade produkter eller hyllvaror Komplexa eller kundanpassade produkter

Leverantörsbedömning

Metoder Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment)   Kreditupplysningsföretag Certifierande organisation Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Statistik från inköpssystemet

Arbetsgång, forts Preliminärt val ”Fall back” val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv – svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

Arbetsgång, forts Geografiskt val Använda eller förändra marknaden? Lokal marknad Regional marknad Global marknad Använda eller förändra marknaden? Plats i Kraljics matris ger typ av relation och strategi Kan vi påverka marknaden för att få fördelar? Kraljics matris get vilken relation och strategi vi skall ha Category Management, eller kategoriutveckling som det kallas på svenska, handlar om att att skapa tillväxt och lönsamhet för en kategori produkter genom att utgå från konsumentens och shopperns behov.

Grupparbete Tag fram ett Följebrev för dagens leverantör samt för 3-5 nya leverantörer Komplettera med en specifikation Mailas till anders.eriksson@effso.se Beskriv i mailet hur ni tänker utvärdera inkomna offerter – kriterier och ranking senast måndag 23 mars 2015. Leta tänkbara leverantörer på nätet. Följebrevet – säljande och förtydligande av ev frågetecken i RFQ.

Marknadsundersökning Teknisk utveckling Ständiga förändringar Valuta förändringar Skatter och tullar Internet har förenklat för inköpare som vill hålla koll på leverantörsmarknaden. Dun & Bradstreet hr tillsammans med katalogföretaget Supplybase lanserat en webbaserad länktjänst där man kan få tillgång till detaljerad information om leverantörer och deras tillverkningskapacitet t.ex. Vissa länder kan kräva motköp för att tillåta export för att gynna den egna produktionen. Extra skatter eller förändringar i tullar är annat som kan påverka situationen på ett ögonblick. Till exempel införde EU extra tull på textilier från Kina för några år sedan. Detta är några av de faktorer som understryker vikten av en systematisk inköpsmarknadsundersökning.

Olika marknadsstrukturer Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens Monopol som tex systemet, posttjänster Oligopol som t.ex. kemiska produkter, gaffeltruckar

Läsa mer? http://www.kkv.se/upload/filer/ trycksaker/infomaterial/ lilla konkurrensboken.pdf Konkurrensneutralitet utvecklar både offentlig sektor och näringsliv Konkurrensutsättning och ökad konkurrens leder till att kundernas önskemål i allt högre grad tillgodoses. Kvalitet blir drivkraft när kunderna när som helst kan välja en annan utförare Konkurrensverket granskar marknaden för reservdelar till båtmotorer Konkurrensverket kan bekräfta att oanmälda besök har gjorts hos leverantörer av reservdelar till båtmotorer. Besöken är ett led i att söka bevis som kan stärka misstankar om eventuellt konkurrensbegränsande samarbete. De oanmälda inspektionerna innebär inte ett ställningstagande till att det ska ha förekommit överträdelser av konkurrensreglerna, utan inspektionerna har gjorts för att klarlägga om så har varit fallet. Det insamlade materialet analyseras och utredningen får visa om någon lagöverträdelse har förekommit. Konkurrensverkets skrift Lilla kokurrensboken. Lilla konkurrensboken

Leverantörs faktorer Historik Företagsprofil Företagsledning Affärsstrategi Ekonomisk ställning Projekt/Program Leveransprecision Personal - Tillgång Personal - Kompetens Kompetens i organisationen Lev bas Lokalisering Kapacitet Utveckling affärer Teknisk utveckling Produktivitet Miljö Kvalitetssystem IT mognad Exempel Nicolet in line 3d röntgen Exempel vision från Control Automation som kursade och köptes av Terradyne

Inköpsrollen Purchasing function Technical dimension Determine specifications Audit suppliers’ quality organisation Value analysis Quality Control Supplier selection Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quotations Evaluate quotations Negotiations with suppliers Purchasing function Logistical dimension Optimisation of ordering policy Order expediting and follow-up Incoming inspection Monitoring delivery reliability Administrative dimension Order handling, expediting and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier Oavsett strategiskt, taktiskt eller operativt inköp så har inköpsrollen flera dimensioner vilket är en av orsakerna till att jag tycker det är så roligt med inköp. Anledningen med att jag fortfarande tycker det är kul – att ha fått jobbat med så varierande uppgifter.

Inköps roll i värdekedjan Företagets infrastruktur Stöd- aktiviteter Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Marginal Inköp / anskaffning Inkom- mande logistik Verksam- het Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Marginal Från Van Weeles bok kapitel 1 sidan 35. Primära aktiviteter = fysisk omvandling och hantering av slutprodukterna som levereras till kund Stödaktiviteter=möjliggör och utgör stöd för de primära aktiviteterna Inköp för primära och stödaktiviteter skiljer sig mycket. Kompetensen vid inköp för primära har varit högre men många har insett att kompetensen vid köp för stödaktiviteter ökar Sedan lärde ni er vad är det viktigaste en inköpare gör. Kommer ni ihåg? Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

Profil Operativ Profil Taktisk Noggrann Säljande Stresstålig Kommunikativ Strukturerad Vaksam Skinn på näsan Administrativ förmåga Profil Taktisk Säljande Kommunikativ Social kompetens Lyhörd Affärsmässig Drivande

Inköpens betydelse för verksamheten 5 Administr. 12 Tjänster 18 Invest. 3 Reservdel. 60-85 60-80 50-70 60-80 12 Handels- varor Prod-uktionsdelar 25-50 50 10-40 Analys ger att COGS (Cost Of Goods Sold) är cirka 50% och lägger man till andra kostnader där inköp utgör en betydande del ökar siffran till c:a 68%. Van Weeles bok har ett exempel från Heineken som 2007 ökade företagets ROI (Return On Investment) med 9% tack vare en besparing på inköpsrelaterade kostnader med 2%. Besparing i form av = minskning direkta materialkostnader genom bättre priser, färre leverantörer, standardiserade produkter, ersättningsmaterial….. =minskning av rörelsekapital genom betalningsvillkor, minskade lager, bättre kvalité, leasa istället för köpa utrustning……… =öka omsättning på produkter genom nya produktidéer eller produkt förbättringar från leverantörer. Ericsson produktionslinje test som exempel Detalj- handel Datorer Hem- elektronik Bilindustri Läkemedel Tjänste Typisk struktur sektor Bearbetad från Kluge, 1996

Uppföljning En effektiv inköpsorganisation mäter och följer upp både sin egen och internkundens verksamhet, samt affärer med externa leverantörer. Resultatet av detta arbete används för att styra verksamheten och genomföra förbättringar. Efterkalkyler Självklart ska det göras olika typer av efterkalkyler på det som köpts in. Att jämföra budgeterade och faktiska kostnader i samband med köpet brukar inte vara så svårt. Glöm inte att ta med eventuellt extra kostnader för t.ex. utbildning, produktionsstörningar orsakade av fel i levererade produkter, kassationskostnader och kostnader för extra prov- och kontrollåtgärder.    Långsiktigt samarbete En inköpsansvarig är oftast den förmedlande länken mellan personal hos leverantören och det egna företagets personal. Det gäller att se till att information och kunskap flödar mellan de båda företagen.  För leverantören kan det vara viktigt att få reda på hur ert företags slutkund tänker och handlar, för att leverantören i sin tur ska kunna förbättra det de levererar. Tillsammans kan ni utveckla leverantörens produkt eller tjänst på ett sådant sätt att det gagnar både er som kund och leverantören i hans arbete med andra kunder. Ett gott samarbete leder t.ex. till  att ni får ta del av nyvunnen kunskap först av alla att ni ges möjlighet att utnyttja leverantörens expertis att ni får deltaga i utvecklingsarbete att ni får värdefull information att ni prioriteras i en bristsituation Dra exemplet med leverantörs samarbetet på Ericsson

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy High Leverage items (Competitive procurement) Strategic items (Partnership) Financial impact Standard items (System agreement + e-business solution) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002