Gemensam målbild för eHälsa för sydöstra sjukvårdsregionen Avrapportering 2014-08-13 Helena Glemdal-Bergkvist Håkan Nilsson Johan Hallenborg

Uppdraget Uppdrag från landstingsdirektörerna att presentera en målbild för eHälsa baserad på CeHis handlingsplan, pågående aktiviteter och samverkansmöjligheter för sydöstra sjukvårdsregionen

+ eHälsa i Sydöstra sjukvårdsregionen eHälsa betyder ” IT-baserade tjänster som används inom hälso-, sjukvård och socialtjänst ” Detta inbegriper såväl invånartjänster, vårdtjänster som infrastrukturtjänster. + Hälso- sjukvård och socialtjänst IT

Invånartjänsterna skiftar fokus, från en kanal för informationsspridning…

… till tjänster som interagerar med våra vårdsystem, med krav på god integration och hög säkerhet

Ineras målbild för åtkomst till journal Portal Vårdsystem Journal Läkemedel Journal Läkemedel Invånare Vårdpersonal Tillgång till gemensamma funktioner för invånare och vårdpersonal Invånare – via portal Vårdpersonal – via vardagliga arbetsverktyg i första hand, men även via portal Nationell Tjänsteplattform Tjänstekontrakt Lokala/nationella system

DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I Metodik – effektkedja Effektkedjan används för att koppla samman verksamhetens uppdrag, strategier och mål med identifierade nyttor, nödvändiga verksamhetsförändringar och de satsningar som krävs för att både driva på och möjliggöra nödvändiga förändringar. Den kan läsas både från vänster (lösningsorienterat perspektiv) och höger (nyttobaserat perspektiv). I de högra kolumnerna ska innehållet vara stabilt över tid. I de vänstra kolumnerna kan förändringar ske oftare. DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL AKTIVITETER FOKUSOMRÅDEN VERKSAMHETSMÅL ÖVERGRIPANDE STRATEGISKA MÅL GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I

Målbild för eHälsa i sydöstra sjukvårdsregionen REGIONENS STRATEGISKA MÅL CeHIS STRATEGISKA MÅL Detta uppnås genom: Återanvändning av lösningar framtagna i regionen Ta fram och följa gemensamma ramar och riktlinjer för utveckling av eHälsotjänster Tydliga former för samverkan, exempelvis kontinuerlig samverkan mellan våra projektkontor och regiongemensamma upphandlingar Nyttja regional samverkan för att effektivisera användandet av våra resurser Invånaren ska ha möjlighet till aktiv medverkan i sin vård och omsorg Medarbetaren ska ha rätt för-utsättningar för att kunna ge hög-kvalitativ vård och omsorg Detta uppnås genom: En gemensam IT-strategisk plan En gemensam projektportfölj för eHälsotjänster Att balansera regionens och landstingens prioriteringar Att alla eHälsotjänster planeras och prioriteras samlat, utifrån IT-direktörernas samlade IT-ansvar Gemensam prioritering och planering av arbetet med eHälsotjänster Beslutsfattare ska ha rätt förutsättningar och underlag för att effektivt kunna styra verksamheten Detta uppnås genom: Samverkan kring regionövergripande vårdprocesser Säker informationsåtkomst inom regionen Samverkan kring ensade vårdprocesser Modell för hur vi skapar regiongemensamma vårdprocesser, och i förlängningen enhetliga IT-stöd Gemensam nationell påverkan och samverkan Samverka kring eHälsotjänster för gemensamma vårdprocesser Utveckling och förvaltning ska så långt möjligt göras i samverkan mellan landsting och regioner

Målbild för eHälsa i sydöstra sjukvårdsregionen REGIONENS STRATEGISKA MÅL CeHIS STRATEGISKA MÅL AKTIVITETER FOKUSOMRÅDEN Handlings-plan Gemensam ledning och styrning Nyttja regional samverkan för att effektivisera användandet av våra resurser Invånaren ska ha möjlighet till aktiv medverkan i sin vård och omsorg Medarbetaren ska ha rätt för-utsättningar för att kunna ge hög-kvalitativ vård och omsorg Regionala arbetsformer och förändrings-ledning Gemensam prioritering och planering av arbetet med eHälsotjänster Gemensam arkitektur och strategi Beslutsfattare ska ha rätt förutsättningar och underlag för att effektivt kunna styra verksamheten Samverka kring eHälsotjänster för gemensamma vårdprocesser Gemensam realisering av värdeskapande eHälsotjänster Utveckling och förvaltning ska så långt möjligt göras i samverkan mellan landsting och regioner

Gemensam ledning och styrning Inom fokusområdet ”Gemensam ledning och styrning” avser vi att: Leda och styra genomförandet av målbilden för eHälsa i sydöstra sjukvårdsregionen Samordna nationellt deltagande i samverkansforum Fortsatt samordna deltagandet i Kundgrupp Cosmic Ta fram en modell för hur regionens prioritering förhåller sig till de tre landstingens prioriteringar

Regionala arbetsformer och förändringsledning Inom fokusområdet ” Regionala arbetsformer och förändringsledning” avser vi exempelvis att: Fastställa och dokumentera regionala samverkansformer inom eHälsa Ta fram plan för gemensamma utbildningar inom IT-området Prioritera resursområden för samverkan Skapa IT-stöd för samverkan Ta fram kommunikationsplan och förändringsledningsplan för regional samverkan Genomföra aktiviteter o kommunikations- och förändringledningsplaner Hitta samarbetsformer med intressenter inom eHälsa i respektive LT

Gemensam arkitektur och strategi Inom fokusområdet ”Gemensam arkitektur och strategi” avser vi exempelvis att: Ta fram en gemensam IT-strategisk plan Ta fram en gemensam stadsplan för arkitekturen Ta fram gemensamma riktlinjer för utveckling

Realisering av gemensamma, värdeskapande eHälsotjänster Inom fokusområdet ”Realisering av gemensamma, värdeskapande eHälsotjänster” avser vi exempelvis att: Genomför planerade aktiviteter i den strategiska planen i Kundgrupp Cosmic

Strategisk plan Kundgrupp Cosmic Landstingen inom kundgrupp Cosmic och Capio har i en avsiktsförklaring, som tecknades i nov 2013, uttryckt en gemensam vision för tiden fram till 2020: COSMIC ska utvecklas till ett vårdstöd i världsklass och därmed bli ett konkurrenskraftigt alternativ som framtidens val av vårdstöd för Sverige. Denna strategiska plan syftar till att uppnå den uttryckta visionen. Kundgruppens organisationer har i samband med tecknandet av avsiktsförklaringen uttalat att man avser att tillskjuta de investeringsmedel som krävs för att förverkliga visionen enligt denna plan. Detta under förutsättning att leverantören svarar upp mot ställda förväntningar om ökad kvalitet och genomför de investeringar som detta kräver.

Realisering av gemensamma, värdeskapande eHälsotjänster Inom fokusområdet ” Realisering av gemensamma, värdeskapande eHälsotjänster” avser vi exempelvis att: Genomför planerade aktiviteter i den strategiska planen i Kundgrupp Cosmic Gemensam utvärdering av videotjänster Förstudie regionalt publiceringslager Implementera förutsättningar för säker informationsåtkomst inom regionen Genomföra programmet eSPiR, för att åstadkomma en modell för hur vi skapar regiongemensamma vårdprocesser och enhetliga IT-stöd

Rapportering och dialog RSL 2014-08-13 eSPiR Samverkande Processer i Regionen - ett utvecklingsprogram inom målbild eHälsa Rapportering och dialog RSL 2014-08-13 Bakgrund Landstingsdirektörerna i Jönköping, Kalmar och Östergötlands län har uttalat en tydlig ambition att öka graden av samverkan i sjukvårdsregionen. Den nationella handlingsplanen för ehälsa för 2013-2018 pekar också tydligt på att ökad samverkan är en förutsättning för att nå de gemensamma långsiktiga målen. De tre landstingens IT-direktörer har tillsammans med respektive landstings hälso- och sjukvårdsdirektörer genomfört ett antal utredningar med syfte att identifiera hur samverkan avseende det vårdinformationssystem som samtliga tre landsting använder och som är centralt i de flesta hälso- och sjukvårdsprocesser. För att realisera effekter som är hållbara över tid förutsätts likartade arbetssätt och patientflöden. Att åstadkomma detta är ett komplext och omfattande arbete under lång tid och som präglas av många intressenter och beroenden såväl inom respektive landsting, regionalt och nationellt. Programmet etablerades ursprungligen i april 2013 med utgångspunkt från IT-perspektivet och produkten Cosmic. Men ”fick inte avsedd fart under förra året”. I november 2013 beslutades att ett omtag skulle göras och att en extern program- och förändringsledare skulle kontrakteras. RSL och Landstingsdirektörerna varit tydliga med att programmet har sin utgångspunkt i verksamheten och är starkt knutet till nationell handlingsplan för eHälsa 2013-2018. Processerna för bröstcancer och stroke ska prioriteras inom programmet Programmet har gjort ett omtag med start från 24 januari 2014 och beräknas pågå in i hösten 2015 Håkan Nilsson ordf. styrgrupp eSPIR Helén Kenzler program- och förändringsledare eSPIR

= strategiskt förändringsprogram eSPiR PROGRAM Hur vi styr och organiserar arbetet med att ta fram en …. MODELL som är ”ledstången” som används för att successivt åstadkomma ett…. ENHETLIGT IT-STÖD för att dokumentera vården på ett likartat sätt för invånarna i sydöstra regionen Källa: MSP Källa: SP Källa: Läkartidningen.se

Projekt eller program Fokus Projekt Program 2014-08-13 Inriktning Mål Fokuserad och tidsbegränsad styrmodell för att leverera ett förbestämt resultat i tid, till rätt kostnad o kvalitet. Styrmodell för att genomföra verksamhetsutveckling genom samordnad styrning av flera projekt och aktiviteter. Mål Att leverera resultat Att uppnå strategisk förändring Styrning Styrs mot produktion av leverans eller prestation. Styrs mot leverans av effekt. Situation Passar bäst för avgränsade, väl definierade leveranser. Passar bäst för aktiviteter i en komplex, föränderlig och osäker miljö. Nytta Nytta uppkommer när projektets leveranser har implementerats. Nyttor uppkommer både under och efter programmets genomförande. Genomförande Projektet tar över ansvaret för genomförandet från linjeorganisationen. Genomförandet kan omfatta deltagare från flera organisationer. Nödvändiga leveranser kan produceras av ingående projekt eller av linjen. Förändrings-ledning Vanligtvis utanför projektet Vanligtvis en del av programmet. Tid och kostnad Bestäms i uppdragsbeskrivningen och hanteras i projektet. Bestäms av strategin och är nedbrutna i projekten i programmet Spänner ofta över flera år Fokuserar på långsiktiga effekter av strategisk betydelse, kan därför ses som en metod för att implementera strategier och förändring i större skala Programstyrning har utvecklats för att stödja genomgripande verksamhetsutveckling med många aktörer, intressenter och beroenden. Finns olika typer av program - om inriktningen är att förändra en organisations arbetssätt styrs ofta programmet av en vision/målbild Beroende av linjeorganisationen, varför dess ansvar i programmet måste vara tydligt. Linjeorganisationen tillhandahåller resurser, genomför arbete och är ofta mottagare av förändringen. Berör ofta en organisations kultur och procedurer, varför medarbetarnas situation och behov vid förändring måste uppmärksammas och omhändertas för att programmet ska kunna nå målen (förändringsledning). Produktion genomförs i projekt och aktiviteter knutna till programmet. Resultatet innebär att ny förmåga (kapabilitet) skapas som leder till att mål och nyttor realiseras. Källa: Ekonomistyrningsverket 2014-08-13

ny och ökad förmåga att samverka regionalt Varför en modell? Skapar gemensam förståelse Ger gemensamma synsätt snabbare Underlättar kommunikation och dialog Neutraliserande Förenklar komplexa sammanhang Ger struktur och systematik Underlättar standardisering Underlättar utveckling … ny och ökad förmåga att samverka regionalt När behov uppstår av att ändra arbetssätt i kärnverksamheten, omorganisera, nya lagkrav eller nationella riktlinjer måste beaktas, andra förutsättningar för förvaltning av verksamhets- eller IT-komponent föreligger alternativt ny IT-komponent eller ny modul behöver införas (….. eller annat) så vet ”man” vad som ska göras, hur det ska göras, vilken omfattning i tid som tas i anspråk, vilka roller och specialistkompetenser som behövs i olika delar av genomförandet vilket innebär att arbetet kan starta upp snabbt (planeringsfasen kortas ner), endast nödvändig tid tas i anspråk (dvs. tid som är värdeskapande) och resultatet blir förutsägbart Realiserat övergripande mål medför högre grad av integration och samverkan mellan kärnverksamhet – förvaltningsverksamhet – IT-verksamhet, såväl inom ett landsting som mellan landstingen i sydöstra sjukvårdsregionen Realiserat övergripande mål innebär att ny förmåga skapas att samverka i frågor som leder till gemensamma sätt att hantera och utveckla vårddokumentationen, som i sin tur bidrar till likvärdig vård i sydöstra sjukvårdsregionen Andra vinster: Regionen har en modell för strukturerat och systematiskt arbete för att nå en likartad vårddokumentation. Konfigurationen för de fyra ”case” som valts är likartad. De som berörts av modellens utveckling och varit involverade i arbetsmålen har samsyn och ökad kunskap. Ökade möjligheter att kravställa mot leverantörer av IT-komponenter. Mer enhetliga hälso- och sjukvårdsprocesser, termer och begrepp och enhetligt konfigurerade journalsystem, där journalsystemet utgör ett processtöd för hälso- och sjukvården. Samverkansmodellen är ett förhållningssätt och ”ledstång” för att hållbart arbetssätt kring enhetlig vårddokumentation. Struktur för kunskapsstyrning. Bidra till visionen att tillgodose medborgarnas behov av likvärdig sjukvård i regionen

Enhetligt IT-stöd Källa: Förstudie Gemensamt COSMIC, 2013-10-28

Likvärdig vård i regionen Programmets vision Vision Likvärdig vård i regionen Förutsätter enhetliga eller likartade arbetssätt enhetliga eller likartade flöden för patienten enhetlig eller likartad vårddokumentation

Effektmål och nyttor Effektmål Nyttor Att vi, inom sydöstra sjukvårds-regionen, har förmågan att strukturerat skapa samverkande processer baserat på det goda exemplet i regionen. Att medborgarens väg i vården är enkel och transparent Att jag som medborgare garanteras likvärdig vård i regionen Att vi utvecklar en effektivare hälso- och sjukvård i regionen bättre, gemensam överblick över våra behov att samverka ökad trygghet för medarbetaren när en modell finns att tillgå resurser läggs i rätt tid på rätt nivå ökad förmåga att samverka även i andra sammanhang ökad kvalitet och högre patientsäkerhet nöjdare medborgare kunna följa sin vårdprocess lägre kostnad per producerad vårdenhet Effektmål och nyttor är beskrivna i sin helhet i eSPIR programdirektiv v2.1

Övergripande programmål Att utveckla en samverkansmodell hållbar över tid och som innebär att de tre landstingen inom sydöstra sjukvårdsregionen på sikt får/har likartad/e arbetssätt eller processer patientflöden (patientens väg genom vården ser lika ut för specifik diagnos/åkomma oberoende av var man bor eller till vilket landsting man vänder sig för vård) och den information som produceras längs vårdkedjan är åtkomlig från endera vårdnivån och oberoende av vårdgivarens geografiska lokalisering sätt att dokumentera och följa upp vården, vilket innebär att begrepp, termer, mallar och sökord är gemensamma (grund)konfiguration av vald IT-komponent Samverkansmodellen ska vara robust, dvs klara av att hantera förändringar i regelverk, lagar, processer, organisationer samt vara produkt/systemoberoende.

Arbetsmål Grundstruktur för samverkansmodellen tas fram Modellen utvecklas genom att samla och återföra erfarenheter i samband med fastställandet av förutsättningarna inför implementeringen av likartade arbetssätt och enhetliga konfigurationer för följande områden, knutna till IT-stödet: Beslutsstöd för psykiatrin Läkemedel Remisshantering (där bröstcancer och stroke kan utgöra tillämpliga typexempel) För arbetsmål 2-4 används befintliga projekt/delprojekt, linjebaserade grupper och pågående aktiviteter. Arbetsmål 2-4 kan helt/delvis genomföras parallellt och iterativt; resulterar i ”ett paket” med krav och förutsättningar för process, patientflöde, vårddokumentation för överlämning till projekt/organisation för implementering av IT-komponent. När implementeringen av aktuellt område är avslutad, och som sker inom ramen för ett implementeringsprojekt, är (grund)konfigurationen enhetlig.

Programmet eSPIR’s omfattning Leda och styra programmet ”hämta in” resultat från aktuella projekt och omsätta till / i programmet arbeta strukturerat för att realisera målen och säkerställa nyttor Leda förändringen medarbetarna ska känna trygghet och ha tillit genom förändrings-processen (från nu till bör-läge) förbättrar förutsättningar för att nå effektmål och realisera nyttor NU-läge Förändringsledning Programledning BÖR-läge Över-gång

Beroenden Påverkande faktorer och förutsättningar Nationella, regionala och lokala program, projekt och initiativ Nya patientdatalagen Nya vårdvalet, dvs. att invånarna i sydöstra sjukvårdsregionens upptagningsområde har möjlighet att lista sig hos endera landstinget, oberoende av inom vilket landsting man bor Uthållighet Tillgång till resurser Tio framgångsfaktorer för program 1. Tydlig, väl definierad vision 2. Bedöma behov och ambitionsnivå tidigt 3. Fokus på realisering av nytta 4. Uttalat, aktivt och öppet stöd från ägare och ledning 5. Programmets omfattning tydlig och kommunicerad 6. Effektiv samordning av ingående projekt o/e aktiviteter 7. Risk- och ärendehantering 8. Förändringskommunikation 9. Utbildning i målgruppen 10. Bemanna med ”rätt” kompetens

RSL = Programägare I april fick styrgruppen klarlagt att RSL är programmets ägare RSL är beställare av programmet och formell mottagare av resultatet Programmets styrgrupp rapporterar till RSL (enligt RSL mötesplan) och närvarar vid anmodan Programägaren RSL utgör, tillsammans med styrgruppen, programmets beslutsnivåer / beslutsforum

Sjukvårdsregionens organisation

Programorganisation principskiss Lt Kalmar LJ LiÖ Styrgrupp Repr från Lt Kalmar Repr från LJ Repr från LiÖ Program- och förändringsledare Gränssnitt och kontaktytor till kärnverksamheten Förändringsagenter Lt Kalmar Programledning ”Kärntruppen” Förändringsagenter LJ Förändringsagenter LiÖ Projekt 1 Lt Kalmar Projekt 2 Lt Kalmar Projekt …. Projekt …. Projekt …. Projekt 1 LJ Projekt 3 LJ & LiÖ Projekt …. Mottagare (kärnverksamheten) Projekt 1 LiÖ Projekt 4 LJ o Lt K Arbetsmaterial