Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Grundtankar dokumenthantering • Alla dokument ska hanteras, inte bara dokument som hör till nämndsprocessen d v s även t e x: • Minnesanteckningar från.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Grundtankar dokumenthantering • Alla dokument ska hanteras, inte bara dokument som hör till nämndsprocessen d v s även t e x: • Minnesanteckningar från."— Presentationens avskrift:

1 Grundtankar dokumenthantering • Alla dokument ska hanteras, inte bara dokument som hör till nämndsprocessen d v s även t e x: • Minnesanteckningar från enhetsträff • Anteckningar från lönesamtal • Ritningar i Autocad • Kartor i Mapinfo • Arbetsmaterial i form av en statistisk bearbetning • Integrerade dokument från verksamhetssystem, t ex betyg från Procapita eller en utbildningslista från Core

2 Integration med verksamhetssystem •De dokument som är tekniskt möjligt och ekonomiskt försvarbart att integrera ska integreras med dokumenthanteringssystemet kan vara t ex: –Betyg –Ritningar –Kartor –Rapporter –Statistik –Journaler

3 Förstudie ska göras •En förstudie ska göras med några huvudsyften –Vilka administrativa genomgångar behöver göras innan införandet –Vilka system har metadata som kan kopplas mot dokumenthanteringssystemet –Vilka problem tycker man sig ha med dagens hantering

4 Processgenomgång ska göras •En total processgenomgång behövs för att: –ta fram ett underlag som gör det möjligt att bedöma vilket metadata som ska användas i kommande dokumenthanteringssystem både på förvaltningsnivå och på kommunnivå. –bidra med underlag för att bedöma vilka kommungemensamma processer som finns –för att bedöma vilka processer som behöver styras upp genom arbetsflöden i ett kommande dokumenthanteringssystem

5 Nytttovärdering bör göras •Med oberoende deltagare •Med kompetent ledning •För att identifiera nytta och kostnader • För att legitimera projektet •För att kunna göra uppföljning av projektet

6 Integration av metadata •Metadata ska om möjligt integreras på dokumentkortet

7 Ett metadata ska styra ett annat •Om t ex dokumenttypen rehabiliteringsutredning väljs ska andra metadata automatiskt sättas. T ex –Sekretessregler –Arkiveringsregler –Gallringsregler –Behörighetsregler

8 Den kommunala villkorslagen •Inget dokument ska få skapas innan ägaren visat att dokumenten omhändertas på ett säkert sätt. (Fritt från regeringen Fälldins villkorslag) •Det innebär att det finns en koppling mellan dokumenttyp och reglerna för gallring och arkivering •Dessa regler styrs i sin tur av respektive nämnds dokumenthanteringsplan och innebär att de dokumenttyper som finns som metadata i dokumenthanteringssystemet också ska återfinnas i nämndernas dokumenthanteringsplaner

9 Geografisk koppling ska finnas •Geografisk koppling ska vara ett metadata som är oberoende av den egna organisationens geografisk indelning •Det innebär att kommunen måste hitta en generell områdesindelning och via nyckelkodssystemet mappa dessa mot varandra

10 Logisk funktionsmodell för dokumenthantering Dokument- hanteringssystem Sökmotor Elektroniskt arkiv Ärendehanteringsystem Publicering intranät och kommunens hemsida Överföring till andra myndigheter Beslut/skrivelser e t c till berörda Arkivering/lagring Övr elektroniska dokument E-post Dokument från verksamhetssystem Interna dokument Kan t e x vara: •Office •Ritningar •Kartor •Ljudinspelningar •Bilder •m m Externa dokument Inskannad post E-post Elektroniska ansökn, SHS Övr elektroniska dokument

11 Exempel på hur dokument kan sparas/återsöks


Ladda ner ppt "Grundtankar dokumenthantering • Alla dokument ska hanteras, inte bara dokument som hör till nämndsprocessen d v s även t e x: • Minnesanteckningar från."

Liknande presentationer


Google-annonser