Logisk referensram Logic Framework Approach (LFA) LFA är: - Ett instrument för att strukturera och analysera projekt - Ett frågebatteri för en strukturerad dialog - Ett planeringsinstrument (problem, målsättningar osv.) - Ett instrument för att skapa deltagande, ägarskap osv. - Vanligt sunt bondförnuft. För mer information: www.google.com: Logic Framework Approach

De olika stegen i LFA-metoden Analys av projektets kontext Analys av intressenterna i projektet Problemanalys/situationsanalys Analys av projektets målsättningar Aktivitetsplan Resursplanering Indikatorer/mått på uppfyllelse av målsättningar Riskanalys och riskhantering Analys av antaganden ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Varför bör man göra en LFA-analys? Att förbereda ett projekt med en LFA-analys främjar: DELTAGANDET: De viktigaste intressenterna i projektet bör bjudas in att delta eller åtminstone kommentera de föreslagna projektaktiviteterna. SAMSYNEN: Analysen bör göras tillsammans så att deltagarna i projektet har en gemensam uppfattning om projektets roll. KLARHETEN: Innan projektet inleds bör alla ha en vision för vad man vill åstadkomma med projektet. ÄGARSKAPET: De centrala intressenterna i projektet bör känna ett ägarskap och vara villiga att engagera sig i de resultat som projektet åstadkommer. NYCKELFAKTORERNA: Projektet bör vara relevant, genomförbart och hållbart. ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Faktorer som kan minska intresset för LFA Intressenter kan ha ett egenintresse på grund av: PROJEKTPORTFÖLJEN: Finansiären kan i vissa fall sträva efter en varierad projektportfölj, vilket kan leda till att ett bra projekt inte får finansiering då ett liknande just godkänts. STRATEGISKA BEAKTANDEN: Finansiären kan ha en vilja att rikta de tillgängliga medlen till vissa centrala strategiska intressenter inom ett visst område. AVSAKNAD AV MERVÄRDE: Projektmedel används inte som avsett utan för att fylla olika hål i budgeten på grund av nedskärningar. POLITISK VILJA: Det kan finnas en vilja att finansiera vissa fortgående verksamheter genom projekt. BUDGETRESTRIKTIONER: Vissa aktiviteter kan på grund av brist på medel bli hänvisade till utomstående finansiering. ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Steg 1: Kontextanalys I vilket sammanhang arbetar projektet? Vilka tidigare erfarenheter har vi? Kontextanalysen kan göras på många olika sätt, men en ofta använd metod är SWOT-analysen. Målsättningen för analysen är att skapa en gemensam utgångspunkt för de utmaningar som projektet ska lösa. För att illustrera poängen med kontextanalys tänker vi oss ett fiktivt projekt “Meta Happy”, som avser utveckla byggbranschen. ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Meta Happys kontextanalys (SWOT-SW) Styrkor (S) Svagheter (W) 1. Det finns framgångsrika företag i branschen 1. Företagen arbetar dåligt tillsammans med varandra 2. Företagen arbetar tillsammans med den högre utbildningen 2. Nya byggare har inte samma kunskaper som de gamla 3. Man arbetar nära kunderna 3. Man håller inte tidsschemat och koordineringen lider av detta Meta Happy-konsortiets slutsatser: “Våra bästa möjligheter att utveckla branschen är att försöka åtgärda svagheterna.” ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Meta Happys kontextanalys (SWOT-OT) Möjligheter (O) Hot (T) 1. Nytt spetsteknologimaterial kommer att göra boendet mera förmånligt 1. Rivaliteten mellan företagen i regionen skadar branschen 2. Företagen har goda internationella nätverk 2. Upphandlingsförfarande splittrar byggprojekten - ingen är ansvaring 3. Avancerade produktionsmetoder 3. Dålig kvalitet i viss produktion skadar hela industrins rykte Meta Happy-konsortiets slutsatser: “Vi ska arbeta med svagheterna så att hoten inte förverkligas.” ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Steg 2: Intressentanalys Intressenterna i ett projekt kan delas in i fyra grupper: förmånstagare/målgrupp genomförare beslutsfattare finansiärer För att bedöma om en person(eller en organisation) är en intressent bör vi ställa frågan varför är personen en intressent och vad kommer personen att få ut av projektet. I projektplaneringen rekommenderas att alla intressenter medverkar i planeringen eller åtminstone är medvetna om den. ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Meta Happys intressentmatris Förmånstagare/ målgrupp Organisation/ person Varför är de en målgrupp? Vad får de ut av projektet? Byggföretag De utgör den industriella basen Information om det de bör beakta i sin verksamhet Skolor som bedriver högre utbildning De utbildar den framtida arbetskraften Bättre utbildnings-program Genomförare Meta Happy-konsortiet De har den kompetens som krävs för att genomföra projektet Genom projektet ökar de sin kompetens Beslutsfattare Kommunala byggnadsinspektörer De slutgranskar byggnader och deltar i upphandlingar Kunskap om risker och framtida kostnader, om de förverkligas Finansiärer Österbottens förbund Förbundet administrerar tillgängliga ERUF-medel Ett nödvändigt och viktigt projekt som motsvarar ERUF-kraven ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Steg 3: Problem-/situationsanalys Effekter Observerat problem Orsaker

Problemträdets relation till målsättningsträdet: Målsättningen är att lösa problemet Problemträdets relation till målsättningsträdet: Effekter Utvecklingsmålsättning Observerat problem Projektmålsättning Resultat Orsaker Aktiviteter

En LFA-workshop En god problem-/situationsanalys är nyckeln till bra projekt. Egentligen tar en hel LFA-workshop 2½ dag, men den kan spara månader av onödigt projektarbete. Det är bra att åtminstone hålla ett gemensamt möte. Moderatorn delar ut kort och ber intressenterna bygga problem- och målsättningsträd. En viktig del av workshopen är att utmana deltagarna att ifrågasätta samband mellan problemens rötter, orsaker och verkan.

Meta Happys problemträd Sjukdomar och mänskligt lidande Ett stort antal av de nya hus som byggs har vatten- och fuktskador Upphandlingsförfarandet leder till att ingen i praktiken är ansvarig De som bygger själva överskattar sina kunskaper Nya byggnadsarbetare har inte tillräckligt med kunskaper Behovet att spara energi genom isolering leder till att husen inte andas Ekonomiska förluster i samhället på grund av sjukdomar ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Steg 4: Målsättningsanalys Målsättningsanalysen motsvarar en situation då de problem som presenteras i problemträdet har blivit lösta. Vi delar in målsättningsanalysen i utvecklingsmålsättningar och projektmålsättningar. Skillnaden mellan dessa är ett antagande som projektet gör och som är grunden för finansiärens beslut. De olika underliggande arbetspaketen (AP) är berättigade i och med att de leder till projektmålsättningen. Konsekvensen mellan de olika arbetspaketen och projektmålsättningen är ett centralt evaluerings-kriterium. Till målsättningsanalysen länkas ett antagande eller en riskanalys som är viktig både för konsortiet som bereder projektet och för dem som evaluerar projektet. ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Meta Happys målsättningsmatris Insatssamband Målsättning Indikator/ mått för att fastställa resultat Antagande/risk Utvecklings-målsättning En höjd industriell produktivitet Finansiärens antagande Antagandet är inkorrekt Projektmålsättning En välmående arbetskraft som bor i friska hus Intervjuer med intressenter Att AP1 - AP4 kommer att leda till projektets målsättning AP1: Renovering av hus Att skapa nya kostnadseffektiva metoder för renovering Antal nya metod-rekommendationer Att rekommendationerna inte kommer att följas AP2: Utbildning av hantverkare och byggare Att byggarna vet vilka riskerna med felaktiga arbetsmetoder är Antal nya kurser, antal studerande som deltar i dessa Gamla dåliga metoder kommer att följas också i fortsättningen AP 3: Säkra energisparande hus Kännedom om risker med olika energisparande material Kurserna kommer inte att locka deltagare AP4: Koordinerade upphandlingar “Ägarskap” i produktionskedjan Antal publicerade forskningsrapporter, antal konferenser Resultaten kommer inte att påverka sektorn

Steg 5: Aktivitetsplan Aktiviteterna bör planeras för att projektet ska kunna komma från problem till målsättning. Detta kommer inte att lyckas om inte projektet har formulerat ett SMART-mål: SMART är en akronym för: Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidsplanerat Målsättningar som är mindre SMARTA bör klart särskiljas och identifieras som projektantaganden. ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Meta Happys aktivitetsmatris Resultat Indikator Aktivitet När 1 Nya metoder för renovering Antal nya metoder i bruk Workshopar och seminarier Byggande av demonstrationsobjekt Innan månad 6 2 Förbättrad kunskap hos byggare Antal kurser ordnade, antal deltagande studenter Kurser som riktar sig till studerande Kurser som riktar sig till allmännheten månad 12 3 Förbättrad kunskap om effekter av isolering Antal ordnade kurser Workshopar med företagen Forskning Kurser för intressenter månad 18 4 Nya upphandlings- rutiner Antal publicerade rapporter, deltaganden i konferenser Forskning inom området Myndighetsdiskussioner Workshopar med företag månad 24 ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Steg 6: Resursplanering Då projektet planerar sina aktiviteter är det viktigt att det har tillgång till kompetent personal som klarar av att genomföra aktiviteterna. Allt för ofta tenderar personresursperspektivet att glömmas bort och man koncentrerar sig på de finansiella resurserna. Basen för att planera de finansiella resurserna kan vara personmånader. För att planera ett projekt kan det vara bra att använda en Gantt-tabell: Project month 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Steg 7-9: Indikatorer, antaganden & risker Indikatorerna bör mäta huruvida ett projekt når sina målsättningar och de kan vara både kvalitativa och kvantitativa. Antaganden och risker är två sidor av samma mynt. Vi antar att en viss aktivitet kommer att leda till ett bestämt mål. I riskanalysen fastställer vi de faktorer som kan leda till att så inte sker. I mera komplicerade fall kan riskerna delas in i interna och externa risker, och i vissa fall kan man ge dessa ett numeriskt värde för att indikera hur viktig man ser risken. Oftast är det nödvändigt enbart i mera sofistikerade projekt som löper över en längre tid. ÖSTERBOTTENS FÖRBUND – POHJANMAAN LIITTO www.obotnia.fi facebook.com/obotnia

Tack för att ni lyssnade...