Varför kommuner vill samverka för att förenkla för företagare Verksamt.se/Kommun Varför kommuner vill samverka för att förenkla för företagare A3. Verksamt.se blir lokalt Strävan är att exempelvis information, guidning och e-tjänster ska vara likvärdiga för företagare oavsett vilken kommun de verkar i. Går det? Verksamt.se blir lokalt Verksamt.se är en företagarsajt som främst stödjer företagarnas kontakter med statliga myndigheter. SKL och Tillväxtverket har under det första kvartalet bedrivit en förstudie tillsammans med tio kommuner. I denna har förutsättningarna undersökts för kommunerna att bli en naturlig del av webbplatsen. Hur kan information, guidning, e-tjänster och informationsförsörjning utvecklas för att skapa likvärdiga villkor för företagare oavsett vilken kommun de verkar i?    Mer generellt om denna typ av sammansatta bastjänster behandlas i ett seminarium i spår G: Strukturell förändring, (G7), Hur juridiken och avtalsstrukturen kan lösas behandlas i ett seminarium i spår D: Ordning & reda, (D5). Föreläsare: Anna Johansson, Tillväxtverket, Anders Persson och Sofie Arvidsson, Governo. Tid: Tisdagen den 2 juni kl 14:00 - 14:45 Lokal: Viklau

Upplägg/disposition (för vårt interna bruk) 14.00 Inledning – vad är verksamt.se och varför initiativet om verksamt.se/kommun 14.06 Om förstudien – vad har vi gjort och var står vi idag? 14.10 Restaurangföretagarens dilemma idag, livshändelser i fokus 14.15 Kommunens dilemma idag - behov av att samverka 14.20 Visionen om verksamt - myndighetskontakter idag och imorgon 14.25 Huvudprojektet – såhär gör vi nu 14.40 Frågor 14.45 Slut

Samarbete mellan Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket En del av myndighetssamarbetet Starta och driva företag Mål – enklare att starta, driva och utveckla företag 1,7 miljoner (nöjda) användare Möter mångfalden företagare

Krångliga regler och myndighetskontakter är hinder för konkurrenskraft och tillväxt Tjänstedirektivet, Minskat och förenklat uppgiftslämnande Utgångspunkt – företagens behov och processer Stödja företagaren nationellt, regionalt och lokalt

Förstudie är genomförd – goda förutsättningar finns! En förstudie är genomförd. Prototyputveckling påbörjad kring guider för dialog med kommuner. Planering för höstens arbete på gång.

Restaurangföretagarens dilemma idag, livshändelser i fokus

Sju livshändelser med Sveriges placering inom EU Förlora och hitta arbete: 24 (33) Starta företag: 10 (33) Driva företag: 14 (33) Starta ett rättsligt förfarande: 15 (33) Äga och köra bil: 3 (33) Studera: 10 (33) Flytta: 2 (33)

AP Den nyföretagare som ska starta ett företag behöver hantera ett mycket stort antal kontakter. Denna bild, som visar den samverkan som en företagare behöver ta med olika offentliga och privata organisationer är mycket omfattande. Det är lätt att förstå att det är en process som uppfattas som svår, osäker och problematisk. I figuren, som är svår att läsa, på grund av omfattningen har vi: Till vänster finns de olika kommunala aktörerna. Det kan röra t ex bygglov, serveringstillstånd, livsmedelsanmälan och de aktörer som handlägger dessa tillstånd. Ovan och till höger har vi de statliga myndigheterna som Skatteverket med olika tillstånd som ansökan om F-skatt, anmäla momsregistrering, anmäla arbetsgivarregistrering och anmäla kassaregister eller Bolagsverket med registrering av företaget. I botten har vi de Privata aktörer eller offentligägda bolag som man kan behöva kontakta kring el, fiber, vatten och avlopp samt fettavskiljare. Den känsla som det här för med sig är ofta en stor osäkerhet och oro kring om man har all information, tänkt på allt och vad som kan hända om man missat något. Det är inte enkelt och bakom bilden döljer sig ett antal olika problem som tynger medborgarna. Det handlar om..

AP

Företagarnas behov: Starta företag Ett navigationsproblem Vilka tillstånd krävs? Vilka aktörer? Ett koordinationsproblem I vilken ordning ska ärendena initieras? Ett informationsproblem Vilka krav ställs och hur söker man? Ett uppgiftskravsproblem Vilka uppgifter behöver myndigheterna? Ett redundansproblem Samma uppgifter till flera myndigheter Ett transaktionsproblem Avsaknad av elektroniska verktyg för att lämna uppgifter Ett transparensproblem Hur fortlöper de olika ärendena? AP Traditionell myndighetskultur: Ansvaret på medborgaren

Kommunens dilemma idag - behov av att samverka

Hur vägleds företagare på webben idag? ”State of the art” New York Business express Stockholm Helsingborg Min process Min checklista Flertalet kommuner Generell guide Tillståndskatalog AP

Stort behov av att samverka ”Joined-up problems demand joined up solutions” Juridisk utveckling Rättssäkerhet och likabehandling Produktivitetsutveckling Användbarhet Integrationer och krav på leverantörer Effektivare användning av resurser

Visionen om verksamt.se – myndighetskontakter idag och imorgon

Fyra delstudier plus en fas för planering av huvudprojektet kan summeras såhär: Många kommuner arbetar aktivt med näringslivsutveckling men har svårt att nå hela vägen med utveckling av guider, information, ansökningsmaterial och e- tjänster. Resursåtgången i Sveriges kommuner är betydande och förstudiekommunerna ser gemensamma insatser som en viktig väg för att höja kvaliteten nationellt sett och använda resurserna bättre. Förstudiedeltagarna menar att det finns goda förutsättningar för att skapa verksamt.se/kommun Nästa steg är att göra en pilot med ett antal kommuner – med restaurangföretagaren i fokus Restaurang är en bransch där problem/behovsbilden är väldokumenterad. Det finns en stor komplexitet i mängden aktörer att hantera samt mängden tillstånd. Tillståndsprocessen sträcker sig över flera myndighetsgränser såväl inom som utanför kommunen. Det skulle innebära stor nytta för företagaren med en förenklad process (tid, pengar och möda…) För kommunen innebär tillståndsprocessen för restaurangföretagare en väsentlig andel av ärendemängden och arbetstiden för handläggare inom flera delar av kommunen. Några kommuner har påbörjat väglednings- och guidningsarbetet mot just denna målgrupp. Förstudien har testat möjligheten att arbeta med restaurangföretagaren som pilot, och har arbetat fram en hel del material som behöver fördjupas och analyseras vidare. En del arbete är redan gjort!

Företagarens utmaningar AP

Guider – så kan de se ut

Huvudprojektet – så här gör vi nu

Principer och utgångspunkter för fortsättningen Vi tar utgångspunkt i företagarens behov. Företagare kommer att ta en viktig roll i utvecklingen av de nya tjänsterna på verksamt.se/kommun. Huvudprojektet består av ett antal insatsområden, till viss del parallella och fristående från varandra. Pilotkommuner deltar efter intresse och kapacitet. Fokus på resultat som märks snabbt, men tar även höjd för en långsiktig målbild och helhet. Ett agilt projekt som tar hänsyn till de komplexa och föränderliga förutsättningar som råder. Krävs ett bra första exempel att testa konceptet på. Ger legitimitet åt fortsättningen och visar på nyttan för företagare, kommuner och myndigheter. Förutsätter lärande utvärderingar och en god kommunikation med olika aktörer för att informera om projektets olika utvecklingssteg.

Insatsområde 1: Kartlägga uppgiftskrav och utveckla guider Kartläggning av kommunala uppgiftskrav/tillstånd. Kartläggning av tillståndssekvenser (juridiska och verksamhetsmässiga) för statliga och kommunala uppgiftskrav. Uppbyggnad av kommunalt uppgiftskravsregister. Utveckling och design av guider och kunskapsstöd med betydande användarmedverkan för att reellt underlätta situationen för företagare. Användartestning kring utvecklade guider mot berörda målgrupper (företagare, företagsrådgivare och handläggare).

Insatsområde 2: Beskriva uppgiftskrav information om tillstånd Identifiera bra exempel på information om olika tillstånd i kommunerna Kartlägg förekomsten av lokala föreskrifter och identifiera möjligheterna att presentera dessa. Utveckla de identifierade informations- texterna och kvalitetssäkra enkelheten. Testa begripligheten i framtagen information mot målgruppen företagare. Testa möjligheterna för kommunerna att återanvända denna framtagna information på sina respektive webbplatser.

Insatsområde 3: Informationskrav Kartläggning av de krav på information från företag som behövs för handläggningen. t ex beskrivningar av verksamhetens olika egenskaper. Registerinformation som handläggare hämtar in (borde hämta) från andra myndigheter. Specificering av informationskraven och ledtexter som underlag för e-tjänster. Sektorsansvariga myndigheter behöver inkluderas i arbetet för att validera och legitimera resultatet.

Insatsområde 4: Informationsförsörjning – bastjänst Fördjupad analys av förutsättningarna för att möta behoven av information från statliga myndigheter, från nuvarande bastjänst som BOL ansvarar för. Utredning av kompletteringsbehov kopplat till bastjänsten. Både vad gäller grunddata och informationsbehov kopplat till handläggningen. Anslutningstester mot bastjänsten och användning av denna i e-tjänsterna som utvecklas. Utredning kring behovet av ytterligare bastjänster för att informationsförsörja de bakomliggande handläggningsprocesserna.

Insatsområde 5: Utveckling av kommunala e-tjänster Konstruera e-tjänster som stöd för företag och kommuner. Genom ledtexter och insprängd information underlätta för företagen, att förstå tillståndsområdet och därmed lämna korrekta underlag direkt. Utveckla kravställning mot leverantörerna kring de informationsmängder som behöver överföras till verksamhetssystemen och ge feedback kring status. Iterativ utveckling med omfattande användarinteraktion.

Och nu då?

Vad händer nu? Pilotkommunernas åtaganden specificeras och detaljeras. Snart klart vilka som ingår i de första faserna. Verksamt.se tar fram en första prototyp på guidning för restaurangföretagare, som inkluderar kommuneras tillstånd. Är ni intresserade att vara med? Hör av er!

Tack! Anders Persson Governo Anders.persson@governo.se Anna Johansson Tillväxtverket Annan.johansson@tillvaxtverket.se Sofie Arvidsson Governo Sofie.arvidsson@governo.se

Vilka tillstånd gäller mig? TALMANUS Vilka tillstånd gäller mig? Tillstånd 1 Tillstånd 2 Tillstånd 3 Koordination Navigation Jag ska starta en restaurang på en viss adress. Vilka tillstånd behöver jag? Nu: Alla tillstånd ligger uppradade i en lista på hemsidan eller spridda på olika kommunala myndighetssidor – hur ska jag veta vilka jag ska söka och i vilken ordning? Sen: Jag får i en intelligent tjänst hjälp att beskriva vad jag vill göra och utifrån detta får jag en ”checklista” på vilka tillstånd jag behöver ansöka om. Tillstånden ligger sorterade i den ordning jag behöver söka dem, dels för att de tar olika lång tid att handlägga och dels för att ibland krävs ett tillstånd för att kunna söka ett annat.

Hjälp att fylla i rätt uppgifter TALMANUS Hjälp att fylla i rätt uppgifter Jag behöver information som gör att jag förstår hur jag ska fylla i uppgifter på rätt sätt direkt, så jag slipper göra om och om igen. Nu: Den information jag behöver för att kunna rätt uppgifter i mina ansökningar ligger spridd på kommunens hemsida och den ser olika ut i olika kommuner. Den är ofta svår att tolka och jag är osäker om vad som krävs. Sen: Jag får all information på ett ställe, oavsett vilken myndighet som ansvarar för vad. Beskrivningarna av vad som krävs av mig är uppdaterad, förståelig och riktig, på ett och samma ställe. Det gör mig kunnig och hjälper mig att fylla i rätt uppgifter. På längre sikt kommer det vara möjligt för mig att fylla i uppgifterna i ett enda ”flöde” – jag söker om ett enhetligt sammanhållet ”restauranglov” som med undantag av några lokala olikheter ser likadant ut oavsett vilken kommun jag ska etablera min restaurang i. Information Uppgiftskrav

Register- information TALMANUS En uppgift en gång! Varför ska jag fylla i samma uppgifter på nytt i varje ny ansökan? Nu: Många av uppgifterna jag ska fylla i har jag redan lämnat i en tidigare ansökan, eller finns de redan i olika statliga eller kommunala register – men jag måste fylla i dem på nytt varje gång. Jobbigt och onödigt! Sen: De uppgifter som redan finns i olika register förifylls automatiskt i mina ansökningar vilket minskar min arbetsbörda radikalt. Kommun / myndighet Redundans Transaktion Register- information

Transparens - återkoppling TALMANUS Transparens - återkoppling Transparens Kommun / myndighet Hur får jag veta att kommunen mottagit min ansökan och att de börjat med handläggningen? Nu: Jag får ingen återkoppling att min ansökan mottagits, om handläggning startat eller hur lång tid mitt ärende förväntas ta. Ofta får jag ringa kommunen och skyfflas runt till olika handläggare för att få besked. Sen: Så fort min ansökan kommit in till kommunen skickas via Mina meddelanden en bekräftelse på detta. Jag får regelbundet nya meddelanden som beskriver hur ärendet fortskrider och slutligen skickas beslutet också via Mina meddelanden