SAMBA – SAMverkan, Begrepp och Arkitektur Magnus Fogelberg Svensk Förening för Medicinsk Informatik SFMI Stockholm 2003-11-14

Vem är jag? neurolog i Uddevalla fd projektledare elektronisk journal Sahlgrenska Universitetssjukhuset ordförande SFMI ledamot SIS/HSI AG II ordförande CEN TC 251 WG II projektledare svenska CONTSYS och SAMBA , medlem i den europeiska revideringsgruppen för CONTsys

Samba – en dans?

Vad är Samba? Processmodell för vård av enskild patient Modellen beskrivs ur ett producentperspektiv Processmodellen är ett verktyg som bl a kan användas vid olika typer av verksamhetsutveckling Förhoppningen är att modellen kan utgöra en samlad och generell bild över hälso- och sjukvård i Sverige

Utgångspunkt Tagit del av processmodeller framtagna i olika landsting Tagit del av nationella arbeten med koppling till Sambas arbete POINT SITHS Tagit del av olika internationella modeller och standarder CONTsys HL7 HISA

Samba – dokument och förvaltning aktuell revision 2.3 2003-09-07 sammanfattning 2.4 2003-11-05 modellversion vårdprocess 1.91 begrepp 1.9 patientprocess 1.1 www.sfmi.org/samba remiss till landstingen, samordnas av Carelink, t.o.m. 2004-02-29 förvaltningsgrupp ska utses Samba är ett projekt finansierat med ITHS2 medel.

Hur är Samba uppbyggd? Processmodell Beskriver arbetsflöde, förädlingsobjekt och aktiviteter Varje process innehåller i sig olika perspektiv kärnprocess styrprocess kommunikationsprocess Den huvudprocess som SAMBA ska identifiera och beskriva kommer sannolikt att utgöra den ”bas” som många olika typer av arbeten kommer att kunna utgå ifrån.

Nytta och användning verksamhetsanalys organisationsutveckling vårdplanering kvalitetsledning kvalitetskontroll verksamhetsuppföljning kostnadsberäkning informationsstrukturering analys av kommunikation säkerhetsutveckling säkerhetskontroll standardisering

Vad skall vi se på nu? hur Samba-verktyget är konstruerat Sambas processanalys av vården förhållandet mellan patient och process kostnadsmätning med hjälp av Samba

Process Mål Process Tillstånd Tillstånd Aktör Utsträckning i tiden ansvarig för processen Process Tillstånd Tillstånd Förädlingsobjekt Förädlingsobjekt Utsträckning i tiden

Process ISO 9000:2000 (Internationella standardiseringsorganisationen) ”grupp av samverkande eller varandra påverkan-de aktiviteter som omformar insatser till utfall” SAMBA tilläggsbeskrivning för ”process” värdehöjande för någon har ett förädlingsobjekt definierat mål någon är ansvarig disponerar resurser har en utsträckning i tiden en tydlig start och ett tydligt slut skall kunna repeteras helt eller delvis

Process Mål Process Tillstånd Tillstånd Aktör Utsträckning i tiden ansvarig för processen Process Tillstånd Tillstånd Förädlingsobjekt Förädlingsobjekt Utsträckning i tiden

Process

Process Vårdprocess

Process Vårdprocess Klinisk process

Process Styrprocess/kvalitetskontroll, beslut Klinisk process Kommunikationsprocess

Process

Processpaket

Processpaket Styrprocess/kvalitetskontroll, beslut Klinisk process Kommunikationsprocess

Processpaket Patientprocess Resursprocess Klinisk producentprocess Process på annan vårdenhet

Processpaket Klinisk process Styrprocess Kommunikationsprocess

Modellens byggstenar

Process i aktiviteten Kärnprocess

Process i aktiviteten Styrprocess/kvalitetskontroll, beslut Kärnprocess Kommunikationsprocess

Process i aktiviteten

Process i aktiviteten

Begrepp i processen

En vandring genom processen Kommunikationsprocess - information vård- begäran motta mottagen Kommunikationsprocess - information meddela avslut av vårdåtagande avslutsmed- delande

Kostnad per process? Patient (VPA 98, CONTsys): person som erhåller eller är registrerad för att erhålla hälso- och sjukvård täcker inte hela processen CONTsys: europeisk standard som definierar begrepp i vårdkontinuiteten

Vårdbegäran direkt hänvisning Här finns en vårdsökande person! Styrprocess - mandat besluta om bedömning beslut att ej bedöma vårdbegäran Vårdbegäran tas emot i kommunikationsprocessen, som startas med detta. Den mottagna vårdbegäran blir föremål för beslut om bedömning. Om det inte finns administrativ grund för bedömning, hänvisas vårdbegäran. vård- begäran motta vård- begäran mottagen vård- begäran hänvisa hänvisad vård- begäran Kommunikationsprocess - information

Vårdbegäran bedöms Adm.karaktär Adm.data Klinisk process - uppfattat tillstånd bedöma tillstånd uppfattat tillstånd Adm.data Styrprocess - mandat besluta om bedömning beslut att bedöma vårdbegäran Om det finns skäl bedöma vårdbegäran fattas beslut om detta. Beslutet att bedöma vårdbegäran är det ingående förädlingsobjektet i styrprocessen. Tillståndet görs bekant i den kliniska processen genom uppgifter i vårdbegäran, och detta tillstånd är det ingående förädlingsobjektet i den kliniska processen. vård- begäran motta vård- begäran mottagen vård- begäran Kommunikationsprocess- information

Matchning mot vårdutbud vårdåtagande görs Klinisk process - uppfattat tillstånd uppfattat tillstånd matcha mot vårdutbud hanterbart tillstånd identifiera hälsoproblem Styrprocess - mandat Arbetet före vårdåtagandet måste kunna kostnadsberäknas. Då tillgodoräknas de processer som inte inkluderar utredning och behandling. beslut att att bedöma vårdbegäran besluta om hälso-och sjukvårdsdmandat hälso- och sjukvårds- mandat Om vårdutbudet är adekvat för handläggning av patientens tillstånd beslutas att hälso- och sjukvårdsmandat skall accepteras, och därigenom görs ett vårdåtagande. Nästa steg är att ur det uppfattade tillståndet identifiera hälsoproblem. Kommunikationsprocess - information mottagen vård- begäran

Problemkomplex, mål i vårdplan Grov planering Klinisk process - uppfattat tillstånd hälsoproblem inhämta kompletterande information kompletterat uppfattat tillstånd bedöma vårdbehov behovs- bedömt tillstånd Styrprocess - mandat hälso- och sjukvårds- mandat avgränsa problemkomplex problem- komplex prioritera, formulera mål i vårdplan mål i vårdplan i HoS- mandat Kommunikationsprocess - information mottagen vård- begäran matcha mål mot till- gängliga aktiviteter

Vårdplan Anpassa till individ Klinisk process - uppfattat tillstånd behovsbedömt tillstånd välja aktiviteter tillstånd med aktivitetsplaner Styrprocess - mandat Om varje aktivitet har ett pris kan vårdplanen ligga till grund för vård-åtagandets budget. mål i vårdplan i HoS- mandat besluta att planera vård planerings- beslut fastställa vårdplan vårdplan besluta om användning av planerad aktivitet En aktivitetslista skapas innehållande de aktiviteter som bedöms nödvändiga och tillgängliga. Med utgångspunkt från aktivitetslistan beslutas om planering av vården, och detta beslut är vägledande när man på bas av det kända uppfattade tillståndet, redovisat som en förädlad problemgrupp, väljer ut de aktiviteter som skall utföras (det kan förstås vara hela aktivitetslistan, men man kan i den kliniska processen bedöma att några aktiviteter kan avvaktas för att senare rent av avstås, medan övriga skall genomföras). När tillståndet är beskrivet i förhållande till aktivitetsplaner med lista över aktiviteter som kliniskt bedöms rimliga att genomföra fastställs en vårdplan. Termen vårdplan betecknar här en systematisk lista över vad som skall göras med patienten inom ramen för det accepterade mandatet och gjorda vårdåtagandet. Vårdplanen styr bokning av resurser, och med detta uppdateras aktivitetslistan så att den är tidsatt, försedd med namn på aktörer i de planerade aktiviteterna, uppgifter om bokning av salstid och rekvisition av externa resurser (läkemedel att använda i handläggningen hos hälso- och sjukvårdsproducenten, operationsgaller, rullstol som skall utprovas som handläggningsåtgärd, TNS-apparat som skall utprovas etc.). Aktivitetslistan har också rensats från de aktiviteter som i den kliniska processen inte bedömts aktuella att ta med. Utifrån aktivitetslistan och med utgångspunkt från vårdplanen fattas beslut om användning av planerad aktivitet. aktivitets- lista boka resurser resurssatt aktivitetslista Kommunikationsprocess - information

Kontakter (CONTsys) Hälso- och sjukvårdspersonal English term = health care professional Patientkontakt 1..n deltar i 0..n English term = contact kontakt då hälso- och sjukvårdspersonal utför hälso- och sjukvårdstjänst f

Kontakter (CONTsys) patientkontakt då hälso- och sjukvårdspersonal utför hälso- och sjukvårdstjänst utan direkt kontakt med patient Hälso- och sjukvårdspersonal English term = health care professional Patientkontakt 1..n deltar i 0..n English term = contact Indirekt patientkontakt Direkt patientkontakt English term = encounter f patientkontakt då hälso- och sjukvårdspersonal utför hälso- och sjukvårdstjänst i direkt kontakt med patient 0..n inbegriper 1 Patient English term = subject of care

Kontakter Hälso- och sjukvårdspersonal English term = health care professional Patientkontakt 1..n deltar i 0..n English term = contact 0..n Annan hälso- och sjukvårdsintressent English term = health care third party 0..n deltar i Indirekt patientkontakt Direkt patientkontakt English term = encounter f 0..n 0..n inbegriper 1 1 Patient English term = subject of care

Kontakter Patientkontakt English term = contact Hälso- och sjukvårdsmandat English term = care mandate Kontaktperiod English term = period_of_service 1 avser 1 omfattar 1..n tidsintervall under vilket en eller flera patientkontakter äger rum mellan patient och hälso- och sjukvårdsproducent inom ramen för ett hälso- och sjukvårdsmandat 1..n 0..n utfärdas av 1..n 1 Hälso- och sjukvårdsintressent English term = health care party 0..n 1 definierar Kontaktkomponent English term = contact element f Problemkomplex English term = health issue thread

Kontakter del av patientkontakt som avser endast ett hälsoproblem f English term = contact Hälso- och sjukvårdsmandat English term = care mandate Kontaktperiod English term = period_of_service 1 avser 1 omfattar 1..n 1..n 0..n utfärdas av 1..n 1 Hälso- och sjukvårdsintressent English term = health care party 0..n 1 definierar Kontaktkomponent English term = contact element del av patientkontakt som avser endast ett hälsoproblem f 1 0..n hanterar 1 1..n ingår i Problemkomplex English term = health issue thread Hälsoproblem English term = health issue Vårdepisod English term = episode of care 0..n 1 är föremål för 1..* 1..*

Kontakter Patientkontakt English term = contact Hälso- och sjukvårdsmandat English term = care mandate vårdepisod (LF1998, förslag): alla vårdkontakter med en eller flera vårdgivare (1) som en patient haft för ett visst specifikt hälsoproblem mellan en start- och en slutpunkt Kontaktperiod English term = period_of_service 1 avser 1 omfattar 1..n 1..n 0..n utfärdas av 1..n 1 Hälso- och sjukvårdsintressent ABC: Patientkontakten medför ingen kostnad. Kostnaden ligger på de aktiviteter som utförs under kontakten. Även indirekt patientkontakt är tillfälle för aktiviteter/tjänster. English term = health care party 0..n 1 definierar Hälso- och sjukvårdsaktivitet English term = health care service Kontaktkomponent English term = contact element CONTsys: samtliga kontaktkomponenter som avser ett och samma hälsoproblem 1 1..n utförs inom f 1..n 0..n används mot 1 0..n hanterar 1 1..n ingår i Problemkomplex English term = health issue thread Hälsoproblem English term = health issue Vårdepisod English term = episode of care 0..n 1 är föremål för 1..* 1..*

Kontaktperiod, process och patient Producentprocess

Vårdepisod En vårdepisod kan sträcka sig över flera vårdprocesser och flera kontaktperioder … … … Kommunikationsprocess - information meddela avslut av vårdåtagande avslutsmed- delande Kommunikationsprocess - information vård- begäran motta mottagen Vårdepisoder kan bilda vårdkedja

tillgängliga tjänster Aktiviteter - utredning Utredande aktiviteter Klinisk process - uppfattat tillstånd tillstånd med aktivitetsplaner utföra un- dersökan- de aktivitet undersökt tillstånd bedöma tillstånd bedömt tillstånd beslut att utföra aktivitet ompröva mål i vårdplan mål i vårdplan i HoS- mandat Styrprocess - mandat Beslutet att utföra en aktivitet styr självklart utförandet, som påverkar patientens hela tillstånd. I det följande har strikt följts principen ”undersökning – bedömning – behandling – utvärdering”, där ett eller flera processteg kan genomlöpas på nolltid men samtliga steg alltid skall övervägas. När tillståndet efter utredande aktivitet och bedömning är bedömt, ligger detta till grund för uppdatering av målet i vårdplanen. Den tidigare målsättningen kan visa sig orealistisk när vi fått ökad kunskap om patienten, och målet måste omprövas och uppdateras. Utgående objekt är ett absolutvärde och kallas därför ”mål i vårdplan …” och inte ”uppdaterat mål i vårdplan …”. Målet matchas åter mot tillgängliga tjänster, men nu i avsikt att finna behandlande aktiviteter. resurssatt aktivitetslista matcha mål mot tillgängliga tjänster Kommunikationsprocess- information

Aktiviteter - åtgärder Riktade insatser Klinisk process - uppfattat tillstånd bedömt tillstånd utföra åtgärdan- de aktivitet åtgärdat tillstånd Uppdatera mål och vårdplan Styrprocess - mandat mål i vårdplan i HoS- mandat förnya vårdplan vårdplan besluta om användning av planerad aktivitet beslut att utföra aktivitet Utifrån den nya aktivitetslistan uppdateras vårdplanen, resurser bokas, och ett beslut att utföra aktivitet styr nu utförande av en behandlande aktivitet. aktivitets- lista boka resurser resurssatt aktivitetslista Kommunikationsprocess- information

Kvalitetskontroll Utvärdering Klinisk process - uppfattat tillstånd åtgärdat tillstånd utvärdera resultat bedömt tillstånd matcha till- ståndsutfall mot mål kvarvarande vårdbehov Styrprocess - mandat beslut att utföra aktivitet kontrollera kvalitet kvalitets- utfall ompröva mål i vårdplan Det behandlade tillståndet bedöms vad avser behandlingsresultatet, och det bedömda tillståndet ligger till grund för kvalitetsutvärderingen. Denna omfattar en jämförelse mellan verkligt resultat av aktiviteten i förhållande till åsyftat resultat (utfall/syfte, utgående uppfattat tillstånd/förväntat utgående tillstånd). Därmed beskriver resultatutfallet också eventuella avvikelser. Kvalitetsutfallet beskrivs här som styrning av att dels vårdinformation skapas, dels utfallet skall matchas mot målet. I vårdinformation inkluderas därför i denna del av processen eventuell avvikelserapportering, vilket inte visas explicit i modellen. Eftersom aktivitetskedjan också genomgåtts finns grund för ekonomisk rapportering och statistikrapportering. Tillståndutfallet matchas mot det övergripande målet, och detta ligger till grund för eventuell ändring av målet i vårdplan. resurssatt aktivitetslista Kommunikationsprocess - information

Slut på processen målet nått Avslut Klinisk process - uppfattat tillstånd uppfattat till- stånd i rela- tion till mål i vårdplan bedöma att mål i vårdplan är uppfyllt uppfattat tillstånd Styrprocess - mandat mål i vårdplan i HoS- mandat besluta att vård- åtagande skall avslutas avslut av vårdåtagande Alternativ 1 Om det omdefinierade målet är sådant att det nu anses uppfyllt startar avslutningen av hela processen. Det uppfattade tillståndet läggs till grund för beslut att vårdåtagandet skall avslutas (mandatet upphöra). Med detta har den kliniska processen som slutprodukt ett uppfattat tillstånd som förädlats från det ursprungligen ingående tillståndet sådant det beskrevs i vårdbegäran. Den kliniska processen är oåterkalleligen slut. Beslutet om avslut av vårdåtagande styr den information som skall lämnas vid avslut. Avslutsbeslutet är slutprodukt i styrprocessen och är därmed en förädling av beslutsunderlaget i vårdbegäran, när beslut togs om att vårdbegäran skulle bedömas. Styrprocessen är också oåterkalleligen slut. Sist utfärdas någon form av avslutsmeddelande. Det kan vara en information till patienten/annan vårdare om hur det gått, en epikris, ett remissvar eller i labprocessen ett eller flera mätetal med eller utan kommentar. Detta är i och för sig slutprodukten i kommunikationsprocessen och därmed i det processpaket vi kallar hälso- och sjukvårdproducentens vårdprocess avseende en enskild patient. Det är vad som exponeras mot omgivningen och den slutliga förädlingsprodukten av vårdbegäran. Medan klinisk process och styrprocess inte kan återväckas, skulle kommunikationsprocessen kunna återväckas genom att avslutsmeddelandet betraktas som resurs i en ny kommunikationsprocess, där en ny vårdbegäran också med knapphändigt innehåll (”god dag, jag vill gärna ha en ny tid, för jag känner att jag inte blivit riktigt bra”) räcker för att utlösa den nya processen. Med utgångspunkt från detta resonemang står det hälso- och sjukvårdsproducenten fritt att definiera den nya processen som helt ny eller som en process kopplad till den förra. Detta måste styras i regelverk. Exempel: en patient har sökt och vårdats för ledvärk. Under processen/behandlingen minskar värken, men man beslutar att målet inte bara är att patienten är värkfri utan även att denna värkfrihet har en karaktär av beständighet som man inte riktigt tror på. Det gör att man inte lämnar processen och avslutar den utan genomfar processen flera gånger med ”vila” förebeslut om genomförande av aktivitet. Alternativt säger man till patienten att ärendet är avslutat, men att hon får höra av sig vid behov. Att höra av sig är då en ny vårdbegäran, men på nivån kommunikationsprocess kan den nya vårdbegärans processtart kopplas till föregående process med samma process-id. Detta kräver en regel för hur lång tid det får dröja till dess patienten hör av sig, och modellen tillåter automatiskt avslut av kommunikationsprocessen efter viss tids tystnad. Denna processuppbyggnad medför också, att uppföljningsansvaret ligger i kommunikationsprocessen (att ärendet inte kommer bort vid avvaktan), medan det strikt kliniska ansvaret och beslutsansvaret helt saknas när dessa processer inte löper utan kommunikationsprocessen är ensam ärendebärare. Detta hindrar inte att hälso- och sjukvårdpersonal ställs till ansvar för en miss i detta avseende, men det rör sig då om ett förvaltningsansvar och inte ett kliniskt ansvar. vårdin- formation meddela avslut av vårdåtagande avslutsmed- delande Kommunikationsprocess - information

Dokumentation och uppföljning Adm.data Vårdbegäran Bakgrunds- fakta Resultat Riktade Insatser Behandlande åtg. Utvärdering Kvalitetssäkring Utredande Aktiviteter Status Bedömning Avslut Epikris Mål Vårdplan Vårdinformation kring en patient Prissatt verksamhet Kostnads-uppföljning Process-kostnad

Sammanfattning KPP: kostnad per patient eller kostnad per process? verksamhet från det vårdbegäran mottas måste värderas även om det inte görs vårdåtagande kostnader bör beräknas på aktiviteter/tjänster och inte kontakter (ABC) även indirekta patientkontakter är tillfälle för aktiviteter/tjänster

Samba – en dans? Ja, en dans på rosor den började på törnena vi gick i mål på kronbladen

Tack! Granskning och grafisk bearbetning av Samba processmodell: Lars Björkman lars.bjorkman@vgregion.se Materialet är sammanställt och bearbetat av Maria Areblad och Magnus Fogelberg maria.areblad@lio.se magnus.fogelberg@vgregion.se