Verksamhetsutveckling och förvaltningsprocess - hand i hand 2017-10-24

Arkitekturskolan, KTH Campus, Stockholm Invigdes oktober 2015 Arkitekturstudenternas hemvist och ny mötesplats på KTH Campus Totalyta cirka 8 800 kvm Fasad av rostrött corténstål Innehåller ateljéer, ritsalar, kontor, grupprum och datasalar Kasper Salin-priset 2015

Niagara, Malmö Nya Humanisten, Göteborg Aktuella exempel Niagara, Malmö Malmö Högskola…Universitet to be Nya Humanisten, Göteborg Kungliga Musikhögskolan, Stockholm Niagara, Malmö SLU campus, Uppsala Biomedicum, Stockholm Segerstedthuset, Uppsala

Projekt: Gemensam förvaltningsprocess

Ett Akademiska Hus

Syfte och uppgift Syftet med projektet är att bidra till det strategiska målet Ett Akademiska Hus, med enhetliga och effektiva processer och där lärdomar och best practice sprids snabbt inom företaget. Projektets uppgift var harmonisering av systemnära processer och att införa ett gemensamt fastighetssystem. Göra vår förvaltning redo för utveckling(digitalisering, mobilitet) …Viktigt att hitta en partner att utvecklas vidare tillsammans med.

Hur gick vi tillväga?

Processer som systemet skulle stödja Kontraktshantering Underhållsplanering Avisering/fakturering/betalningar Felhantering/arbetsorder Myndighetsbesiktningar Tillsyn & skötsel Nyckelhantering Garantiavtal Areahantering Inköp i förvaltningen BIM/IOT

Hur arbetade vi i projektet? Styrgrupp Projektstyr-grupp Delprojekt Drift Delprojekt Förvaltning Delprojekt Ekonomi Delprojekt IT/integration Godkännande-grupper

Hur genomförde vi projektet? 2014 2015 2016 Start 1 dec Avslut 30 okt Projekt-planering Processutveckling och kravformulering Kravspecifikation och upphandling Konfigurera och etablera system Testa system, migrera och kvalitetssäkra data Införa process och system i verksamheten Utforma rutiner och stödmaterial 2017 Följa upp och stödja införande

Införande i verksamheten Utbildningar och repetitionsutbildningar… Supportanvändare Bra och enkelt stödmaterial Systemförvaltningsorganisation (förstärkt)

Hur gick det?

Hur gick det? Vi höll tidplan och klarade budget Inga avbrott eller störningar i verksamheten Gemensamma rutiner, ett gemensamt fastighetssystem och ökad mobilitet Fortsatt verksamhetsutveckling tillsammans med systemleverantören

Erfarenheter

Vad gick bra? Förankring och bemanning av projektet Styrning och samordning i projektet Processerna som röd tråd Upphandlingen Tidigt tänka på vad som händer efter projektet

Vad kunde vi gjort bättre? Hur utbildningarna genomfördes Säkra upp det lokala ägandeskapet Kompetens kopplad till individer

Tack för oss!