30-minutersmetoden Så organiserar du frivilliga i en kris- eller katastrofsituation Avsnitt 1: “Förberedelser” Avsnitt 2: ”Katastrof - Ingen förvarning” Avsnitt 3: ”Skärpt beredskap – Tid att organisera” Avsnitt 4: ”Använd tiden rätt” Handledningen är avsedd för FRG-ansvariga som behöver organisera frivilliga som anmäler sig i en kris- eller katastrofsituation. I vissa kris- eller katastrofsituationer finns det tid att organisera, t ex när man flera dagar i förväg kan förutse en översvämning eller att en pågående skogsbrand långsamt kommer att sprida sig. Andra kris- eller katastrofsituationer uppstår plötsligt eller med liten eller ingen förvarning. Varje händelse kräver sin egen hanteringsstrategi.

Uppgift Vilka större hot och risker finns i samhället? Diskussionsuppgift. Arbete i bikupa, grupp eller två och två. Tid 5 minuter.

1 2 3 4 5 6 Beskriv de olika hotbilderna, gärna i dialog med deltagarna. 1. Strömavbrott 2. Skogsbrand 3. Storm 4. Terror 5. Snöoväder 6. Översvämning 7. Datavirus 8. Förorening av dricksvatten 7 8

Förberedelser Materiellåda Förbandslåda Samtala med gruppen vad som är bra att ha med i en materiellåda, både skarpt och vid övning. Förslag på innehåll finns på särskild lista, FRG – materiellåda. Materiellåda Förbandslåda

Ingen förvarning Hur man hanterar en händelse som inträffar plötsligt. 2 3 1 Vattenläcka 2. Brand 3. Elavbrott Frivilliga brukar strömma till platsen för det inträffade eller ringa till kommunens växel och erbjuda sin hjälp. Som FRG-ansvarig kan du bli kontaktad av kommunen för att upprätta en mottagningsplats, dit dessa personer kan hänvisas för anmälan, registrering m m. Mottagningsplatserna kan vara redan upprättade mottagningsstationer, ”Trygghetspunkter”, eller inrättas någon annanstans. Du kommer att behöva ett litet arbetslag som hjälper dig och en lokal som du kan använda som utgångspunkt för ditt arbete.

MOTTAGNING FRIVILLIGA Registrering Information Urval Ingen förvarning Tillströmning av frivilliga, nedringning av kommunens växel 1. Upprätta mottagningsplats MOTTAGNING FRIVILLIGA Registrering Information Urval 2. Organisera arbetsplatsen 1. Vad gör vi när vi kommer till platsen? En eller flera personer som tar emot frivilliga som anmäler sig och även besvarar telefonförfrågningar. Ta fram förberedd materiel. 2. Fördela arbetsuppgifter i FRG. Vad behövs omedelbart? Lokal, hänvisning till lokalen (skyltar eller personer vid t ex kommunhus), materiellådan. VAD BEHÖVS OMEDELBART?

Ingen förvarning 3. Utvärdera behovet av frivilliga 4. Sålla och placera 3. Kommunikation mellan FRG-ansvarig och kommunen. Blankett E Rekvirering av frivilliga. 4. Blankett B Anmälningslogg. Blankett F används i alla skeenden Informera fortlöpande kring krisens ”Vem, Var, Vad, Varför, När och Hur”. Enkla korta informationer! INFORMERA FORTLÖPANDE

Mottagningsplatsen En eller flera personer som tar emot de frivilliga Plats för mottagande av telefonanmälningar Registrerings-/intervjuplats Informations-/orienteringsplats Ev. plats där de frivilliga kan vänta med en kopp kaffe Kök Personalrum Det är en fördel att ha enskilda rum för olika verksamheter för att kunna arbeta utan störning. Lokalerna bör ha separat in- och utgång för att få ett störningsfritt flöde. Önskemål är att kommunen avdelar en eller flera fasta lokaler till mottagningsplatser. Förutsättningarna kan vara olika i kommunerna, vilket gör att man kan få improvisera. Telefon Intervjuplats

Skärpt beredskap Tid att organisera 1 2 3 1. Epidemi/Pandemi 2. Översvämning 3. Oljetankerolycka

Skärpt beredskap – Tid att organisera 1. Inhämta information om uppgiften från kommunen 2. Planera frivilligbehov - rekrytera 3. Skapa ett arbetslag/skift 4. Sätt FRG-medlemmar i skärpt beredskap 5. Planera: Arbetsplatsen Vem gör vad? Utrustning 2. Blankett D Rekryteringslogg – organisationer/företag Utnyttja hela samhällets resurser t ex organisationer, föreningar och företag. Fördelen med att rekrytera grupper ur organisationer och föreningar är effektivt och sparar tid och du får frivilliga som redan känner varandra.

Skärpt beredskap – Tid att organisera 6. Organisera för uppgiften 7. Förberedelser, blanketter, materiel m m Planera frivilligbehov fortlöpande Var noga med intervju och registrering av frivilliga Orientering om situationen Blankett A Registrering av frivilliga.

Använd tiden rätt Utbildning av spontanfrivilliga grupp enskilt Tre första dygnen skiftschema Förberedelser Minska stressen för frivilliga Återkoppla Utbildning av spontanfrivilliga sker beroende av tilldelad uppgift t ex oljesanering av stränder, trafikreglering/flaggvakt. Behov av specialmateriel kan föreligga samt kunskap om hantering. Minska stressen för frivilliga genom balans mellan mat, sömn, arbete och fritid. Byt arbetsuppgift vid behov. Var uppmärksam på stressymptom på den frivillige t ex koncentrationssvårigheter, glömska, irritation och oförmåga att hantera uppgifter.

Använd tiden rätt DOKUMENTERA För loggbok dagligen Rapportera före skift Avrapportera efter skift Blankett F Daglogg. Beskriv vad som ska fyllas i och varför. Via loggboken har du en historisk bild av händelsen, vilka beslut som är fattade och av vem. Detta för att bl. a uppdatera ny personal vid skiftbyte. Loggboken är nödvändig vid uppföljning och utvärdering. DOKUMENTERA

Efter insatsen Utvärdera Tacka alla frivilliga Kommunens officiella tack OBS! Arbetsledarens inofficiella tack respektive kommunens officiella tack. Att bli sedd och bekräftad är viktigt för oss alla! Informera om möjligheten att ingå i kommunens FRG.

Blanketter Blankett A: Registrering av frivilliga Blankett B: Anmälningslogg Blankett C: Skiftschema Blankett D: Rekryteringslogg – organisationer/företag Blankett E: Rekvirering av frivilliga Blankett F: Daglogg