Elisabeth Kristiansen Malin Gren Landell 2013-03-08 Produktionsstyrning och förbättringsarbeten Barn- och Ungdomspsykiatriska kliniken, NSC Elisabeth Kristiansen Malin Gren Landell 2013-03-08

Baseline september 2010 Kompetenta medarbetare Vårdgarantin hålls Hög stressnivå – medarbetarenkäten Kalendrar fyllda med råge Alltför låg produktion – 40% Brister i reg. av kvalitetsparametrar Incitament för en hög individuell produktion saknas

”TALA OM VAD VI SKA TA BORT!!” Vilka slöserier har ni? Diskutera 5 min med den bredvid dig. Hur frigöra mer tid till våra patienter? 3

Värdeskapande aktiviteter för patienten Vad är - värdeskapande? - icke värdeskapande? - nödvändigt?

Nulägesbeskrivning 2 v 2010 och 2011

Handlingsplan Individuella produktionsmål kapacitetsplan  klinikens produktionsmål Reviderade lönekriterier Elektronisk uppföljningsportal för alla chefer Identifiera viktiga strategiska utv. processer Förenkla journalföring, registreringar, interna flöden med standardisering, möteseffektivtet, uteblivna pat, centralbokning läkargruppen, mäta stress, värdeflödesanalyser NP-diagnos Förbättringsombud

Exempel på en värdeflödesanalys

Hinner inte, jag måste jobba Ledarskap Ska vi arbeta lite med förbättringar? Hinner inte, jag måste jobba Engagera, kommunicera och var tydlig - återkoppla

Mål och resultat öppenvård 2012 Unika individer ca 2289 för 2012 = ca 7,7% av samtliga i kommunen OBS! Stressindex förbättrats med 9 steg 2011/2012

Systematisk förbättringsarbete vid Administrativa enheten, BUP-kliniken i Linköping

Problembeskrivning Rörigt och högljutt med olika arbetsuppgifter från olika håll Ta emot telefonsamtal Patienter anmäler sig Frågor ställs till receptionspersonal istället för till personal i rummet intill eller annan personal Bokningar/kallelser ska skötas samtidigt Vilket också innebär att Patienter ibland får vänta på att anmäla sig Patienter kan höra patientuppgifter som rör andra familjer

Mål med arbetet Ökad tillgänglighet så att patienter inte behöver vänta för att få hjälp i receptionen Ökad patientsäkerhet Minskad upplevd stress hos administrativ personal i relation till BUP-arbetet och specifikt till receptionsarbetet Lära kliniken systematiskt förbättringsarbete

Arbetsgång Inventerar problem och förslag på lösningar Väljer en lösning och sparat övriga förslag till senare förbättringsarbeten Förmätning – Genomförande – Eftermätning Mätning: Antal väntande i receptionen mellan kl.8-9.30+13-14 Antal inkommande och utgående tfn-samtal Perceived Stress Scale (PSS) samt VAS-skala för upplevd stress

Tillgänglighet i receptionen Resultat Tillgänglighet i receptionen Antal patienter som väntade på att få anmäla sig i receptionen var i medeltal 6.6 patienter/dag* under mättiderna och 1.7 patienter/dag efter förbättringen. * Mätt mellan kl.8-9.30 + 13-14

Belastning av telefonsamtal Remisskonferens på torsdagar - receptionen får då i uppgift att ringa och kalla patienter vilket kan förklara höjd belastning här.

Resultat – tillgänglighet telefon Före förbättringen hade receptionen i snitt 43.7 samtal/dag och efter förbättringen hade den funktion som ansvarade för telefonen 53.9 samtal/dag Alltså ökad telefontillgänglighet för patienter liksom ökad utförd service till behandlare

Resultat - stressupplevelse Personalens skattning av stress på PSS visade en sänkning från medelvärde 16.7 före förbättringen till 14.3 efter förbättringsarbetet. Stressupplevelsen mätt med VAS sjönk i relation till det totala BUP-arbetet (t(9)=2.42,p< 0.05) och i relation till receptions-arbetet (ej signifikant). Man kan se att stressupplevelsen totalt ligger högre än den upplevelse som är relaterad till receptionen efter förbättringen vilket antyder att fortsatt förbättringsarbete behövs. Samtidigt är en försiktig tolkning att den minskade stressupplevelsen i receptionsarbetet har bidragit till totalt minskad stress.

Framgångsfaktorer? Analys och delaktighet Mätning – inte tro utan veta Avgränsat, litet projekt Diskussion och uppföljning av resultaten

TACK!