10 tips till effektiv projektledning Linda Blomqvist

Projekt - Ett projekt har en bestämd arbetsuppgift med ett preciserat mål. -Uppgiften är tidsbegränsad och upphör därefter. -Projektet tilldelas en i förväg bestämd resursram. -Uppgiften ska utföras av en särskilt utsedd huvudansvarig person (projektledare).

Projekt - är ett verktyg för förändring - är inte verksamhet!

10 tips på effektiv projektledning… 1.En topnotch projektplan 2.Research och inspiration 3.Var svårflirtad! – inget är heligt 4.Samarbete som ger något! 5.Självmotivation och arbetssystem 6.Projektledaren är ledaren! 7.Projektekonomin är ditt ansvar 8.Skäm bort media! 9.Arbetsdisciplin & –tider 10.Inspirera andra

1. Hur du skriver en topnotch projektplan På grund av X vill vi göra Y för att åstadkomma Z. X – bakgrund, behovet, problemet Y – åtgärderna, projektet Z – resultatet, effekterna >> en elevator pitch

PROJEKTIDÉ: Gubbdagis för högutbildade arbetslösa ungdomar. Bygga nät- verk, inspirera till samarbeten, jobbsök och nya företag. PROBLEM: Brist på arbetsmöjligheter för unga på landsbygden. ORSAKER: Antalet arbetsplatser är av naturliga skäl färre än i storstadsregioner. Arbetsplatserna på landsbygden matchar inte de ungas höga utb.nivå Förtroendet för ungas kompetens och förmåga är låg på landsbygden VERKAN: Unga flyttar till storstäder Unga är arbetslösa på landsbygden Unga nöjer sig med sämre jobb SYFTE: Projektet skall öka arbetsmöjligheterna för unga på landsbygden. MÅLSÄTTNINGAR: Projektet utvecklar nya arbetsmöjligheter för unga, t ex i egna företag. … höjer beredskapen på högutbildade unga på landsbygden … ökar förtroendet för ungas kompetens och förmåga på landsbygden EFFEKTER: Unga som flyttar till storstäder har minskat Minskad arb.löshet bland unga på landsbygden Högtubildade unga har hittat rätt sysselsättning

2. Research & inspiration Avgränsa tiden för research och inspiration (intensivt men ej utdraget!) Projektet - Träffa inblandade och samarbetspartners, gör studiebesök Fältet/omvärlden – Surfa runt, läs böcker och utredningar, bekanta dig med liknande projekt. >> Hitta NYA sätt idéer, metoder och koncept! >> Omforma och utveckla!! Var kritisk!

3. Var svårflirtad … för din målgrupp är det! Inget är heligt >> Kill your darlings (och framförallt andras!) - Det finns ofta många måsten i ett projekt, DU måste ta ställning till vad som är relevant och vad som bör göras!

4. Samarbete som ger nåt! - Var generös och skippa revirtänkandet! - Konkret samarbete med tydliga win-win situationer! Inför samarbetsdiskussioner: - Vad är vi ute efter? - Vad har vi att erbjuda? - Arbetsfördelning och ansvarsområden.

5. Motivation och arbetssystem - att jobba ensam… - Strukturera upp ditt arbete i en egen mer detaljerad tidsplan med stolpar och delmål - Visualisera ditt arbete! Skriv ner idésynops Gör sammanställningar av utvecklade koncept - To-do-list -Härarbeta!

6. Projektledaren är experten - Ta ansvar för DITT projekt! Ha koll på tisplan och budget Våga ta egna beslut! Förbered möten – möteseffektivetet! >> VARNING! Styrgruppsmöten och andra möten är inte workshops.

7. Projektekonomin är ditt ansvar! - Konstant kostnadsuppföljning! Du kommer att tvingas prioritera och vara flexibel Reglera budgeten vartefter! >> VARNING! Se upp för pengajägare!

8. Skäm bort media! - Pressfrukost, press-nik, presslunch … Sätt tid på att bygga upp spännande pressinfon Bjud in alla engagerade att delta i pressinfon Ta emot pressen på plats och ställe (eller hitta nån rolig plats!) Undvik tråkiga mötes- och kontorlokaler Gör ett intressant och välskrivet pressmaterial Sänd ut pressmeddelanden åt de som inte kom

9. Arbetsdisciplin och –tider - Hur du undviker att jobba ihjäl dig! - Be om hjälp och delegera! (½ h av dig ger nån annan 3h) - Var noga med din tidsplan, var flexibel och prioritera! - Håll projektet i realistiska proportioner - Ta ut ledighet vartefter! >> Ledighet kontra jobb – inte alltid lätt att se skillnad..

10. Projektledaren som inspiratör 3 typiska projektledare: - ”Mycket snack och lite verkstad!” - Diktatorn - Velaren Utnyttja kunskap och erfarenheter i verksamheten. Förankra, förankra och åter förankra.

10. Projektledaren som inspiratör En trollbinande retoriker! -Vem talar du för? / Vad vill de höra? (förväntningar, nivå, begrepp) -Vad vill du ha sagt? / Vilken respons vill du få? (strategier) >> Är det verkligen nödvändigt att vara superseriös jämt??

10. Projektledaren som inspiratör En trollbinande retoriker! Får du helt enkelt inte till det sen när du väl står där? 1.Förbered dig VÄL! 2.Låt inte enskilda personer påverka dig negativt >> En power-point presentation skall endast understryka eller illustrera det du säger.

Klassisk projektfälla! PROJEKTVÄRLDEN OCH NY TEKNOLOGI… -Internet kan inte driva projektet efter projekttiden (tyvärr!) AKTIVERA OCH INTE PASSIVERA!