Webbkommitténs möte 15 september 2016

Dagordning Webbkommitténs sammansättning Slutrapport från Webb16-projektet Prioritering av webbarbetet framöver Övriga frågor

Webbkommitténs sammansättning Mandatperiod jan 2015 – jan 2017 Webbkommittén utgör referensgrupp för SLU:s webbarbete. Rekommendationer från gruppen påverkar i hög grad prioriteringar i webbutvecklingen i stort. Hittills har webbkommittén styrt beslut som när i tiden ska de nya webbarna lanseras? Hur mycket kalendertid behöver webbpublicerarna för det redaktionella jobbet? Gruppen har kommit med förslag på nya funktioner och hantering av t ex CV-sidor. Gruppen kommer även få tycka till om prioriteringen generellt och planeringen efter projektet.

Webbkommittén Representerar Ordinarie representant Personlig ersättare LTV-fakulteten Petter Åkerblom Åsa Grimberg NJ-fakulteten Susanne Lundmark Marnie Hancke S-fakulteten Ulf Renberg Vakant VH-fakulteten Olle Håstad Mårten Hetta Foma Neil Cory Cecilia Nordström SLUSS Jacob Forsberg Anna Enoksson Biblioteket Kajsa Ragnerstam Kitte Dahrén Utbildningsavdelningen Peter Lindberg Helen Alstergren UADM Dan Åkhagen   Ordförande Göran Ståhl  Erik Fahlbeck Systemägare för webbplatserna Sara Arons

Webb16-projektet Projektmålen Uppföljning Restlistan Höstens planering Utvecklingen på sikt Vad tycker projektgruppen och webbpublicerarna efter projektet? Vad tycker webbkommittén?

Status i Webb16 Webbkommittén återinförs. Administrativ roll skapas. Max 200 webbpublicerare. Ett redaktörspaket med utbildning, nätverksträffar. En enhetsoberoende, responsiv design. Max 30 000 sidor utan att tappa relevant innehåll. Flera sätt att navigera och hitta information. Ny innehållsstrategi. Uppgradering till Episerver 7.5. Nya, flexibla sidmallar och funktioner. Färre behörighetsgrupper. 70 % av sidtyperna är responsiva. Målen 1-4 - organisationsförändringen Nödvändiga för att kunna genomföra förändringen. Kommitténs roll är viktig för förankringen och för att se till att webbutvecklingen tar hänsyn till verksamhetens behov. Målen 5-8 – design och funktion Den responsiva designen är huvudmålet, övriga mål en effekt/konsekvens av designförändringen. Mål 6 hade stark koppling till budgeten för den tekniska förändringen, fram till i sept 2015 då utvecklingsstrategin ändrades. Med facit i hand hade målet kunna omformulerats, men nu ledde det till en del bra förändringar ändå: expanderbara menyer, genomgång av sidor och annat innehåll och en viktig ögonöppnare för ”är webben ett arkiv eller en kommunikationskanal”. Målen 9-12 – tekniken Uppgraderingen var nödvändig av supporttekniska skäl, men gick inte så smidigt som man trott på IT-avd. Därför lades utvecklingsstrategin om och extern konsult anlitades. Målet färre behörighetsgrupper syftade till att effektivisera hanteringen, men där har vi inte nått hela vägen fram. Vi har förvisso minskat från 320 beh.grupper till ca 15, men lägger mycket mer tid på Idis-godkännanden och AD-koppling än vad det var tänkt. Mål 12 – samtliga sidtyper är responsiva.

Uppföljning – vad tycker webbpublicerarna?

Uppföljning – vad har funkat bra? Fokus på målet.  Gruppsamarbetet, kommunikationen, mötena, högt i tak, respekt mellan deltagarna. En läroprocess för alla inblandade. Utbildningarna i Epi7.   Kombinationen egna utvecklare + extern konsult. Fokus på målet: - Trots snabba omställningar och lösningar på problem har vi behållit fokus - Ny utvecklingsstrategi ett halvår in i projektet. Ny plan för leveransen av krav och design, men vi ställde om snabbt. - Nedskalningen av webbmiljön från 65 sidtyper har gjort hela tänket mer flexibelt. Tidsmässigt har vi fokuserat på och hållit löftet till webbkommittén vad gäller lanseringstidpunkt. Inte fastnat i detaljer. Gruppsamarbetet Alla har verkligen gjort allt och lite till, för att få det så bra som möjligt. Kommunikationen inom projektet och med webbpublicerarna har fungerat bra. Vi har haft tät kontakt i projektet och från våren 2016 med publicerarna. Läroprocess - Episerver 7 var nytt för oss alla, redaktionellt och tekniskt. - MVC en ny kodmetod, ny för våra egna Episerverutvecklare. - Vi har börjat jobba med UX på ett helt annat sätt än tidigare. (User experience). Användartester har gett massor med feedback till hur vi tänkt/designat funktioner.

Uppföljning – vad kunde fungera bättre? Samarbetet med IT. Tidsuppskattningar vs verkligheten gjorde att det blev tajt med redaktionell tid. Behörighetshantering och tester. Dokumentationen. Med den här ambitionsnivån – mera resurser. Lanseringstidpunkten för vissa. Samarbetet verksamhet/IT: - Fungerat till och från under projektets gång. - För sen kompetenstillförsel i det tekniska delprojektet. - Tekniska deadlines överskreds. - IT skulle ha varnat tidigare om strul och tekniska problem. - Tekniska projektledarbyten. Har orsakat problem med hur det tekniska projektet bedrivits, historiken har saknats t ex när det gäller hur IT-stöd har involverats. - - Vid lanseringen blev det tyst från IT:s håll. Ett vakuum i projektet då tekniskt stöd behövdes som mest. Tidsuppskattningar vs verklighet: - Eftersläpningar vad gäller tekniken gjorde att den redaktionella tiden blev för alldeles för kort. Drabbade både projektgruppen och webbpublicerarna. - T ex skulle behörigheter satts och Slukurs-kopplingarna gjorts tidigare. - Mer samarbetstid verksamhet+it hade underlättat för förståelsen mellan de olika perspektiven. Kraven hade blivit tydligare. - Snåriga krav, svårt att reda ut. Många viljor. Testerna: - Vid tester och omtester har oväntade saker hänt i miljön vilket lett till ännu flera tester och osäkert resultat vid förstatesterna. - Testerna – IT klagade på det vi kom fram till under testerna. - Behörighetshanteringen via Idis har inte fungerat som det sas i början. Därför har detta tagit mycket mera tid än beräknat. Dokumentationen: - Huvuddokumentet har varit svårt att sätta sig in i. - Externa konsulten har fokuserat på att utveckla och dokumentationen är därför bristfällig. Har försvårat överlämningen till våra interna utvecklare. - Vissa delar är mycket väldokumenterade, alldeles för mycket tid har lagts på detta. T ex hur sidor skulle konverteras. Lanseringstidpunkten: - Drabbade de som arbetade med antagningsomgångar och med fältarbete.

Hur ser webbkommittén på projektet och resultatet?

Restlistan från projektet Bugghantering Önskemål från webbpublicerare Videoblock – starta filmer direkt i gränssnittet Sociala medier-block – automatiska flöden Eventsidtyp – för större konferenser, evenemang Sökmotorjusteringar (analys+löpande arbete) Vizzit på MW och SW Det finns fortfarande en del buggar i nya systemet: främst kring språkhanteringen, utseendet och beteendet (css-ändringar), några buggar i hur Episerver fungerar. Funktioner som inte hanns med under projektet – helt nya sidtyper eller block, funktioner i befintliga sidtyper. IT-avd ska räkna på tidsuppskattning och utveckling sker först när bugghanteringen ligger på en rimlig nivå, dvs stabilt förvaltningsläge. Nyutveckling sker som tidigast i november. Det redaktionella stödet behöver vara fortsatt högt. Höstens planering: webbstugor, Skypesupport, webbredaktionens brevlåda (tar ca 20 h/vecka), IT-stöd för tekniska frågor/buggrapporter.

Prioriteringar i webbarbetet Kriterier för prioritering Höstens planering Vad händer 2017 och framåt?

Kriterier för prioritering Lagkrav och tillgänglighetsförbättringar Nytta för många före nytta för få Funktion före design I praktiken handlar det om att befintliga sidtyper och funktioner behöver buggrättas så att: - All info ska synas på alla skärmstorlekar - Förbättra funktionerna i Episerver (istället för att man gör fullösningar och workarounds för att få det att fungera) - Justeringar i designen Planera och tidsuppskatta nyutveckling kommer därefter. Men det troliga är att en ytterst liten del nyutveckling sker i år. Istället handlar det om att tidsuppskatta och förbereda nyutvecklingen som sker nästa år.

Höstens planering Avsluta Webb16-projektet september Utbildning för nya webbpublicerare oktober En nätverksträff november Buggrättningar hela hösten Redaktionellt stöd till alla webbpublicerare hela hösten Redaktionellt arbete hela hösten Om tid finns – nyutveckling november Redaktionellt stöd: - Mejlkontakt med webbredaktionen, ca 50 % tjänst - Webbstugor, schema finns - Personlig hjälp via Skype, vid förfrågan - Löpande info via mejl, ca 1 i veckan Utbildning för nya publicerare, vi provar ett annat upplägg än under projektet. Nätverksträff i november – tema sökmotoroptimering Redaktionellt arbete – webbarna har mycket bra information, men hur är paketeringen och marknadsföringen av detta? Hur kopplar man ihop central-lokal info, hur driver vi trafik från en del av webben till en annan, eller mellan olika kanaler? Hur använder vi webben för att marknadsföra SLU:s verksamhet?

Vad kommer som är helt nytt? Mäta effekten av förändringarna på webbarna Sätta upp KPI:er (mätvärden/nyckeltal) Skapa kanalkarta för alla SLU:s digitala kommunikationskanaler Utredning+byte av sökmotor Mer personalisering på medarbetarwebben Effektivare behörighetshantering CV-sidor – koppling till Google Scholar, VR, Formas. Hur får vi in verksamhetsperspektivet i arbetet framöver? Hur involverade vill kommittén vara? KPI=Key Performance Indicator