Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Förberedelser Beslut Förstudie Nyttovärdering Delprojekt (metadata, processer och administrativa rutiner) Avrop tillsammans med Sambruk Pilottester av.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Förberedelser Beslut Förstudie Nyttovärdering Delprojekt (metadata, processer och administrativa rutiner) Avrop tillsammans med Sambruk Pilottester av."— Presentationens avskrift:

1 Förberedelser Beslut Förstudie Nyttovärdering Delprojekt (metadata, processer och administrativa rutiner) Avrop tillsammans med Sambruk Pilottester av system Ramavtal med Sambruk

2 Visioner dokument och ärendehantering Alla dokument ska dokumenthanteras i ett system d v s ta bort nuvarande filstruktur:

3 Mål Gemensamt verktyg för processinriktat arbetssätt Förbättrade rutiner och beslut Documentum ska användas som ett generellt stöd för e-tjänster Ersätta nuvarande ärendehanteringssystem Alla dokument ska dokumenthanteras Förbättra och underlätta arkivering Documentum ska underlätta publicering Posthanteringen ska förenklas

4 Dokument- hanteringssystem Sökmotor Elektroniskt arkiv Ärendehanteringsystem För nämnd Generellt arbetsflöde/e-ansökningar/ärendehantering Inkommande Dokument T ex: Post E-post E-ansökningar Interna Dokument T ex: Office Ritningar Kartor Ljud/bild E-post Dok i verksam- hetssystem Indata Publicering: Indsidan Kommunens Hemsida Överföring Till andra Myndigheter: Shs, filöver- Föring etc Beslut/skriv- elser till Berörda Utdata

5 Visioner dokument och ärendehantering Ett sånt system för att söka och spara dokument som t ex kan se ut så här för i spara/sökagränssnittet:

6 Det bästa system enligt vår utvärdering ”Billigt” i förhållande till prestanda Det enda som klarar ”riktig” dokumenthantering Generellt system för flödeshantering Generellt system för mottagning av e-ansökningar Möjlighet att byta ut mindre verksamhetssystem Automatisk digital arkivering och gallring Manuell eller automatisk publicering Varför ska vi köpa Documentum

7 Visioner dokumenthantering Ett nytt sätt att hantera dokument innebär bl a: –Dokumenten finns bara i en version –Dokumenten hittas snabbare än idag –Dokumenten sparas snabbare än idag –Lagringsutrymmet på kommunens filservrar kommer inte att fortsätta att öka –Det kommer att bli lättare och snabbare att publicera dokument på webben –Lokalkostnaden för arkivering kommer att minska –Gallringen kommer att underlättas –Rutiner och beslut kommer att förbättras –Bättre möjlighet följa lagar regler och förordningar –Ger möjlighet att bli en transparent myndighet

8 Tidsplan Införande processorienterat arbetssätt Utbyte av verksamhetssystem Skanning av inkomande post Införande dokumenthantering alla dokument Pilot Office, e-post process, nämnd Integrationer mot verksamhetssystem Publicering på webb Digital arkivering Ta emot e-ansökningar Införande Office, e-post process, nämnd

9 Berörda grupper Nämndssekreterare/registratorer Handläggare med ärenden till nämnden Pilotgrupper Kontaktpersoner/eldsjälar Delprojektledare Delprojektdeltagare It-avdelningen Projektgruppen

10 Nyttovärdering

11 Budget

12 Delprojekt nämndsadminstration Deltagande kommuner –Skellefteå –Jönköping –Norrköping –Umeå –Norsjö –Lycksele

13 Projektorganisation Styrgrupp Projektgrupp Ärende- hanterings- grupp Referens- grupp Teknikresur s Införande- projekt Nämnds- projekt Kontakt- personer Pilot- gruppe r Del- projekt Projektägare Pilot- gruppe r Del- projekt Pilot- gruppe r Pilotgrupp Nämndsprojektet

14 Målsättning Projektet ska leverera en modul för kommunal nämndsadministration i Documentum i enlighet med den funktionsbeskrivning som överlämnats till Acando. Projektets resultat ska uppfylla de krav som finns i dokumentet ” Skellefteå kommun Ärendehanteringsprocesserna - Underlag till kravspecifikation”. Projektgruppen och referenskommunerna ska vara nöjda med den modul för nämndsadministration som tagits fram.

15


Ladda ner ppt "Förberedelser Beslut Förstudie Nyttovärdering Delprojekt (metadata, processer och administrativa rutiner) Avrop tillsammans med Sambruk Pilottester av."

Liknande presentationer


Google-annonser