ISO – certifikat Hinder eller möjlighet till bättre kommunikation?

Bakgrund Södertörns Fjärrvärme är ISO-certifierade Kvalité Arbetsmiljö Miljö Nästa steg Ständiga förbättringar !?

AFFÄRSIDÉ Vi ska tillgodose behovet av fjärrvärme och fjärrkyla i Huddinge, Botkyrka och Salem där det är praktiskt, miljömässigt och ekonomiskt lönsamt. MISSION Södertörns Fjärrvärme skapar energilösningar för ett bättre klimat. Vi driver anläggningarna på ett effektivt och miljöriktigt sätt. VISION Vi är det ledande företaget inom energi och energitjänster. Tillsammans med kunder och partners bygger vi långsiktiga, ekonomiska och miljömässigt bra energilösningar.

Frågeställningar Efter 6 år Omfattande system Långsam förändringstakt Attityder Sämre efterlevnad Stor variation mellan avdelningarna Hur skall vi kommunicera fördelarna med vårt kvalitetsledningssystem till personalen? Hur skall vi få personalen att känna ansvar för vårt kvalitetsledningssystem? Hur kan vi arbeta med ständiga förbättringar i hela organisationen?

Organisation

Verksamhetsprocessen

Bakgrund Varje process beskrivs i form av: Kvalitetsplaner Rutiner Instruktioner QB-dokument Processen löper på tvären över organisationen – Rutinen på avdelningsnivå process

Fallgropar Flöde/arbete i processer men rutiner & instruktioner i ”rör” Ledarskap – olika kompetens & personlighet Arenor för kommunikation mellan avdelningarna saknas Möten i form av information ej dialog Låg akademisk ”nivå” – hög teoretisk nivå på rutiner Utförare kontra författare ”Bokstavstro” ”Bestraffning” vid avvikelser Oklara roller – processägare/avdelningschefer Strikta strukturer – idéer stannar inom gränser

Lösningsförslag Skapa möjlighet till dialog i vardagen Se över mötesagenda och mötestruktur Frukostmöten (en gång per månad) – olika presentatörer Bjud in över avdelningsgränserna (byt chefer?) Illustrera processer/flöden Tidsplanera revisioner av dokument - lite i taget… Arbeta i grupper med utveckling Fokusera på framgångsfaktorer Belöna förenklingar Förklara syfte och möjligheter med kvalitetsledningssystemet

Förslag till nästa steg Se över kommunikationsplanen – med fokus på dialog! Bjud in en extern part att se över systemet (nya ögon) Prova ”chefsrotation” Bilda team/mötesplatser över avdelningsgränserna Utökat mandat till processägarna Våga förkorta och stryka! Uppmuntra återkoppling ”nerifrån” Våga titta utanför de egna ramarna – vad/hur gör andra? Mina idéer – vad tror ni, vad mer/annat kan vi göra? Läs gärna mer om kommunikation, ledarskap och organisationskulturer i boken Kommunikation i Organisationer av Heide, Johansson & Simonsson (Malmö, Liber)

Tack för att ni lyssnade!