Välkomna till en dag om eArkiv Tillsammans gör vi skillnad 

Agenda Bakgrund Definitioner Metod och Tidplan Mål med uppdraget / förväntat resultat Mål med gruppen – era förväntningar Fler arbetsgrupper Diskussion kring kommande utbildning för arkivarier  

Kort presentation -Laget runt  Men först Kort presentation -Laget runt 

En presentation från SKL BAKGRUND En presentation från SKL

SKLs projekt om eArkiv

Varför ett nationellt samordnat projekt? Flera parallella projekt verkade sida vid sida Svårt att leva upp till offentlighetslagstiftningens krav E-delegationens uppdrag till Riksarkivet att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Föreningen Sambruk och Kommunförbundet Stockholms län uppvaktade SKL Kommunal sektor behövde samla sig för att kunna ta en stark och tydlig beställarroll

Projektets uppdrag Upphandla ett ramavtal för e-arkiv åt SKLs medlemmar Ge kommuner, kommunala bolag, landsting och regioner möjlighet att: säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen bidra till en ökad effektivisering ge ökad tillgänglighet till information

Förväntat läge 2015 “Samtliga kommuner, landsting och regioner har påbörjat införande av e-arkiv. Mer än hälften har implementerat e-arkiv och påbörjat anslutning av verksamhetssystem.” Som intresseorganisation kan vi inte sätta konkreta mål utan vi stöttar våra medlemmar I att kunna nå en förändring. I vår handlingsplan har politiken godkänt att vi har satt upp förväntade lägen för våra olika initiativ.   För e-arkiv har vi som förväntat läge att samtliga kommuner, landsting och regioner har påbörjat införande och mer än hälften ska ha påbörjat anslutning av sina verksamhetssystem i slutet av 2015. Det är en tuff inriktning och här har ni som leverantörer en viktig roll att fylla med att anpassa era system efter de förvaltningsgemensamma specifikationerna och att stötta kommuner och landsting I sitt införande av e-arkiv.  

Det digitala kretsloppet Information som är pålitlig, tillgänglig och lagrad på ett standardiserat sätt är en tillgång! E-Arkiv bidrar till: Möjlighet att uppfylla lagkrav och en rättssäker hantering En modern bas för demokrati och ökad delaktighet genom ökad tillgång till information Bättre digitala tjänster för privatpersoner och företag Bättre medborgarservice Ökad tillgång till det gemensamma kulturarvet Systemägare blir informationsleverantörer till e-tjänster och e-arkiv.

Samverkan är viktigt! Inte 290 olika lösningar! Tänk samhällsnytta! Konkurrensfördel att ha ett FGS-anpassat system Stöd vid planering och införande Ramavtalet första steget mot ökad samverkan i upphandlingar Samverkan är oerhört viktigt. SKL vill inte att alla kommuner gör sina egna lösningar. Även leverantörernas ansvar att tänka samhällssmart och nyttja skattepengarna på bästa sätt.

Gemensamma krav och upphandlingar Resurser och kompetens utmaningar för enskild kommun Det finns ett behov i kommunsektorn att skapa gemensamma kravspecifikationer för it-lösningar ”av strategisk karaktär” Samordning har ett egenvärde Gemensamma krav sänker kostnaderna Gemensamma krav ökar konkurrensen e-Arkiv-upphandlingen på god väg; 500+ intresserade

Samverkan kommunal sektor Förslag för att möta olika behov Behov: Gemensam kravspecifikation och ramavtal (t.ex. e-arkiv) Förslag: Särskild satsning inom SKL på gemensamma kravspecifikationer Framtagande av gemensamma kravspecifikationer Förvaltning kravspecifikation och avtal Upphandling (ramavtal och olika leverantörer) Sektorsgemensamma behov i utvecklingen av e-samhället Upphandling/utveckling/adoption av gemensam lösning Leverans, drift och förvaltning av gemensam lösning Behov: Gemensam lösning (t.ex. ekonomiskt bistånd) Förslag: Ny funktion ”inom SKL” med inriktning mot digitala lösningar

Överenskommelser och samverkan inom kommunal sektor Förslag om särskild satsning på gemensamma kravspecifikationer Förslag om organisation för att äga och förvalta gemensamma digitala lösningar

Vägledning Målgrupp: ansvariga för införande av e-arkiv Beskriver bakgrunden till kraven Exempel på hur de kan tillämpas Stöd i att precisera viktiga krav

Checklista i wikiform

Kartläggningen Regionen Fyrbodal Trollhättan och Uddevalla har genom MSB Comprima

Definitioner Att prata samma sak e-arkiv mellanarkiv slutarkiv system för bevarande system för långsiktig informationsförsörjning Caspars presentation från 3 juni

DISKUSSION KRING MÅL FÖR Uppdraget och förväntat resultat Mål med gruppen – era förväntningar Flera arbetsgrupper

Workshop – hur ser det ut idag Varför eArkiv Nuläge: Behov- verksamheten, Utbildning…. Beslut Förvaring – nuläge, prioritering…. Regelverk och rutiner – Föråldrade, Synkade Färdväg

Uppdraget I VGK:s handlingsplan är eArkiv ett prioriterat område. Målet är att samtliga kommuner ska ha påbörjat arbetet, samt att hälften av kommunerna infört eArkiv. Stödinsatser för ett gemensamt avrop av eArkivsystem Stöd för verksamhetsförändring vid införandearbete. I Västra Götaland genomförs ett gemensamt utvecklingsarbete som definieras i den för kommunerna i VG (VGK) gemensamma handlingsplanen. Ett prioriterat arbete är eArkiv. Målet för eArkivområdet är att samtliga kommuner ska ha påbörjat arbetet, samt att hälften av kommunerna infört eArkiv. För att nå dit planeras stödinsatser för ett gemensamt avrop av eArkivsystem samt stöd för den stora verksamhetsförändring ett sådant införandearbete.

Gruppens mål Gruppens syfte Fler arbetsgrupper Era förväntningar ? Förbereda underlag för avrop och stödinsatser 2015. Gruppens syfte Gruppen ska arbeta för ett ökat engagemang och en ökad kompetens kring eArkiv inom regionen, inför ett införande av eArkiv. Fler arbetsgrupper Era förväntningar ?

Metod och Tidplan Arbeta utifrån SKL’s checklista Utreda och identifiera arbetsinsatser inom de områden som anges i checklistan Samverka - Arbetet kan ev delas upp mellan de fyra delregionerna (Borås, GR, Skaraborg och Fyrbodal). Upphandlingsgrupp. Färre representanter. Utvärdering för fortsatt arbete2014-12-31.

Checklista i wikiform

Varför - Nyttor E-arkiv är ett steg i rätt riktning för att uppnå e-förvaltning och e- samhälle. SKL, Sveriges kommuner och landsting, konstaterar effekter med e-arkiv: säkerställer den långsiktiga informationsförsörjningen bidrar till en ökad effektivisering ger ökad tillgänglighet till information Kommuner och organisationer ser nyttor för bland annat medborgare, myndigheter, media och i sina egna verksamheter. Nyttorna är främst interna effektiviseringar och medborgarnyttor.

Diskussion kring kommande utbildning för arkivarier