Kapitel 3 Inköpsstyrning

Huvudsakliga uppgifter och ansvar Säkra rättidig tillgänglighet till inköpta tjänster och varor utan störningar Styrning och reducering av all inköpsrelaterad spend Reducering av företagets riskexponering i förhållande till leverantörsmarknaderna Bidrag till produkt- och processinnovation, utvecklingsuppdraget

Program Uppdrag och ansvarsområden Några principer för att professionalisera inköp Inköpsledningsprocessen Hur inköp utvecklas med tiden Några praktiska iakttagelser

Förändring av inköpsverksamhetens agenda Värdeskapande Intäktsökning med nya produkter Förbättring av kunderbjudandet Tidig leverantörsinvolvering vid utveckling av nya produkter Snabbare produktlanseringar Gemensamma varumärken och annonskampanjer Värde Kostnad Risk Riskhantering Singel eller multipel sourcing Prestationsinriktade kontrakt Företags sociala ansvar Hållbara inköp Leverantörsrevisioner Leverantörskvalitetssäkring Leverantörers ekonomiska ställning Skyddande av immateriella rättigheter Reducering av inköpskostnader Reducering av leverantörsbasen Produktstandardisering Global sourcing Outsourcing och offshoring Elektroniska auktioner Avtalsförvaltning

Huvudsakliga ansvar och uppdrag Cykel Före anskaffningen Under anskaffningen Efter anskaffningen Cycle o Kontakta GS&PS o Sammanställ leverantörslista o Utvärdera leverantörsanbud o Leverantörsval o Avtalsförvaltning med stöd från GS&PS o Identifiera affärsmiljön med stöd från GS&PS o Skaffa mandat för att o Resultatstyrning Uppdragsgivare o Dokumentera arbetsbeskrivn. o Förankra beslut o Kontraktsförhandling i ingå avtalet & servicenivåavtal o Hantering av leverantörs- samarbete med GS&PS relationen o Etablera tvärfunktionella team Requestor Projekt identifiering RFX och avtals- dokumentation Leverantörs- utvärdering & förhandling Kontraktstilldelning Leverantörs- och avtalsförvaltning Inköpsprocess Sourcing Process Inköpsorganisationens roll o Rekommendera & kvalificera o Ta emot förslag och o Sammanställ kontrakts- o Underlätta flödet i affären o Kontraktstolkning leverantörer underlätta utvärdering dokumentation o Ändringar och tillägg i o Utveckla sourcingstrategi o Ta fram RFx / kontrakts- o Utveckla förhandlings- o Ingå kontraktet kontrakt mall strategi o Arkivera alla avtals- o Utfärda RFx / kontrakts- o Kontraktsförhandling i & upphandlingsdokument mall samarbete med sponsor eller uppdragsgivare Role Procurement Källa: www.purchasing.com

Standardiserat inköpsförfarande (1) Skicka ett samarbetsförslag till de bästa företagen, förslaget innehåller specifikationer och ett senaste svarsdatum (konfidentiellt) Avvisa anbud som lämnats efter tidsfristens utgång Fortsätt med ett anbudsöppningsmöte Bekräfta skriftligen mottagandet av anbud Gör upp en jämförande tabell över kostnader Kontrollera att tekniknivån är i överensstämmelse Kontrollera företagens skulder/tillgångar Välj ut de två bästa anbuden (kvalitet och kostnad)

Standardiserat inköpsförfarande (2) Kontrollera referenser Gör en matris över de senaste genomförandena Jämför kostnader och förhandla dem punkt för punkt Rekommendera att slutligt val Håll kontakt med den andra leverantören (undvik monopol) Gör ett avtalsutkast med juridikstaben Meddela övriga leverantören om att de inte blivit valda Undersök regelbundet konkurrenssituationen Håll våra partners långsiktigt motiverade

Professionalisera inköpen De viktigaste principerna i inköpspolicyer: Anpassning mot affärsstrategier Utveckla en inköps- och försörjningsstrategi Integrerad och tvärfunktionellt synsätt Inköpsbeslut kan inte fattas isolerat och bör inte enbart inriktas på optimering av inköpsresultat Drivs av prestationsförmågan Inköpsorganisationen bör engagera sig i en sund debatt med interna kunder

Inköpsstyrning Inköps- och leverantörsmarknadsundersökning Inköps och leverantörsmarknadsundersökning är en systematisk studie av alla faktorer som kan påverka varor och tjänsters utbud och efterfrågan. Syftet är att säkerställa företagets nuvarande och framtida behov. Syfte, strategi och planering för inköp och försörjning Utifrån företagets övergripande mål kommer inköpsmålen att avse kostnadsreduktioner, kvalitetsförbättringar, ledtidsreduktion etc. Genom dessa mål styr, leder och kontrollerar sina inköpsaktiviteter och försörjningsstrategier. Styrningen kan ha olika fokusområden:

Exempel på arbetsområden inom inköp Sourcing policy – bestämmande av leverantörsberoendet och utformandet av planer för att minska detta beroende. Direkta eller indirekta köp – bestämmande av kostnadsfördelar med att köp från importörer och distributörer eller köpa direkt från tillverkare. Köpa-tillverka-analys – analys av besparingsmöjligheter genom att eliminera särskilda produktionsaktiviteter och köpande av produkterna från tredje part; köpa eller lease kan också vara ett alternativ. Integrera inköp och andra funktioner – planer som syftar till att ta bort gränssnittsproblem mellan inköp och materialadministration, ren konstruktion samt mellan inköp och ekonomisk administration och finans. Etablera ett system för inköpsstyrning och –information – analys av behoven rörande inköpsinformation och utformandet av en plan för automatisering, samt möjligheterna att länka detta system med andra informationssystem inom andra företagsfunktioner. Centraliserade eller or decentraliserade inköp – balanserande av kostnadsfördelar och strategiska aspekter avseende en centraliserad eller decentraliserad inköpsorganisation. Standardisering – bestäm möjligheter att åstadkomma standardisering för att reducera variationer bland produkter och leverantörer, genom att balansera besparingar och risker.

Process för inköpsstyrning Implementering av inköpspolicy: Verktyg Aspekter Försörjningspolicy Bearbetning av inköpsordrar. Planering av material och försörjning Produkt- och leverantörs- Kvalitet Tidig involvering i utveckling Förbättra leverantörernas kvalitetsresultat Materialkostnadspolicy Kontroll av materialkostnader & -priser Reducering av materialkostnader & -priser Leverantörspolicy Sourcingpolicy Förbättring av leverantörsresultat Kommunikationspolicy Interna kontakter Externa kontakter

Inköpsfunktionens utveckling med tiden Stegvis utveckling av inköpsfunktionen i följande avseenden: Integrerat avslutande steg Ledningen är aktivt inblandad I inköpsstrategier och taktik, organiserat i en teambaserad struktur. Inköpsfunktionens status i organisationen Centralisering leder ofta till någon form av koordinerade inköp Leverantörsstyrning Från reaktivt inköp, via proaktivt inköp, till relationshantering Leverantörsrelationer Minska antalet prioriterade leverantörer och skapa närmare relationer

Faktorer som driver utvecklingen Affärssammanhang Mer konkurrens, mognare teknik används  högre tryck på inköp Företagsstrategi Mer uttalade mål och syften, mer formaliserad planeringsprocess  större chans att inköp integreras i företagets strategi Systemutveckling Informations- och kommunikationsteknologi är viktigt för att möjliggöra moderna inköpskoncept Stöd från högsta ledning Funktionellt ledarskap

Modell för utveckling av inköp och försörjning CENTRALSTYRT Resultat- effektivitet/ Ackumulerade besparingar Detaljhandel DECENTRALISERAT TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS FUNKTIONELLT FOKUS Konsument- elektronik Datorer /PC Bilindustri Telekommuni- kation Livsmedel och dryck Finansiella tjänster Läkemedel Allmännytt- iga företag Bygg Transaktionell orientering Kommersiell orientering Koordinerat inköp Intern integration Extern Integration Integration av värdekedjan tid fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom synergi Totala ägande- kostnaderna Optimering av försörjnings- kedjan Total kund- tillfredsställelse

Modell för utveckling av inköp och försörjning Steg 1:Transaktionsorientering Inköpsorganisationens huvudsaklig uppdrag är att finna lämpliga leverantörer för råvaror och komponenter. Det finns ingen uttalad inköpsstrategi. Steg 2: Kommersiell orientering Inköpsstrategin har i detta steg en stark fokus på låga priser. Kulturen består i tuffa förhandlingar med många leverantörer. Steg 3:Koordinerat inköp En stark central inköpsavdelning leder inköpen med enhetliga inköpspolicyer och inköpssystem. Här ligger tyngdpunkten på tvärdisciplinär koordinering av efterlevnad av nationellt förhandlade avtal.

Modell för utveckling av inköp och försörjning Steg 4: Intern integration Tyngdpunkten ligger på tvärfunktionell problemlösning med målet att reducera de totala livscykelkostnaderna och inte komponenternas styckpris. Steg 5: Extern integration Uttalad outsourcingstrategi kombineras med särskild uppmärksamhet på att samarbeta med partners i försörjningskedjan med avseende på produktutveckling och planering av förserier. Steg 6: Inriktning på värdekedjan Leverera värde till slutkunden för att tillfredställa behoven på slutanvändarmarknaden. Underleverantörer söker stör hos sina leverantörer. Den här modellen bör användas med tillförsikt, alla steg är inte tillämpbara på alla inköpskategorier, företag och branscher.

Slutsatser… Inom de flesta företags inköpshantering finns en stor förbättringspotential. En systematisk metod för inköpsstyrningsprocessen kan hjälpa till att göra dess potential synlig och tillgänglig. Men, det tar tid att få inköpsledningsprocessens alla delar på plats.