Process hyresavtal Reviderad 170824 AN

Förhandling hyresavtal – övergripande process Vid avtalstecknande (gäller ej vux om avtalet har ett värde under 1mkr och/eller understiger 2 år.): Avtalsansvarig förhandlar med fastighetsägaren, AM särskilda villkor beaktas. När utkast erhålles görs följande: Skriver ner kommentarer på avtalet och skicka till Fastighetschef som också kommenterar och skickar tillbaka till Avtalsansvarig. Skriv även när hyresavtalet måste undertecknas. - Fastighetschefen utgår, i detta skede, ifrån att verksamheten har gett sitt medgivande och inte har några ytterligare synpunkter. Fastighetschef sammanställer vilka avtal som är på gång till KH löpande. Fyll i Excel-mall ”Kostnadsuppskattningsmall” (sparas på Q/Pythagoras) och skicka till verksamheten så de förbereder beslutsunderlag. Skriv också till verksamheten i mejl att de måste skicka beslutsunderlaget för godkännande senast tre veckor innan hyresavtalet måste signeras (gäller ej avtal vux). Signeringsdatum skrivs i Excel-mallen. Avtalsansvarig skickar alla kommentarer till FÄ samlat. Förhandlingen fortsätter. Avtalsansvarig skickar nya korrekturvändor till Fastighetschef. Det som ska ingå, förutom avtalet, är beslutsunderlag och kalkylmallen. När avtalet är okej skickar Fastighetschef avtalet till Admin som då tar det till påskrift till berörd UD och sedan till KH. KH skickar mejl till Fastighetschef när beslut är fattat i styrelsen. Vidarebefordras till Admin. Admin skriver ut excelmall samt bilägger styrelsebeslutet och avtal till firmatecknare fysiskt med info om att avtalet ska tillbaka till Admin och sedan till ny firmatecknare.

Förhandling hyresavtal – övergripande process När det interna signeringsarbetet är klart skickar Admin avtalet till FÄ för signering. A. Avtalsansvarig får ett mail från Admin att avtalet skickas till FÄ, i mailet bifogas en avtals- kopia. B. Admin skickar signerat avtal till berörd enhetschef/rektor & IT om det är nystart/ny lokal.

Uppsägning hyresavtal – övergripande process Admin sammanställer Uppsägningsrapport, fyller i vem som är ansvarig, samt ytterligare kolumner. Sparas på Q/Pythagoras. Admin skickar per mail, den första vardagen varje månad: Uppsägningsrapport för fyra (4) månader framåt (ex: 1 nov skickas uppsägningsrapport för 1 feb- 15 mars) Bifogar exempel-mail till avtalsansvariga (avtalsansvarig skall fylla i och anpassa till månadens uppsägningar för att sedan mailas till berörd verksamhet). Avtalsansvariga gör följande: Går igenom Uppsägningsrapporten, bl.a. stämmer av att rätt avtal står på rätt person. Skickar mail till BC, UD (eller av UD utsedd person) och VC inom två veckor från Uppsägningsrapportens utskick (dvs 1:a nov skickas Uppsägningsrapport ut av Admin, senaste den 15:e samma månad skickas mailet till BC/UD). Mailet ska innehålla information om de avtal som är möjliga för uppsägningar enligt exempel-mailet. Viktigt är att informationen anpassas efter varje avtal. Rekommendation ska ges om avtalsansvarig är bekväm med sin rekommendation. Återkoppling från verksamheten till avtalsansvariga senast den 15:e varje månad (dvs 15:e nov för november månads uppsägningar). Ska komma tillbaka minst skriftligt. Notera avvikelser i uppsägningsrapporten under ”Formell åtgärd” Maila uppsägningsrapport till Admin senast den 16:e varje månad. Kontakta de fastighetsägare som vi avser att säga upp avtal hos för information.

Uppsägning hyresavtal – övergripande process Forts. Admin tar fram underlag för uppsägning: Uppsägningshandling (skrivelse för antingen villkorsändring eller avflytt, kan skickas till MAQS för kontroll vid behov) Kontroll av Hyresavi (senaste från OPTO/ekonomi) Datscha (vem äger fastigheten?) Allabolag.se (kontaktuppgifter till FÄ) Admin går igenom uppsägningen med Fastighetschef Skickas med rekommenderat brev till HV/FÄ senast den 28:e. Hänskjutning till Hyresnämnd, HN, vid uppsägning för Villkorsändring görs i samband med uppsägningen. Vid hög belastning kan dessa skickas inom 30 dagar från uppsägning är gjord för att hinna skicka på nytt om, av någon anledning, hänskjutningen inte kommer HN tillhanda. (senast 2 mån efter uppsägning annars är uppsägning ogiltig). Bifoga: Blankett från HN hemsida Hyresavtal Uppsägningshandlingen Ev. nytt förslag om HV/FÄ säger upp oss. Efter att uppsägningar är gjorda skall Admin, senast den 2:a nästkommande månad, ändra information i LM gällande förlängningar/uå/uppsägningar/hänskjutning (görs med fördel i samband med att hänskjutning skickas till HN).