Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Byggnadsnämnd Teknisk nämnd Samhällsbyggnadskontoret Fastighet

Lokalstyrdokument Roller och ansvar/Tekniska Nämndens ansvar: Tekniska Nämnden är ägarföreträdare för kommunens fastigheter och huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen. Tekniska Nämnden ansvarar och bekostar också vakanser i beståndet över vilka Fastighet inte råder över.

Samhällsbyggnadskontoret Fastighet Erbjuder tjänster åt sina kunder, vilka främst består av Umeå kommuns övriga förvaltningar. Förvaltningen skall dessutom samordna olika stöd- servicefunktioner som kan ge rationaliseringsvinster för kommunen.

Fastighet Förvaltning KUND Ledning och ekonomi STÖD Förvaltare Hyresadm Driftområdeschefer Soc Fastighet Teknik Bygg-projekt Energi Säkerhet Byggservice Skolan Fritid Totalt ca 100st Fastighet Förvaltning Hyresadm Planering/dok driftadm Lokalförs Drift Kultur KDN Övriga förvaltn och Externa kunder 3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN

Fastighetsportfölj Totalt c:a 904 000 kvm c:a 2.6 miljarder Skolor/förskolor ca: 486 000 kvm Egna skolor: 412 000 kvm Förhyrda skolor: 17 000 kvm Egna förskolor: 55 000 kvm Förhyrda förskolor: 2 000 kvm Servicehus/sjukhem ca: 86 000 kvm Egna: 36 000 kvm Förhyrda: 50 000 kvm Affärs- & servicelokaler ca: 66 000 kvm Förvaltningsfastigheter ca: 106 000 kvm Egna: 70 000 kvm Förhyrda: 36 000 kvm Totalt c:a 904 000 kvm Egna ca: 773 000 kvm Förhyrda ca: 131 000 kvm 2009-08-31 Fastighetsportfölj Bokförda värden c:a 2.6 miljarder Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

Försäkringar o Skatt mm Media/Skötsel & Tillsyn/AU Kapital Budget år 2009 SHBK/Fastighet 692 000 000 kr 317 000 000 kr Försäkringar o Skatt mm 5 000 000 kr Personal etc LPU/Reinvestering 40 000 000 kr Media/Skötsel & Tillsyn/AU 100 000 000 kr 130 000 000 kr

Fastighets verksamhetsidé Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt. Vi har hög kunskap i organisationen. Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

Fastighets Vision Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen. Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.

Ekonomiskt perspektiv Strategiska mål: bevara/förädla fastigheternas värde, ekonomi i balans. Framgångsfaktorer: Öka kostnadseffektiviteten, lönsamhetstänkande, långsiktighet, LCC analys, förstärka beställarerollen, EPC (Energi). Nyckeltal kr kvm/år: Driftkostnad, media, felavhjälpande underhåll, långtidsplanerad underhåll, administration.

Medarbetarperspektiv Strategiska mål: tydliga roller och mål, samarbete, självständighet. Framgångsfaktorer: engagemang, kompetenshöjning, hög satsningen på arbetsmiljö (friskvårdsprogram), ömsesidigt respekt. Nyckeltal: Nöjd personal index

Kundperspektiv Strategiska mål: Nöjda kunder, Fastighet den självklara partnern till kommunens övriga verksamheter. Framgångsfaktorer: Hög tillgänglighet, snabb support, samarbete, konstant dialog, medborgare i fokus. Nyckeltal: NKI, kundernas lokalkostnad/totalkostnad

Samhällsperspektiv Strategiska mål: Minska miljöpåverkan. Framgångsfaktorer: kunskap i miljöfrågor, LCA analys. Nyckeltal: Energianvändning kWh kvm/år, CO2 utsläpp g/kvm-år

Strategiska utvecklingsområden Kundfokusering Organisationsutveckling Energioptimering Verktygsutveckling Kvalitetsutveckling Arbetsmiljö

Kundfokus Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitets-policy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla. Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses. Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder. Fastighet består av flera enheter som samverkar i process-flöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kund-perspektiv även i det interna arbetet.

Organisationsutveckling Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar. Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning. Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande. Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik. Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

Energioptimering Under 2009 ska klimatkorrigerat energiförbrukningen ha minskat från 210 kwh/m2 BRA 2007 till 200 kwh/m2 BRA Minst ett passiv/lågenergihus ska uppföras 2009 Fortsatt utbildning av främst driftpersonalen EPC projektet – 170 Mkr 2009-2012

Verktygsutveckling Webbaserat och GIS relaterat system som bygger på en kartdatabas som fylls med verksamhets- och fastighetsinformation från underliggande system. Syfte: förbättrat beslutsunderlag i lokalresursplaneringen. Systemet har utvecklats av våra byggprojekt-ledare, förvaltare, och ekonomer. Syftet är att minska administrationen, få bättre ekonomiskt underlag, förenkla projektavslut. Målet är att ha ett fullständigt E-arkiv 2007. Webbaserad upphandling minskar administration och kostnader samt ökar effektiviteten och uppföljningen i byggprocessen. Utvecklat ett samordnat system för fastighets- & verksamhetsinformation. Utvecklat ett eget system för projektuppföljning. Överför all bygg- och förvaltningsdokumentation elektroniskt, övergår till upphandling av bygg-projekt via webb (byggnet).

Kvalitet och miljö ISO certifierade Vi arbetar systematiskt med avvikelser och ständiga förbättringar.

Arbetsmiljö Vi genomför kontinuerliga medarbetarenkäter med analys, åtgärder och uppföljning. Vi upprättar handlingsplaner för att förbättra vår arbetsmiljö. Vi har genomfört friskvårdsprogram (hälsoprofiler, massage, bidrag till motion etc.). Vi jobbar med våra långtidssjukskrivna genom aktivitetsprogram och regelbundna träffar.

Strategi för kommunens lokalinnehav Fastighetsägandet Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH – kostnader. Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan Inhyrning SHBK Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS ( sådana som Fastighet inte råder över) Publiken Vill nog veta mera. Konsulten Tydliggör målet med lokalförsörjningen. Vilka fastigheter är strategiska för kommunen att äga? Vilken kompetens bör finnas inom kommunen? Vilka tjänster bör utföras i kommunal regi och vilka tjänster kan man handla upp. Hur ska ansvarsfördelningen se ut mellan kommunledningen, fastighetsenheten och verksamheterna. Hur ska arbetet organiseras? Vilka samverkansformer bör finnas? Vilka styrmedel ska vi använda? Vår erfarenhet är att det krävs en kombination av ekonomiska styrmedel som internhyran är och andra styrmedel som lokalresursplanering och regler för hur man ska hantera investeringsbeslut eller andra förändringar i fastighetsbeståndet.

Fastighetsförvaltaren Har en nyckelroll Omfattar flera kompetensområden Juridik Ekonomi Teknik Ständigt i utveckling

Fastighetsförvaltarens roll Kommunens handläggare och kontaktperson för lokalförsörjnings- och hyresfrågor med interna och externa hyresgäster i enlighet med kvalitets-, miljö- och energi-ledningssystemen. Initierar lokalfrågor i, - samt svarar för samordning och uppföljning av processerna anskaffning, förvaltning och avveckling. Omfattar bl.a. planering, budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, underhåll, investeringar, rivning och försäljning lokaler samt lokalanpassningar. Ansvarar inom sitt förvaltningsområde för samordning av huvudprocesserna anskaffning, förvaltning och avveckling innefattande planering, budget, genomförande och uppföljning. Ansvarar också inför ägarna (kommunen) för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till Tekniska Nämnden.

Fastighetsförvaltarens roll Då – Nu Teknik – Service Byggnad – Hyresgäst Annonsering – Marknadsföring Ensamvarg – Teamwork

Kommunens fastigheter Utveckling fram till 90-talet Lokaler = gratis resurs Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion Förvaltning = låg status Frånvaro av samordning Låg flexibilitet Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

Kommunens fastigheter Utveckling från 90-talets början Ekonomin stagnerar Medvetenheten om lokalkostnader ökar Alternativa driftformer införs Fokusering på lokaleffektivitet Samordning Professionalism

Kommunens fastigheter Framtida utveckling? Flernyttjande Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga Dygnet runt-nyttjande Många olika driftformer Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning Valfrihet Grundservice – Helhetslösningar Kvalitetstänkande – Miljötänkande Lokalresursplanering

Omfattning In- och uthyrning av lokaler Fastighetsdrift Lokalplanering Hyresförhandlingar Besiktningar Fastighetsdrift Skötsel och tillsyn Underhåll Investeringar i byggnader Ny-, till- och ombyggnationer Reinvesteringar

Stödprocesser Fastighetsdrift Hyresadministration Fastighetsekonomi Byggprojektledning Underhållsplanering Registerhantering

Fastighetsdrift Skötsel/tillsyn Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll El, värme, vatten, kyla Myndighetsförelägganden Arbetsmiljö Miljö Brand Etc.

Hyresadministration Hyresdebiteringar och utbetalningar Avtalshantering inkl bevakning In- och utflyttningsbesiktningar (Krav- och inkassoverksamhet)

Fastighetsekonomi Budget Redovisning Månadsuppföljning Analyser

Byggprojektledning Upphandling av konsulter Upphandling av entreprenörer Kontroll Besiktningar Överlämnande

Underhållsplanering Långsiktigt planerat underhåll (LPU) Statusbesiktningar Rullande underhållsplan Ajourhålla underhållssystem

Registerhantering Fastighetsdatabas Ritningsarkiv Nyckel- & låssystem

Fastighetsdatabas Struktur Fastighetsbestånd Lokalkategorier/verksamheter Objekt Fastighet Byggnad (Lokal) Rum (Komponenter)

Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla Huvudprocesser Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla

Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

Vidmakthålla Underhålla Reinvestera Långsiktigt planerat underhåll Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

Avveckla Sälja/avyttra Riva Säga upp avtal

Egen regi Fördelar Nackdelar Lokalkunskap Personkännedom Anpassningsbar Smidigt Nackdelar Svårt hantera stora variationer Vet ej vad som är ”rätt pris”

Entreprenad Fördelar Nackdelar Spetskompetens Konkurrens Kostar bara vid behov Nackdelar Bygghandlingar Saknar lokalkännedom

Fastighetsförvaltning Offentlig sektor Privat sektor Förvaltningsmodellen Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar Privat regi Avkastningsstyrd Lönsamhetskrav Flera överlåtelser Högre flexibilitet Mindre administration Långa avtal

Yttre krav Arbetsmiljöverket Boverket Räddningsverket M.fl.

Obligatoriska kontroller Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Hissar Tryckkärl Kylmedia Ventilation (OVK) Elrevision M.fl.