Stormöte 1 – Införandet av BUPA/Hypergene Elyseum

Få förståelse för och utveckla principer och ambitioner för införandets första fas, vad dessa innebär och vilka möjligheter som BUPA/Hypergene medför Vi träffas idag för att NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Förväntade nyttoeffekter Effektivisera verksamhetsprocesser Minska underhållet Möjliggöra utveckling mot önskvärda roller Utveckla användarnas kompetens och uppmuntra det egna uppföljningsintresset Tillgängliggöra Information Skapar förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten En mötesplats vad gäller information, människor och teknik NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Budget, Uppföljning, Prognos, Analys Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Kvalitetssäkrad datalagring (masterdata) Operativt ansvariga Ekonomer Ekonomiadministratörer Projektledare m.fl. Verksamhetsansvariga Ekonomichefer Personalchefer Ekonomer/controllers Koncerncontroller m.fl. Ekonomihantering Leverantör/ Inköp Kund Huvudbok (enbart utfall) Projekt Anläggning Masterdata Styr- och redovisningsmodeller, hierarkier och kodstrukturer Rapporter för de operativa ekonomistödprocesserna WINST Bokföring Fakturaunderlag Personalsystem Koncern- konsolidering Verksamhets- system Framtida behov Ekonomi- och Stödprocesser Budget, prognos och uppföljningsprocessen )Verksamhetsdata till NEKKs datalagring 2)Personaldata till NEKKs datalagring 3)Presentation av personaldata i NEKK 4)Presentation av koncernredovisningsdata i NEKK

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Därför valde staden Hypergene… majjuni juli augsepoktnovdecjan 2011 Selektering - 6 leverantörer Selektering - 6 leverantörer Systemvisningar -4 leverantörer Systemvisningar -4 leverantörer Proof of Concept -2 leverantörer Proof of Concept -2 leverantörer Avtalstecknande med Hypergene Avtalstecknande med Hypergene NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Inbjudan - 16 ansökningar Inbjudan - 16 ansökningar Hypergene var det system som bäst svarade upp mot stadens förutsättningar och behov!

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

supporting successful decisions Hypergene AB Historik Startade 2000 Egenutvecklad beslutsstödsprodukt Kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Kalmar Ekonomi Högsta kreditvärdighet – UC Gasellföretag 5 år i rad – DI Organisation Utvecklare och verksamhetskonsulter Ledande lösningar i väl strukturerad arbetsprocess Leverans via partner och i egen regi

supporting successful decisions Hypergene AB – Milstolpar 2007 – Botkyrka kommun SSAB 2009 – RKA/Kolada 2010 – Lunds Universitet 2011 – Göteborgs Stad

supporting successful decisions Exempel på fler kunder PRIVAT SEKTOR OFFENTLIG SEKTOR

supporting successful decisions Kommunkunder Alingsås Båstad Boden Botkyrka Falun Hylte Järfälla Kalmar Kävlinge Lund Motala Nyköping Nynäshamn Piteå Salem Sjöbo Staffanstorp Vetlanda Värnamo Ängelholm RKA/SKL (Kolada)

supporting successful decisions Vad levererar Hypergene för värden? Öppen Följsam Komplett En generell informationsmodell Oberoende och AnvändbarhetEtt verktyg och en sammanhållen modell

supporting successful decisions Nyckelfaktorer för framgång “Enkelt och stilrent” (åtminstone i början) Tillgång till expertkompetens Beslutsmässighet Våga testa o prova!!

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Vi ska nu införa ett nytt verktyg för stadens ekonomistyrning av verksamheter på 34 förvaltningar. Det blir aldrig färdigt. NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Tips som underlättar införandet av beslutsstöd Från artikel i Computer Sweden, ”Börja begränsat och bygg ut, ett beslutsstöd blir aldrig helt klart.” ”Arbeta fram funktioner där det går att se snabba och tydliga resultat” ”Få med användarna. Införandet får inte bli ett isolerat projekt på it-avdelningen.” ”Håll framtiden öppen…Den dagen beslutsstödet är klart har verksamheten slutat utvecklas”

Systemet gör vad vi säger till det att göra. Det är vi som ska bestämma hur modeller, processer och utdata ska utformas för att stödja ekonomistyrning och rapportering. NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utgångspunkt och strategi för utrullning Obligatoriskt och kommungemensamt Hög grad av enkla gemensamma lösningar (informationsmodell, processer och utdata) i en fysisk enhet. Centralt ägande och effektiv central förvaltning som utför uppdrag utifrån centrala och lokala behov Efterfrågar nytta! Många enheter och användare Många lösningar och arbetsmodeller Ett system med hög påverkbarhet och potential Centrala och lokala intressenter av information NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

NEKK | Etapp 4 | Roller förvaltning och utveckling BUPA | | 20 Det är fel på lampan!?!

Strategi för utrullning Dynamiska rapporter Grafisk presentation Stöd för process & övervakning Personalinformation Personalbudget Drivarbaserat Uttalade behov 2012 Fas Fas 2 realiserade ”verkliga” behov Nya förutsättningar baserat på gemensamma lösningar Fas 3 realiserade ”verkliga” behov Nya glasögon - nya insikter Förändringsprocess Skapa effekt i verksamheten ”Önskelogg” NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Strategi för utrullning Dynamiska rapporter Grafisk presentation Stöd för process & övervakning Personalinformation Personalbudget Drivarbaserat Uttalade behov 2012 Fas Fas 2 realiserade ”verkliga” behov Nya förutsättningar baserat på gemensamma lösningar Fas 3 realiserade ”verkliga” behov Nya glasögon - nya insikter Förändringsprocess Skapa effekt i verksamheten ”Önskelogg” NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Strategi för utrullning Syftet med utrullning under 2012 är att göra organisationen redo för att använda verktyget fullt ut under 2013! Tidplanen är styrande – innebär en något begränsad ambition (funktionalitet, flexibilitet, förvaltningsspecifika krav och antalet användare). Prognos 2012 i BUPA är en inkörningsperiod – ska säkerställa information, funktionalitet och förankring hos användarna. “Skarpt läge” är Budget 2013 och prognoserna därefter. Alla förvaltningar skall vara med inför budget 2013, då en total budget för kommunen skall tas ut i BUPA/Hypergene – ej via flera/andra system. NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

UTDATA/ ANALYS janfebmaraprmajjunjulaugsepoktnovdec DATALAGRING & INTEGRATION PROGNOS 2012 Design och utveckling Prognos Design och utveckling Utdata paket 1 Design och utveckling Horisontendata och personaldata Piloter 2012 BUDGET 2013 Övriga förvaltningar Design och utveckling Budget Design och utveckling Budget Piloter Övriga förvaltningar 2013 Avtal med leverantör Överlämning fas 1 jan Införandets första fas – alla ska med! Design och utveckling Utdata paket 2 Design och utveckling Utdata paket 3 Budget 2013 Övriga förvaltningar Kommun- bokslut 2012 Piloter NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Utveckling modell för personalbudget, drivarbaserad budget

Centrala och lokala roller Rollen som lokal utvecklingsledare och lokal systemförvaltare kan innehas av samma person Kan vara en gemensam funktion för flera förvaltningar Lokal utvecklingsledning utgörs initialt exempelvis av ekonomichef, central ekonom eller controller. Lokal systemförvaltare/utvecklingsledare bör även vara lokalt projektansvarig under fas 1. NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Lokal systemförvaltare Lokal utvecklingsledare Central systemförvaltare Central utvecklingsledare

Centrala och lokala roller i samspel Frågor av teknisk karaktär (ex drift, prestanda och kommunikation) ANVÄNDARE AV EKONOMISTYRVERKTYG CENTRAL SERVICEDESK Inom ramen för gemensamt regelverk Äga och besluta om lokal informationsstruktur, processer, tidplaner och anvisningar Äga och besluta om utveckling av lokala drivarbaserade modeller Beställa/önska förvaltningsunik utdata Äga och besluta om lokalt användande, roller och behörigheter Driva utvecklingsfrågor, forum, kompetensutveckling Utbilda inkl dokumentation Inom ramen för gemensamt regelverk Underhålla koder/hierarkier i Horisonten Kvalitetssäkra källdata Lokala regler för namnsättning och lokal rapportstruktur Lokal startsida/portal Utveckla lokal utdata Tilldela uppgifter i arbetsflöde inför varje process Övervaka/kom process och tidpunkter/enheter Lokala fördelningar Anpassa/sätta upp drivarbaserade modeller Upplägg av användare och deras behörigheter Underhåll material Utbilda användare Identifiera utvecklings- behov Frågor av utformningskaraktär (ex informationsmodell processer, utdata) kompetensutveckling Samordning mindre förvaltningar? CENTRALT ÄGANDE/STÖD LOKALT VERKSAMHETSSTÖD Lokal systemförvaltare Lokal utvecklingsledare Central systemförvaltare Central utvecklingsledare Utdata Skapa budget och prognos NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Införande – omfattning fas 1 Insamling och presentation av finansiell data och viss personaldata Utfall 2011 och framåt från Horisonten Periodiserad budget 2012 från Horisonten Prognos 2012 (drift) Periodiserad budget 2013 (drift och investering) Utvald personalinformation - lönekostnader per individ - årsarbetare/arbetad tid 28 Utformning av drivarbaserad modell tillsammans under 2012 (om möjligt) Gemensam utformning av modell för personalbudget under 2012 (inkl anställningsinformation) NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Principer för utformning - informationsstruktur Giltiga koddelar och underkoder överförs från Horisonten Organisationsträdet (nivå 0-4 i Horisonten) - viktigt begrepp! Nya grupperingar av koddelar skapas i BUPA/Hypergene Transaktioner från Horisonten läses över varje natt Överföring från Kompass i slutet av varje månad NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Principer för utformning – budget/prognos Budget och prognosprocessen  arbetsflöde i BUPA/Hypergene Systemet skapar prognosförslag Inmatning Ett fåtal inmatningsmallar skapas Ingång för registrering är ansvar Inriktning att registrering sker på kontogrupp Grupperingar skapas för motpart enligt de centrala kraven Grupperingar för övriga koddelar skapas vid behov (utreds) Möjlighet att registrera budget/prognos på lägsta nivå Periodnycklar – ej någon för prognos, fåtal gemensamma för budget Prognostillfällen 2012 – bestäms av projektet Prognostillfällen fr o m 2013 – möjlighet till max 10 st. per år NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Principer för utformning – utdata och analys En enkel startsida skapas för 2012 Samma rapport för merparten av all analys Enkelt att se alla koddelar och drillbarhet till faktura Grafisk presentation som komplement till siffror Användaren ser allt inom en förvaltning Lön på individnivå kan komma att kräva särskild behörighet Ett antal olika rapporter har i nuläget identifierats RR (gemensam & alternativa RR) Personalrapport BR Rapport för uppföljning av investeringar NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utformningsmöten Syftar till att föra en dialog kring utformning samt att bestämma inmatningsmall i BUPA/Hypergene vad gäller koddelar och nivåer inom koddelarna! NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene SDF (EC + 10 grp budget/prognos) kallas till möte v 9/10. De större fackförvaltningarna (EC + LPA) v 8. Antagande att mindre fackförvaltningar (020, 025, 043, 152, 191, 316, 540, 900) använder kontogrupp och motpartsgrupp i inmatningsmallen (kallas därför ej till möte).

Utrullningsprinciper Utgångspunkter Alla ska med och tidplanen styr ambitionsnivån i fas 1 Utrullning i två omgångar Prognos 2012 i BUPA är en inkörningsperiod Total budget 2013 för alla förvaltningar tas ut i BUPA/Hypergene NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Utvecklingsönskemål Logg för dokumenterade önskemål

Utrullningsprinciper Inledande utrullning Sex stycken pilotförvaltningar (drift)  utvärdering  utrullning gruppvis till övriga förvaltningar En pilotförvaltning (investerande) för budget 2013  utvärdering  utrullning till övriga fem investerande förvaltningar. NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Styrda prognostillfällen och versioner Projektet styr över tidplan och vilka prognoser respektive förvaltning skall lägga in i BUPA/Hypergene under ”Prognos oktober” som rapporteras i november 2012 ska ligga i takt med den officiella tidplanen. Systemförvaltning Projektet ansvarar för fas 1  successiv överlämning till central förvaltarorg. Begränsad lokal systemförvaltning 2012

Utrullningsprinciper Målgrupper och användare Primärt ett verktyg för verksamheten men med successiv utrullning Plan för spridning per förvaltning tas fram tillsammans med projektet inför prognos 2013 Skillnad mellan olika typer av användare  utrullning av utdata kan ske med bredare ansats Projektet bestämmer ansats och ambitionsnivå för piloterna NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Budget 2013 och övergång Vid budget 2013 används BUPA/Hypergene utan parallell rapportering Plan för initial samverkan med och senare utfasning av lokala verktyg och system Utdatapaket 3 utdatapaket för fas 1 – Uppdateras efterhand

Övergripande utrullningsprocess ur förvaltningsperspektiv Information om tidpunkter per förvaltning Instruktion 1 med vägled principer och roller Ytterligare instruktioner för fas 1 Checklistor utrullning Uppföljning checklistor och instruktioner Uppstarts- möten Utformnings- möten Stormöte 1 Utbildning av lokala utbildare Lokal utbildning genomförs Utrullning per grupp av förvaltningar Löpande kommunikation Uppföljning av utrullning Stormöte 2 och 3* Samma utrullningsprocess för såväl prognos 2012 som budget 2013! *Även intromöte för budget 2013 *Stormöte 2 inför budget 2013 Stormöte 3 inför prognos 2013

Instruktion 1 – styrande principer och roller 4 frågeområden att besvara: Bekräftelse avseende tidpunkter Önskemål om målgrupp/-er och användare Information om befintliga systemstöd och verktyg Uppgift om lokala roller i projekt- och förvaltarorganisation NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Svara senast 29:e februari

NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Utbildning Utbildning i flera steg Utbildning i nära anslutning till driftstart Train-the-trainer Utbildningsgruppen Lokala utbildare Lokala användare

Piloternas roll Sex olika förvaltningar utsedda – bred representation Uppdraget omfattar prognos, utdata/analys och budget (drift) Kör den lösning som rullas ut till övriga förvaltningar Resultat från pilotdriften är ett underlag för prel. leverans- godkännande och fortsatt utrullning NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Pilotförvaltningar: Miljöförvaltningen SDF Norra Hisingen SDF Lundby Intraservice Fastighetskontoret UBF

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Dialog om införandet 2012 Indelning i mindre grupper om 6-7 personer En person dokumenterar i varje grupp Dialog i 20 minuter… … varav ett par minuter till sammanfattning av gruppens diskussion NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Vad behöver vi förtydliga, förändra eller komplettera? Vilka farhågor och risker ser du med införandet? Hur kan vi förebygga dessa? Frågor att diskutera:

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Aktuellt från upphandlingen av nytt ekonomisystem Med bland annat… Hela processen från inköp till betalning Enkel projektuppföljning Förenklad balansräkning, likvidhantering och internhandel Integration Klartecken från styrgrupp att påbörja upphandlingen! NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

janfebmaraprmajjunjulaugsepoktnovdec 2012 Upphandlingsplanering och framtagande av underlag 2013 jan Upphandling ekonomisystem NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Selektering Utvärdering Fas 1 Fas 2 Fas 3 Fas 4 febmaraprmaj Förfrågan Avtal & Underlag för slutbud Avtal & Underlag för slutbud juni Publicering Inbjudan Publicering Förfrågan Kontrakt Öppning Ansökningar Öppning Anbud Upphandling

Agenda Välkomna och inledning Därför valde staden Hypergene Presentation och dialog Hypergene Utgångspunkter för införandet Principer för utformning och utrullning Dialog om införandet Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen Avslutning och nästa steg NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Kommunikation och förankring Kanaler 2012 Projektsida, Nyhetsbrev E-post Stormöten 3 tillfällen Information i övriga nätverk Kontakt med projektet? (gäller tills vidare) NEKK | | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Tack för idag!