BRP Faciliator Material (Första BRP upplägget Mars 2016) PAGE 1

PAGE 2 FRÅGOR  Hur placera teamen ‒ Vilka är det bra att de sitter nära varandra i lokalen ‒ ProdStyr + Infra ‒ Handläggning + InstAnv

PAGE 3 AGENDA DAG 1: TISDAG 08:30 – 18:00 TidVadVem 08:30 –09 :15Introduktion samt Mål/RoadmapAnders/Kerstin/Inga-Lill 09:15 – 10:30Genomgång av Paket för inkrement 1Resp. PÄ, i prioordning (inte per spår) 10:30 – 10:45Paus 10:45 – 11:45Arkitektur och UtvecklingsmetodikReijo, Patrik m.fl. 11:45 – 12:00Planeringsprocessen – hur går det tillInga-Lill 12:00 – 13:00Lunch 13:00 – 16:00Team sessioner – planering inkl. fikaAlla 16:00 – 17:00Genomgång av planerVarje team presenterar 17:00 – 18:00Ledningens genomgång, justeringarPÄ, ScM, Förvaltningsledning, utvecklingsledning 18:00 - ?MIDDAG

PAGE 4 AGENDA DAG 2: ONSDAG 08:30 – 16:00 TidVadVem 08:30 –09 :00PlaneringsjusteringAnders 09:00 – 11:00Team sessioner – planering inkl. fikaAlla 11:00 – 12:00Genomgång av planerVarje team presenterar 12:00 – 13:00Lunch 13:00 – 14:00RiskerAlla/Inga-Lill 14:00 – 14:15Paus 14:15 – 14:30Tror vi på att vi fixar detta?Alla/Inga-Lill 14:30 – 15:00Nej: Risker? Vad behöver vi göra?Alla/Inga-Lill 14:30 – 15:00/15:00 – 15:30FeedbackInga-Lill 15:00 – 15:15/ 15:30 – 15:45SummeringAnders

DAG 1 PAGE 5 Förbered dagen Kolla utrustning och att presentationer fungerar, ev. mic etc. Lägg ut agendor mm på bord Fixa teamareaor med flipcharts, post-its, pennor Fixa Inkrementplan (Programplan Fixa feedbacktavla Intro Anders, I-L Presentation av agenda och varför vi gör detta, vad är DoD för BRP Feedback tavlan – uppmana att lämna feedback kontinuerligt – vad är bra, hur gör vi det bättre Mål och Roadmap Anders, Kerstin Info kring satsningar (förvaltningsplan) aktuella för inkrementet och förslag för inkrementmål. Tider för releaser och förslag på releasefokus Genomgång av Features PÄ Presentera aktuella objekt för inkrementet. Gör detta i prio-ordning, dvs varje PÄ presenterar sitt objekt i NyAs prioordning. Inte spår för spår. SEPA – satsning + paket samlat. Ca 26 st poster ger ca 2 -3 min/st Ta teknikpaket i samband med Arkitektur 08:00-08:30 08:30-08:45 08:45-09:1509:15-10:30

DAG 1, FORTS PAGE 6 Paus med fika Vid behov, fixa material Arkitektur och utvecklingsmetodik Reijo, Patrik m.fl. Teknikpaket Övrigt kring arkitektur CI Planeringsprocess Inga-Lill Geonomgång av vad som skall hända under Team sessioner SoS Bygga programplan Presentation av planer - kortfattat Lunch Lunchpaus Säkerställ att teamareaor samt planeringstavlor klara 10:30-10:45 10:45-11:4511:45-12:00 12:00-13:00

DAG 1, FORTS PAGE 7 Team Session Team, PÄ, ScM SoS kl: 13:40, 14:40, 15:30 Risker – försök lösa/hantera direkt. Om accept behövs – lyft till gemensam Genomgång av planer Team Varje team presenterar vad de kommit fram till Kort presentation av planeringsresultat, risker att lyfta, utkast på mål Ledningens genomgång och justeringar Behöver vi justera något? Omprioriteringar? Fördelning resurser? Behöver vi tillföra kompetens? Baslast fördelning Riskhantering – kan vi redan nu ”ROAMa” vissa risker Förbered presentation av ev. justering Förbered morgondagen Fixa iordning om det behövs. (Det vi hinner innan bussen åker) 13:00-16:0016:00-17:0017:00-18:0018:00-18:30

DAG 2 PAGE 8 Förbered dagen Kolla att allt ok, Finns post- its kvar, presentation etc ok. Stäm av om någon feedback kommit som vi kan agera på redan nu. Planeringsjustering Anders Presentera ev. justeringar som gjorts Team Session Gör ev. justeringar baserat på nya ”direktiv” Färdigställ planer, risker och mål Få ”Affärsvärde” på målen av Anders SoS kl 09:40, 10:30 Färdigställ Program plan med beroenden Genomgång av slutlig plan Team presenterar sina mål 08:00-08:3008:30-09:0009:00-11:0011:00-12:00

DAG 2, FORTS PAGE 9 Lunch Risker Risker utanför teamens kontroll ROAM Gå igenom resp teams risklappar ROAMa dem på en flipchart (M – teamet presentera hur de tänkt) Paus Och fika Eller ska vi ta paus efter omröstningen Kolla upp och försök sammanfatta lite från feedback under pausen Tror vi på planen Med den hantering av risker vi identifierat och med den kunskap vi har nu… Fist of five Uppskatta ”medel” 12:00-13:0013:00-14:0014:00-14:1514:15-14:30

DAG 2, FORTS PAGE 10 Ja: Nej: JA = ”medel” är ca 3 eller mer - fortsätt till Feedback NEJ: ”medel” är mindre än 3 Fånga upp vad som gör att vi inte tror på planen. Är det något vi kan hantera direkt (ROAMa) Feedback, reflektion Inga-Lill Stäm av den feedback som lämnats Ser vi några ”trender”? Skriv ner på lappar att sätta upp innan de går. Fånga upp några kommentarer. Summering Anders Vad händer nu? Hur fortsätter vi? TACK! Ta hand om resultat Fota allt Tejpa fast lappar på papper Märk upp så det går att återskapa om vi inte kan klistra fast det. Plocka sedan ihop allt och ta med 14:30-15:00 15:00-15:15 15:00-15:30 15:30-15:45

Inkrementplan PAGE 11

INKREMENTPLAN 1 PAGE 12 … Team Sprint /3 – 15/4 Sprint /4 – 6/5 Sprint 1.3 9/5 – 27/5 Sprint /5 – 17/6 Sprint /6 -12/8 Sprint IP1 15/8 -2/9 Sökande Handläggning InstAnv Infra ProdStyr Teknik 16_0516_0616_09 Story (Åtgärd) Paket, Beroende, B beroende av A A B 16_04

INKREMENTPLAN 1 PAGE … Team Sprint /3 – 15/4 Sprint /4 – 6/5 Sprint 1.3 9/5 – 27/5 Sprint /5 – 17/6 Sprint /6 -12/8 Sprint IP1 15/8 -2/9 Sökande Handläggning InstAnv Infra ProdStyr Teknik Story Story (Åtgärd)Paket Beroende; B beroende av A A B 16_0516_0616_0916_04

Inkrementplanering team PAGE 14

TEAM NEDBRYTNING, MÅLFORMULERING SAMT RISKHANTERING PAGE 15 Kapacitet: Last: Sprint 1.1 Baslast Felrapporter Story Slogan Estimat Tillhör Paket Utredning Förbättringar/teknisk skuld Risk/Hinder Kapacitet: Last: 0 Sprint IP1Inkrement Mål Stretch Mål Risker Hanterad Risk/Hinder Kapacitet: Last: Sprint 1.2 Baslast Kapacitet: Last: Sprint 1.3 Baslast Kapacitet: Last: Sprint 1.4 Baslast Kapacitet: Last: Sprint 1.5 Baslast

VID SLUTET PAGE 16 BRP Planeringsprocess Kapacitet: 30 Last: 28 Sprint 1.1 Baslast Felrapporter Story Slogan Estimat Tillhör Paket Utredning Förbättringar/teknisk skuld Risk/Hinder Kapacitet: Last: 0 Sprint IP1Risker Hanterad Risk/Hinder Kapacitet: 25 Last:23 Sprint 1.2 Baslast Kapacitet:28 Last:27 Sprint 1.3 Baslast Kapacitet: 10 Last:8 Sprint 1.4 Baslast Kapacitet: 20 Last:19 Sprint 1.5 Baslast

PAGE 17 BRP FacGuide MÅL Inkrementmål  Summerar önskat resultat/utkomst av inkrementet. Vad vi strävar att uppnå.  Leverera ett paket, skaffa kunskap, testa antaganden  Mål kan också vara förbättringar i infrastruktur, arbetsätt, underhåll ‒ Automatisera testfall, besöka/ha WS med verksamhetspersoner för feedback och klargörande, refactorering av X, … Stretch mål  Är planerade för och är inte något extra som teamet gör ”om vi får tid över”  Men, de är inte inkluderade i det teamet ”åtagit sig att leverera” ‒ Om ni har låg tilltro till att nå ett mål – Flytta det till Stretch ‒ Om ni har många okända faktorer/stor osäkerhet kring ett mål – flytta det till Stretch, och lägg in Spikes/ utredningsärenden i planeringen Inkrement Mål Stretch Mål Skapa en pappersprototyp för användarregistrering för att testa våra UI idéer med användare. Ha rapport X integrerad på main och klar för release Inga Felrapporter med Critical eller Major kvar I backloggen. Flyttat funktionella testfall till vårt nya testramverk

Inkrement Mål Stretch Mål Skapa en pappersprototyp för användarregistrering för att testa våra UI idéer med användare. Ha rapport X integrerad på main och klar för release Inga Felrapporter med Critical eller Major kvar I backloggen. Flyttat funktionella testfall till vårt nya testramverk PAGE 18 BRP FacGuide DAG 2 – SÄTT ”VÄRDE” PÅ MÅLEN  Sätt ett värde på inkrementmålen 1-10 ‒ 10 = Högt värde för NyA ‒ 1 = Lågt värde för NyA  Sätts av Anders Mobjörk Värde

Scrum of Scrums Förslag tider: Dag 1: 13:40, 14:40, 15:30 Dag 2: 9:40, 10;30 PAGE 19

PAGE 20 SCRUM OF SCRUMS SoS FrågaTeam Har ni fått fram kapacitet för varje sprint? Har ni börjat bryta ner paketen i stories, fått fram det mesta i de 2 första sprintarna och börjat estimera? Har ni börjat se över beroenden med andra team och hantering av dessa? Diskuterar ni olika alternativ och avvägningar, vad skall prioriteras; med produktägare och andra intressenter? Har ni identifierat några risker som behöver lyftas till NyA nivån? Har ni börjat fundera på inkrementmål? Har ni mål färdiga att presentera till dragningen? Har ni placerat era objekt på inkrementtavlan? Är det något som behöver diskuteras mer med andra ScrumMasters/teamrepr. Om så, stanna kvar.

Ledningens genomgång PAGE 21 BRP FacGuide Anders A Robert Å Kristian D Björn N Ulf S(Ulrika) Reijo S Peter B Annica B Roger N Lena H-R Per I Clas F Anders M Kerstin A Patrik J

PAGE 22 LEDNINGENS GENOMGÅNG OCH JUSTERINGAR  Vad har vi just lärt oss, fått kunskap om?  Behöver vi justera något? ‒ Innehåll i inkrementet ‒ Prioritet ‒ Resurser  Var har vi ev. flaskhalsar?  Har något kommit till?  Vad behöver vi göra för justeringar inför morgondagen?

Slutlig genomgång av planer PAGE 23

PAGE 24 SLUTLIG GENOMGÅNG AV PLANER I PLENUM  Samla planer längst fram alt. Gå runt till resp. team area  Teamet presenterar ‒ Mål för inkrementet ‒ Kapacitet och last ‒ Risker som behöver lyftas ‒ Annat som man tycker är viktigt att lyfta och informera om

Riskhantering, gemensam del ROAM PAGE 25

PAGE 26 RISKHANTERING – RISKER SOM BEHÖVER HANTERAS PÅ NyA NIVÅ (PROGRAM LEVEL) ROAM (LÄAH)  Resolved – Teamet får en lösning. (LÖST)  Owned – Kan inte lösas nu, vem tar ägarskapet (ej teamet). (ÄGD)  Accepted – Ok, är en risk men vi är införstådda med den och accepterar den. (ACCEPTERAD)  Mitigated – Vi har en plan för att minimera sannolikheten att den inträffar eller hur minimera effekten om den inträffar. (HANTERAD)  Fånga upp risker från teamen som de inte kunnat lösa själva under planeringen och som behöver lösas på ”program” nivå.  Team (Scrum Master) tar med teamets risker.  Diskutera och kategorisera. Om ägare utses, se till att notera detta. Om ingen R, O, M finns, så välj A.  Notera även från vilket team risken kommer  Scrum Master för teamet noterar lösning/hantering R: LÖSTA: ACCEPTERADO: ÄGDM: HANTERADR:LÖST O:ÄGD A:ACCEPTERADM: HANTERAD ROAM Risk Team Ägare Risk Team

Omröstning PAGE 27

PAGE 28 BRP FacGuide OMRÖSTNING – TROR VI PÅ PLANEN? KAN VI LEVERERA DET SOM ÄR MÅLEN, MED RESERVATION FÖR STRETCH Åtagande:  Vi kommer att göra allt vi kan för att nå målen  Och om vi märker att det inte verkar gå, så kommer vi omedelbart att meddela detta så att det ges möjlighet att agera för att minimera effekten.

PAGE 29 OMRÖSTNING – TROR VI PÅ PLANEN? KAN VI LEVERERA DET SOM ÄR MÅLEN, MED RESERVATION FÖR STRETCH FIST OF FIVE 1.Ingen tilltro, det här kommer vi inte att fixa 2.Liten tilltro, kommer troligen inte att lyckas 3.Bra tilltro, vi borde ha möjlighet att fixa detta 4.Hög tilltro, det här fixar vi nog 5.Mycket hög tilltro, javisst fixar vi detta 12345

Feedback PAGE 30

PAGE 31 FEEDBACK TAVLA (ALT 1) DET HAR TYCKTE JAG VAR BRA… DET BLIR BÄTTRE OM VI …

PAGE 32 FEEDBACK TAVLA (ALT 2) DET HAR TYCKTE JAG VAR BRA…  Kfjsdfj kasjfjsddfj aljf asf sjfjsd er jwrj  Jkjftr iie eieu sdjfdjf wer ljhejr werej  Jdkfjkd djfdjk  Kjdjgdf sdfdjf sdjfdjf sldjf  Epoe ere jlfjer e ejje lsdjf sldjiopi kjj DET BLIR BÄTTRE OM VI …  Kfjsdfj kasjfjsddfj aljf asf sjfjsd er jwrj  Jkjftr iie eieu sdjfdjf wer ljhejr werej  Jdkfjkd djfdjk  Kjdjgdf sdfdjf sdjfdjf sldjf  Epoe ere jlfjer e ejje lsdjf sldjiopi kjj

PAGE 33 FEEDBACK VID SLUTET Sätt ditt streck vid den Smiley som du tycker stämmer bäst med hur du känner/upplevde BRP. Om du sätter streck på gul/röd Smiley -> ge förbättringsförslag BRP FacGuide

Material – Indata PAGE 34

PAGE 35 INDATA TILL BRP PLANERINGSOBJEKT  Paket i rankad ”backlog”  Feature Plan/Roadmap –Grov plan med objekt utlagda i tid och beroenden identifierade  Fördelning tid i % –Felrättningar –Mindre systemförbättringar –Infrastruktur och arbetssätt  Ligger nu på Projektplatsen, mapp BigRoomPlanningBigRoomPlanning  Roadmap –Programinkrement med innehåll

PAGE 36 SPRINTKALENDER  PI = Program Inkrement  IP = Innovation och Planering (och buffert)  Grundansats är –Sprintlängd = 3 veckor –IP längd = 2 veckor  Några sprintar/inkrement är lite längre –Sommarsemester –Jul –Startinkrementet BRP FacGuide

Big Room Planning Praktiskt PAGE 37

PAGE 38 SCRUM MASTERS FÖRE BRP  Teamens velocitet och estimerade kapacitet för inkrementet –Ledigheter, helgdagar, kurser etc –Vilken historisk velocitet har vi  Säkerställ att Features finns definierade och förslag på team för Featuren. (Support till PÄ)  Material till BRP event UNDER BRP  Se till att tider hålls (timeboxa presentationer)  Att arbetet går framåt i teamen  Deltaga på SoS (ta med ytterligare person vid behov)  Populera Inkrementplan (Programplanen)  Pusha för att få feedback EFTER BRP  Säkerställ att planerna kommer in –Sprintar och stories (Jira) med beroenden/länkar inlagda –Att de stuktureras rätt (Structure) –Confluence koppling och att paket definieras i Confluence  Se över feedback på eventet och föreslå/genomför förändringar

PAGE 39 AGENDA: FÖRBEREDELSER DAG 1  Kolla utrustning och att presentationer fungerar, ev. mic etc.  Agenda utskriven och placerad på bord, uppsatt på väggar  Teamareor riggade med –Blädderblock med Sprintar (1/sprint), en för risker och en för mål. –Post-its (olika färger) och pennor (OH Medium) –Tejp, sax –Supportmaterial (paketinfo, inkrementkalender, backlog mm)  Program Plan/Dependency Map –WB? Eller blädderblockspapper med sprintar och team utmarkerade. –Olikfärgade Post-its och två storlekar ev (Feature resp Stories)  Feedback tavla –Vanliga post-its, pennor (OH tusch) –Blädderblock att skriva /sätta upp på (om inte WB finns)  IP sprint – blädderblock att skriva förslag på

PAGE 40 AGENDA: FÖRBEREDELSER DAG 2  Kolla utrustning och att presentationer fungerar, ev. mic etc.  Kolla att teamareor har allt som behövs (se dag 1)  Kolla upp feedback - behövs/kan justeringar göras redan nu?  Och till slut –Fota alla resultat innan de tas ner –Tejpa fast post-its (så de inte lossnar) alt. Märk upp så att de går att återskapa –Ta med resultat (teamplaner samt programplan)

LAYOUT PAGE 41 Team Biosittning? Inkrement Plan BRP Kanban Board SoS Övriga

PAGE 42 MATERIAL  FIXAS/KÖPA IN  Maskeringstejp FINNS PÅ FH?  WhiteBoard pennor  WhiteBoard?  PC Projektor  Strömsladdar/skarvsladdar  Väggar att sätta upp planering  Tavelsudd  Pennor (vanliga)  Papper/block FINNS PÅ ITS?  Små Post-it  Sax  Vanlig tejp  Blädderblock  Post-its (Rosa, gula, orange, blå, grön), två storlekar  WhiteBoard pennor  OH Pennor i Medium tjocklek

PAGE 44