Demo dokument- och ärendehantering Polisförbundet 2014-09-01 Tomas Wulfing

Intranät

Startsidan intranätet – OBS formgivningen är ej klar

Dokumenthantering

Dokumenthantering startsidan

Ett verksamhetsområde, 5 Facklig kompetensutveckling, är valt, enbart dokument märkta med detta verksamhetsområde visas Övre tabellen visar dokument du har skapat eller uppdaterat

Undre tabellen visar alla senast skapade/uppdaterade dokument inom detta verksamhetsområde

Det finns hjälptexter på vissa verksamhetsområden, stanna med markören ovanför respektive område så visas en text om området finns beskrivet

Verksamhetsområde valt hela vägen ner i strukturen, där dokument skapas. Notera att rutan med dokumenttypsval nu enbart visar de dokumenttyper som finns tillgängliga för detta verksamhetsområde. I detta exempel 4 st.

Filtrera på dokumenttyp Filtrera på dokumenttyp. Genom att välja dokumenttyp visas enbart dokument av den dokumenttypen. Noter att verksamhetsområde ännu inte är valt/specificerat. I exemplet kommer alla Årsredovisningar fram oavsett vilket verksamhetsområde de ligger under.

Skapa dokument. Välj verksamhetsområde hela vägen ner i strukturen Skapa dokument. Välj verksamhetsområde hela vägen ner i strukturen. Där kan dokument skapas.

Välj dokumenttyp du skall skapa, i detta exempel Arbetsmaterial Välj dokumenttyp du skall skapa, i detta exempel Arbetsmaterial. Notera att länkarna i ruten Nytt har aktiverats. Välj att trycka på länken ”Ladda upp dokument”.

Bläddra fram till det dokument du skall ladda upp

Dokumentet är valt, tryck OK

Nu kommer dokumentegenskapskortet upp Nu kommer dokumentegenskapskortet upp. Fält märkta med asterisk är obligatoriska att fylla i. Det kan skilja mellan dokumenttyper vilka fält som finns och vilka som är obligatoriska. Process och dokumenttyp är redan ifyllda.

Fältet målgrupp är ett hierarkiskt fält med ett träd av värden Fältet målgrupp är ett hierarkiskt fält med ett träd av värden. I detta fall väljer vi Handläggare under Kanslipersonal

Vi väljer sakområde och Status på samma sätt Vi väljer sakområde och Status på samma sätt. Notera att om du vet värdet kan du börja skriva det i rutan, t ex om du skriver ”ut” i fältet status kommer den at föreslå valet Utkast. Du behöver alltså inte öppna trädet när du vet vad du vill ha för värde.

Notera fälten längst ner på dokumentkortet, Arkivinfo – Gallringsfrist och Arkivinfo Handlingstyp. Detta är arkivfält och de fyll i automatiskt ur en lista en administratör kan uppdatera.

Dokumentet finns nu i systemet och syns överst i bägge tabellerna

Uppdatera dokumentegenskaper Uppdatera dokumentegenskaper. För att uppdatera dokumentegenskaper markerar du dokumentet genom att klicka i rutan till vänster om dokumentet och sedan trycka på länken ”Visa egenskaper” i rutan ”Hantera” till höger.

Då visas dokumentegenskapskortet i läsläge

Tryck på knappen ”Redigera objekt” för att kunna uppdatera fält Tryck på knappen ”Redigera objekt” för att kunna uppdatera fält. I detta exempel lägger vi till ett dokumentdatum. Tryck på ”Spara” för att spara

Redigera/läsa dokument Redigera/läsa dokument. Öppna ett dokument genom att trycka på länken, blåmarkerad nedan

Välj Skrivskyddad för att läsa eller Redigera för att uppdatera ett dokument

I detta fall väljer vi redigera

Dokumentet öppnas i tillhörande programvara, i detta exempel i MS Word och kan direkt redigeras

Nu fungerar det som vanligt i Word, när du stänger får du frågan om du vill spara. Svarar du ja, så sparas en uppdaterad version av dokumentet i systemet

Versionshistorik. Markera dokumentet och välj ”Visa egenskaper” i rutan ”Hantera”

Se versionshistorik. Tryck på knappen ”Versionshistorik” Se versionshistorik. Tryck på knappen ”Versionshistorik”. Då visas alla förändringar både i dokumentegenskaper och i dokumentet. Tryck på det blåa fältet som är ett datum och klockslag för att öppna en version

Jämföra dokument. Om du vill jämföra en gammal version mot den senaste så öppna den äldre versionen och tryck på knappen ”Jämför”.

Se skillnaderna i Word. Detta är standardfunktionen som finns i Word för att jämföra dokument som används

Skapa via mall. Detta är när du vill börja skriva ett dokument från början i systemet. Tryck på länken ”Skapa ett nytt dokument” i rutan ”Nytt”. Dokumentegenskapskortet kommer upp. Fyll i och tryck på knappen ”Skapa”.

Den mall som är associerad med denna dokumenttyp visas i sin applikation, i detta exempel MS Word. Redigera i dokumentet och spara/stäng när du är klar.

Dokumentet finns nu i systemet och syns överst i bägge tabellerna

Filtrera aktivt. Tryck på rubriken till en av tabellerna nedan för att få fram filtret

Undre tabellen…

Filtersidan visas. Du kan specificera ett eller flera värden som skall matcha dokumenten som visas

I detta exempel har vi valt att filtrera fram alla dokument som har sakområde Arbetsmiljö

Nedan har vi även valt att bara visa filtypen PDF

Du kan kombinera filtreringen även genom att först välja verksamhetsområde och dokumenttyp. I detta exempel har vi först navigerat till verksamhetsområdet ”1 Verksamhetsstyrning”, valt dokumenttypen Årsredovisning och sedan öppnat filtret för att kunna specificera ytterligare

Sök dokument med förfining Sök dokument med förfining. Om du inte direkt hittar ditt dokument kan du förfina sökningen genom att välja värden till vänster

Förfina på dokumenttypen ”Plan”

Mera förfiningsmöjligheter

Mera förfiningsmöjligheter, forts…

Mera förfiningsmöjligheter, forts…

Mera förfiningsmöjligheter, forts…

Mera förfiningsmöjligheter

Skicka dokument som länk eller bifogad fil Skicka dokument som länk eller bifogad fil. Markera dokumentet genom att klicka i rutan till vänster om dokumentet och sedan trycka på länken ”Skicka som länk” i rutan ”Hantera” till höger. Ett e-post med en länk till dokumentet öppnas.

Ladda upp flera dokument Ladda upp flera dokument. För att ladda upp flera dokument väljer du verksamhetsområde och dokumenttyp. I detta exempel väljer vi ”1.01 Följa upp och redovisa verksamhet”

Välj dokumenttyp, i detta exempel Årsredovisning

Tryck på länken ”Ladda upp flera dokument” i rutan ”Nytt” Tryck på länken ”Ladda upp flera dokument” i rutan ”Nytt”. Fyll i dokumentegenskaper. Notera att alla dokumenten kommer få samma dokumentegenskaper förutom dokumentnamnet. Tryck på knappen ”Ladda upp dokument”

Tryck på knappen ”Bläddra”

Gå till den filarea som filerna ligger på

Välj filerna, markera först den översta och gör sedan shift+klick på den nedersta för att välja alla. Eller ctrl+klick på varje fil som du vill ladda upp

Tryck på knappen ”Ladda upp”

Filerna har nu laddats upp och de syns överst i bilden Filerna har nu laddats upp och de syns överst i bilden. Normalt går man i och redigerar egenskaper på varje dokument då det oftast brukar var något unikt värde man vill märka upp med.

Ärendehantering

Ärendehantering startsidan Ärendehantering startsidan. Övre tabellen visar ärenden där du är handläggare och som är öppna. Undre tabellen visar alla ärenden, sorterat i fallande datumordning.

Navigering via Ärendetyp Navigering via Ärendetyp. Enbart ärenden av typen som är vald i vänsterkant visas

Ärendekortet. Vissa egenskapsfält syns direkt på kortet, vill man se alla får man trycka på knappen ”Visa mer…”, vill man uppdatera får man trycka på Knappen ”Redigera”… I övre tabellen visas dokument kopplade till ärendet. Dokumenten som syns har detta ärendes ärendenummer i fältet ärendenummer. Till vänster listas alla ärenden för aktuell användare. Även här kan dokumenttypsval användas för att filtrera dokumenten i övre tabellen. I undre tabellen listas ärenden som är relaterade till detta ärende. Det fungerar likadant här om man vill visa egenskaper på ett dokument att man klickar för det dokumentet och sedan trycker på länken ”Visa egenskaper” i rutan ”Hantera”

Visa alla ärendeegenskaper. Tryck på knappen ”Visa mer…”

Redigera ärendeegenskaper Redigera ärendeegenskaper. Du kan även komma direkt till detta läge genom att trycka på knappen ”Redigera” på ärendekortet

Skapa ett nytt ärende. Tryck på länken ”Skapa ärende” i rutan ”Nytt”

Systemet föreslår ett nytt ärendenummer, nästa lediga i nummerordning Systemet föreslår ett nytt ärendenummer, nästa lediga i nummerordning. Obligatoriska fält att fylla i är Ärendenummer, Ärendemening, Ärendetyp, Handläggare och Startdatum. Tryck på spara när du fyllt i klart

Ärendet finns nu i systemet och syns överst i bägge tabellerna

Koppla ett dokument till ett ärende Koppla ett dokument till ett ärende. Skriv in ärendenumret i dokumentegenskapen ärendenummer. Vartefter du fyller i ärendenummer föreslår systemet nummer som matchar. Ärendetypen syns för att underlätta att hitta rätt ärende. Välj ärendenummer och tryck spara.

Dokumentet syns nu i listan med dokument kopplade till ärendet

Lägg in ett relaterat ärende Lägg in ett relaterat ärende. Redigera ärendet som du vill skriv in relaterade ärenden på. Tryck på knappen ”Redigera ärende”. Fyll i de ärenden som skall relateras till. Spara

De relaterade ärendena syns nu på ärendet

Filtrera aktivt. Tryck på rubriken till en av tabellerna nedan för att få fram filtret

I detta exempel har vi valt att fälla fram filtret genom att trycka på rubriken ”Senast uppdaterade ärenden”. Filtersidan visas. Du kan specificera ett eller flera värden som skall matcha ärendena som visas

I detta exempel har vi valt att filtrera fram alla ärenden som har ärendetyp ”Bidrag”

Här visas ärenden som har ärendetyp Bidrag

Sök ärende. Skriv in ditt sökord i rutan uppe till höger på skärmen Sök ärende. Skriv in ditt sökord i rutan uppe till höger på skärmen. Tryck ”Enter” eller tryck på förstoringsglaset

När du söker får du alltid först en tabell med dokument När du söker får du alltid först en tabell med dokument. Vill du se ärenden, tryck på länken ”Detta arbetsrum” under ”Ärenden” till höger på skärmen. Förfiningar till vänster och du vill begränsa antalet träffar ytterligare