Beslutsunderlag Servicecenterprojektet – Ekonomi 2014-12-08.

En presentation över ämnet: "Beslutsunderlag Servicecenterprojektet – Ekonomi 2014-12-08."— Presentationens avskrift:

1 Beslutsunderlag Servicecenterprojektet – Ekonomi 2014-12-08

2 LEVERANTÖR

3 Leverantörsfakturaprocessen Under processkartläggningen har vi identifierat stora likheter mellan enheterna i hur leverantörsfakturaprocessen hanteras. De variationer som har kartlagts ligger till stor del på rutinnivå vilket innebär att det inte finns några större hinder att konsolidera utförandet av nedanstående: På kommande sidor kommer en föreslagen framtida processen att beskrivas mer schematiskt.

4 Börlägesprocess - Från faktura till betalning Leverantör Verksamhet Skanning Postservice kommunen SC Inläsni ng av fil Kontera & sakgrans ka Faktura till skanning Skapa fakturafi l Fakture rar A Faktur formellt rätt? Attest Rätt Fel Utrednin g Betala System CGI Dokumentkompet ens E-fakt CGI Dokumentkompet ens E-fakt EFH (Elektronisk fakturahantering) EFH (Elektronisk fakturahantering) ! Fel Nej Ja Utrednin g ! E- faktura EFH (Elektronisk fakturahantering) EFH (Elektronisk fakturahantering) ! A Problemområde Automatisk Manuellt arbete

5 Börlägesprocess - Påminnelsehantering Leverantör Postservice kommunen Verksamhet SC Skanning Skickar påminnels e System CGI Dokumentkompet ens E-fakt CGI Dokumentkompet ens E-fakt Mottar & skickar vidare Sorterar ut kreditar och skickar tillbaka manuellt Motta r Sorterar per enhet Utred er Attest Betal ar Utred er !

6 Idag hanteras ca 80% av fakturaflödet inom en plattform och skanning sköts av ett fåtal leverantörer EnhetEkonomisystemFakturasystem Fakturasystem Avtalstid Skanningsföretag Skanning Avtalstid Antal fakturor Andel Sundsvalls KommunRaindance Bas 4 2017 + 2 årCGI151231165 00067% Sundsvalls Elnät/ServanetRaindance Bas 4 2017 + 2 årCGI1512319 3004% MidlandaRaindance Bas 4 2017 + 2 årCGI1512312 0001% RäddningstjänstenRaindance Bas 4 2017 + 2 årDokumentkompetens 5 0002% SEABRaindance Bas 3 2017 + 2 årCGI15123118 0007% MittSverigeVattenExpandAscendo Dokumentkompetens via Evry 160331, möjligt tidigare med 3 månader18 0007% MitthemVisma Mitthem (Kofac system för skanning) 17 0007% SKIFU/NäringslivsBolaget/Sta dsbacken/Logisticparken3LPalette Dokumentkompetens via Evry 160401 vid uppsägning 1510016 0502% Sundsvallshamn/Oljehamn3LPalette Dokumentkompetens via Evry 1 5501% ScenkonstbolagetBL-AdminE-fakt E-fakt Saltsjöboo 5 0982% 246 998100% Fördjupningsinfo

7 Projektgruppen har identifierat tre alternativa lösningar på hur leverantörsfakturaprocessen kan hanteras systemmässigt. Gruppens förslag är att gå vidare med alternativ 1. Inom kommunkoncernen arbetar man i dagsläget med sex olika EFH- system samt fyra olika lösningar på skanning. De tre lösningarna är: 1.Arbeta vidare i befintliga EFH-system 2.Filöverföring för att arbeta med reskontra i ett system 3.Ett gemensamt ekonomisystem Respektive lösning beskrivs på de kommande sidorna. Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 Raindance Bas 3 Raindance Bas 3 Visma Ascendo Palette E-fakt EFH-system inom kommunkoncernen:

8 Alternativ 1 - Arbeta vidare i befintliga EFH-system EFH Leverantörsfakturaprocessen SSC Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 Raindance Bas 3 Raindance Bas 3 Visma Ascendo Palette E-fakt Verksamhet Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 Raindance Bas 3 Raindance Bas 3 Visma Ascendo Palette E-fakt 73%7% 2% Efter att ha analyserat fakturavolymerna inom kommunkoncernen ser vi att 73% av verksamheterna ligger inom ett och samma system. Dessutom planerar ytterligare en enhet, motsvarande 7%, att gå över till denna lösning under 2015. Då processerna i stort sett hanteras lika blir de negativa effekterna av att arbeta i olika system mindre. +- Inget investeringsbehovLägre grad av standardisering Låg tidsåtgångBehov av utbildning Liten omställningLägre effektivitet

9 Alternativ 2 - Filöverföring för att arbeta med reskontra i ett system EFH Leverantörsfakturaprocessen SSC Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 Verksamhet Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 100% Genom att med hjälp av filöverföringar standardisera leverantörreskontran till att finnas på en plattform skulle ökad effektivitet kunna uppnås. Denna lösning förknippas med stort investeringsbehov som enligt vår bedömning ska ställas i relation till relativt små effektivitetsvinster. +- Högre grad av standardisering (inom centrat)Stort Investeringsbehov Högre effektivisering (inom centrat)Uppsättning och hantering av nya reskontror Risk kring filöverläsningar Stort utbildningsbehov av användare Stor tidsåtgång Ekonomisystem Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 Raindance Bas 3 Raindance Bas 3 Visma Expand 3L BL-Admin Verksamhet

10 Alternativ 3 - Ett gemensamt ekonomisystem Ekonomisystem Leverantörsfakturaprocessen SSC Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 Verksamhet Raindance Bas 4 Raindance Bas 4 100% Genom att hela kommunkoncernen skulle använda samma ekonomisystem skulle en effektivisering i hanteringen av leverantörsfakturaprocessen kunna uppnås. Detta alternativt måste ses i ett lägre perspektiv och är utanför projektdirektivet. +- EffektiviseringStor investering StandardiseringLåg grad av verksamhetsanpassning Tidskrävande Utanför projektdirektivet

11 En sammanställning över de gap som identifierats för en konsolidering av Leverantörsfakturaprocessen EnhetGapBeskrivningKonsekvensFöreslagen lösning Sundsvalls Elnät/Servanet Manuella fakturor hanteras Expressbetalningar, BG/PG saknas hos leverantör Saknar spårbarhet då fakturan enbart återfinns i redovisningen. Internkontroll måste säkerställas Ska hanteras i reskontran Manuella utlandsbetalningar Behörigheter? MidlandaManuella betalningar förekommer Behörigheter? SEABManuella utlandsbetalningar Behörigheter? MittSverigeVattenSamägt bolag Ägs av Sundsvall vatten, Nordanstig vatten och Timrå vatten. Olika juridiska enheter. Olika banker. Konsekvensen måste utredas Mitthem Alla fakturor går till en gemensam kö (och person) och preliminärbokas Idag går både fakturor som ex saknar referens och kompletta fakturor till samma kö direkt för kontering och preliminärbokning Om Mitthem ska ha kontering i verksamheten måste kön separeras Fakturaflödet måste styras om så att konteringskön kommer efter felkön Scenkonstbolaget Mycket manuella utbetalningar Behörighet? Arkiverar alla fakturor Dokument- hanteringsplan Separat program för behörigheter Lokala installationer av system Byte av EFHsystem? Gemensamma gap Manuella utbetalningar i Girovision Ska behörighet till manuella betalningar finnas i SC? Internkontroll Styras om till fakturaflödet så långt det är möjligt Signering av betalfiler Är det olika versioner kan samma person inte signera för olika bolag Alla enheter måste ha likadan uppsättning av betalfiler Arkivering Dokument- hanteringsplan, brandsäkra arkiv Fördjupningsinfo

12 Diskussionspunkter Masterdatahantering Upplägg av leverantörer, underhåll av leverantörer etc. Hanteringen föreslås ligga inom SC. Olikheter i utförandet av kontering Ekonomiservice konterar på uppdrag till SBK. Vissa förvaltningar har konteringsgrupper. I flera förvaltningar konterar beställaren. Är det bra att skapa en gemensam rutin för kontering och ska kontering vara en extra tjänst på SC

13 KUND

14 Kundfakturaprocessen Under processkartläggningen har vi identifierat stora likheter mellan enheterna i hur kundfakturaprocessen hanteras. De variationer som har kartlagts ligger till stor del i försystem och i verksamhetssystem vilket innebär att det inte finns några större hinder att konsolidera utförandet av nedanstående: På kommande sidor kommer dagens utformning samt föreslagna framtida flöden och processer att beskrivas mer schematiskt.

15 Dagens utformning – Bolag (samt SBK och SoT i viss del) Försystem Verksamhet s-system Ekonomisys tem Mätdata CRM Manuell faktura Reskontra Prismodell Kundvård Kvantiteter Kundwebb Försystem Faktura- print Betalning Kravrutin Stäm av inbetalningar Bank Verksamhet Ekonomiavdelningen Verksamhet s-system Stäm av reskontra

16 Börläge utformning – Bolag (samt SBK och SoT i viss del) Försystem Verksamhet s-system Ekonomisys tem Mätdata CRM Manuell faktura Reskontra Prismodell Kunddata Kvantiteter Kundwebb Försystem Faktura- print Betalning Kravrutin Stäm av inbetalningar Bank Verksamhet SC Verksamhet s-system Stäm av reskontra I dialog med verksamhet Flyttat moment

17 Dagens utformning - Förvaltningar Verksamhet s-system Ekonomisys tem Manuell faktura Kvantitet Prismodell Kunddata Faktura- print Betalning Kravrutin Stäm av inbetalningar Bank VerksamhetEkonomiservice Stäm av reskontra Fakturamod ul Reskontra Kunddata I dialog med verksamhet Attest

18 Börläge utformning - Förvaltningar Verksamhet s-system Ekonomisys tem Kvantitet Prismodell Kunddata Faktura- print Betalning Kravrutin Stäm av inbetalningar Bank VerksamhetSC Stäm av reskontra Fakturamod ul Manuell faktura Kunddata Reskontra I dialog med verksamhet Attest Borttaget moment

19 System Förvaltning Ekonomiservice Raindanc e Levererar vara eller tjänst Skriver manuellt underlag Verksamhet Finns kund i RD Lägg upp kund Knappa in underlag i RD Attest chef Forts Ekonomiservi ce process nästa sida Ja Nej Dagens manuella process - Förvaltningar !

20 Ekonomiservice process - Från order till inbetalning System Posten Verksamheten Ekonomiservice ! Motta r mail Kund Kör faktur a-fil Kontroll fellista Manuell rättning Skriva ut & skicka Rätt Fel Skick a faktur a Motta r faktur a Betalar In- betalnin g Ja Nej Kör fellist a A Raindanc e Kör över- betalningsli sta ! Bok- föring A På- minnel se Skickar påminnels e Skicka r inkass o Mottar påminnelse Betalar Betalar ej Kvitten s

21 Systemfloran gällande kundfakturaprocessen är stor som en följd av de unika och verksamhetsnära försystemen 1(2) Enhet Faktureringssystem Ekonomi- system Totalt antal kundfakturor per år Utskrift av fakturorKrav, påminnelser Antal påmin./ årKrav, inkasso Ekonomiservice Raindance 99900 (jan-aug)Posten Påminnelsefil skapas. Utskrift hos Posten. Hanterar inkasso själva SBK Raindance = vanliga flödet, Arrendefakturor = Incit XpandRaindance 10345 (delar av dessa med i ovan) Posten, eBrevsfil fr Incit Xpand Process Ekonomiservice, arrende=påminnelser skrivs ut lokalt och kuverteras.649Ekonomiservice SoT Raindance. Incit Xpand (hyresfakturering Drakfastigheter)Raindance1759Posten Process Ekonomiservice184Ekonomiservice Elnät Taxber El, RaindanceRaindance 159154 Pappersfakturor=I data, e- fakturor=Compell o, samlingsfakturor + manuella=lokalt Skapar påminnelser själva, skrivs ut lokalt. 10 200 Inkasso, skrivs ut lokalt. I nästa steg skickas ärendet till Intrum. ServaNet Visma Global (fakt.system), Visma CRMRaindance 71205 Evry Skapar påminnelser själva, utskrift Evry 1 700 Svea Inkasso Midlanda Aida, Xpand, RaindanceRaindance 1300 Lokalt Hanterar krav själva. Påminnelser, sedan Kfm. Hoppas på en annan lösning med ett center. 20 Påminnelse skrivs ut lokalt, sedan Krm. Fördjupningsinfo

22 Systemfloran gällande kundfakturaprocessen är stor som en följd av de unika och verksamhetsnära försystemen 2(2) Enhet Faktureringssystem Ekonomi- system Totalt antal kundfakturor per år Utskrift av fakturorKrav, påminnelser Antal påmin./årKrav, inkasso MRF Raindance 1500Lokalt Fr.o.m september 2014 så hanterar de påminnelser och inkasso själva. Utskrift lokalt. Hanterar själva. SEAB ProBill tas i skarp drift 1 mars -2015. Elhandel faktureras hos JämtKraft.Raindance 48000 Idata Skapar påminnelser själva. Utskrift hos Idata. 3 500 Intrum Justitia MSVAB Future Vatten (x 3). För MSVAB XpandXpand 137150 Evry Skapar påminnelser själva. Utskrift hos Evry.3 400Marginalen Mitthem Vertex FastighetVisma 70000 Hyresavisering -Posten, övriga skrivs ut lokalt Ingen påminnelse. Inkasso efter 7-10 dgr200Intrum Justitia Reko Future RenhållningRaindance98000Idata Skapar påminnelser själva- utskrift Idata. Speciell hantering av kunder där faktura skickas till hyresgäst.3 000Intrum Justitia SKIFU, Norra kajen, Näringslivs 3L, Arrende (parkeringssystem)3L 1700 (-140 manuella) Lokalt Skapar påminnelser själva. Skrivs ut lokalt. 160 Svea Inkasso Hamn & Olejhamn Port IT, 3L3L 1050 Lokalt Skapar påminnelser själva. Skrivs ut lokalt. 10 Ingen inkassohantering Scenkonst- bolaget BL AdministrationBL Admin 500 Lokalt Skapar påminnelse själva. Utskrift lokalt. 100 Ingen inkassohantering. De kontaktar kunden. Fördjupningsinfo

23 En sammanställning över de gap som identifierats för en konsolidering av Kundfakturaprocessen Ett fåtal gap har identifierats och behöver hanteras inför inrullningen av SC. Gapen kommer att hanteras gemensamt med verksamheterna och inrullningsteamen i kommande faser i projektet. Ett flertal förbättringsförslag och effektiviseringar av rutiner har också identifierats och kommer att i största möjliga mån beaktas i kommande faser. EnhetGapBeskrivningKonsekvensFöreslagen lösning Sundsvalls kommun Kassahantering inom KoF Flera olika lösningar kring att hantera "över disk försäljning" Tidskrävande, låg grad av kontroll Utred gemensam lösning och rutin Räddningstjänsten Bilagor till fakturan Bilagor behöver hanteras och gå med fakturanOfullständig infoVerksamhetssystem

24 Kravrutinen är hårt knuten till verksamheten och styrs till stor del på affärsmässiga grunder Intern filkörning Intern manuell process Utskrift posten Utskrift lokalt Utskrift Evry Utskrift Idata 33% 15% 19% Själva Intrum Svea inkasso Marginalen Ingen UnderlagPrintHantering KFM Kravrutinen Indrivning Alla förvaltningar 4 enheter 1 enhet 3 enheter Förslaget är att kravrutinen hanteras av SC i nära dialog med verksamheten. Alla affärsmässiga beslut ägs av verksamheten men rutinen och hanteringen ägs av SC. Beslut kring huruvida inkassohanteringen ska harmoniseras samt ligga internt eller externt måste fattas. Förslaget är dock att hanteringen läggs i SC för att komma så nära verksamheten som möjligt.

25 REDOVISNING

26 Redovisningsprocessen Vi ser stora likheter i hur de olika bolagen och förvaltningarna hanterar sin redovisning. Vi har identifierat unika arbetssätt men gör bedömningen att det främst skiljer sig åt på rutinnivån, dvs i själva utförandet. Vår bedömning är att stora delar av det arbete som idag sköts av enheterna skulle kunna flyttas till en servicecenterstruktur. Resultatet av detta skulle vara fördelar i form av både ökad effektivitet och samordning, minskad sårbarhet och mindre personberoenden och på sikt lägre kostnader för kommunkoncernen.

27 Utifrån analysen och kriterierna effektivitet och kvalitet presenteras nedanstående gränsdragning för diskussion Process VerksamhetSC 1Löner Rimlighetsbedömning Registerhållning, Bokföring, Utbetalning, Balansavstämning 2Moms Uppbokning upplupna intäkter och kostnaderAvstämning, Deklaration, Ev utbetalning 3Investeringar Registervård, AktiveringAvskrivningskörning, Avstämning 4Interna fördelningar Skapar underlag (när, vad och hur) Filkörning, registrering, bokning och fakturering 5Koncernavstämningar Rättningar Avstämning och distribution av ev rättningar 6Lageravstämning Samtliga arbetsmoment 7Skattekonto Samtliga arbetsmoment 8Leverantörsfakturor Se leverantörsfakturaprocessenAvstämning 9Kundfakturor Se kundfakturaprocessenAvstämning 10Skatter och liknande (ej personalrelaterade) Avstämning, Uppbokning upplupet Deklaration reklamskatt samt bokföring från skattekonto 11Bokslutstransaktioner Skapar underlag Utförandet behöver utredas (dokumentation, kontroll, system) 12SCB-redovisning Vissa i verksamheten, utreds ytterligareVissa i SC, utreds ytterligare 13Bokföringsordrar Skapar underlag Utförandet behöver utredas (dokumentation, kontroll, system) 14Periodstängning Hanterar detta utifrån given plan (verksamhetsberoende) 15 Övriga in- och utbetalningar UnderlagBokföring och utförande

28 Processer Inrullnings förberedelser De flesta gap som har identifierats är rutinmässiga De flesta gapen återfinns på rutinnivå och en diskussion med respektive enhet kring momenten i processen och gränsdragningar behöver hållas. Ansvaret och tidplanen för de olika delarna i processen kommer att preciseras i Tjänstekatalog och SLA. Dessa delar kommer att utredas vidare av inrullningsteamen i nästa fas. Arbetsströmmarna Processer och Inrullningsförberedelser från projektets tidplan: Implementerings plan Bemannings planering December Januari FebruariMars AprilMaj Volym & Komplexitets analys Förbereda inrullningsprocessen för respektive enhet Go-Live första enheten Stängning av gap per enhet Etablera inrullningsteam per enhet Förbereda första enhetens implementering Utveckla framtida processer och rutiner Identifiera processgränssnitt Initial gap- analys Kvarvarande design arbete

29 Föreslagen systemlösning bygger på att hantera processerna i befintliga system Inom kommunkoncernen används idag ett flertal olika ekonomisystem. På lång sikt är en enhetlig lösning kring en gemensam systemstruktur att föredra ur både ett effektivitets- och kvalitetsperspektiv. Den lösning som föreslås är att servicecenter hanterar processerna i befintliga system. Detta kommer att ställa höga krav på tydliga processer, gränsdragningar och effektiva rutiner. Raindance Bas 4 Raindance Bas 3 ExpandVisma3LBL-Admin Kommunkoncernen Servicecenter Huvudbok

30 Diskussionspunkter Bankbehörigheter När SC är driftsatt behövs inte tillgång till bankkonton på förvaltningar och bolag utan det kommer att skötas centralt av SC. Bokföringsorderhantering Hur skall bokningar (bokföringsorder) i ekonomisystemet göras? Alla gör BFO Skickas till SC som postar Dela upp vilka konton som SC respektive enhet kan direkt boka Ansvar Viktigt att klargöra att bolag och förvaltningar har ansvar för sin redovisning. SC är endast en utförare. Detsamma gäller för den information som överlämnas till SC, regleras i SLA. Gränsdragningar HR Löneprocessens gränssnitt till HR är ej gjord ännu, men lön kommer att hanteras av SC

31 NÄSTA STEG

32 -Fackliga förhandlingar -Information för alla -Utskick detta underlag och sammanfattning till alla ekonomichefer -Efter fackliga förhandlingar är avslutade: planerade inrullningstider, bemanning mm

33 Projekt och förändrings- ledning Organisation & Styrning Processer Inrullnings förberedelser Medarbetare System och infrastruktur Designfasen löper fram till första implementeringen i april Utveckla framtida processer och rutiner Org. design Chefsrekrytering (SC chef och avdelningschefer) Bemanning av Servicecentret Utveckla rutiner för Leanarbete Styrmodell SLA - Utkast Projektledning och förändringsledning Tjänstekatalog Utvärdera systemflora och krav i ny struktur Ta fram vision och affärsplan Identifiera processgränssnitt Utformning av ny lokal/lokaler (Arbetsplatser, skrivare, telefoni etc) Implementerings plan Bemannings planering Prissättnings modell Datakonverteringsplan Kassaflödes analys Initial gap- analys Leanutbildning THE SSC-vision Etablera ledningsgrupp Etablera SLA med pilotenheten Plan för dataåtkomst Fackliga förhandlingar Juridiskform för enheten December Januari FebruariMars AprilMaj Volym & Komplexitets analys Förbereda inrullningsprocessen för respektive enhet Go-Live första enheten Budget för Servicecentret Prislista Kvarvarande design arbete Styrgruppsmöte Kompetensförsörjning Benchmarkingbesök Stängning av gap per enhet Etablera inrullningsteam per enhet Förbereda första enhetens implementering Rekrytering av sektionschefer (Processägare) December Januari FebruariMars AprilMaj Implementera Lean