Leverantörsdagen Gävle 14 april

Birgitta Johnson Distriktschef Investering Mitt

Stefan Engdahl Chef Investering

Övergripande presentation av Trafikverket och inriktning angående upphandlingar Stefan Engdahl Chef Investering

Trafikverket gör skillnad

Alla kommer fram smidigt, grönt och tryggt Vision Alla kommer fram smidigt, grönt och tryggt För att få en bild av vad Trafikverkets verksamhet syftar till har vi tagit fram en vision, eller en riktning, som vi arbetar utifrån.

Alla kommer fram smidigt… Välinformerande trafikanter och transportörer Ett transportsystem att lita på Transporter utan administrativa och tekniska gränser Att skapa möjlighet för medborgarna att på smidigast möjliga sätt ta sig från A till B är ett av våra viktigaste uppdrag

…grönt… Klimatsmarta transporter Ett levande landskap och attraktiva tätortsmiljöer Förutsättningar för god hälsa Miljöperspektivet är också ett prioriterat område för Trafikverkets verksamhet.

…och tryggt En gemensam syn på människans förmåga och brister i trafiken Styrning av säkerhet Hela resan-perspektiv  ”Noll-visionen” är fortfarande en levande del i vårt arbete för att minimera antalet skadade och dödade i trafiken.

Trafikverket ska uppfylla de transportpolitiska målen Transportpolitikens övergripande mål är att säkerställa en samhällsekonomiskt effektiv och långsiktigt hållbar transportförsörjning för medborgarna och näringslivet i hela landet Transportpolitikens funktionsmål: Tillgänglighet Transportpolitikens hänsynsmål: Säkerhet, miljö och hälsa Trafikverkets vision grundar sig på det uppdrag vi fått av regeringen och som uttrycks i de transportpolitiska målen.

Verksamhetsidé ”Vi är samhällsutvecklare som varje dag utvecklar och förvaltar smart infrastruktur. Vi gör det i samverkan med andra aktörer för att underlätta livet i hela Sverige” Verksamhetsidé ”Vi är samhällsutvecklare som varje dag utvecklar och förvaltar smart infrastruktur. Vi gör det i samverkan med andra aktörer för att underlätta livet i hela Sverige” Verksamhetsidén förklarar vilka vi är, vad vi gör och för vem. Den har sin utgångspunkt i vårt uppdrag att förverkliga de transportpolitiska målen.   (Vilka vi är) - Vi är samhällsutvecklare Med begreppet samhällsutvecklare vill vi tydliggöra att Trafikverket har ett övergripande och samhällsutvecklande uppdrag att skapa ett tillgängligt och livskraftigt Sverige. Det som också särskiljer oss från många av aktörerna på anläggningsmarknaden som säger att de är samhällsbyggare är att Trafikverket har ett helhetsansvar från samordning av behov till utveckling och förvaltning av landets transportinfrastruktur i syfte att stimulera och underlätta livet i Sverige. ( Vad vi gör) – Varje dag utvecklar och förvaltar vi smart infrastruktur Med smart infrastruktur menar vi att de olika dimensionerna i de transportpolitiska målen blir verklighet. I Trafikverkets värld är smart infrastruktur en infrastruktur som utgår från intressenternas behov, är lättillgänglig, säker, effektiv, jämställd, hållbar, trafikslagsövergripande och som bidrar till attraktiva livsmiljöer, livskvalitet och god hälsa. Att vi gör det i samverkan med andra samhällsaktörer innebär att vi på alla plan samverkar kring behov, prioriteringar och lösningar. (För vem driver vi vår verksamhet) – Hela Sverige Vi vill tydliggöra att vi har hela Sverige att ta hänsyn till när vi gör våra prioriteringar. Oavsett var man bor och vilket transportslag som avses så ska vi arbeta för att skapa en jämställd tillgänglighet som bidrar till utvecklingskraft för hela landet. 11

Strategiska utmaningar för Trafikverket Ett energieffektivt transportsystem Väl fungerande resor och transporter i storstadsregionerna Effektiva transportkedjor för näringslivet Robust och tillförlitlig infrastruktur Mer nytta för pengarna Trafikverket en modern myndighet

Vi formar ”Trafikverket 2013” Ett uppdrag från vår ägare; enligt direktiven för bildandet av Trafikverket samt i regleringsbrev. En effektivisering krävs för att vi ska nå våra verksamhetsmål. Med ”Trafikverket 2013” utvecklar vi en mer kund- och resultatorienterad kultur.

Ledord och principer för arbetet Skapa en myndighet som ger större samhälls- nytta samt mer väg och järnväg för skattemedlen. Vända på alla stenar, ifrågasätta vad vi gör och hur – tänka Trafikverk! Bra idéer som kan genomföras direkt ska samverkas, beslutas och påbörjas. Samtliga åtgärder ska vara hållbara. Handlingsplan redovisad för Regeringen.

Effektivisering - Trafikverkets mål 2013 Trafikslagsöver-gripande planering Ökad samhällsekonomisk nytta genom att analys av brister i transportsystemet och planering sker trafikslagsövergripande Minskade totala kostnader 2 Extern effektivitet Sänkta produktionskostnader om 10-15 % Produktivitetsförbättringar i anläggningsbranschen om 2-3 % årligen 3 Intern effektivitet Interna kostnadsmassan minskad med 3,8 miljarder Trafikverket ska utveckla den trafikslagsövergripande planeringen och samordningen. Den möjlighet till effektivisering som uppstår genom att Trafikverket ansvarar för och hanterar alla trafikslag i planeringen ska tas till vara. Målet är att utnyttja samtliga trafikslag på ett sätt som samlat skapar en ökad samhällsnytta. Detta genom att analys av brister i transportsystemet och planering sker trafikslagsövergripande. Effektivare trafikslagsövergripande planering Exempel på viktiga initiativ är att: -utveckla arbetet i tidiga skeden med åtgärdsval -utveckla en gemensam planeringsfunktion för samtliga trafikslag -utveckla metoden för samhällsekonomisk bedömning -utveckla modeller och prognosverktyg -skapa större integrering i planeringen mellan kommuners fysiska planering och trafikplanering. Exempel: Fryksdalsbanan, lågtrafikerade banor Ökad effektivitet i upphandlade entreprenader och ökad produktivitet inom anläggningsbranschen Målet med att öka den externa effektiviteten är att sänka produktionskostnaden i upphandlade entreprenader och att bidra till att förbättra den årliga produktivitetsutvecklingen inom anläggningsmarknaden. Utvecklingsarbetet beaktar bland annat vad som framkommit genom Riksrevisionens granskningsrapporter, Statskontorets rapport om mätning (Att mäta produktivitetsutvecklingen i anläggningsbranschen, 2010:19), erfarenheter och rekommendationer från FIA-arbetet samt förslag från produktivitetskommittén. Målet är att höja den externa effektiviteten med 10-15 procent och exempel på viktiga initiativ är att: -utveckla projektstyrningen av investeringsverksamhet -utveckla strategier och kunskap om effektsamband inom drift- och -underhållsverksamhet -utveckla kontraktsformer som ger entreprenörer möjlighet och incitament till innovation -definiera och påbörja mätning genom olika nyckeltal.

Trafikverkets inriktning vid upphandling Stödja innovation och produktivitetsförbättring i anläggningsbranschen Ett trafikslagsövergripande synsätt Mer väg och järnväg för pengarna Beträffande upphandling finns tre övergripande inriktningar som har sitt ursprung i det uppdrag Trafikverket har från regeringen. Vi ska medverka till mer innovation och produktivitetsförbättring i branschen. Genom att arbeta trafikslagsövergripande med upphandling finns möjligheter till effektivitetsvinster och synergier. Genom att arbeta med ovanstående och nya, smarta, upphandlingslösningar ser vi möjligheter till att skapa mer väg och järnväg för pengarna.

Jan Schönbeck Chef Strategiskt inköp och upphandling

Strategiskt Inköp och Upphandling Strategiskt Inköp & Upphandling I den nya Trafikverksorganisationen har strategiskt inköp fått högt fokus och en nyinrättad central funktion för detta område har bildats Strategiskt Inköp och Upphandling har även det funktionella ansvaret för upphandling inom Trafikverket Som en del av funktionens arbete ingår att utforma riktlinjer för att hantera och förbättra relationen med leverantörsmarknaden Ansvaret för det operativa upphandlingsarbetet samt daglig kontakt med leverantörer ligger ute i verksamheten

Ett förändringsarbete pågår för att utveckla upphandlingsverksamheten Strategiskt Inköp, Strategisk Upphandling 2012 Målsättningen är att vid utgången av 2012 etablerat en mer professionell inköps- och upphandlingsverksamhet, vilket bl.a. innebär att Trafikverket: Implementerat en gemensam inköps- och upphandlingsprocess med ökat fokus på strategiskt inköpsarbete inkl. leverantörsrelationer Implementerat en väl fungerande inköpsorganisation med ökat samarbete mellan verksamhetsområden och gentemot leverantörer Implementerat ett heltäckande integrerat inköpssystem för beställning och uppföljning av leveranser Implementerat kategoristrategier för prioriterade produktkategorier Bidragit till förbättrad produktivitet i anläggningsbranschen

Upphandlingssystemet CTM skapar ett sömlöst systemstöd genom hela upphandlingsprocessen Om systemet Systemstöd för upphandlingar från annonsering till utvärdering av anbud Systemet leder till enat arbetssätt, förkortade ledtider och möjlighet till statistik med kvalitet Leverantörer erbjuds utbildningsmaterial Snabbfakta 366 genomförda upphandlingar till dags dato I framtiden kommer CTM att ha ca 180 användare och hantera ca 1500 upphandlingar årligen Åke Svensson och Marita Nygårds-Gullstrand (IU) driver arbetet som förvaltningsledare respektive förvaltningsansvarig *Data från oktober till 17 februari. 24 upphandlingar som publicerats genom TransQ har exkluderats i sammanställningen.

t *Upphandlingar i nuvarande upphandlingsplan 2010-11-30 . Observa överlappande spann Innan upphandlingar annonseras genom CTM samlas de i Upphandlingstidsplanen (trafikverket.se) Andel upphandlingar fördelat på bedömt kostnadspann [Mkr] Upphandlingar i nuvarande upphandlingsplan 2011-03-30 Sidan är den mest visade på Trafikverkets hemsida Genom att publicera och informera om planerade upphandlingar ger Trafikverket leverantörerna möjlighet att planera sin verksamhet Det finns stora utvecklings-/förbättringsområden för planen – Strategiskt Inköp och Upphandling ansvarar för att driva arbetet

Utvecklingsarbete för att förbättra Upphandlingstidsplanen Förbättringsinitiativ har identifierats i interna arbetsmöten och genom kontakter med leverantörer Ambitionen är att förbättra leverantörernas möjligheter till långsiktig planering genom en utveckling av dagens Upphandlingstidsplan Dialog med leverantörer är en viktig del i utvecklingsarbetet och kommer att intensifieras i arbetet framåt Nuvarande och potentiella framtida användare Nuläge användningsområden Potentiella användningsområden Förbättringsinitiativ Leverantörer Svenska aktörer Utländska aktörer Länsstyrelse Medborgare Kommuner Leverantörer, i huvudsak svenska använder planen för att planera upphandlingar Attrahera fler internationella och nationella entreprenörer samt möjliggöra bättre långsiktig planering Informationskanal för andra intressenter i samhället Förbättra användar- vänligheten genom översyn av format och säkerställande av intressenters informationsbehov Skapa en version på engelska

Harmonisering av mallarna STUK och FU2000 för att skapa FU2011 Projekt pågår att harmonisera upphandlingsmallarna inom Trafikverket FU2000 (BV) och STUK (VV) Mallarna baseras till hög grad på AMA-föreskrifterna Fem kategorier av mallar Konsultupphandling Drift- och Underhållsentreprenad Totalentreprenad Utförandeentreprenad Varor och verksövergripande tjänster Arbetet väntas färdigställas under första kvartalet 2011

Uppföljning av kontrakt/projekt Leverantörs-/branschansvarig Samverkan med leverantörer planeras att säkerställas genom ett antal åtgärder Exempel på åtgärder Leverantörsenkäter Leverantörer ges möjlighet att ge återkoppling till Trafikverket Uppföljning av kontrakt/projekt Uppföljning av prestation vid leverans/projekt/ kontrakt Leverantörsmöten Forum för att utveckla leverantörsrelationen Information om kommande upphandlingar Leverantörs-/branschansvarig Tydlig och samordnad kontaktväg Ansvarig för att utveckla relationen från Trafikverkets sida

Fördelar för leverantören (exempel) Ökad påverkan Ökad konkurrensförmåga Ökad framförhållning Möjlighet att påverka Trafikverket i termer av utformning av upphandlingar och samarbete vid leveranser Återkoppling/uppföljning från Trafikverket skapar möjlighet att ökar förmågan att konkurrera i framtiden Bättre framförhållning över kommande affärsmöjligheter Ökad insikt Tydliga kontaktvägar Bättre intern förståelse Ökad insikt om förväntningar ger möjlighet att fokusera resurserna på värdeskapande aktiviteter Tydligare kontaktvägar i Trafikverket Förmåga att bättre förstå den egna verksamheten, t.ex. vilka faktorer som driver kostnaderna (minskar produktiviteten)

Exempel på övriga områden som för närvarande utreds Kombinatoriska upphandlingar LCC-perspektiv vid utvärdering av totalentreprenadsanbud Förenkling av administrativa krav i förfrågningsunderlag Anbudsutvärdering Ersättningsmodeller

Jan Gilbertsson Projektledare Effektivisering

Effektivitet Hur ökar vi produktiviteten? Hur kan vi jobba smartare? Hur ökar vi innovation och samverkan?

Några framgångsfaktorer Implementeringsförmågan Anpassade lösningar och arbetssätt Samverkan Tydliga uthålliga strategier Koll på läget/ systemstöd Jämnare kvalitet Våga!

Vad gör vi då? Trafikverket 2013 Omfattar Ca 30 mrd kr /år Kontrakt entreprenader inom investering och underhåll samt relaterad materialförsörjning Trafikverket 2013 Mål ....10-15% lägre kostnad …2-3% årlig effektivisering

Vad gör skillnad? Serie Volym: ca 13 Mrd kr/år Broar Cirkulationsplatser Kontaktledning Serie Volym: ca 13 Mrd kr/år Bergkonstruktioner Betongkonstruktioner Installationer Stycke Volym: ca 13 Mrd kr/år Vinterväghållning/tjänster Sidoområden/skiljeremsor Förebyggande underhåll Drift /Underhåll Volym: ca 5 Mrd kr/år

. 32

Varje genomgång består av tre faser Fas 1: ~6-121 veckor Fördjupad genomgång Fas 2: ~6-121 veckor Påbörjad implementering Fas 3: Långsiktigt arbete Genomgång Fortsatt detaljering av långsiktiga initiativ Implementering av snabba nyttor Fortsatt koordinerande arbete i kategoriteamet Förstå fakta & samla kompetens Ta fram möjliga åtgärder & potential Utveckla plan Implementering 1 2 3 Processer Produktkrav Affärsupplägg Förenkla och förbättra processer inom Trafikverket eller påverka leverantörernas processer Optimera produktens design eller de krav man ställer på produkten utifrån effektivitet Främja bättre affärer, innovation och samverkan samt säkerställ rimlig riskdelning mellan Trafikverket och leverantörer

Kategoriteam 20-25 kategoriteam/genomgångar under 2011-2012 Teamledare team-medlemmar (normalt 4-7 st) 20-25 kategoriteam/genomgångar under 2011-2012

Kontaktledning Kategoriteam Anders Karlsson (teamledare), IVprp Tommy Karlsson, Tteö Mikael Kristoffersson, IVväsv Maarten Reijm, Tteö Camilla Cannmo, IUsu Christina Overå, IVprp Jonas Nygårds, IVprp Omfattning Kontaktledningssystemet, men ej elnätverket som helhet eller valet vad som ska byggas (trafikerings- och kapacitetsförmåga) Årlig VP-volym kommande åren kring 400 MSEK (ej inkluderat nybyggnationer inom Stora projekt) Tidplan Start (kick-off) hölls 28 januari Mål att avsluta fas 1 kring mitten av april

Exempel på effektiviseringsområden Exempel på möjliga åtgärder Optimal planering, paketering och koordinering av kontaktlediningsarbeten Förbättra tillgången till spår, t.ex. genom att öka planeringshorisonten Jämna ut efterfrågan av kontaktledningsarbeten över och mellan år Koordinera kontaktledningsarbeten geografiskt Koordinera reinvesteringar av flera produkter på samma bansträcka Optimera krav och föreskrifter Utvärdera och effektivisera kostnadsdrivande föreskrifter (t.ex. Jordninghandboken, BVS 1921, BVF 540.33, JTF) Anpassa och tydliggör standard för när målade stolpar ska användas Anpassa och tydliggör standard för när gamla fundament ska ligga kvar i marken Projektering. Optimera kvaliteten. Standardisera projekteringsprocessen för kontaktledningsarbeten Optimera kvaliteten av projekteringar tex. med hjälp av incitament (t.ex. för hanteringstid, kostnadseffektiv lösning, etc.) Öka erfarenhetsåterföring och spridning av best practice Utse dedikerade projektledare eller projektteam för kontaktledningsarbeten Använd erfarenhetsåterföring för att sprida goda exempel och undvika fel 36

Mätning 1 2 3 Framtagning av nyckeltal Utveckling av produktspecifika nyckeltal Investeringskostnad (anbudspris) per meter anlagd järnväg resp. kvadratmeter anlagd väg Investeringskostnad (kostnadsutfall) per meter anlagd järnväg resp. kvadratmeter anlagd väg Drifts- och underhållskostnader (anbudspris) per meter järnväg resp. kvadratmeter väg Drifts- och underhållskostnader (kostnadsutfall) per meter järnväg resp. kvadratmeter väg Andel arbete utfört i storstadsmiljö Andel tilläggsbeställningar (ÄTOR) Antal anbud per upphandling Andel upphandlingar genomförda enligt FIAs kriterier om utökad samverkan (samverkansentreprenader) Total andel samt antal antagna alternativa anbud Andel totalentreprenader 3 Utarbetande av långsiktig mätmetodik

Kaffe, mingel och minimässa