Lilly-Mari Sten, Bolagsverket Nyttorealisering Lilly-Mari Sten, Bolagsverket 2017-04-07

”Benefits management as a concept is easy to understand but difficult to turn into a tangible reality.” Executive level, Public Sector 2 2017-04-07 2 2

“The word ‘Benefits’ is an oft used term, but the awareness of benefits realisation management (BRM) is woefully poor in the programme and senior stakeholder community. This lack of awareness results in a scenario where programme managers don’t know what they don’t know.” Programme Manager, Telecoms 3 2017-04-07 3 3

Agenda Syfte Problem E-delegationen Ramverk för nyttorealisering Frågor 2017-04-07

Syfte Skapa ökad förståelse och medvetenhet om nyttorealisering och hur det kan stödja IT- och verksamhetsutveckling Presentera verktyg att använda kopplat till nyttorealisering 2017-04-07

A widespread failure to deliver the planned benefits from change programmes ... 2017-04-07 6 6

En strukturerad ansats till nyttorealisering är en förutsättning för framgångsrik verksamhetsutveckling? ”Vi ska aldrig starta ett projekt… om vi inte kan anges exakt vad nyttorna är om vi inte vet hur vi kommer att mäta framgång om vi inte vet hur nyttorna kan realiseras och vem kommer att ansvara för att förverkliga dem” (OGC, Storbritannien) Erfarenheter från många och kostsamma misslyckade IT-projekt har genererat ett behov av en strukturerad ansats för att konkret beskriva nyttorna med en satsning, samt hur dessa ska realiseras och följas upp (”Benefits Realisation Management” OECD) Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering och som säkerställer att process- och verksamhetsutveckling är integrerat med teknikförändringar (”Benefits Management” Ward och Daniel) ”Det enda sättet att veta säkert att en förändring har lyckats är om vi kan följa upp att den har levererat förväntade nyttor.” (UK Cabinet Office) 2017-04-07 7

2017-04-07 8 8

Problembeskrivning Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser - förvaltningsgemensamma lösningar Många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att säkerställa finansiering. Analysen används inte för att styra satsningens genomförande Fokus på att identifiera och värdera interna nyttor Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag) Fokus idag är på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15) Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade till satsningar i verksamhetsutveckling 2017-04-07

Motiv till att använda nyttorealisering Mer effekt från skattemedel som investeras i verksamhetsutveckling Bättre beslutsunderlag för styrning och prioritering Ökade krav och förväntningar på behovsdriven samverkan och utveckling över organisationsgränser Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering Brygga mellan verksamheten och IT Ökad professionalism i genomförandet av verksamhetsutveckling – Färre misslyckade satsningar– Ökad transparens 2017-04-07

E-delegationen Tillsattes 2009 av regeringen Består av 16 generaldirektörer Stärka utveckling av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning Koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare Slutrapport 31 december 2014 2017-04-07

E-förvaltning Regeringens övergripande mål för e-förvaltning är: ”Så enkelt som möjligt, för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt att ta del av förvaltningens service” E-delegationen ”E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser.” Mats Odell, Handlingsplan för eFörvaltning, jan 2008 2017-04-07

Vägledning för nyttorealisering Syfte Införa ett ramverk för nyttorealisering som tillhandahåller ett strukturerat stöd för beslutsfattande kopplat till verksamhetsutveckling realisering och uppföljning av eftersträvade nyttor Målgrupp Att användas av E-delegationens medlemmar och andra offentliga organisationer i deras verksamhetsutveckling Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller RFN ska komplettera befintliga portfölj-, program- och projektstyrningsmodeller Organisationer som redan har implementerade verktyg och modeller för att identifiera, värdera och realisera nyttor hittar förhoppningsvis något användbart 2017-04-07 13

Deltagare Arbetsgrupp Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Jordbruksverket Landstinget i Västmanland Migrationsverket Skatteverket SKL Sveriges Radio Trafikverket Tullverket Vattenfall Referensgrupp CSN ESV Centrum för e-Hälsa i Samverkan Transportstyrelsen Statskontoret Särskild referensgrupp kommuner Benägna 2017-04-07 14

Vad är en satsning? Investering av tid, resurser och kunskap Syfte att åstadkomma nyttoeffekter, vilket direkt eller indirekt bidrar till att verksamheten kan uppnå fastställda mål och strategier Omfattar aktiviteter kopplade till nyttorealisering Arbetsmodeller är t.ex. linjearbete, uppdrag, projekt och program 2017-04-07

Några styrande principer… Satsningar måste värderas utifrån vilken nytta de levererar Nyttorealisering är ett ansvar för verksamhetschefer, inte projektledare Identifiera realiseringsansvariga samt indikatorer för prioriterade nyttor Involvera intressenter under hela genomförandet Nyttorealisering förutsätter en aktiv förändringsledning Anpassa ramverket till verksamhetens behov 2017-04-07

När ska nyttorealisering tillämpas? Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas Många timmar Större förändringar Större organisation Bolagsverkets förslag på kriterier för när effektuppföljning ska göras: Mer än 1 400 mantimmar Mer än 3 miljoner kronor Stora effekter gällande kostnader, kvalitet eller ledtider Strategisk eller politisk betydelse Satsningen påverkar många Kundnytta Samhällseffekter 2017-04-07

Begrepp 18 VERKSAMHETS-UPPDRAG STRATEGI VERKSAMHETS-UTVECKLING STÄLLER KRAV PÅ Begrepp VERKSAMHETS-UTVECKLING KONKRETISERAS BESLUTSUNDERLAG SPECIFICERAR BEHOV EFFEKTMÅL KRAV LINJEARBETE DRIVER LIGGER TILL GRUND FÖR PROGRAM SATSNING FÖRÄNDRING GENOMFÖRS FÖR ATT ÅSTADKOMMA FÖRUTSÄTTER ÄR ARBETSMODELLER FÖR ATT GENOMFÖRA EN MÖJLIGGÖRS AV ANVÄDNER PROJEKT KRÄVER MÖJLIGGÖRARE NYTTOREALISERING FÖRMÅGA SKAPAR FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT UTVECKLA PÅVERKAR FÖLJS UPP INOM LEVERERAR EFFEKTER FÖLJS UPP MED HJÄLP AV BESTÅR AV INDIKATORER KAN VARA PENGAR TID KOSTNADER NYTTOR ONYTTOR KVALITET 18

Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering Vilka mätetal? Hur ska nyttan följas upp? Vem ansvarar för uppföljning? Vad är nyttan? När uppkommer nyttan? Hur ska den realiseras? Vem ska realisera nyttan? 2017-04-07

Integrera med hjälp av de sju frågorna… Investeringsprocessen Budget och verksamhets- planering Resultatredovisning Strategiformulering Systemutveckling Program- och portföljstyrning Verksamhetsarkitektur Behovsinventering Processutveckling Organisationsutveckling Rapportering och prognostisering Vad är nyttan? Vilka mätetal? Vem ansvarar för uppföljning? Hur ska den realiseras? Vem ska realisera nyttan? När uppkommer nyttan? Hur ska nyttan följas upp? 2017-04-07

Kostnadsuppskattning? Utmaningarna Besparingspotential? Tid för införande? Kvalitativa nyttor? Tid för realisering? Kostnadsuppskattning? Vad är nyttan? Hur ska den realiseras? När ska den realiseras? Vem ska realisera den? Hur ska realiseringen mätas? Vem ansvarar för uppföljning? Löpande uppdatering baserad på ny kunskap 2017-04-07

Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov Krav på bättre styrning av verksamhets-utveckling Konstaterat behov som växt fram underifrån Brinnande plattform Investeringar i verksamhetsutveckling levererar inte avsedd nytta Ökade krav på mer transparanta investeringsprocesser Befintliga verktyg bedöms som otillräckliga Eldsjälar" har kunnat visa på att enstaka satsningar har lyckats genom att tillämpa processen för nyttorealisering Man har tappat kontroll över en verksamhets-kritisk satsning -nyttorealisering används som ett verktyg för att försöka styra rätt 2017-04-07

Syftet med nyttorealisering är att säkerställa att nödvändiga åtgärder genomförs för att realisera de identifierade nyttor som ligger till grund för genomförandet av verksamhetsutveckling Identifiera Specificera Planera Realisera Följa upp Systemutveckling Definiera krav Ta fram konceptuell och detaljerad design Konfiguration Integration och testning Förbered produktion Produktionsätt Stabilisera Överlämna Förvalta Verksamhetsutveckling Utveckla lösning (tjänst,process,organisation) Kommunicera och förankra förändring Planera och genomför utbildning Genomför förändring 2017-04-07

Exempel på aktörsmodell PORTFÖLJÄGARE PORTFÖLJLEDARE UTVECKLINGSPORTFÖLJ EFFEKT-CONTROLLER PROJEKTKONTOR BESTÄLLARE SATSNING PROJEKTLEDARE NYTTOREALISERINGS-ANSVARIG 2017-04-07 24

2017-04-07 25

Ramverket Kundorientering och öppenhet Engagemang/uthållighet Koncernperspektiv Lösningsorientering Förändringsvilja och samarbetsförmåga Strukturerade arbetssätt Vilja att lära och tänka nytt Styrande principer Nyttorealiseringsprocess Roll- och ansvarsfördelning Checklistor och mallar Effektkedja Kostnads- och nyttostrukturer Mognadsmodell Prioriteringsmodell Goda exempel 2017-04-07

Effektkedja för verksamhetsutveckling SATSNING KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL MÖJLIGGÖRARE UTVECKLINGS-INSATSER FÖRÄNDRINGAR NYTTOR VERKSAMHETS-MÅL KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS 2017-04-07 27

Exempel på effektkedja MÖJLIGGÖRARE UTVECKLINGS-INSATSER FÖRÄNDRINGAR NYTTOR NYTTOMÅL Bättre resultat från genomförda satsningar Bättre beslutsunderlag (Business Cases) Vägledningen för Nyttorealisering med tillhörande processbeskrivning och verktyg Optimerad utvecklingsportfölj Utvecklad process för att följa upp och rapportera nyttorealisering Införandet av en verksamhets-anpassad process för nyttorealisering Bättre implementerade verksamhets-strategier Öka värdet av våra satsningar i verksamhets-utveckling Övergång till en mer nyttofokuserad kultur Andra verktyg för nyttorealisering och verksamhets-utveckling Utvecklad intressenthantering Bättre underbyggda beslut om verksamhets-utveckling Formaliserad och koordinerad process för att besluta om verksamhets-utveckling Stödsystem Färre misslyckade utvecklings-satsningar Ökad förståelse för konceptet nyttorealisering Ökad transparens av hur offentliga medel används 2017-04-07 28

FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley) Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar Direkt Minskade kostnader Frigjord arbetstid Sparade årsarbetskrafter Bättre informationskvalitet Bättre informationsdelning Flexiblare arbetssätt Indirekt Undvikta kostnader Effektivare resursanvändnnig Minskade ledtider Högre servicenivåer Nöjdare kunder Ökad tillgänglighet Ökad insyn INOM MYNDIGHETEN OFFENTLIG SEKTOR (PARTNERS) PRIVAT- PERSONER FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER SAMHÄLLET 2017-04-07 29

Förslag på dokumentstruktur Nytto-realiserings-strategi ger ramar för utformning av Idébeskrivning Beslutsunderlag (Business Case) Nytto-realiseringsplan ligger till grund för beslut om framtagande av ligger till grund för beslut om framtagande av Nytto-profil stödjer Nyttoregister 2017-04-07 30 30

för nytto-realisering Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade nyttor som ligger till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs Behov & problem Krav Möjligheter & Risker Identifiera Effektmål och nyttor Specificera lösning Genomförd nyttoanalys Färdigställt beslutsunderlag (Business Case) Styrning av processen för nytto-realisering Verifierad nyttorealisering Avslutad satsning Tillvaratagna erfarenheter Följ upp nytto- realisering Planera nytto- realisering Realisera nyttor Levererade möjliggörare Reviderad nyttorealiseringsplan Realiserade nyttor Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan 2017-04-07 31

Mognadsmodell för nyttorealisering NIVÅ 5 NIVÅ 4 NIVÅ 3 OPTIMERAD NIVÅ 2 STYRD Nyttorealisering integrerat med strategiprocesser Externa krav omhändertas i nyttorealiserings-processen Kontinuerlig erfarenhetsbaserad vidareutveckling Löpande koordinering av vht-planer Nyttorealisering styr vht-utveckling Nyttorealisering viktig del i strategiutv. Erfarenheter redovisas och kommuniceras öppet Kompetens i nyttorealisering värdesätts vid rekrytering NIVÅ 1 DEFINIERAD Ansvariga chefer säkerställer nyttorealisering Strategi för nyttorealisering finns Ökad förmåga till vht-utveckling Nyttorealisering integrerad i verksamheten Tydliga kopplingar mellan en satsnings nyttor, verksamhetsmål och strategier Kvalitativa nyttor dokumenteras Systematisk uppföljning och etablerad ansvarsfördelning Verktyg och mallar obligatoriska UPPREPAD Ledningen engagerar sig aktivt Fokus också på kvalitativa nyttor och nyttor för partners Gemensam nyttorealiserings-process Nyttorealisering integreras i operativa verksamhetsplaner BU omfattar hur nyttor ska realiseras och hinder hanteras Hur framgång ska mätas definieras Utbildning i orgaisationens egna processer Gemensam uppsättning mallar och verktyg INITIAL Ökad medvetenhet Fokus på kostnads-besparningar Insikt om nödvändig integration med andra processer Beslutsunderlag omfattar kostnader, nyttor, risker och KFF Roll- och ansvars-fördelning börjar etableras Viss utbildning Nyckelpersoner kan visa på framgång Mallar används Gemensam begreppsapparat växer fram Inget fokus på nyttor hos ledning Enbart för införsäljning Högst röst vinner Ad hoc och okoordinerat Mycket prat – begränsad kunskap Hur framgång ska mätas och följas upp redovisas sällan Inget utdelat ansvar för nyttorealisering Inga gemensamma verktyg 2017-04-07

Exempel på övergripande roadmap för införande av nyttorealisering IDENTIFIERA DRIVKRAFTER BEDÖM BEREDSKAP TA FRAM BESLUTS-UNDERLAG SÄKERSTÄLL LEDNINGENS STÖD TA FRAM EN ANPASSAD OCH FASINDELAD INFÖRANDEPLAN IMPLEMENTERA FÖLJ UPP NYTTOREALISERING BESKRIVNA MOTIV ANALYS AV FÖRMÅGA GAP-ANALYS PRIORITERADE AKTIVITETER STYRANDE DOKUMENT & MALLAR UTBILDNING PILOTPROJEKT STATUS-RAPPORTERING NYTTOREALISERINGS-RAPPORT 2017-04-07

E-delegationens ramverk för nyttorealisering http://www.edelegationen.se/sida/vagledning-i-nyttorealisering 2017-04-07

Frågor! Lilly-Mari Sten e-post: lilly-mari.sten@bolagsverket.se mobil: 072-535 62 64 2017-04-07