FORUM 2: PPT material Lycka till! Instruktioner De efterföljande PPT bilderna kommer att guida gruppen igenom Forum 2 med presentationer och övningar steg för steg. Övningarna är blåfärgade och allt övrigt orangefärgat. Varje större del av processen har ett helfärgat grått försättsblad med en titel. Dessa finns till för att guida er men kan tas bort innan ni använder PPT presentationen med deltagarna. Facilitatorn kan givetvis använda materialet som det är med några små justeringar för logotyper, datum, etc. Facilitatorn kan givetvis också justera upplägget. Om så är fallet får du gärna nämna att du justerat processen på eget bevåg. Vissa av PPT bilderna har extra stöd i presentations anteckningarna. Lycka till!

Energismart genom upphandling inköpsprocessen FORUM 2 Energismart genom upphandling inköpsprocessen dag månad, år

UPPSTART

CHECK-IN: Hur har ni det? Kort check-in ifrån alla Namn Organisation Roll Hur jag har det just nu… Visa deltagarna hur lång presentationen ska vara genom att presentera dig själv på mindre än en minut. Be deltagarna att presentera sig med ”popcorn” metoden och inte i rad. Se till att alla får chansen att presentera sig. Avsluta med några ord ifrån facilitatorn om vilka roller och erfarenheter som finns i rummet – något att utforska under alla Forumen och lite mer om en stund.

SYFTET MED FORUMET Att påskynda arbetet, skapa bättre arbetssätt och samarbeta över organisationsgränser för att energieffektivisera genom upphandling inköpsprocessen Finna information, utbyta kunskap och utveckla nya lösningar tillsammans med andra kommuner – bygga relationer! Arbeta med en upphandling och ett strategiskt viktigt arbete i inköpsprocessen.

HELA FORUM-ÅRET FORUM 1 FORUM 2 FORUM 3 Ex: 20 oktober, 2015 10 december, 2015 FORUM 3 19 mars, 2014 Introduktion Identifiera nuläge Målbild Mellantid 1: avstämningar och utmaningar, undersök något du vill veta mer om med en partner, färdigställ målbilden Utmaningar & nya lösningar Verktyg & inspiration Strategier Mellantid 2: kunskapsutbyten mellan kommuner, förbered upphandling, organisations och strategiskt arbete. Undersöka & dela nya lärdomar Goda exempel Fira arbetet Efterarbete: Extern kunskapsspridning, slutrapportering, forumets framtida existens

1 2 3 FORUM 2: TRE STEG Ramar & introduktioner Identifierade & prioriterade utmaningar Nya lösningar på utmaningar Du är i steg 1 nu.

FORUM 1: AGENDA 09.00–09.20 09.20–09.40 09.40–12.00 12.o0–12.45 12.45–13.25 13.25–13.30 13.30–14.30 14.30–14.50 14.50–15.15 15.15-15.30 Morgonfika Ramar och introduktioner Identifierade och prioriterade utmaningar Lunch Nya lösningar: omvärldsanalys (och liten bensträckare) Nya lösningar: kort inspiration Nya lösningar: att möta utmaningar och behov Kaffe och vernissage Roadmap och förberedelse för Mellantiden Avslutning (30 minuter till godo)

LÄROKLIMAT: vill vi ändra något? Fyll i här vad gruppen kommit fram till vid Forum 1 Exemplifiera vad det innebär Fråga om det är något dom vill ändra eller lägga till

Kommun presentationer

Kommunpresentationer Nyfikenhet! Repetera inte! 5 min presentation. 5 min för att identifiera behov och utmaningar i helgrupp Gult och Rött kort visar tiden. Nu ska vi få höra ifrån alla kommunerna. Möt de som presenterar med nyfikenhet. Undvik att repetera det som redan sagts. Varje kommun gör en 5 min presentation. Efter presentationen, 5 min för att identifiera behov och utmaningar som kommunen måste hantera i nästa mellantid. Hela gruppen hjälper till. Facilitatorn skriver ner behov/utmaningar på stora postit-notes och klustrar på väggen Gult och Rött kort visar tiden.

Lägg in PPT bilder som kommunerna skickat Kommunpresentation Lägg in PPT bilder som kommunerna skickat .

Utmaningar och behov Gå igenom de klustrade utmaningarna/behoven 10 färgade klisterlappar/person för att prioritera Du kan sätta alla de färgade klisterlapparna på ett behov eller du kan sprida ut dom på flera Alla samlas vid de klustrade utmaningarna/behoven och facilitatorn gör en grov genomgång av de olika klustrerna. Alla deltagare får 10 färgade klisterlappar var som dom ska använda för att identifiera vilka utmaningar de tycker är viktigast. Du kan sätta alla de färgade klisterlapparna på ett behov eller du kan sprida ut dom på flera

Efter lunchen omvärldsbevakning! 1 minuts presentation Notera att det finns saker att förbereda under lunchen.

Nya lösningar: Omvärldsbevakning

NYA LÖSNINGAR: omvärldsbevakning Har ni lärt er något nytt under lunchen? Steg 1: Individuella presentationer Två grupper, en tvilling i var grupp 1 min presentation / person Facilitatorn aviserar när det är nästa persons tur att presentera. Dessa slides kan tryckas upp och grupperna kan få dessa som stödinstruktioner. Omvärldskartan: I mitten på kartan har ni en generell kommun. Pilarna är olika trender, verktyg, nyheter, etc som påverkar kommunen. I molnet kan ni ha vad ni vill men till exempel kan molnet användas för att skriva in osäkerheter, sådant ni inte vet så mycket om. Skriv era namn i deltagar boxen. Ni kan fylla i direkt på kartan eller använda postit notes. Instruktioner: Två grupper, en tvilling i var grupp Ett kompendium med all omvärldsbevakning/utforskning som tvillingarna gjort i mellantiden Varje person i gruppen ska göra en 1 minuts presentation. När 1 minut ringer facilitatorn i en klocka och det är nästa persons tur att presentera.

NYA LÖSNINGAR: omvärldsbevakning Steg 2: Omvärldskartan (25 min) Omvärldskartan har en ”generell” kommun i mitten. Vad påverkar kommunens arbete med energiffektivisering i inköpsprocessen? Fyll i pilarna med information och inspiration. Exempel på vad som kan vara i pilarna är (trender, verktyg, politiska beslut, etc) I molnet: det som är osäkert som ni inte vet så mycket om. Omvärldskartan: I mitten på kartan har ni en generell kommun. Pilarna är olika trender, verktyg, nyheter, etc som påverkar kommunen. I molnet kan ni ha vad ni vill men till exempel kan molnet användas för att skriva in osäkerheter, sådant ni inte vet så mycket om. Skriv era namn i deltagar boxen. Ni kan fylla i direkt på kartan eller använda postit notes. Ni ska nu göra en gemensam omvärldskarta utifrån presentationerna och det kompendium ni har. Omvärldskartan har en generell kommun i mitten. Vad påverkar kommunen arbete med energiffektivisering? Fyll i pilarna med information och inspiration. Exempel på vad som kan vara i pilarna är (trender, verktyg, politiska beslut, etc) I molnet: det som är osäkert som ni inte vet så mycket om.

NYA LÖSNINGAR: omvärldsbevakning Steg 2: Grupp presentationer (5+5 min) Grupperna presenterar vad de kommit fram till för varandra. Undvik att repetera! Omvärldskartan: I mitten på kartan har ni en generell kommun. Pilarna är olika trender, verktyg, nyheter, etc som påverkar kommunen. I molnet kan ni ha vad ni vill men till exempel kan molnet användas för att skriva in osäkerheter, sådant ni inte vet så mycket om. Skriv era namn i deltagar boxen. Ni kan fylla i direkt på kartan eller använda postit notes.

Nya lösningar: Verktyg

Presentation Verktyg .

Syfte Att övergripande visa några verktyg och metoder som kan hjälpa er i mellantiden.

”BEHOV” Detta är basen. Kommer ni ihåg att undersöka transformativa lösningar? Varför behöver du produkten? Vad skulle ta bort behovet av produkten? Används den här produkten redan och kan den delas/lånas av någon? Om du köper den kan du dela den med andra? Är det möjligt att reparera, piffa upp eller förbättra något av det du redan har? Om det är en engångsprodukt finns det alternativ som kan användas igen och igen? Kan du reducera volymen/skalan på produkten Kan produkten bli levererad som en service? Kan transporterna effektiviseras? Kan en annan affärsmodell hos leverantören stödjas?

Exempel: prio-lista I vilka upphandlingar kan kommunen ha effekt? Var ska man samla expertis. Prioriteringar baserade på volym samt miljöpaspekter Prioriteringslistor gör det lättare att se var kommunen kan ha effekt med sitt arbete och var den bör samla expertis. Upphandlingar prioriteras baserat på hur stor volym/hur stora inköp som görs (av en viss tjänst, vara eller varugrupp) samt samt vilka miljöpaspekter som upphandlingen påverkas av.

Exempel: prio-lista

Exempel: Handlingsplan för prio-lista Bestäm vad som passare er kommun Ett exempel på hur man kan göra Miljöaspekterna hämtas med fördel ifrån ett miljöledningssystem Hur kommunen tar fram en priolista får den avgöra själv men här är ett exempel. Miljöaspekterna hämtas med fördel ifrån ett miljöledningssystem. Undersök detaljer i exelfilen innan presentationen

Exempel: Handlingsplan för priolista

Exempel: CO2 tabell och energiomvandling Se handledningsmaterialet och bilaga (energiomvandlingstabell) för information.

Resurser och verktyg Före Dialog med marknaden, engagera små och medelstora företag, definiera behov, undersök livslängd på produkten, ta fram kriterier, skapa politiskt Under upphandling Förfrågningsunderlag, fastställ kriterier, resultatbaserade kriterier, engagera små och medelstora företag, LCC/total ägandekostnad Efter Övervaka kontraktet, resultatbaserade kriterier, samla kunskap Dela länkar med deltagarna så att de kan hitta rätt resurser

Sammanföra inom kommunerna Exempel Workshop för olika personer i kommunen som berör inköpsprocessen Gemensam handlingsplan Se MILOU guiden för exempel process för hur en kommun kan föra samman personer inom kommunen som berör inköpsprocessen.

LCC Här hittar ni material för att arbeta med LCC: - Lägg in senaste länkar Länkar finns i hanledningsmaterialet men ni måste göra lite research för att hitta de senaste verktygen. Sök på Energimyndigheten, Konkurrensverket (KKV), Naturvårdsverket, MSR och eventuell ny upphandlingsmyndighet.

Nya lösningar: Möta utmaningar och behov

NYA LÖSNINGAR: möta utmaningar/behov Steg 1: Välj behov (10 min) Välj ett behov som du vill fördjupa dig i. (sprid ut kommundeltagarna över olika behov) Skriv behovet på en postit-lapp Placerar er vid ett bord Steg 1: Välj behov (10 min) Facilitatorn har sorterat fram olika övergripande behov över lunchen. Välj ett behov som du vill fördjupa dig i. Bra att som kommun sprida ut sig över mer än ett behov. Ta ert behov och skriv det på en postit-lapp Grupperna ska ha minst tre deltagare och placerar sig vid bord

NYA LÖSNINGAR: möta utmaningar/behov Steg 2: Varför övning? (5 min) Undersök vad som ligger bakom behovet: Varför är detta ett behov? Använd frågan ”varför” för att få perspektiv på behovet. att definiera behov Försök att hitta kärnan i behoven genom att undersöka behovet med frågan “varför?”. Som en femåring ställer du frågan “förklara för mig varför det här är ett behov”. Försök att komma in till behovets kärna genom att ställa frågan “varför” om igen. Det skapar mer perspektiv på behovet. Slutligen definierar du behovet som är relevant. Försök att hitta en balans där behovet inte är för brett “Hur räddar vi världen genom inköp” eller för snävt “Hur för vi in aspekterna i prioriteringslistan?”.

NYA LÖSNINGAR: möta utmaningar/behov Steg 3: Nya lösningar (45 min) Det blir högt tempo nu! ”Behov” (postit färg), ”Nya lösningar” (postitfärg) och ”Hur man kan genomföra de nya lösningarna” (postitfärg) Facilitatorn kommer att driva processen – Bjällran! – Rött kort! – Gult kort! Steg 3: Nya lösningar (45 min) Process med högt tempo kommer nu! Stå gärna upp och jobba! Så här går det till Förklara mönstret (”Behov”, ”Nya lösningar” och ”Hur man kan genomföra de nya lösningarna” Förklara att alla grupperna kommer att jobba samtidigt och ska följa facilitatorns klock signaler Förklara hur tiden aviseras med gult och rött kort Vilka postit-färger som används var.

NYA LÖSNINGAR: möta utmaningar/behov Steg 4: Nya lösningar (45 min) (forts) OK! Då kör vi igång! (1 min) Behov i centrum av mönstret. (5 min) 30 lösningar på behovet (4 min) Välj de 8 viktigaste och lägg runt behovet. (2 min) Gör en kopior på lösningarna och skriv dit ordet ”Hur” (30 min) Utveckla 8 nya lösningar på ”hur” man kan genomföra lösningen. Steg 3: Nya lösningar (45 min) Process med högt tempo kommer nu! Stå gärna upp och jobba! Så här går det till Förklara mönstret (”Behov”, ”Nya lösningar” och ”Hur man kan genomföra de nya lösningarna” Förklara att alla grupperna kommer att jobba samtidigt och ska följa facilitatorns klock signaler Förklara hur tiden aviseras med gult och rött kort Vilka postit-färger som används var. så mycket om. Skriv era namn i deltagar boxen. Ni kan fylla i direkt på kartan eller använda postit notes.

Kaffe och vernissage Undersök lösningarna vid borden under kaffe pausen. Ställ frågor och förklara för varandra hur ni tänkt. (20 min) Uppmuntra deltagarna att gå runt och vara nyfikna.

In i kommunernas Roadmap Nya lösningar: In i kommunernas Roadmap

Nya lösningar i vår Roadmap! Med inspiration ifrån vår utveckling av nya lösningar: I kommungrupper – ta fram er ”Roadmap” (3 min) Hur kan ni raffinera er roadmap? Vilka steg kan ni ta nästa mellantid? (7 min) Tänk till: Vilka av de andra kommunerna kan ni ha nytta av att samarbeta, utveckla och/eller göra kunskapsutbyte med?(LCC, workshops, research, kravspecificationer, etc, etc) (5 min) Med inspiration ifrån vår utveckling av nya lösningar: Återvänd till era kommungrupper och plocka fram er kommuns ”Roadmap” (3 min) Med föregående övning i bakhuvudet: Hur kan ni raffinera er roadmap? Vilka steg kan ni ta nästa mellantid? (7 min) Tänk till: Vilka av de andra kommunerna kan ni ha nytta av att samarbeta, utveckla och/eller göra kunskapsutbyte med?(LCC, workshops, research, kravspecificationer, etc, etc) (5 min)

I MELLANTIDEN Nätverka för att hitta en sammarbetspartner (5 min) I nästa mellantid ska ni få stöd av en annan kommun. Nätverka för att hitta en sammarbetspartner (5 min) Är någon kommun utan (5 min) I samarbetsgrupperna: Förklara era respektive Roadmaps för varandra. Bestäm (minst) ett mötesdatum. Instruktioner för mellantiden delas ut medan grupperna arbetar. I nästa mellantid ska ni få stöd av en annan kommun. Nätverka för att hitta en sammarbetspartner (5 min) (Om någon blir får gruppen hjälpa varandra så att alla hittar en samarbetspartner i nästa steg.) Om någon kommun är utan, vad har dom på sin agenda att göra/lära sig i mellantiden? Ser de andra kommunerna en bra ”matchning”? Om inte bestämmer facilitatorn (5 min) I samarbetsgrupperna: Förklara era respektive Roadmaps för varandra. Bestäm (minst) ett mötesdatum. Instruktioner för mellantiden delas ut medan grupperna arbetar.

Instruktion till mellantiden

Instruktion Mellantid 2 Varje kommun ska i Mellantid 2 genomföra minst ett samarbete eller kunskapsutbyte med en annan kommun. Varje kommun ska arbeta med sina Roadmaps. Varje kommun ska skicka en kommunpresentation till facilitatorn tre veckor innan Forum 3. PPT bilderna som ni ska ha med finns nedan. .

Kommun och namn på deltagarna Rubrik Kommun och namn på deltagarna

En bild som representerar det vi gjort…

Detta har vi gjort Förklara kortfattat vad ni gjort Lägg in en bild till vänster.

Detta är resultatet Förklara kortfattat vad resultatet är Ange energibesparingar Kvantifiera det ni gjort. Vad kan inte kvantifieras men har värde? Lägg in en bild till vänster.

Avslutning

Avslutning Forum 2 ”Bra jobbat!” Alla samlas i en cirkel och står upp. Vänd dig till höger. Klappa din vän på axeln och säg: ”Bra jobbat!” Alla samlas i en cirkel och står upp. Fundera på något du tar med dig ifrån dagen/något du lärt dig. Popcorn avslutning.

Tack för idag!

För information kontakta: email, telefon email, telefon Energieffektivisering genom upphandling finansieras av xx organisation och xx organisation. För information kontakta: email, telefon email, telefon