Kvalitet i stödverksamheten Lunds universitet Susanne kristensson – Karin ekborg-persson

Lunds universitet Bakgrund Definition Kvalitetsarbetet idag Reflektioner Nästa steg

Nélida Leiva, doktorand i biokemi, har upptäckt att sockerbetor producerar hemoglobin. Hon hoppas att hemoglobin kan användas som blodsubstitut – en substans som det idag råder brist på. Ett universitet i världsklass som förstår, förklarar och förbättrar vår värld och människors villkor.

Och mer än 30 världsledande forskningsområden ÅTTA FAKULTETER Och mer än 30 världsledande forskningsområden

7 400 medarbetare, mer än 40 000 studenter

2.300 administrativ och teknisk personal (35% av totalt antal anställda) varav 1 500 administrativ personal

Bakgrund Institutionsadministrativa utredningen Excellensprojekt En förnyad administration Autonomiutredning – delprojekt om administration PUPA projekt Kontinuerlig utveckling av ”modellerna” Olika interna utredningar GUL/SLUG

Bas för vidare arbete med kvalitetsutveckling: Resultat av projektet ”En förnyad administration” Bas för vidare arbete med kvalitetsutveckling: Modeller Organisationsstruktur En medvetenhet om förändring Ökad dialog om samverkan

Vår definition: Kvalitet i stödverksamhet Finansiärer Uppfylla relevanta behov av stöd för att nå uppsatta mål inom utbildning, forskning och samverkan Studenter Forskare Lärare Allmänheten Samarbetspartners Staten, departementet Uppfylla relevanta externa krav Andra myndigheter Allmänheten

Avgränsning Kommer idag inte att prata om kvalitet för att uppfylla externa krav. Staten, departementet Uppfylla relevanta externa krav Andra myndigheter Allmänheten Riktlinjer och utbildningar … Kontroller i adm. system Riksrevision EA värdering Avstämningar Internrevision

Fokus idag: Finansiärer Uppfylla relevanta behov av stöd för att nå uppsatta mål inom utbildning, forskning och samverkan Forskare Studenter Lärare Allmänheten Samarbetspartners

Rätt kvalitet? Identifiera förväntan (behov/krav) Korrigera Utveckla Hitta rätt ambitionsnivå Följa upp Sätta uppdrag och mål

Kvalitetsarbete en del av vardagen och den vanliga styrningen Hur fånga vad som förväntas av stödverksamheten? Hur styra stödverksamheten Hur följa upp stödverksamheten Hur utveckla stödverksamheten

Kvalitetssystem Lunds universitet Stödverksamheten

Grund – nuläge Ny strategisk plan 2017-2027 Diskussion om behov av gemensam vision o värdegrund inom förvaltningen Nya nämnder och råd och nätverk Utveckling av dialoger, möten och nätverk Omfattande utbildningsutbud för anställda

Att enas om något gemensamt mål Mål förvaltningen VISION OCH VÄRDEGRUND Att enas om något gemensamt mål Mål förvaltningen Förvaltningen ska vara en professionell, engagerad och effektiv stödverksamhet som bidrar till att Lunds universitet når uppsatta mål Förvaltningen ska verka för en god samverkan inom förvaltningen och mellan förvaltningen och fakulteter och institutioner Förvaltningen ska arbeta med att ständigt utveckla arbetssätt och verktyg för att kunna möta ändrade behov och krav inom universitetet och i vår omvärld

System för styrning Gemensam förvaltning VISION OCH VÄRDEGRUND System för styrning Gemensam förvaltning

Modeller/verktyg som stöttar vårt kvalitetsarbetet Styrmodell Uppdrag – resurser – mål - verksamhetsplaner Risk modell Projekt modell Process modell Arbetssätt: DIALOGER KIA modell System förvaltningsmodell/ Informationssäkerhet

OMVÄRLDSANALYS / RISKVÄRDERING Hur allt hänger ihop OMVÄRLDSANALYS / RISKVÄRDERING VISION MÅL/UPPDRAG RESURSFÖRDELNING Riskvärdering Strategisk plan Övergripande VP

Hur allt hänger ihop VISION MÅL RESURSFÖRDELNING OMVÄRLDSANALYS / RISKVÄRDERING VISION UPPDRAG/MÅL RESURSFÖRDELNING VISION MÅL RESURSFÖRDELNING Riskvärdering Strategisk plan Övergripande VP Strategisk plan Övergripande VP Beskrivs i Processkartor Process-beskrivningar

Hur allt hänger ihop VISION MÅL RESURSFÖRDELNING KIA OMVÄRLDSANALYS / RISKVÄRDERING VISION UPPDRAG/MÅL RESURSFÖRDELNING VISION MÅL RESURSFÖRDELNING Riskvärdering Strategisk plan Övergripande VP Strategisk plan Övergripande VP KIA ger stöd för att få välfungerande linjeorganisationer Beskrivs i Processkartor Process-beskrivningar Utvecklingsbehov projektplan

Kvalitetsarbete Identifiera krav och behov Enkäter / Dialog med fakulteterna Medvetet ingen total enkät för stödverksamheten Vissa verksamheter har kundnöjdhetsenkäter Flera verksamheter har årlig dialog med fakulteterna/ledningen Årliga psykosociala medarbetarenkäter Prefektmöten/Prefektintervjuer Dialog med nämnderna (UN, FN) Universitetsförvaltningens ledningsgrupp (UFLG) Veckomöte (förvaltningschef – kanslichefer fakulteter – sektionschefer i gemensam förvaltning) Omvärldsanalys/delta i externa nätverk Modeller innehåller ett moment där behov ska analyseras Processmodell (processpecifikation – målgrupp och deras behov), Projektmodell (syfte med projektet / förstudier) Systemförvaltningsmodell (syfte med systemet – processkartlägga för bättre krav på systemet) Uppdrag till gemensam förvaltning (Basuppdrag beskrivs i tjänstekatalog med målgrupp och syfte per tjänst) Nätverk Alla sektioner i förvaltningen har funktionsnätverk med fakulteter/institutioner Vissa formaliserade nätverk med skriftliga uppdrag t ex SAM-IT

Kvalitetsarbete Följa upp Enkäter / Dialog med fakulteter, medarbetare.. Risk (uppföljning av åtgärder årligen) Prefektmöten/Prefektintervjuer Universitetsförvaltningens ledningsgrupp (UFLG) Extern och intern benchmarking/SLUG samarbete Utredningar/Utvärderingar Interna konsultuppdrag (KIA-uppdrag) Uppföljningssamtal förvaltningschef – sektionschefer Linjeverksamhet Processer/System Projekt Extern och intern revision

Sammanfattning Vi jobbar med samma verktyg som alla andra Kontinuerlig vidareutveckling av verktyg Vi försöker få våra modeller och verktyg att hänga ihop i ett system som införlivas i den årliga styrningen Vi arbetar mer och mer med dialoger (för att förstå behov, för att genomföra vissa moment i årscykeln och för att följa upp) .

Hur fungerar stödverksamheten vid LU? Fast det finns alltid saker att förbättra!

Utmaningar Att hitta rätt ambitionsnivå – rätt kvalitet Samverkan och att få effektivitet i en decentraliserad organisation Få tid till utveckling av helhet (det operativa tar överhand) Processmognad är låg Systemstöd som erbjuds på marknaden möter ofta inte våra krav/behov Uppföljning Att mäta effekter vid utveckling Att sätta och arbeta med konkreta mål i den dagliga verksamheten

Nästa steg Fortsätta jobba med kvaliteten på det sätt vi gör idag Fortsätta jobba i dialogform Utmana genom att arbeta med en del processer som går över funktionsgränser Öka samsyn i chefsgruppen (många nya chefer) – förstå hur helheten ser ut och hur allt hänger ihop Det är när det skaver som det finns utvecklingsmöjligheter