Gemensamma förvaltningens omställningsarbete

Slides:



Advertisements
Liknande presentationer
Förskolor och skolor i Nacka – i en klass för sig
Advertisements

Test Center – en högre nivå
EIO-Q Ledningssystem - leder till bättre resultat
Budget Umeå universitet 2014 inkl. ekonomisk plan 2015–2016
S OCIALA INVESTERINGAR Några frågor. Ä R DET NÅGON SKILLNAD MELLAN SOCIALA INVESTERINGAR OCH VANLIGA UTVECKLINGS - PROJEKT ? Sociala investeringar innebär.
Ledarskap för utveckling - en utmaning
Mars 2005, bild 1 Vad är på G i LDC? Johnny Nilsson NETinfo 30/ Lunds universitets egen IT-leverantör.
LTU-modellen för ökad genomströmning Lägesrapport – november 2011
Göteborgs universitet förnyas
Ny gemensam IT-organisation L U N D S U N I V E R S I T E T.
Q2 Q3 Okt Nov Dec Jan Feb Mar Maj Jun Göteborgs universitet förnyas Apr Styrelsemöte 7 apr Styrelsemöte 12 okt Start ny organisation.
Balansen Balanserad resultatredovisning med balanserat styrkort.
Syfte: skapa och stärka relationen med tidigare studenter för ömsesidigt utbyte För att bl a kunna: få reda på.
Utbildningsinspektion i Göteborgs kommun. Skolverkets utbildningsinspektion Vi inspekterar för att förbättra!
Genomförandeplan för Dalarnas län inom området barn och vuxna med funktionsnedsättning (LSS) 2013 – april 2014.
En förnyad administration Behovsanalys
Aktionsforskning en del av kvalitetsarbetet i Falköping
Tidplan omställningsarbete 2014
KTH ROYAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY Utvärdering – vad, vem, varför? Sara Karlsson, kvalitetssamordnare KTH.
Årsrapport 08/09 Vad har vi gjort? Hur ser resultaten ut? Vad leder det till? Starka sidor - utvecklingsområden.
Göteborgs universitet förnyas – implementering av organisationsarbetet
Systematisk uppföljning UIV Uppföljning av Insatser Vuxna Missbrukare.
Strategiska perspektiv på verksamheten
Lunds universitet / Samordnat IT-stöd vid LU / Oktober 2009 NETinfo Samordnat IT-stöd vid LU Johnny Nilsson, PL Birgitta Lastow, bitr. PL Anders.
Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor – ledningsrådet Kronologisk ”CV” för redovisningsmodellen.
Enkät genomförd av SCB: Inträdet på arbetsmarknaden Seminarium den 22 oktober 2010.
Sveriges lantbruksuniversitet SUHF-modellen Infört på SLU 1/
Beställning av tjänster
Lunds universitet / Samordnat IT-stöd vid LU / Mars 2010 NETinfo-möte Samordnat IT-stöd Lunds universitet Johnny Nilsson, PL Birgitta Lastow,
NKI nr 2 november 2014 Alingsås lasarett.
NKI nr 2 november 2014 Närhälsan. REGIONSERVICEREGIONSERVICE Genomförande Webbenkät med 2-3 påminnelser Sjukhusförvaltningar, NH, FTV, H&H och Regionservice.
Kvalitetsarbetet vid BTH
GUL-adm - ett samarbetsprojekt mellan tre universitet om kvalitet i administrationen Cilla Häggkvist, Uppsala universitet.
KTH ROYAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY Utvärdering av administrationen på KTH Lärdomar från ett utvecklingsprojekt.
Granskningsanteckningar av årsuppföljning 2015 Region Halland Rebecca Lindström Mars Driftnämnden Regionservice.
Gapminder Verktyg för att visualisera statistik för effektiv analys och uppföljning vid 1.Verksamhetsutveckling och jämlikhetsanalys 2.Samhällsbyggande.
EKO - Ekonomi, kontrakt, offerter & ansökningar 1.
GUL-ADM – ett samarbetsprojekt mellan tre universitet om kvalitet i administrationen Delprojekt 1 (Malin Östling, GU): Stöd kring extern forskningsfinansiering,
Fortsatt arbete med SUHF- modellen HfR-seminarium HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium
Enhetsaudits och andra verktyg – så bidrar förvaltningen till en bättre kvalitet vid Göteborgs universitet Jörgen Tholin, universitetsdirektör Malin Östling,
Översiktlig studie av besparingar och effektivitet inom Stockholms Stadshus AB under år
IF Friskis&Svettis Kalmar Verksamhetsplan
På väg mot Linnéuniversitetet
Full kostnadsredovisning och Full kostnadstäckning.
De administrativa stödfunktionerna i den nya organisationen
Inspektioner vid akutmottagningar i Värmland och Gävleborgs län
Ekonomistyrning - styra mot ekonomiska mål
DiVA: Rapport från systemägarmöte (med mera)
HANDLINGSPLAN och Verksamhetsplan gemensamma förvaltningen
Hur säkerställs kvalitén i ett system där många olika utförare levererar tjänster? Det ska finnas en koppling mellan det som står i förfrågningsunderlag.
AQUA16 Assuring Quality in University Administration 2016
SMGAO Jan-Olof Åberg Utvärdering I SMGAO Jan-Olof Åberg.
Full kostnadsredovisning vid Stockholms universitet
Delårsrapport Augusti 2017 Barn- och utbildningsnämnden
GU förnyas – enligt beslutet 2012
Kvalitet i administrationen verksamhetsstödet på KTH – effekterna av AAE:n SUHF-konferens – Kvalitets- och utvecklingsarbete inom administrationen.
Kvalitet i stödverksamheten Lunds universitet
Information till forskningsfinansiärer ang ny redovisningsmodell för indirekta kostnader och ny kalkylmodell
Forskningens och utbildningens kostnader
Kvalitetsarbete Verksamhetsstöd
Processen för Balanserad styrning - steg 2 Mätning-Mätresultat
Verktyget Utmärkelsen….
XX Benchmarking 3 Följa upp jämställdhetsarbetet och resultaten för olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar.
Ekonomistyrning - styra mot ekonomiska mål
Enhetsaudits och andra verktyg –
Kunskapsmiljöer Linné
Fördjupning till systematiskt kvalitetsarbete
Mittuniversitetets ”OH-modell”
Digitalisering av kvalitetsledning och kvalitetsuppföljning
SUHF-modellen Pia Grankvist
Presentationens avskrift:

Gemensamma förvaltningens omställningsarbete En geografiskt samlad förvaltning Utvecklad organisation Genomlysningar och benchmarking Kvalitetsarbete Genomförda besparingar Resultat Besparingsbeting Drog igång omställningsarbete Genomlyst organisation och arbetssätt Genomfört besparingar Resultat GF ekonomi i balans System för att arbeta med kvaliteten Fokus på gränssnitten mot fakulteter och institutioner Bedömning att det inte är möjligt att genomföra ytterligare besparingar utan att

Genomförda besparingar Universitetsgemensamma kostnader Besparing 2014 2015 2016 Totalt Kommentar Besparingar på GF:s budgetram 12 000 4 320 2 600 18 920 Alla områden Åtgärdade budgetunderskott 3 250 4 150 800 8 200 Verksamhetsstöd och ledningen/staben Åtgärdad negativt balanserat kapital 1 965 4 806 1 257 8 028 IT-enheten ___________________________________________ 2014 2015 2016 2017 Universitetsgemensamma stödkostnader i relation till GU:s totala verksamhetskostnader 7,1% 6,4% 6,1% Röda siffror är preliminära. Budgetarbetet för 2016 pågår.

Resultat Effektivisering av verksamheten Gemensamma förvaltningen har blivit en gemensam angelägenhet och förtroendet har ökat Större insyn och acceptans för Gemensamma förvaltningen i organisationen Ansträngd personalsituation/resurssituation

Verktyg för kvalitetsutveckling Vision 2020  med handlings- och verksamhetsplaner Enhetsaudit  Enkät om GF  Enhetsbesök  Mötesforum  Styrdokument  Processorientering  Nyhetsbrev och webb   Benchmarking, studiebesök och nätverksträffar En utmärkelse för kvalitet i administrationen 

Jämförelse mellan 2013 och 2014: ”På det hela taget, hur nöjd är du med den service som den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet tillhandahåller?" [-3, -2, -1] [+1, +2, +3] I allra högsta grad nöjd Inte alls nöjd 2013 2014 25 19 (25) 51 62 (55) Källa: Universitetsförvaltningsundersökningen 2013 och 2014 Kommentar: För 2014 års resultat redovisas endast jämförbart urval motsvarande 2013: personal med chefsuppdrag samt (övrig) administrativ och teknisk personal. Resultatet för hela populationen 2014 står inom parantes.

Enhetsaudit Bakgrund – fakultetsaudit, institutionsaudit, förvaltningsaudit, BLUE 11-audit. Det som bedöms – inte verksamheten i sig utan kvalitetsarbetet; ”Hur arbetar ni för att åstadkomma systematiska förbättringar i verksamheten? Hur tar ni reda på om er verksamhet är till god nytta? Hur följer ni upp det ni gör?” Auditgruppen – inom GU men utanför enheten: 1 områdeschef, 1 enhetschef, 2 samordnare, 2 representanter från kärnverksamheten. Ingen självvärdering – utgår från underlag som redan finns; webb, handlings- och verksamhetsplan, övriga styrdokument, interna rutiner, lista med organ + möten, projektplaner, processkartläggningar m.m. Platsbesök – halvdag: enhetschef, sektionschefer, medarbetare. Direkt återföring till ledning. Rapport – enhetsledningen får möjlighet att kommentera ett utkast innan rapporten sprids och läggs på webb. Återföringsmöte – auditgruppen möte enheten för ventilering av rapporten. 6 månaders- och 12 månadersuppföljning – hur har det gått?

Sourcingstrategi Skapa värde för Göteborgs universitet genom att säkerställa att leveranser ska vara av värde för Göteborgs universitet kvalitet kostnadseffektivitet Att arbeta systematisk med sourcingsfrågor ger oss möjlighet att flytta fram positionen och snabbare anpassa oss till nya behov och krav hos verksamheten

Sourcingstrategi 2014 IT-support Analysen visade att det fanns potential för att förbättra support- verksamheten både i kvalitet och kostnadseffektivitet. Mål och nyckeltal anpassades och efter ett år har det gett resultat i förbättrad kundnöjdhet och effektivitet. Servicetjänster Analysen visade att det fanns beroende mellan områdena och behov att se över delar i verksamheten. Ett antal aktiviteter är planerade att genomföras under en period av 3–5 år.

GUL-ADM blir SLUG Samarbete mellan Göteborgs universitet, Uppsala universitet och Lunds universitet utökas med Stockholms universitet Syfte att gemensamt arbeta med verksamhetsutveckling genom ett antal benchmarkingprojekt, ”intern” och ”extern” benchmarking. Tre genomförda delprojekt Forsknings- och innovationsstöd Studentservice Projekthantering Ny omgång med ett övergripande projekt och två delprojekt Stöd till internationalisering Upphandling

Benchmarking av ekonomifunktionen med fyra andra lärosäten Jämförelsen visar att GU har samma nivå, i det här fallet, ekonomiadministration som Lunds universitet, men att GU är färre på central nivå och jämförelsevis fler på lokalnivå.

SUHF-modellen – jämförelser Utbildning och forskning 2014 Plats 9 (2013 = 10) SUHF-modellen är en kostnadsfördelningsmodell (kallas för redovisningsmodell) som ska se till att alla universitetets kostnader fördelas till universitetets motsvarighet till produkter, kostnadsbärare. SUHF-modellen – jämförelser

SUHF-modellen – jämförelse inom GU Andel stödverksamhet av totala verksamhetskostnader (procentsatser enligt budget 2015) 35,5% 34,2% 34,4% 33,5% 33% 24,1% 24,1% 22,5% Samma typ av statistik finns internt, nedbrutet per institution, i en bilaga till den interna uppföljningen för 2014 och 2013. Siffrorna bygger på budgeterade värden för 2015 satta i relation till faktiska kostnader 2014 – på samma sätt som påläggen räknas fram och enligt SUHF-modellen och som jämförelsen mellan lärosätena görs. Överlag har andelen stöd minskat. Av diagrammet framgår att storleken på stödkostnaderna avgörs både av hur verksamheten är beskaffad och på vilka val man har gjort. Exempelvis fakulteter med mycket utbildning (UFS, KFS). Även stordriftsfördelar framgår tydligt, dock med IT-fakulteten som ett undantag som bekräftar regeln. Genom sin integration med Chalmers blir förutsättningarna lite annorlunda och kanske inte helt jämförbara.

Ytterligare besparingar – risker Ökad arbetsbelastning och kostnader på institutionsnivå Kvalitetssänkning/arbetsmiljöproblem Administration förs över på lärare och forskare

Ledningsutredningen (SOU 2015:92) ”Administrationen/verksamhetsstödet har förvisso växt i omfång, men det har också utbildningen och forskningen” ”Snarare blir andelen administrativ personal långsiktigt allt mindre vid de svenska lärosätena. Utredningens bedömning är dock att de administrativa uppgifterna inte har minskat i omfattning. En trolig förklaring till att den administrativa personalen ändå inte ökar är att lärare och forskare får ta hand om nya administrativa uppgifter som egentligen borde skötas av administratörer.”

Ett mer effektivt administrativt gränssnitt? Uppföljning och kartläggning av den samlade administrationen Rektors beslut om ny funktionell administration Statistik Kvalitativ bild av administrationen Utvärdering av administrationen 2016 Internationell panel