Framtidskartläggning Arbetsbelastningen blir lätt hög under både uppstart och i det löpande arbetet. Vi i laget har ännu inte hunnit jobba ihop oss och behöver för att spara på våra krafter och ge eleverna bästa möjliga förutsättningar jobba ihop oss som lag.

Framtidsläge Vi skall börja på systemnivå och identifiera de system som berörs. Var går systemgränserna? Vad kan vi göra inom laget? Vilken hjälp behöver vi från andra lag och yrkesgrupper? Vad kan vi göra själva och när behöver vi blanda in uppdragsledare eller chefen? Om vi inte identifierar detta är risken stor att vi inte jobbar i sampel med andra grupper på ABF Vux. Gör vi inte det riskerar vi suboptimering och att ha effektiva system som inte är optimala för helheten. 

Mål och syfte Att utveckla vår förmåga att "se flödet" i arbetsprocessen och rita en karta över denna. Att se hur vi kan förse oss själva med praktiska planerings- och förbättringsverktyg för den egna verksamheten. Att se vilka verktyg och metoder vi kan använda när vi kör fast i vårt arbete och problem uppstår. Skapa en karta över ett framtida bra tillstånd Kartlägga vårt framtida tillstånd och att finna vägen dit Laget utarbetar förslag till handlings-plan för förverkligande Sammanfattning av kunskaper och erfarenheter samt beslut om handlingsplan

Vad skall vi göra idag? Idag skall vi göra en värdesflödesanalys. Utifrån våra tidigare erfarenheter från vårt SFI-arbete skall vi göra en kartläggning hur vi vill att vår verksamhet i laget skall se ut när den fungerar idealiskt.  

Vad skall vi göra idag? Vi skall:   Vi skall: rita upp elevens resa genom vårt system, samt planera för hur vi skall göra med avvikelser som när elever inte gör progression. identifiera värdeskapande och icke värdeskapande tid och resurser. försöka identifiera tidstjuvar som stjäl tid från kärnverksamheten. se på vilka arbetsuppgifter vi kan standardisera och samarbeta kring, och vilka uppgifter som vi behöver lägga mer kreativitet på. upprätta en handlingsplan för hur vi utformar vår lagverksamhet på det sättet vi vill att den skall fungera.

Frågor som hjälp! Vad vill eleverna ha? Vem frågar efter vad? När och hur mycket (variation)? Vad är slöseri respektive värdeadderande i nuläget utifrån elev/deltagar/kundperspektiv - vad kan tas bort? Hur kan arbetet flöda utan väntetider och störningar? Var kan vi skapa kontinuerliga processer? Hur säkrar vi kvaliteten i varje steg, d.v.s. säkerställa att det blir rätt från början? Hur styrs arbetet utanför/mellan processerna?

Frågor som hjälp! Var behöver vi skapa en bättre standard vad gäller arbetsplats och arbete? Hur skapar vi en visuell styrning (daglig) med fokus på att: Skapa en jämnhet i arbete i tid och mellan individer. Kontrollera status och identifiera avvikelser (vilka mätetal?) Vilken struktur ska vi ha för att driva förbättringar (veckovis, mätetal…)? Utveckla en handlingsplan för att nå det framtida läget, med fokus på det som behöver göras i närtid (ca 2 mån)?

Visualisering Vi kommer att behöva tavlor. Tavlor är beställda och kommer att sättas upp så snart som möjligt. Tavlorna på ABF Vux innehåller både standardiserade moment och fria delar där vi som lag kan utforma dem utifrån just vår verksamhet. Tavelmöten kommer att hållas varje vecka och leds av lagledaren. Det finns en manual för att leda tavelmöten.

Tavlor

Tavlor

Vad behöver mätas för att se om vi är på rätt väg? Tavlor Vad behöver mätas för att se om vi är på rätt väg?

www.leanabfvux.com

Handledning för mer om lean

Handledning med metoder Vi

Signalsystem För att hålla koll på arbetsbelastningen i laget kommer var och en att signalera veckovis hur arbetsbelastningen upplevs. Lagledaren samlar in statistiken varje månad och för över till Marias tavla.

Vi kommer stöta på problem! I vårt arbete kommer vi stöta på problem. Det mest effektiva sättet att jobba med det är PDCA. En PDCA (plan, do check, act) är en modell för en arbetsgång som ska ta arbetsgruppen från ett mindre effektivt arbetssätt i nuläget mot ett önskat mer effektivt framtida arbetssätt. Detta problemlösningssätt kommer ni att få lära er på ett lagmöte!

Nu ska vi kartlägga! Här är en bild på en nutidskartläggning. Men vi skall göra en framtidskartläggning över elevens resa genom vårt lag!