Katarina Sundin Avd.chef Ekonomi- och Ledningskansli samt biträdande HD katarina.sundin@hv.se 0721-600126.

En presentation över ämnet: "Katarina Sundin Avd.chef Ekonomi- och Ledningskansli samt biträdande HD katarina.sundin@hv.se 0721-600126."— Presentationens avskrift:

1 Katarina Sundin Avd.chef Ekonomi- och Ledningskansli samt biträdande HD

2 VARFÖR? Brist på helhetsperspektiv (stuprör)
RA-FS 2008 VARFÖR? Brist på helhetsperspektiv (stuprör) Många projekt men lite resultat Engagemang, entusiasm, kompetens – mycket initiativ – lite koordinering, dålig koppling mellan strategiska, taktiska och operativa mål Neddragningar på gång, effektivisering nödvändig RAFS, inte bara arkivperspektiv, förändring från Taylorism till processorientering

3 Projektidé Skapa en gemensam bild av verksamheten för att gynna helhetsperspektivet och använda i fortsatt förbättringsarbete Synliggöra prioriterade utvecklingsområden Förbättra och förenkla dokumentstrukturer, arkivera och registrera utifrån verksamhetsområde (RAFS 2008) Svårighet: Engagera verksamheten i ett ”arkivprojekt”

4 HUR? Nätverkande Involvera ledning Börja uppifrån
Följ flödet, inte organisation. Börja med kärnprocesser och styra leda, beskriv stödverksamhet som utförs i dessa där. Tvärfunktionella grupper PDCA-cykel

5 Projektets genomförande- lite statistik
1 års ställtid, ½ år förberedelse, ett år aktiv projekttid från projektstart Extern tid: ca 380 h Intern tid: ca 1250 h (inklusive projektledning, workshops, styrgruppsmöten etc) Över 70 individer har varit inblandade i workshops etc (~15%) c:a 70 % av högskolans chefer/samordnare/teamledare etc har varit inblandade på något sätt 5 huvudområden och 3-5 undernivåer på varje huvudområde. Ställtiden absolut nödvändig för att få med sig organisationen

6 RESULTAT HV 1.0, gemensam bild, gemensamt språk
Förbättrad förståelse för vikten av styrning Förbättrad arbetsmiljö pga insikt om sammanhang Kreativt lärande, om egna verksamheten, angränsande verksamhet samt om proccesstänkande Dokumenterade förbättringsidéer/område, kort sikt och lång sikt (Nytt uppdrag, administrativ översyn ) Kul, gett energi, positiv inställning till projektet från alla roller Relevant arkivstruktur

7 Framgångs- faktorer Vårt ”HUR” viktig
Rätt tid (organisationen mogen) samt högt tempo på projektet (1 år) Allt arbete görs på workshop! Projektgruppen (Proj.ledare, arkivarie + processexpert) hållt ihop alla WS Många olika grupper med olika perspektiv. Pussel som växt fram Många chefer med i arbetet ger möjlighet till god förankring

8 Bra karta för VAD, HUR och VARFÖR
Processägare och processledare på gång Nästa steg använda struktur för arkiv, dokumenthantering och informationssökning (e-arkiv)